5. Kết cấu chuyên đề
3.2.2. Thiết lập cơ chế cảnh báo sớm sai sót
Hầu hết các rủi ro trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế đều có thể được thông báo trước và tránh được. Do vậy việc thiết lập cơ chế cảnh báo sớm các rủi ro là vấn đề thiết thực và là một trong những phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất giúp hạn chế những sai sót chứng từ trong hoạt động thanh toán quốc tế. Hệ thống cảnh báo sớm là một công cụ quan trọng góp phần đảm bảo cho hệ thống tài chính hoạt động ổn định, an toàn, lành mạnh. Muốn có một hệ thống cảnh báo sớm rủi ro tốt giúp cho hệ thống thanh toán quốc tế hoạt động an toàn, hiệu quả, yếu tố nền tảng là phải có nguồn thông tin tin cậy, kịp thời, đồng bộ; có công nghệ thông tin hiện đại hỗ trợ trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu, kết nối và chia sẻ thông tin; có nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu đặt ra; có sự phối hợp hiệu quả giữa các cơ quan giám sát…
Việc thiết lập cơ chế cảnh báo sớm sẽ giúp giảm thiểu sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện soạn thảo các bộ chứng từ thanh toán quốc tế.
Quy trình cảnh báo sớm sai sót cho khách hành tại ngân hàng ACB: khách hàng đến ACB để thực hiện giao dịch thanh toán quốc tế. CSR tiếp nhận đề nghị này của khách hàng và xem xét giao dịch của khách hàng với đối tác nước ngoài. Sau đó thông báo lại cho khách hàng những chứng từ cần có, những sai sót có thể xảy ra khi lập bộ chứng từ này và sai sót bộ chứng từ của bên đối tác để khách hàng phòng tránh. Sau khi khách hàng lập xong bộ chứng từ sẽ xem xét bộ chứng từ này cùng khách hàng. Quy trình cảnh báo sớm sai sót tại ngân hàng ACB được trình bày trong Hình 3. 2 dưới đây.
Hình 3.2 Quy trình cảnh báo sớm sai sót tại ngân hàng ACB
Người thực hiện: CSR Người thực hiện: CSR/KSV
Người thực hiện: CSR/KSV Người thực hiện: CSR Tiếp nhận đề nghị
thanh toán quốc tế từ khách hàng
Thông báo với khách hàng những sai sót chứng từ có thể gặp phải trong giao dịch này
Xem xét trường hợp giao dịch này của khách hàng Cùng với khách hàng xem xét bộ chứng từ giao dịch của khách hàng
Nguồn: Tác giả tự xây dụng
Việc thiết lập cơ chế cảnh báo sớm sẽ giúp tránh được những sai sót mà khách hàng mắc phải trong việc lập bộ chứng từ thanh toán quốc tế của mình. Đây là giải pháp quan trọng mà ngân hàng nên thực hiện sớm. Với đội ngữ nhân viên hiện tại mà ngân hàng hiện có việc thiết lập cơ chế cảnh báo sớm sai xót chứng từ cho khách hàng là việc hoàn toàn khả thi. Đây là một phương án tối ưu và cần được uy tiên thực hiện tại ACB.