VĂN BẢN
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN
2. Diễn giải nội dung chi tiết
2.1. Tiếp nhận văn bản đến 2.1.1. Kiểm tra và phân loại sơ bộ
Cán bộ phụ trách văn bản đến kiểm tra văn bản xem có đúng là được gửi cho Tổng cục hay không, nếu nhầm địa chỉ thì phải gửi trả lại nơi gửi. Các văn bản thuộc diện trả lại còn bao gồm: văn bản gửi đến không đảm bảo về thể thức hoặc các yêu cầu về thủ tục hành chính, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày tháng, dấu đen (trừ các bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo) Khi gửi trả lại cần phải làm phiếu gửi lại văn bản, nêu rõ lý do trả lại văn bản.
Kiểm tra tình trạng văn bản, nếu bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất bì, mất dấu niêm phong (nếu có) hoặc có dấu hiệu lộ thông tin thì phải hỏi lại nhân viên bưu
điện hoặc người đưa văn bản tới, đồng thời báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
Trường hợp văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì khi nhận xong, nhân viên văn thư của Phòng Hành chính phải ký xác nhận vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax cũng phải kiểm tra về số
lượng trang của mỗi văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ phụ trách văn bản đến của Phòng Hành chính phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản thành hai dạng: dạng thứ nhất là công văn, dạng thứ hai là thư riêng, sách báo hoặc tài liệu tham khảo. Đối với dạng công văn lại tiếp tục phân loại thành: công văn gửi đích danh, công văn gửi cho Tổng cục, cho các đơn vị; công văn mật, khẩn, v.v. Tiếp đó, căn cứ vào địa chỉ nơi nhận văn bản, cán bộ phụ trách văn bản đến phân loại văn bản theo 22
đơn vị, tổ chức, đoàn thể trong cơ quan, để vào các ô tương ứng trong tủ đựng công văn.
2.1.2. Bóc bì văn bản
Phòng Hành chính không bóc bì những loại văn bản sau đây: - Gửi đích danh tên người nhận (thư cá nhân);
- Gửi lãnh đạo Tổng cục;
- Gửi các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, xã hội, xã hội nghề nghiệp thuộc Tổng cục;
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN bóc bì".
Cán bộ phụ trách văn bản đến thực hiện việc bóc bì những văn bản gửi chung cho Tổng cục, các đơn vị. Những bì có đóng dấu khẩn, thượng khẩn, hoả
tốc, mời họp cần được bóc trước để giải quyết kịp thời. Khi bóc bì không được làm rách chữ, mất chữ mất số văn bản, hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu của bưu điện, đồng thời cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bị sót gì không.
Đối chiếu tài liệu có trong bì với số và ký hiệu ghi trên bì, nếu thiếu hoặc nhầm lẫn cần kịp thời báo cáo Trưởng phòng Hành chính và yêu cầu nơi gửi kiểm tra lại.
Đối với những đơn từ khiếu tố, thư nặc danh hoặc công văn cần kiểm tra xác minh một điểm gì đó thì nên giữ lại cả phong bì, đính kèm vào công văn để
làm bằng chứng.
2.1.3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
Sau khi đã bóc bì và lấy văn bản ra khỏi bì, nhân viên văn thư đóng dấu
đến, ghi sốđến và ngày đến vào văn bản nhận được. Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, phần trích yếu của văn bản hoặc khoảng trống giữa phần ghi tác giả và tiêu đề văn bản.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại bộ phận Văn thư, Phòng Hành chính phải được đóng dấu “đến’’ kể cả bản fax, ngoại trừ những văn bản không bóc bì và hóa đơn, chứng từ kế toán...Những bì không bóc không phải đóng dấu “đến’’
Sốđến và ngày đến của văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến, ngày đến là ngày nhân viên văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01-01 đến hết ngày 31-12 mỗi năm. Cán bộ phụ
trách văn bản đến ghi sốđến theo từng đơn vị nhận văn bản. 2.1.4. Vào sổđăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến tại Phòng Hành chính mới có giá trị pháp lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các đơn vị, cá nhân khi nhận trực tiếp văn bản từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài đều phải chuyển cho Phòng Hành chính để làm thủ tục đăng ký văn bản
đến.
Những văn bản lãnh đạo Tổng cục nhận trực tiếp (nếu có), sau khi đã xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, Phòng Thư ký hoặc người tiếp nhận trực tiếp từ lãnh
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN văn bản đến.
Những văn bản đề gửi cá nhân nhưng với nội dung công việc, người nhận phải chuyển cho Phòng Hành chính để làm thủ tục đăng ký văn bản đến.
