5. Kết cấu chuyên đề
3.2.4. Thực hiện hỗ trợ nâng cao nghiệpvụ cho khách hàng
Trong thực tế, không phải tất cả khách hàng tham gia vào hoạt động ngoại thương đều có sự am hiểu thông suốt về luật lệ, nguyên tắc,… trong lĩnh vực này và tiềm lực tài chính của họ luôn luôn đáp ứng đủ ngay nhu cầu chi trả, ngoài ra còn tính đến thiện chí thực hiện thanh toán của họ nữa. Còn có nhiều khách hàng kiến thức của họ còn hạn chế, ảnh hưởng tới quyền lợi của bản thân họ trong khi ký kết hợp đồng mua bán cũng như trong việc thiết lập các chứng từ thanh toán. Chính vì vậy, ngoài việc thiết lập hồ sơ thanh toán của khách hàng yêu cầu, chi nhánh cần có sự tư vấn cho các khách hàng. Lợi ích của ngân hàng gắn liền với hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì mới đảm bảo khả năng thanh toán cho nước ngoài khi đến kỳ hạn, đảm bảo uy tín cho ngân hàng. Hơn nữa, ngân hàng có mối quan hệ đại lý với các ngân hàng nước ngoài nên thông qua đó tìm hiểu về đối tác tham gia ký kết hợp đồng với khách hàng của mình để tư vấn cho khách hàng
trong khi mua bán và thanh toán sao cho có lợi nhất và tránh được các tình huống rủi ro. Với kinh nghiệm nghề nghiệp của mình ngân hàng nên tư vấn miễn phí cho khách hàng nhằm đảm bảo quyền lợi cho họ:
- Cần thiết tư vấn cho khách hàng ngay từ khi lập và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu: nên sử dụng phương thức thanh toán nào sao cho thuận tiện và chi phí thấp nhất, ngoài ra còn tính đến lợi ích tối đa mà phương thức thanh toán có thể mang lại.
- Đối với khách hàng xuất khẩu: hướng dẫn cho khách hàng lập các chứng từ phù hợp với thông lệ quốc tế và trong nước, đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ mà bên đối tác có thể từ chối và thanh toán. Mọi chứng từ được lập ra phải cụ thể, rõ ràng, tránh sự hiểu nhầm và mâu thuẫn xảy ra.
- Đối với khách hàng nhập khẩu: ngoài sự tư vấn cho khách hàng mình về các phương thức thanh toán, cán bộ thanh toán quốc tế cần yêu cầu khách hàng của mình chuẩn bị sẵn nghiệp vụ thanh toán để quá trình thanh toán được trôi chảy. Ngoài ra cán bộ thanh toán quốc tế cần chú ý khách hàng của mình về thiệnchí tham gia khi buôn bán ngoại thương. Vì xét về lâu dài, mối quan hệ tín nhiệm của các bên đối tác sẽ làm nền tảng thành công cho hiệu quả và chất lượng trong lĩnh vực ngoại thương nói chung cũng như thanh toán quốc tế nói riêng.
Chỉ ra các điểm khách hàng cần lưu ý như:
- Doanh nghiệp cần có sự phối kết hợp chặt chẽ trong các hoạt động xuất nhập khẩu” bởi sai sót trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp hoạt động bán chuyên nghiệp, không được tổ chức tốt, ít tập huấn chuyên môn và không nắm vững L/C, UCP, ISBP và Incoterms.
- Doanh nghiệp xuất khẩu cần chủ động thiết lập đề cương các điều khoản sẽ sử dụng trong thương lượng về nội dung L/C như một bộ phận cấu thành của hợp đồng thương mại quốc tế. Khi thương lượng phải làm rõ về số loại chứng từ, bản gốc, bản sao, số lượng mỗi bản, người phát hành, nội dung… và phải luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn.
- Doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ L/C ngay khi nhận được, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đổi, tu chính kịp thời nhằm tránh việc không thanh toán được tiền.
- Doanh nghiệp xuất khẩu cần lập kế hoạch chi tiết cho các công việc như sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu, giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và tổ chức thực hiện, giám sát quá trình này.
- Doanh nghiệp xuất khẩu chuẩn bị và tổ chức lập bộ chứng từ trên cơ sở nắm vững kiến thức chuyên môn, các quy tắc của UCP, ISBP và sử dụng danh mục kiểm tra chứng từ (Checklist) để đối chiếu khi lập chứng từ và gửi nội dung
mà các chứng từ phải tuân thủ cho người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại… để lập các chứng từ tương ứng cho phù hợp với yêu cầu.
- Doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình nhằm phát hiện ra các lỗi chính tả, đánh máy, in ấn… để tu chính kịp thời bởi biện pháp ngăn ngừa bao giờ cũng hữu hiệu hơn biện pháp sửa chữa.
- Doanh nghiệp xuất khẩu cần xuất trình bộ chứng từ đúng hạn cũng như tính toán để có đủ thời gian tu chính và xuất trình lại chứng từ nếu có sai sót xảy ra.
- Doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra và kiểm soát thường xuyên quá trình lập bộ chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình chậm trễ. Để hạn chế các sai sót của bộ chứng từ, doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ tiêu chí 3P gồm: lập kế hoạch (Planning), lập chứng từ (Preparation), xuất trình (Presentation) cùng tiêu chí 3C trong lập chứng từ phù hợp gồm: hoàn chỉnh (Complete), chính xác (Correct), nhất quán (Consistent).
- Ngay khi nhận được L/C, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần kiểm tra L/C thuộc đối tượng điều chỉnh của UCP nào? Kiểm tra tính chân thực của L/C nhằm tránh trường hợp gặp L/C giả, kiểm tra nội dung chi tiết của L/C…
- Quy tắc của UCP cho thấy một L/C không chỉ rõ là loại nào thì được xác định là loại không hủy ngang và trong trường hợp này cần kiểm tra các vấn đề là: L/C có được thanh toán theo thời hạn và đúng địa điểm như thỏa thuận không, kiểm tra L/C thuộc loại Payment at sight, Deferred, Usance hay Negotiation, kiểm tra tên và địa chỉ của người mua và người bán, kiểm tra khoản phí của ngân hàng…
- Cần kiểm tra chi tiết của L/C như giá trị của L/C và điều kiện thanh toán, mô tả hàng hóa và xuất xứ hàng hóa, cơ sở và điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại quốc tế, điều kiện về chuyển tải, ngày hết hạn của L/C…
Bản thân công tác tư vấn được tiến hành tốt đã có tác dụng là một dịch vụ thu hút khách hàng đến với ngân hàng, vừa có tác dụng hoàn thiện và phát triển nghiệp vụ thanh toán quốc tế của ngân hàng.
Do khách hàng cính là người lập các bộ chứng từ và cũng là người có quyết định thay đổi sửa chữa chứng từ hay không, do vậy đây là nhân tố quyết định sai xót trong bộ chứng từ. Việc đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp là cần thiết nhưng đây là quyết định của doanh nghiệp và ngân hàng chỉ có thể hỗ trợ, không thể quyết định thực hiện thay doanh nghiệp. Vì vậy giải pháp này không thực sự khả thi, trừ khi có sự hợp tác hoàn toàn giữa ACB và các doanh nghiệp khách hàng.