5. Kết cấu chuyên đề
2.2.3. Sai sót bộ chứng từ sử dụng trong phương pháp tín dụng thư (L/C: Letter of Credit)
(L/C: Letter of Credit)
2.2.3.1. Sai sót chứng từ tín dụng thư
•Sai sót trong vận đơn (Bill of Lading)
Không khai báo tên người mua (Not indicate carrier’s name): sai sót nghiêm trọng trên chứng từ này,có thể khiến người mua không thể nhận hàng gây thiệt hại lớn cho hợp đồng).
Năm sản xuất không như L/C yêu cầu (Show year of manufacturing not as L/C requied): sai sót không nhiêm trọng gần như không ảnh hưởng đến bộ chứng từ.
Tên người nhận không giống tên trên L/C yêu cầu (Show how consignee not same name as L/C required): sai sót nghiêm trọng trên chứng từ này có thể khiến người mua không thể nhận hàng hoặc gửi nhầm người nhận gây thiệt hại lớn cho hợp đồng.
Sai người nhận (Show wrong consignee): sai sót nghiêm trọng trên chứng từ này có thể khiến người mua không thể nhận hàng hoặc gửi nhầm người nhận gây thiệt hại lớn cho hợp đồng.
Không dẫn chiếu số L/C (Not show L/C no): sai sót không nghiêm trọng không gây thiệt hại lớn cho hợp đồng nhưng cần khắc phục ngay để giao dịch được thực hiện.
Xác nhận đã gửi 3/3 BL đến ngân hàng phát hành vào/ra xác nhận 2/3 BL đến ngân hàng phát hành và 1/3 BLtrực tiếp đến người đề nghị L/C (Present full set 3/3 original B/L to issuing bank I/O present 2/3 original B/L to issuing bank and 1/3 B/L directly to applicant as L/C required): sai sót có thể thỏa thuận giữa 2 bên mua bán .
Không ghi ngày phát hành (Not show issuing date): không ghi ngày phát hành L/C khiến ngân hàng không thể thanh toán cho hợp đồng này, sai sót cần phải sửa chữa ngay để giao dịch được tiếp tục.
Không chỉ ra tên, địa chỉ, số điện thoại đại lý người chuyên chở ở Việt Nam như L/C quy định (Not show name, add ress and fel phone of agent of carrier in Viet Nam as L/C requied): trong trường hợp nhà nhập khẩu là người Việt Nam nhập theo điều kiện Free carrier (giao hàng cho người chuyên chở), nhà nhập khẩu là người chỉ định người chuyên chở. Do vậy nhà nhập cần ghi rõ địa chỉ người chuyên chở cho nhà xuất khẩu nếu không giao dịch không thể thực hiện.
•Sai sót trong chứng chỉ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Không bảo hiểm theo điều kiện A1/1/82 (Not cover risks under ICC A1/1/82): sai sót cần sửa chữa ngay. Điểu kiện A1/1/82 của ICC yêu cầu ngân hàng có trách nhiệm bảo hiểm rủi ro cho nhà nhập khẩu. Vì vậy sai sót này cần phải sửa chữa ngay để bảo hiểm cho nhà nhập khẩu.
Không được ký hậu (Not endorsed): sai sót cần phải được sửa chữa ngay trong trường hợp cần ký hậy vào vận đơn
Không dẫn chiếu số L/C (Not show L/C no): sai sót cần phải sửa chữa ngay để giao dịch được tiếp tục. Tuy đây không phải là sai sót nghiêm trọng ảnh
hưởng đến kinh tế nhưng ngân hàng cần nhập đúng số L/C mới có thể giao dịch cho khách hàng, vì vậy doanh nghiệp cần nhanh chóng sửa sai sót này
•Sai sót trong chứng chỉ nguồn gốc xuất xứ (Origin Certificate)
Sai ngày hóa đơn (Show wrong invoice date): sai sót này không nhiêm trọng.
•Sai sót trong phiếu đóng gói (Packing list)
Thể hiện sai trọng lượng (Show wrong GW): còn tùy vào loại mặt hàng để dánh giá sai sót này. Nếu mặt hàng giao dịch là linh kiện điện tử, xe hơi,…. sai sót này không nghiêm trọng, nhưng nếu là mặt hàng lương thực, vật liệu xây dựng thì đây là sai sót có thể bị đối phương lợi dụng để giao hàng không đúng thỏa thuận gây thiệt hại lớn.
•Sai sót trong chứng từ Quality/Quantity Certificate
Dẫn chiếu sai số và ngày L/C ( Show wrong L/C no and L/C date ): sai sót này cần khắc phục nhanh chóng để ngân hàng thực hiện giao dịch.