Tổng cục Thống kê thực hiện việc đăng ký văn bản đến bằng cách vào sổ
quản lý văn bản đến theo mẫu sổ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy
định. Cán bộ phụ trách văn bản đến phải vào sổ đăng ký cho toàn bộ văn bản
đến ngay trong ngày nhận được văn bản, sau đó cập nhật dữ liệu để theo dõi văn bản đến trên máy vi tính.
Đối với văn bản đến có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật, cán bộ văn thư
vào sổ đăng ký riêng theo mẫu sổ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy
định (BM/QT-PHC-01-02), lưu ý chỉ vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển đến tay người nhận theo đúng chếđộ quản lý công văn mật của cơ quan.
Khi vào sổ phải ghi rõ ràng, chính xác và đầy đủ các cột, các mục của sổ đăng ký văn bản đến, không viết bằng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng, tránh ghi trùng số hoặc bỏ sót số.
Các yếu tố nội dung cần phải ghi vào sổ theo dõi công văn đến bao gồm: sốđến, tên cơ quan gửi văn bản, số và ký hiệu của văn bản, ngày tháng của văn bản, ngày đến, trích yếu nội dung văn bản, lưu hồ sơ số, tên đơn vị hoặc người nhận văn bản, ký nhận của người nhận văn bản và ghi chú những điểm cần thiết.
Các văn bản gửi đến Tổng cục có nhiều loại, riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản mang tính chất phổ biến rộng rãi, văn bản hành chính thì cán bộ văn thư phải nhân bản thành nhiều bản, theo hai hình thức: sao nguyên (photocopy) và sao y bản chính theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục và thủ trưởng các đơn vị.
2.1.5. Xem xét, đề xuất ý kiến phân phối
Trưởng phòng Hành chính căn cứ nơi nhận hoặc nội dung của văn bản để
phân chia văn bản cho các đơn vị. Trường hợp không đủ căn cứ để phân loại, hoặc đối với những văn bản cần sự giải quyết của nhiều đơn vị, Trưởng phòng Hành chính phải xin ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng.
2.1.6. Chuyển giao văn bản đến
Hàng ngày cán bộ văn thư của các đơn vị có trách nhiệm tới Phòng Hành chính để nhận văn bản đến của đơn vị mình 02 lần trong khoảng thời gian từ
7:30 đến 9:00 và từ 13:00 đến 14:30. Khi nhận văn bản, văn thưđơn vị cần kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong sổ quản lý văn bản đến và ký nhận. Cán bộ phụ
trách văn thư của Phòng Hành chính chuyển giao văn bản cho văn thư các đơn vị căn cứ vào ý kiến phân phối của Trưởng phòng Hành chính.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Đối với những văn bản mật, tối mật, tuyệt mật, ghi rõ "chỉ người có tên
được bóc", khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc; Phòng Hành chính chuyển tới người nhận ngay sau khi đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến (BM/QT-PHC-01-01, BM/QT-PHC-01-02)
Trường hợp những văn bản gửi đến các đơn vị do nhầm lẫn hoặc không
đúng chức năng giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn bản phải chuyển trả lại ngay cho Phòng Hành chính, không giữ lại hoặc tự chuyển từ đơn vị này sang
đơn vị khác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.7. Giải quyết văn bản đến và lưu hồ sơ
Cần lưu ý, giải quyết văn bản đến là nhiệm vụ của Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các đơn vị, các chuyên viên và cán bộ chuyên môn. Trình tự giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể và thống nhất trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản.
Sau khi công việc được giải quyết xong, thủ trưởng các đơn vị hoặc cán bộ chuyên môn thực hiện xử lý văn bản đến phải lập hồ sơ công việc và chuyển giao hồ sơ đó vào lưu trữ theo quy định. Văn thư các đơn vị chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ của quá trình tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến.
2.1.8. Thu hồi văn bản đến
Đối với những văn bản có yêu cầu thu hồi do Phòng Hành chính chuyển giao tới các đơn vị, Trưởng phòng Hành chính theo dõi và đề nghị thủ trưởng
đơn vị đã tiếp nhận trả lại Phòng Hành chính để làm thủ tục trả lại nơi phát hành theo đúng yêu cầu của văn bản.
