I QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕ, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THỰC HỆN KẾ HOẠCH
7.1. Lập kế hoạch công tác cả nă m
7.1.1. Lưu đồ quá trình lập kế hoạch công tác cả năm
Trách nhiệm Tài liệu/biểu mẫu
Thủ trưởng đơn vị Bản dự kiến kế hoạch của đơn vị CV Đơn vị Bản dự thảo KH công tác năm tới của đơn vị CBCC toàn đơn vị
Thủ trưởng đơn vị Bản KH của Đơn vị
CV Phòng Thư ký Bản dự thảo KH của toàn cơ quan Trưởng phòng Thư ký Bản dự thảo KH của toàn cơ quan Chánh Văn phòng Bản dự thảo KH của toàn cơ quan Lãnh đạo Tổng cục Ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Tổng cục Trưởng phòng Thư ký Bản KH của toàn cơ quan Nội dung và trình tự thực hiện Bắt đầu Xác định các công việc, hoạt động sẽ thực hiện trong năm tới Hội thảo tại Đơn vị
Bổ sung những công việc các đơn vị chưa dự kiến và tổng hợp
chung KH toàn cơ quan
Trình lãnh đạo Tổng cục phê duyệt Phê duyệt Xem xét lại Chưa thống nhất Phê duyệt Thống nhất Rà soát Xem xét lại Thống nhất Phát hành Dự thảo KH năm tới của đơn vị Gửi PI bản KH của Đơn vị Trình Chánh Văn phòng phê duyệt Rà soát Xem xét lại Thống nhất
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
7.1.2. Diễn giải nội dung chi tiết
- Ra văn bản đề nghị các đơn vị dự kiến những công việc sẽ triển khai trong năm tới: Cuối năm trước, đầu tháng 12, Văn phòng (Phòng Thư ký) gửi các đơn vị trong toàn Ngành văn bản đề nghị chuẩn bị tổng kết năm và dự kiến những công việc sẽ triển khai thực hiện trong năm tới.
- Dự kiến những công việc sẽ triển khai trong năm tới:
+ Tại các đơn vị: Thủ trưởng đơn vị (hoặc thủ trưởng phân công cho một phó thủ trưởng) căn cứ chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình, căn cứ vào Định hướng phát triển Ngành, những định hướng phát triển của đơn vị, rà soát những công việc, những hoạt động chưa thực hiện hoặc đang thực hiện dở dang trong kế hoạch năm hiện tại để xác định những công việc, hoạt động sẽ được đơn vị
triển khai chỉ đạo thực hiện trong năm tới. Trên cơ sở những công việc, hoạt
động đã được xác định, đơn vị tiến hành thảo luận trong toàn đơn vị để thống nhất danh mục các công việc, hoạt động. Đồng thời, xác định rõ thời điểm, thời gian thực hiện, kết quả dự kiến đạt được trong từng tháng và phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi hoạt động. Bản kế hoạch chính thức của đơn vị được xây dựng theo mẫu thống nhất chung (Phụ lục 02) và được gửi Văn phòng (Phòng Thư ký) chậm nhất vào ngày 15/12 để tổng hợp chung.
+ Tại Phòng Thư ký: Từ ngày 15/12 đến 22/12, chuyên viên (được phân công) tổng hợp toàn bộ các công việc, hoạt động của các đơn vị. Từ 23/12 đến 27/12. trên cơ sở tổng hợp này, Trưởng phòng Thư ký căn cứ định hướng phát triển Ngành và những định hướng phát triển năm tới khác của lãnh đạo Tổng cục, rà soát từng hoạt động (bao gồm cả việc rà soát những công việc còn tồn
đọng hoặc đang dở dang trong kế hoạch năm trước) để hoàn chỉnh bản dự thảo kế hoạch công tác toàn Ngành (thống nhất theo mẫu tại Phụ lục 01) và trình lãnh
đạo Tổng cục. Từ ngày 28/12 đến ngày 31/12 lãnh đạo Tổng cục phê duyệt. - Ban Hành: Sau khi lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, Bản Kế hoạch được nhân bản gửi tất cả các đơn vị trong Ngành để triển khai thực hiện.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
7.2. Lập kế hoạch công tác hàng tháng
7.2.1. Lưu đồ quá trình lập kế hoạch công tác hàng tháng
Trách nhiệm Tài liệu/biểu mẫu
CV Phòng Thư ký Bản dự thảo KH công tác tháng tới Trưởng phòng Thư ký Bản dự thảo KH công tác tháng tới Thủ trưởng đơn vị Trưởng phòng Thư ký Bản dự thảo KH công tác tháng tới Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng Bản dự thảo KH công tác tháng tới Lãnh đạo Tổng cục Ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Tổng cục Trưởng phòng Thư ký Bản KH công tác tháng tới đã được phê duyệt
Nội dung và trình tự thực hiện
Lập KH công việc sẽ thực hiện trong tháng tới theo đơn vị chủ trì
Trình lãnh đạo Tổng cục Phê duyệt Xem xét lại Phê duyệt Rà soát Xem xét lại Thống nhất Phát hành Gửi tới các đơn vị Trình Chánh Văn phòng Rà soát Xem xét lại Thống nhất
7.2.2. Diễn giải nội dung chi tiết:
- Ngày 25 hàng tháng, trên cơ sở kế hoạch công tác năm chuyên viên của Phòng Thư ký (được phân công) tiến hành lọc, trích, biên soạn những công việc sẽ thực hiện trong tháng tới để lập bản kế hoạch công tác tháng tới. Trưởng Phòng thư ký xem xét, rà soát, bổ sung những công việc mới phát sinh theo sự
chỉđạo của lãnh đạo Tổng cục (nếu có) và yêu cầu chuyên viên hoàn thiện trước khi gửi tới các đơn vị.