Thể hiện hợp đồng mâu thuẫn nhau ( Show contract no. inconsistentlyon its face ): sai sót cần phải khắc phục nhanh chóng nếu không sẽ không thể thực hiện giao dịch.
Thể hiện sai số lượng/chất lượng ( Show wrong quality/quantity ): sai sót nghiêm trọng có thể khiến doanh nghiệp nước ngoài lợi dụng để giao hàng không đúng yêu cầu. Đây là chứng từ quy định về số lượng và chất lượng mặt hàng giao dịch và là giấy tờ làm bằng chứng khi có tranh chấp kiện cáo lên ủy ban trọng tài thế giới. Vì thế sai sót là rất nghiêm trọng có thể khiến doanh nghiệp nước ngoài lợi dụng để giao hàng không đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
•Sai sót trong vận đơn hàng hải (Shipment Advice)
Không chỉ ra ngày sự kiến tàu đến ( Not show ETA ): Nếu là những mặt hàng cần nhận ngay như thực phẩm đông lạnh sai sót này có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại toàn bộ lô hàng hoặc những lo hàng quan trọng và doanh nghiệp đang cần gấp như nguyên vật liệu dùng cho xây dựng, chế tạo có thể làm cho donah nghiệp thiệt hại về uy tín vì giao hàng chậm.
•Sai sót trong giấy biên nhận (Ben’s Certificate+Courier receipt)
Không dẫn chiếu số L/C (Not show L/C no. ): sai sót cần khắc phục ngay để giao dịch được thực hiện.
Không chứng nhận đã gửi Packing list Certificate of Quality cho người đề nghị mở L/C ( Not certificateify P/L 1 original certificate of quality to be sent to applicant ): sai sót cần phải được khắc phục ngay để giao dịch được thực hiện
Xác nhận đã gửi 1/3 BL cho người đề nghị mở L/C trong khi 3/3 L/C được gửi về ACB ( Certificateify 1/3 sent of original B/L made out to order of insuing bank conflicts with 3/3/P/L made out to applicant presented to insuing bank ): sai sót này không nghiêm trọng dễ dàng được khắc phục bởi nhân viên thanh toán quốc tế tại ngân hàng.
•Sai sót trong báo cáo kiểm tra nhà máy (Factory test Report)
Dẫn chiếu sai ngày L/C ( Show wrong L/C date ): sai sót cần khắc phục ngay để giao dịch được thực hiện.
•Sai sót trong phiếu đảm bảo (Warranty certificate )
Dẫn chiếu sai số và ngày L/C ( Show wrong L/C no. and L/C date ): sai sót cần khắc phục ngay để giao dịch được thực hiện.
Đây là những sai sót mà khách hàng giao dịch thanh toán quốc tế tại ACB mắc phải. Các KSV tại ngân hàng đã phát hiên và xử lý tất cả những sai sót này. Tuy nhiên những sai sót này vẫn gây ra những hậu quả về kinh tế cũng như thương hiệu cho các doanh nghiệp Việt Nam, phần nhiều là do lỗi khi các doanh nghiệp chậm sửa chữa và thay đổi nội dung chứng từ cho chính xác và phù hợp với yêu cầu của giao dịch và KSV của ngân hàng yêu cầu. Dưới đây là Bảng 2. 3 thông kê về số lượng và thiệt hại của sai sót bộ chứng từ L/C mà ngân hàng đã xử lý trong 4 năm 2008-2011.
Bảng2.5. Thống kê sai sót chứng từ tín dụng thư (L/C) tại ngân hàng ACB chi nhánh Bà Triệu Hà Nội
Đơn vị: USD
Năm Số lượng sai sót Thiệt hại Doanh thu từ phương thức L/C
2008 105 20,154. 65 69,952,897. 00
2009 135 31,456. 12 37,696,433. 00
2010 172 12,461. 00 64,350,000. 00
2011 124 6,211. 08 59,713,746. 00
Tổng 565 70,282. 85 231,713,076. 00
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế ACB Bà Triệu
Dựa vào bảng số liệu trên có thể thấy tổn thất do sai sót chứng từ trong 4 năm 2008-2011 bằng 0. 030% so với doanh thu từ hoạt động này. Thực tế ngân hàng ACB đã giải quyết tốt các sai sót chứng từ trong thanh toán quốc tế qua phương pháp L/C. Phương thức L/C là phương thức được khách hàng của ngân hàng ACB sử dụng nhiều nhất, và đây cũng là bộ chứng từ sai sót nhiều nhất với
565 lỗi trong suốt 4 năm và mỗi năm luôn có hơn 100 sai sót được tìm ra. Tuy nhiên thiệt hại của những sai sót này chỉ tính trên lợi ích kinh tế, còn nhiều những thiệt hại như uy tín của công ty, quan hệ với đối tác nước ngoài bị ảnh hưởng bởi sai sót chứng từ này.
