VII.I. PHÒNG THƯ KÝ
A - Thực trạng hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao 1. Thực tế hoạt động
- Tổng hợp, xây dựng kế hoạch công tác năm của Tổng cục, gồm các bước: Ra văn bản đề nghị các đơn vị dự kiến những công việc sẽ triển khai trong năm tới; Dự kiến những công việc sẽ triển khai trong năm tới; Ban Hành
- Cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa Kế hoạch công tác, gồm: Thủ trưởng đơn vị rà soát lại các nội dung trong bản kế hoạch tháng tới của đơn vị mình; Ngày 29 hàng tháng, chuyên viên Phòng Thư ký tổng hợp những điều chỉnh, bổ sung của các đơn vị; trình duyệt và ban hành
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch công tác: Các chuyên viên Phòng Thư ký, theo lĩnh vực được phân công theo dõi, thường xuyên liên hệ với
đơn vị để nắm bắt tiến độ thực hiện các công việc đã đề ra trong kế hoạch công tác tháng, đặc biệt những việc phải hoàn thành trong tháng, để phát hiện những công việc có thể bị chậm tiến độ, từ đó trao đổi với Thủ trưởng đơn vị có biện pháp đẩy nhanh tiến độ.
- Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng: Từ ngày 25
đến ngày 27 hàng tháng, thủ trưởng các đơn vị tiến hành rà soát tình hình, tiến
độ và kết quả của từng hoạt động đã thực hiện trong tháng; Từ ngày 28 đến ngày
30 hàng tháng, Chuyên viên Phòng Thư ký tổng hợp tình hình thực hiện các
công việc trong tháng của các đơn vị;
1.2. Sắp xếp, bố trí lịch làm việc hàng tuần của lãnh đạo Tổng cục
Chiều thứ Sáu hàng tuần, Chuyên viên Phòng Thư ký lập dự kiến lịch công tác tuần sau của từng đồng chí lãnh đạo Tổng cục và trình lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt.
Trong tuần, căn cứ tình hình thực tế và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, phòng Thư ký điều chỉnh, cập nhật lịch công tác tuần của Lãnh đạo Tổng cục
1.3. Xây dựng các báo cáo
- Các báo cáo thường kỳ: Dự thảo Báo cáo tổng kết công tác năm và phương hướng, nhiệm vụ năm tới của toàn Ngành; Dự thảo Báo cáo tổng kết công tác năm và phương hướng, nhiệm vụ năm tới của cơ quan Tổng cục; Dự
thảo báo cáo kiểm điểm công tác chỉđạo điều hành 6 tháng và năm
Các báo cáo khác: Các báo cáo chuyên đề, báo cáo theo yêu cầu đột xuất của các cơ quan Đảng, Chính phủ được Phòng Thư ký dự thảo theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng và lãnh đạo Tổng cục.
1.4. Công tác thư ký lãnh đạo, chủ yếu gồm các coog việc: Chuẩn bị nội dung hoặc phối hợp chuẩn bị nội dung và các điều kiện cần thiết khác phục vụ
các cuộc họp, hội thảo, hội nghị của Tổng cục; Thư ký trong các cuộc họp do lãnh đạo Tổng cục chủ trì; Truyền đạt ý kiến chỉđạo của lãnh đạo Tổng cục; Dự
thảo các văn bản quản lý, điều hành; Dự thảo các bài phát biểu; Phối hợp chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Tổng cục.
1.5. Tiếp nhận văn bản đến thuộc trách nhiệm giải quyết của lãnh đạo Tổng cục, kiểm tra, phân loại, ghi sổ theo dõi và trình lãnh đạo Tổng cục giải quyết.
1.6. Đề xuất giải quyết văn bản đến thuộc trách nhiệm giải quyết của lãnh
đạo Tổng cục: Sau khi ghi sổ quản lý văn bản đến, Phòng Thư ký lập phiếu trình văn bản, trong đó bao gồm ý kiến đề xuất giải quyết đối với từng văn bản, tài liệu đến.