- Thủ trưởng đơn vị rà soát lại các nội dung trong bản kế hoạch công tác tháng tới do Phòng Thư ký gửi đến. Chậm nhất 2 ngày sau khi nhận, thủ trưởng
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
đơn vị phải thông báo tới Phòng Thư ký những nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung trong bản kế hoạch công tác tháng tới do đơn vị mình chủ trì thực hiện.
- Trên cơ sở rà soát của các đơn vị, chuyên viên Phòng Thư ký điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện kế hoạch công tác tháng tới của toàn cơ quan Tổng cục. Chậm nhất ngày 29, Trưởng Phòng Thư ký trình lãnh đạo Tổng cục phê duyệt kế hoạch công tác sau khi đã rà soát. Trên trên cơ sở phê duyệt của lãnh đạo Tổng cục, Trưởng phòng Thư ký phối hợp với thủ trưởng các đơn vị hoàn thiện bản kế hoạch và phát hành chính thức để triển khai thực hiện.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
7.3. Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng: 7.3.1. Lưu đồ quá trình tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng
Trách nhiệm Tài liệu/biểu mẫu
CV của Đơn vị Bản báo cáo tình hình thực hiện KH công tác trong tháng của Đơn vị/Mẫu BC…
Thủ trưởng Đơn vị Bản ý kiến của thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng Đơn vị Bản báo cáo tình hình thực hiện KH công tác trong tháng của Đơn vị/Mẫu BC…
CV Phòng Thư ký
CV Phòng Thư ký
Trưởng phòng Thư ký Bản báo cáo tình hình thực hiện KH trong tháng của toàn cơ quan/Mẫu BC1 Trưởng phòng Thư ký Chánh Văn phòng Nội dung và trình tự thực hiện Xác định tiến độ và kết quảđã thực hiện của từng công việc trong KH công tác tháng Gửi PI kết quảđã thực hiện trong tháng của Đơn vịđể tổng hợp chung Đối chiếu báo cáo với KH Chưa đầy đủ Đầy đủ Rà soát các công việc đã thực hiện Bổ sung, điều chỉnh Đầy đủ Tổng hợp chung Lập báo cáo tình hình thực hiện KH tháng Trình Chánh Văn phòng báo cáo tình hình thực hiện KH tháng Rà soát Trình LĐTC Xem xét lại Thống nhất
7.3.2. Diễn giải nội dung chi tiết
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
chuyên viên của Đơn vị xác định tiến độ và kết quả đơn vị mình đã thực hiện trong tháng đối với từng hoạt động, bao gồm cả giải thích lý do của những công việc thực tế đã thực hiện trong tháng nhưng chưa có trong kế hoạch đầu tháng (nếu có), để lập báo cáo tình hình thực hiện KH công tác tháng (theo mẫu tại Phụ lục 03) và trình Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
Thủ trưởng Đơn vị rà soát danh mục công việc đã thực hiện trong tháng cũng như tiến độ, kết quả của từng việc mà chuyên viên đã dự thảo. Nếu cần bổ
sung, điều chỉnh, thủ trưởng đơn vị yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa để hoàn thiện. Chậm nhất ngày 27, thủ trưởng đơn vị phải phê duyệt chính thức và gửi Phòng Thư ký báo cáo tình hình thực hiện KH trong tháng của đơn vị.
- Từ ngày 28 đến ngày 30 hàng tháng, Chuyên viên Phòng Thư ký tổng
hợp tình hình thực hiện các công việc trong tháng của các đơn vị (kể cả phần việc mới được bổ sung vào kế hoạch)
Trưởng phòng Thư ký xem xét, rà soát kết quả tổng hợp chung tình hình thực hiện kế hoạch công tác chung của toàn cơ quan trong tháng (tính đầy đủ, tính cụ thể, rõ ràng, việc hoàn thành, việc chưa hoàn thành như kế hoạch, nguyên nhân dẫn đến hiện trạng đó,...) Từ kết quả xem xét, rà soát, Trưởng phòng Thư ký yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung, hoặc đề nghị các đơn vị
xem xét lại báo cáo nếu có những nội dung chưa phù hợp. Sau khi kết quả tổng hợp chung đã hoàn thiện, Trưởng phòng Thư ký tiến hành dự thảo báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch công tác trong tháng để Chánh Văn phòng xem xét, báo cáo lãnh đạo Tổng cục.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC