I ĐỀ XUẤT VỀ NỘ DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA CÁC TÀ LỆU SỬ DỤNG TRONG HỆ THỐNG
1. Nội dung, kết cấu của tài liệu
1.1. Chính sách chất lượng:
- Điều 5.3 của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 yêu cầu lãnh đạo tổ chức phải đề ra chính sách chất lượng dưới dạng văn bản và đảm bảo chính sách này
được mọi cá nhân có liên quan hiểu và thực hiện.
Chính sách chất lượng phải đề cập đến việc huy động sự tham gia của mọi người và cần được xây dựng phù hợp với mục đích của cơ quan, phù hợp với yêu cầu và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Nói một cách ngắn gọn, chính sách chất lượng là định hướng, phương châm và chỉ dẫn chung, trong đó nêu rõ mục tiêu “làm thoả mãn các đối tượng sử dụng thông tin thống kê” và các phương pháp để thực hiện mục tiêu đó. Chính sách chất lượng phải
được lãnh đạo Tổng cục đề ra và phổ biến cho tất cả các CBCC trong cơ quan để
cùng thực hiện.
- Đề xuất chính sách chất lượng: Thông tin thống kê "khách quan, sát thực, kịp thời, đầy đủ, thống nhất, minh bạch"
1.2. Mục tiêu chất lượng:
- Phương pháp thống kê hoàn thiện, đồng bộ
- Nâng cao kỹ năng thu thập thông tin
- Tăng cường kỹ năng thiết kế các cuộc điều tra
- Nâng cao năng lực phân tích thông tin thống kê và dự báo
- Củng cố, cải tiến hệ thống sản phẩm thông tin công bố thường kỳ
1.3. Sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng của cơ quan Tổng cục Thống kê bao gồm hai phần chính:
Phần 1: giới thiệu về cơ quan Tổng cục Thống kê, lịch sử hình thành và quá trình phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và chính sách chất lượng.
Phần 2: giới thiệu về cấu trúc chung của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại cơ quan Tổng cục Thống kê, điều khoản loại trừ (nếu có), những viện dẫn và tham chiếu tới các thủ tục hoặc quy trình có liên quan.
1.4. Các quy trình, thủ tục trong hệ thống tài liệu của Hệ thống quản lý chât lượng lý chât lượng
1.4.1 Nội dung của các thủ tục, quy trình bao gồm các mục sau: - Mục đích: nêu lý do tại sao cần thiết phải có thủ tục hoặc quy trình. - Phạm vi áp dụng: những hoạt động, lĩnh vực hoặc đối tượng có liên quan.
- Tài liệu tham khảo: những tài liệu cần sử dụng để viện dẫn hoặc tham khảo.
- Thuật ngữ và định nghĩa: giải thích các thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt hoặc các từ khó hiểu (nếu có)
- Nội dung: bao gồm lưu đồ và diễn giải nội dung chi tiết các bước thực hiện trong quy trình.
- Hồ sơ: liệt kê các hồ sơ liên quan đến quy trình, cách thức lưu trữ, nơi lưu trữ và thời hạn lưu trữ các hồ sơ đó.
- Phụ lục: đính kèm các biểu mẫu, tài liệu liên quan sử dụng trong quy trình.
1.4.2 Hướng dẫn công việc: tùy theo từng hướng dẫn công việc cụ thể mà có thể trình bày như các thủ tục, quy trình hoặc có thể lược bỏ bớt những mục không cần thiết.
1.4.3 Biểu mẫu: phải thể hiện ký hiệu, mã số và ngày có hiệu lực của biểu mẫu.
1.4.4 Thủ tục hoặc quy trình gốc: là bản có chữ ký gốc của người biên soạn, người soát xét và người phê duyệt tài liệu đó. Trên các thủ tục hoặc quy trình gốc sẽ không đóng dấu được kiểm soát để thuận tiện cho việc sao chụp và cung cấp bổ sung cho các đơn vị hoặc đơn vị khi cần thiết.
2. Đề xuất về hình thức, nhận dạng của các tài liệu sử dụng cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 của Tổng