1.7. Trình giải quyết văn bản đi: sau khi tiếp nhận dự thảo văn bản đi từ
các đơn vị, Phòng Thư ký kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày và kiểm tra, rà soát các hồ sơ, quy trình, thủ tục và trình Lãnh đạo Tổng cục.
1.2.8. Chuyển giao văn bản và theo dõi việc xử lý tại các đơn vị: Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị theo ý kiến giải quyết văn bản đến của lãnh đạo Tổng cục và chuyển giao văn bản đi sau khi lãnh đạo Tổng cục đã có ý kiến giải quyết.
1.2.9. Lưu trữ văn bản của lãnh đạo Tổng cục: Tập hợp, thu thập, chỉnh lý văn bản, tài liệu Lãnh đạo Tổng cục; bảo quản các hồ sơ, tài liệu; và thực hiện việc nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
1.2.10. Công tác cải cách hành chính: chủ trì hoặc phối hợp dự thảo các quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành cơ quan.
1.2.11. Chấm điểm thi đua cho các đơn vị thuộc Tổng cục và các Cục Thống kê
1.2.12. Tham gia các công việc khác
2. Thuận lợi, khó khăn trong quá trình triển khai công việc
2.1. Thuận lợi
- Công tác: được lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Phòng. Phần lớn công việc, hoạt động thuộc chức năng của Phòng Thư ký đã tương đối ổn định, nề nếp.
- Nhân lực: Đội ngũ công chức Phòng Thư ký có tuổi đời trẻ, được đào tạo chính quy, có tinh thần công tác nhiệt tình
- Trang thiết bị: được trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác
2.2. Khó khăn
- Công tác: Một số công việc, hoạt động có liên quan trực tiếp đến các
đơn vị trong cơ quan Tổng cục hoặc liên quan đến cả các Cục Thống kê thường bị chậm tiến độ hoặc không thống nhất, gây nhiều khó khăn cho việc tổng hợp chung.
- Lãnh đạo Tổng cục thường có rất nhiều công việc đột xuất, do vậy việc sắp xếp, bố trí lịch công tác khó ổn định, phải điều chỉnh nhiều, gây ra một số
khó khăn cho việc bố trí công tác của các đơn vị.
- Nhân lực: Chuyên môn trái ngành, ít được đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức, kỹ năng; ít có điều kiện đến địa phương, cơ sở để nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng như thực trạng, đặc thù của từng nơi trong toàn Ngành. Trình độ viết báo cáo, viết các bài phát biểu của các công chức Phòng Thư ký còn nhiều hạn chế; chưa đủ kiến thức để kiểm tra, rà soát các báo cáo chuyên môn, nghiệp vụ (báo cáo thống kê kinh tế, xã hội, các báo cáo thống kê chuyên
đề) của các đơn vị trình lãnh đạo Tổng cục; chưa nắm bắt đầy đủ nghiệp vụ cũng như tình hình thực tế của các đơn vị trong Ngành để phục vụ công tác tổng hợp, báo cáo.
- Phần mềm máy tính phục vụ công tác: Hiện chưa có một số phần mềm thiết yếu, thiếu một số phần mềm như phần mềm quản lý văn bản đi, đến; phần mềm phục vụ quản lý, điều hành tác nghiệp,...
B - So sánh với các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
- Về công tác lập, theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế
hoạch công tác: Đã tương đối có nề nếp ổn định, có thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000
- Về công tác sắp xếp, bố trí lịch làm việc hàng tuần của lãnh đạo Tổng cục: Đã tương đối theo một nề nếp ổn định, có thể áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000
- Về công tác xây dựng các báo cáo: còn một số khâu chưa đáp ứng được theo tiêu chuẩn ISO
- Về công tác thư ký: còn nhiều việc, nhiều khâu công việc chưa theo một quy trình ổn định, nên chưa đáp ứng được theo tiêu chuẩn ISO
- Về công tác tiếp nhận và quản lý văn bản đến thuộc trách nhiệm giải quyết của lãnh đạo Tổng cục: đã tương đối ổn định, có nề nếp, có thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 cho hoạt
động này.