2.2.3.2. Hậu quả của sai sót chứng từ tín dụng thư
Ngân hàng trung gian phải làm thủ tục mở L/C đối , phải bỏ thêm công sức làm L/C thứ hai. Trường hợp ngân hàng trung gian không đồng ý dùng L/C thứ nhất để đảm bảo cho L/C thứ hai, buộc ngân hàng trung gian phải ký quỹ điều này có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính của ngân hàng trung gian.
Khi ngân hàng trung gian không nhận được chứng từ theo L/C phụ thì không thể thanh toán L/C chủ được . Nếu các chứng từ theo L/C phụ không phù hộp với yêu cầu của L/C chủ thì không thể dùng các chứng từ đó đòi tiền L/C chủ.
Một số ví dụ về thiệt hại do sai sót chứng từ T/T gây ra cho doanh nghiệp Việt Nam:
Công ty Trúc Anh,chi nhánh Hà Nội, trụ sở chính tại: 13 Công Điền VĨnh Trạch TP Bặc Liêu. 13-5-2008 do sai sót chứng từ Shipment Advice bị sai ngày nhận hàng nên Công ty không thể nhập đúng thời hạn nguyên liệu để sản xuất thuốc cho tôm, do vậy không có hàng để bán cho nông dân nuôi tôm tại Bạc Liêu, tuy không gây hiệu quả nghiêm trọng nhưng đây là một bài học cho công ty trong giao dịch quốc tế.
Ngân hàng đã gửi biên bản kiểm tra chứng từ và thông báo yêu cầu sửa bộ chứng từ cho công ty như sau:
Bảng 2.6. Biên bản kiểm tra chứng từ công ty Trúc Anh STT Chứng từ Số bản gốc Số bản coppy Kiểm tra lần 1 tại trung tâm
thanh toán
Kiểm tra lần 2 tại trung tâm
thanh toán
1 Drafts 03 03 NONE SAME
2 Invoices 03 03 NONE SAME
3 Bill of Lading 03 03 NONE SAME
4 Packing list 03 03 NONE SAME
5 Origin Certificate 03 03 NONE SAME
6 Insurance Certificate 03 03 NONE SAME 7 Quality/Quantity Certificate 03 03 NONE SAME
8 Shipment Advice 03 03 NOT SHOW ETA SAME
9 Ben’s Certificate +Courier receipt 03 03 NONE SAME 10 Ex-work test Report 03 03 NONE SAME
11 Factory test Report 03 03 NONE SAME
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế ACB Bà Triệu
b) Công ty cổ phần nhựa Châu Âu, địa chỉ tại khu công nghiệp Đồng Văn huyên Huy Tiên tỉnh Hà Nam, ký phát từ ngân hàng China Quingpao Licang SubBanch,15-7-2009 do sai sót C/O Analysis Cent :không xác định được ký phát hàng bởi bởi nhà sản xuất như trong quy định , do vậy chứng từ bị mắc lại 15 ngày để giải quyết làm công ty thiệt hại 14. 215 triệu VND. KSV phòng thanh toán quốc tế đã gửi thư yêu cầu sửa chữa sai sót trong chứng từ này cho giám đốc công ty nhựa Châu Âu là ông Hoàng Quốc Tùng nhưng có lẽ do sơ xuất của thư ký công ty sau 5 ngày công ty nhựa Châu Âu mới hồi đáp lại, lúc này việc giải quyết sai sót đã trở nên phức tạp hơn khiến công ty chịu thiệt hại không đáng có để giải quyết sai sót này.
Ngân hàng đã gửi biên bản kiểm tra chứng từ và thông báo yêu cầu sửa bộ chứng từ cho công ty như sau:
Bảng 2.7. Biên bản kiểm tra chứng từ công ty nhựa Châu Âu STT Chứng từ Số bản gốc Số bản coppy Kiểm tra lần 1 tại trung tâm
thanh toán
Kiểm tra lần 2 tại trung tâm
thanh toán
1 Drafts 03 03 NONE SAME
2 Invoices 03 03 NONE SAME
3 Bill of Lading 03 03 C/O Analysis Cent
SAME
4 Packing list 03 03 C/O Analysis
Cent
SAME
5 Origin Certificate 03 03 NONE SAME
6 Insurance Certificate 03 03 NONE SAME 7 Quality/Quantity Certificate 03 03 NONE SAME
8 Shipment Advice 03 03 NONE SAME
9 Ben’s Certificate +Courier receipt 03 03 NONE SAME 10 Ex-work test Report 02 03 NONE SAME 11 Factory test Report 02 03 SHOW WRONG L/C DATE SAME
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế ACB Bà Triệu