5. Kết cấu chuyên đề
1.2.1. Kinh nghiệm
Một trong nhữngđiều kiện để xử lý sai xót chứng từ trong hoạt động thanh toán quốc tế của một ngân hàng thương mại là đối với bản thân ngân hàng phải có tiềm lực và khả năng để phát triển hoạt động thanh toán quốc tế. Chất lượng thanh toán quốc tế phụ thuộc vào trình độ, khả năng xử lý công việc của cán bộ thanh toán, phụ thuộc vào trang thiết bị máy móc phục vụ cho việc trao đổi thông tin, phụ thuộc vào nguồn ngoại tệ của ngân hàng có đủ đáp ứng kịp thời cho việc thanh toán và một điều quan trọng là phải có sự lãnh đạo, phương hướng hoạt động đúng đắn của ban lanh đạo, uy tín của NH trong nước và quốc tế, mạng lưới ngân hàng đại lý và cả các hoạt động hỗ trợ thanh toán quốc tế.
Các giải pháp ngân hàng AGRIBANK đã áp dụng
- Ngân hàng tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ phòng thanh toán quốc tế nhất là về nghiệp vụ xác định xử lý sai sót bộ chứng từ.
- Thông báo cho khách hàng doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro từ giao đoạn ký kết hợp đồng thương mại, lập bộ chứng từ và kiểm tra chứng từ.
- Ngân hàng yêu cầu: “doanh nghiệp cần có sự phối kết hợp chặt chẽ trong các hoạt động xuất nhập khẩu” bởi sai sót trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp hoạt động bán chuyên nghiệp, không được tổ chức tốt, ít tập huấn chuyên môn và không nắm vững L/C, UCP, ISBP và Incoterms.
-Ngân hàng yêu cầu: “doanh nghiệp xuất khẩu cần chủ động thiết lập đề cương các điều khoản sẽ sử dụng trong thương lượng về nội dung L/C như một bộ phận cấu thành của hợp đồng thương mại quốc tế”. Khi thương lượng phải làm rõ về số loại chứng từ, bản gốc, bản sao, số lượng mỗi bản, người phát hành, nội dung… và phải luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn.
- Ngân hàng yêu cầu: “doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ L/C ngay khi nhận được, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đổi, tu chính kịp thời nhằm tránh việc không thanh toán được tiền”
- Ngân hàng yêu cầu: “doanh nghiệp xuất khẩu cần lập kế hoạch chi tiết cho các công việc như sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu, giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và tổ chức thực hiện, giám sát quá trình này”.
-Ngân hàng thông báo cho doanh nghiệp: “doanh nghiệp xuất khẩu chuẩn bị và tổ chức lập bộ chứng từ trên cơ sở nắm vững kiến thức chuyên môn, các quy tắc của UCP, ISBP và sử dụng danh mục kiểm tra chứng từ (Checklist) để đối chiếu khi lập chứng từ và gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại… để lập các chứng từ tương ứng cho phù hợp với yêu cầu”.
Một số trường hợp sai sót chứng từ tại Agribank
Công ty CP kinh doanh vật liệu và thiết bị công nghiệp Việt chi nhánh Tây Hồ Hà Nội, L/C số 1480ILS120400009 pháp hành ngày 20/04/2012, giao dịch với ngân hang BANK OF CHINA SHANGHAI BRANCH nhập khẩu nhôm trị giá 3,534. 62 USD sai sót chứng từ Bill of Lading NOT INDICATE CARRIER’S NAME(không khai báo tên người mua) sai sót được kiểm soát viên của ngân hàng phát hiện và gửi thong báo yêu cầu sửa chữa cho công ty.
Các giải pháp ngân hàng BIDV đã áp dụng
- Giữ quan hệ tốt với các đối tắc nước ngoài,đặc biệt là các ngân hàng thương mại nước ngoài. Giữ quan hệ tốt với ngân hàng nước ngoài giúp nhân hàng có thể giúp ngân hàng giảm những sai sót pháp sinh khi chuyển tiền
- Chặt chẽ trong khâu tiếp nhận chứng từ để hạn chế tối đa sai sót. Kiểm duyệt chặt chẽ khi tiếp nhận chứng từ giúp nhân hàng tránh được những sai sót chứng từ,giảm thiểu thời gian xử lý, tiêt kiệm chi phí và thời gian cho ngân hàng và khách hàng
-Tư vấn tốt cho khách hàng. Tư vấn cho khách hàng luôn là vấn đề quan trọng và cần thiết để giúp khách hàng tránh được cá sai sót trong chứng từ
-Thông báo cho doanh nghiệp về những biến động kinh tế bên nước đối tác, những thông tin ngân hàng có về đối tác của doanh nghiệp dựa trên hiểu biết của đại lý tại nước ngoài của ngân hàng
-Ngân hàng thông báo cho doanh nghiệp: “doanh nghiệp xuất khẩu cần xuất trình bộ chứng từ đúng hạn cũng như tính toán để có đủ thời gian tu chính và xuất trình lại chứng từ nếu có sai sót xảy ra. ”
Một số trường hợp sai sót chứng từ tại BIDV
Công ty thương mại và bao bì Khánh Hệu, địa chỉ Quốc Oai Hà Nội, giao dịch với TANJUNG PRIOK, JAKARTA, INDONESIA, nhập khẩu bao bì trị giá 18,4117. 17 USD gặp sai sót chứng từ sai sót chứng từ Bill ooff Lading SHOW YEAR OF MANUFACTURING NOT AS L/C REQUIRED(năm sản xuất không như L/C yêu cầu) sai sót được kiểm soát viên của ngân hàng phát hiện và gửi thong báo yêu cầu sửa chữa cho công ty.
1.2.2.3. Kinh nghiệm của ngân hàng VietinBank
Các giải pháp ngân hàng VietinBank đã áp dụng
-Tạo sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng đối với hoạt động thanh toán quốc tế tại ngân hàng có tin tưởng khách hàng mới lắng nghe những góp ý của ngân hàng về bộ chứng từ của khách hàng.
- Ngân hàng thông báo cho doanh nghiệp: “doanh nghiệp xuất khẩu cần xuất trình bộ chứng từ đúng hạn cũng như tính toán để có đủ thời gian tu chính và xuất trình lại chứng từ nếu có sai sót xảy ra. ”
-Ngân hàng thông báo cho doanh nghiệp: “doanh nghiệp xuất khẩu ần kiểm tra và kiểm soát thường xuyên quá trình lập bộ chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình chậm trễ”. Để hạn chế các sai sót của bộ chứng từ, doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ tiêu chí 3P gồm: lập kế hoạch (Planning); lập chứng từ (Preparation); xuất trình (Presentation) cùng tiêu chí 3C
trong lập chứng từ phù hợp gồm: hoàn chỉnh (Complete); chính xác (Correct); nhất quán (Consistent).
- Không để sai sót lập lại lần thứ hai, nếu CRS/KSV mắc lỗi khi để sai sót chứng từ trong bộ hồ sơ của khách hàng sẽ bị đưa ra hội đồng kỷ luật của ngân hàng để các nhân viên khác không mắc những lỗi như vậy.
- Khuyến cáo khách hàng không làm ăn với các đối tác nước ngoài không quen thuộc, tìm hiểu kỹ đối tác nước ngoài trước khi thực hiện giao dịch.