- Về công tác đề xuất giải quyết văn bản đến: công tác này mới bước đầu triển khai nên chưa hình thành các bước thực hiện một cách hệ thống, do vậy
chưa thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO9000:2000 cho hoạt động này
- Về công tác kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi và trình phê duyệt dự thảo văn bản phát hành: đã thực hiện theo quy chế, có quy trình ổn
ISO9000:2000 cho hoạt động này
- Về công tác chuyển giao văn bản: hoạt động này còn nhiều khâu chưa theo một quy trình thực hiện nhất định, do vậy chưa đáp ứng được yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000
- Về công tác lưu trữ văn bản của lãnh đạo Tổng cục: hoạt động này còn một số nội dung chưa thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật về lưu trữ,
đồng thời công việc này là một phần trong công tác lưu trữ hồ sơ toàn cơ quan, do vậy chưa thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 đối với công tác này.
- Các công tác khác: chưa có hoạt động nào ở đây đáp ứng được các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000.
C. Những công việc cần thực hiện để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động của đơn vị
- Đối với những hoạt động đã có nề nếp, thực hiện theo những quy trình nhất định, để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 cần phải hoàn thiện các bước công việc, xây dựng quy trình chuẩn thống nhất cho từng hoạt động một cách chi tiết, có phân công trách nhiệm và thời hạn thực hiện rõ ràng. Tổ chức hội thảo với các đơn vị liên quan
đến quy trình để hoàn thiện trước khi ban hành áp dụng.
- Đối với những hoạt động chưa theo quy trình cần phải xác định các khâu
đã được thực hiện ổn định, các khâu chưa ổn định để thiết lập các quy định tương đối phù hợp nhằm dần từng bước tạo thành quy trình ổn định.
- Hệ thống văn bản, tài liệu phục vụ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 cần được xây dựng, bổ sung, sửa
đổi như sau: Stt Tên tài liệu Mã số Sửa đổi, bổ sung Biên soạn mới Sơđồ tổ chức của Phòng Thư ký x Quy định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn x Bản mô tả công việc x
Các quy chế, quy định có liên quan x x
Các quy trình cho từng hoạt động thực hiện
Mục tiêu chất lượng đối với Phòng Thư ký lập hàng năm x Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng hàng năm x Biện pháp khắc phục, phòng ngừa sự không phù hợp, cải tiến x
- Về nhân sự: Để áp dụng được ISO9000:2000 vào các hoạt động của Phòng Thư ký cần có đội ngũ công chức có đủ năng lực để quản lý và duy trì hệ
thống, cụ thể như sau:
(1) Trưởng Phòng Thư ký: Trưởng phòng Thư ký cần phải là chuyên viên chính, có trình độ chuyên môn đại học thống kê, có trình độ lý luận chính trị
trung cấp, có kiến thức về công tác thư ký lãnh đạo.
(2) Phó Trưởng Phòng Thư ký: Phó Trưởng phòng Thư ký cần phải là
chuyên viên chính, có trình độ chuyên môn đại học thống kê, có trình độ lý luận chính trị trung cấp, có kiến thức về công tác thư ký lãnh đạo.
(3) Các chuyên viên: các chuyên viên phòng Thư ký cần phải có trình độ
chuyên môn đại học, có trình độ lý luận chính trị trung cấp, có kiến thức về quản lý nhà nước và về công tác thư ký lãnh đạo; có kỹ năng tổng hợp và viết báo cáo.
