II QUY TRÌNH TIẾP ĐÓN ĐOÀN VÀO, THỦ TỤC ĐOÀN RA
1. Đoàn khách mời chính thức
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP ĐÓN ĐOÀN VÀO, THỦ TỤC ĐOÀN RA
1.2. Diễn giải nội dung chi tiết
1.2.1. Đề xuất về việc mời khách
Trên cơ sở kế hoạch hoạt động hợp tác quốc tế, đánh giá tình hình và mục tiêu quan hệ quốc tế, Vụ Hợp tác quốc tế làm tờ trình Lãnh đạo Tổng cục nêu rõ mục tiêu, thành phần, số lượng, cấp bậc khách mời, thời gian dự kiến, nội dung dầm phán, làm việc,...
1.2.2. Phê chuẩn việc mời khách
Lãnh đạo Tổng cục xem xét tờ trình của Vụ Hợp tác quốc tế, quyết định về việc mời khách, cho ý kiến chỉđạo về các nội dung trong tờ trình của Vụ Hợp tác quốc tế.
1.2.3. Giao dịch, thoả thuận sơ bộ
Thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, Vụ Hợp tác quốc tế tiến hành trao đổi sơ bộ với phía nước ngoài, thống nhất về thành phầnánố lượng đoàn khách, thời gian và nội dung thảo luận, đàm phán.
1.2.4. Soạn thảo, gửi thư mời chính thức
Sau khi đã thoả thuận sơ bộ với phía nước ngoài, Vụ Hợp tác quốc tế soạn thảo thư mời chính thức với các nội dung đã thoả thuận sơ bộ trình lãnh đạo Tổng cục ký hoặc ký theo uỷ quyền của Lãnh đạo Tổng cục tuỳ thuộc cấp bậc Trưởng đoàn khách mời.
1.2.5. Thực hiện các thủ tục Visa, khách sạn
Vụ Hợp tác quốc tế sau khi đã có thư mời chính thức, tiến hành các giao dịch với phía nước ngoài, thu thập các thông tin cần thiết vềđoàn khách để làm các thủ tục visa và đặt phòng khách sạn theo yêu cầu của phía khách nước ngoài.
1.2.6. Xây dựng chương trình làm việc
Vụ Hợp tác quốc tế xây dựng Chương trình làm việc trên cơ sở nội dung, thời gian đã thoả thuận. nêu rõ thời gian, đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm về
từng hoạt động, thành phần tham dự từng hoạt động, phân công phiên dịch…) trình lãnh đạo tổng cục phê duyệt. Chương trình đón tiếp bao gồm thông tin về
các hoạt động, thành phần, cấp bậc đón tại sân bay, thành phần từng buổi làm việc, tham quan. Trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP ĐÓN ĐOÀN VÀO, THỦ TỤC ĐOÀN RA
Lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt Chương trình làm việc, cho ý kiến chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trong từng hoạt động của đoàn khách.
1.2.8. Gửi chương trình làm việc cho các đơn vị, cá nhân liên quan
Sau khi Lãnh đạo Tổng cục duyệt Chương trình, Vụ Hợp tác quốc tế gửi chương trình và ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Lãnh đạo Tổng cục cho các
đơn vị, cá nhân liên quan để phối hợp, thực hiện việc đón tiếp và làm việc với khách.
1.2.9. Đón tiếp, làm việc
Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện việc đón khách tại sân bay, đưa về khách sạn, thực hiện làm việc theo chương trình đã được phê duyệt. Các đơn vị, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ đã được Lãnh đạo Tổng cục giao.
1.2.10. Tiễn khách
Kết thúc chuyến thăm viếng và làm việc của đoàn khách nước ngoài, Vụ
Hợp tác quốc tế chủ trì việc tiễn khách. Người ra tiễn khách tuỳ thuộc chức vụ
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP ĐÓN ĐOÀN VÀO, THỦ TỤC ĐOÀN RA