2.2. Trình tự tiếp nhận và phát hành văn bản đi 2.2.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản
Các văn bản phát hành có nội dung mật và văn bản khác do Lãnh đạo Tổng cục ký cần được thư ký chuyên trách đánh máy, các văn bản khác do cán bộ, chuyên viên soạn thảo tự đánh máy theo đúng quy định về thể thức văn bản và quy định chung. Cán bộ, chuyên viên tại các đơn vị được phân công soạn thảo văn bản, đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo. Thủ trưởng đơn vị soạn thảo phải đọc, rà soát kỹ bản thảo đã đánh máy, bảo đảm nội dung và thể
thức văn bản là phù hợp, nếu phát hiện trong bản thảo có lỗi thì thông báo ngay cho cán bộ, chuyên viên được phân công soạn thảo biết để chỉnh sửa.
Mọi văn bản đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư phòng Hành chính để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Cán bộ phụ trách văn bản đi chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được soạn thảo đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và phải đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN bản. Các yêu cầu chung đối với văn bản đi:
- Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp.
- Chính xác theo nội dung đòi hỏi giải quyết và thể hiện được ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục.
- Thể loại văn bản phải phù hợp với mục đích của văn bản; thể thức của văn bản phải tuân thủ theo đúng các quy định trong Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính
phủ.
- Ngôn ngữ thể hiện phải sử dụng văn phong hành chính (sử dụng câu đơn là chủ yếu; dùng từđơn giản, đơn nghĩa, rõ nghĩa, dễ hiểu, đề cập thẳng vấn đề; không sử dụng từ hoa mỹ, không nói theo kiểu vòng vo; không dùng câu cảm thán, câu hỏi, v.v)
- Đúng thời hạn và theo đúng thẩm quyền ký văn bản quy định tại Quy chế làm việc của lãnh đạo Tổng cục.
Các đơn vị soạn thảo chuyển bản gốc văn bản kèm theo phiếu trình
(BM/QT-PHC-01-03) hoặc phiếu đăng ký văn bản đi (BM/QT-PHC-01-04),
cùng danh sách địa chỉ các tổ chức, cá nhân nhận văn bản cho Phòng Hành chính.
Cán bộ phụ trách văn bản đi phải kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản căn cứ vào Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Nếu phát hiện còn sai sót thì yêu cầu đơn vị sửa lại cho đúng.
2.2.2. Ghi số, ngày tháng, vào sổđăng ký và đóng dấu
Sau khi kiểm tra văn bản đi, nếu đủđiều kiện thì ghi số, vào sổ văn bản đi và đóng dấu. Số của văn bản đi ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01-01 đến hết ngày 31-12 mỗi năm.
Cán bộ phụ trách văn bản đi của Phòng Hành chính tiến hành phân loại văn bản đi theo từng loại văn bản hành chính như: báo cáo, kế hoạch, nghị
quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn, giấy mời, v.v. để đánh số riêng. Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái, dưới phần ghi tác giả của văn bản. Các văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng.
Trước khi vào sổ, nhân viên văn thư ghi ngày tháng lên văn bản. Văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày đó. Ngày tháng được ghi ở phía trên đầu văn bản, sau địa danh, dưới phần tiêu ngữ.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx
Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phát hành vào phiếu trình (BM/QT-PHC-01-03) hoặc phiếu đăng ký văn bản đi
(BM/QT-PHC-01-04), thông báo cho bộ phận In chụp của Phòng Hành chính để
tiến hành nhân bản văn bản theo số lượng yêu cầu.
Cán bộ phụ trách công văn đi chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Lãnh đạo Tổng cục hoặc người được ủy quyền ký hợp pháp. Tuyệt đối không được đóng dấu khống vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu quy định, mặt dấu phải trùm lên một phần ba chữ ký về phía bên trái. Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cơ quan cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa ra hội nghị, v.v. thì phải
đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản để xác nhận tính hợp pháp của văn bản đó. Trước khi chuyển giao văn bản đi, nhân viên văn thư ghi chép đầy đủ, chính xác và rõ ràng vào từng cột, mục của sổ quản lý văn bản đi theo biểu mẫu BM/QT-PHC-01-05 (mẫu sổ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định), toàn bộ các thông tin cần thiết liên quan đến văn bản đi như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận, v.v. nhằm quản lý chặt chẽ văn bản, giấy tờ gửi đi và giúp tra tìm văn bản đi được nhanh chóng. Khi vào sổ, phải lưu ý không được ghi bằng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng để tránh nhầm lẫn.
2.2.3. Phát hành văn bản đi
Khi phát hành văn bản đi, cán bộ phụ trách văn bản đi căn cứ vào nơi nhận văn bản để gửi đúng tên, đúng địa chỉ nơi nhận. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại văn bản đi, cán bộ phụ trách văn bản đi gửi văn bản đến nơi nhận