- Về trang thiết bị: Cần được trang bị những phần mềm phục vụ công việc, các bảng biểu mô tả các bước thực hiện theo quy trình của từng hoạt động
để gắn tại một số vị trí cần thiết
VII.II. PHÒNG HÀNH CHÍNH
A - Thực trạng hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao 1. Thực tế hoạt động 1.1. Công tác văn thư 1.1.1 Tiếp nhận và xử lý văn bản đến a) Tiếp nhận văn bản đến: b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: c) Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: d) Đăng ký vào sổ văn bản đến: e) Chuyển giao văn bản đến:
g) Theo dõi, xác định việc tiếp nhận và xử lý văn bản đến: h) Thu hồi văn bản:
i) Định kỳ thống kê số lượng văn bản đến hàng tháng, 6 tháng, hàng năm. 1.1.2 Tiếp nhận và xử lý văn bản đi
1.1.2.1. Đối với văn bản gửi ngoài ngành, các Cục Thống kê địa phương, các tổ chức quốc tế trong và ngoài nước
a) Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản b) Xác định và ghi số lượng bản được phát hành vào phiếu trình c) Nhân bản
d) Đóng dấu cơ quan tổng cục, dấu văn phòng và dấu mức độ khẩn, mật e) Đăng ký văn bản đi
f) Xác định và ghi số lượng bản được phát hành vào phiếu đăng ký văn bản đi.
g) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi quyết.
h) Lưu văn bản đi
i) Định kỳ thống kê số lượng văn bản đi theo tháng, 6 tháng, hàng năm. 1.1.2.2. Đối với văn bản gửi nội bộ
- Lập sổ theo dõi văn bản nội bộ; - Đăng ký văn bản nội bộ
- Giao văn bản cho các đơn vị theo thời gian quy định; 1.2. Công tác lưu trữ
1.2.1. Tổ chức thu thập hồ sơ tài liệu qua Văn thư và trực tiếp từ các đơn vị trong cơ quan
1.2.2. Chỉnh lý tài liệu đã thu được hoặc tài liệu đang bảo quản a) Chuẩn bị chỉnh lý
b) Thực hiện chỉnh lý c) Kết thúc chỉnh lý
f) Tổ chức việc giao nộp tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. g) Tiêu huỷ tài liệu, hồ sơ quá hạn, hết giá trị sử dụng.
h) Sử dụng các biện pháp kỹ thuật để giữ gìn an toàn và lâu dài tài liệu, hồ
sơ lưu trữ.
i) Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ. k) Nhân bản tài liệu cho người khai thác.
l) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thống kê với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
1.3. Công tác nhân bản, sao và in ấn tài liệu 1.3.1. Công tác nhân bản và sao chụp tài liệu
1.3.1.1. Tài liệu nhân bản bao gồm: văn bản hành chính; văn bản có liên quan đến công tác của cơ quan do đơn vị hoặc cá nhân trong Tổng cục ban hành; văn bản về pháp luật thống kê, các quy chế, quy định do Tổng cục Thống kê ban hành; tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo do Tổng cục Thông kê tổ
chức; tài liệu nghiệp vụ tổ chức, cán bộ, đào tạo, tài chính, văn phòng, thanh tra, hợp tác quốc tế, thi đua - khen thưởng; tài liệu nghiệp vụ thống kê; tài liệu phục vụ hoạt động của các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ
Chí Minh; dự thảo các văn bản của cơ quan Tổng cục; tài liệu khác phục vụ
công tác của Tổng cục.
1.3.1.2. Tài liệu sao chụp bao gồm: văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước; các bộ, ngành; các đoàn thể, v.v...; tài liệu khác.
1.3.1.3. Trình tự thực hiện: nhận tài liệu sao, nhân bản; thực hiện các động tác kỹ thuật điều khiển máy; ghi sổ quản lý tài liệu nhân bản; bàn giao kết quả.
1.3.2. Công tác in ấn
1.3.2.1. Tài liệu in ấn bao gồm: Niên giám thống kê, tờ gấp tình hình kinh tế xã hội; kết quả tổng hợp số liệu hàng năm và nhiều năm; các bảng danh mục, chế độ báo cáo thống kê; các tài liệu vềđiều tra, tổng điều tra (phương án, giải