I V QUY TRÌNH BÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN ẤN PHẨM THÔNG TN KHOA HỌC THỐNG KÊ
1.Lưu đồ quá trình biên tập và xuất bản ấn phẩm thông tin khoa học thống kê
1. Lưu đồ quá trình biên tập và xuất bản ấn phẩm thông tin khoa học thống kê kê
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ
2. Diễn giải nội dung chi tiết
2.1. Xây dựng kế hoạch xuất bản định kỳ, hàng năm
Căn cứ vào Giấy phép xuất bản số 582/XB-BC ngày 16/5/1985, Trung
tâm thông tin khoa học thống kê phải xây dựng kế hoạch xuất bản định kỳ, hàng năm cho từng loại ấn phẩm thông tin khoa học thống kê và các số chuyên san của tờ Thông tin khoa học thống kê, nhằm đảm bảo số lượng bài theo kịp tình hình thực tế công tác thống kê và nhu cầu của xã hội.
Kế hoạch xuất bản định kỳ hoặc hàng năm được lập theo biểu mẫu BM/QT-KHTK-01-01, trong đó cần xác định các vấn đề chính như sau:
- Đưa ra được kế hoạch tổng thể, trong đó dự tính được những thay đổi thông tin đột biến cho kế hoạch của năm;
- Kiến nghị với tổng biên tập về nội dung các chủđề dự kiến sẽđăng; - Đề xuất bổ sung kế hoạch cho tờ Thông tin khoa học thống kê, chuyên san thống kê.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ
Trên cơ sở kế hoạch xuất bản định kỳ hoặc hàng năm, ban biên tập tổ
chức họp xin ý kiến tổng biên tập và hội đồng biên tập để xác định nội dung cho từng số thông tin khoa học thống kê, các công việc cụ thể cần triển khai cho từng số, đồng thời phân công nhiệm vụ cho các cán bộ có liên quan.
Tiếp đó, thư ký ban biên tập có trách nhiệm dự kiến các chủ đề cần xuất bản và danh sách tác giả, cộng tác viên sẽ tham gia viết bài theo các chủđề.
2.3. Thông qua và phê duyệt kế hoạch xuất bản
Ban biên tập tổ chức họp và lấy ý kiến của các thành viên trong ban cũng như các đơn vị có liên quan để xem xét, thông qua kế hoạch xuất bản, danh sách chủđề, danh sách tác giả và cộng tác viên. Nếu đa số thành viên đồng ý thì tiến hành viết theo chủ đề đó, nếu các thành viên không đồng ý thì tổng biên tập tham khảo ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng.
Trên cơ sở tham khảo ý kiến của ban biên tập và các đơn vị, tổng biên tập ra quyết định phê duyệt kế hoạch xuất bản (BM/QT-KHTK-01-02), cùng với danh sách các chủ đề cụ thể dự kiến xuất bản và danh sách các tác giả, cộng tác viên dự kiến tham gia viết bài.
2.4. Đặt bài, mời cộng tác viên viết bài theo chủđề
Sau khi kế hoạch xuất bản được phê duyệt cùng với danh sách các chủđề
cụ thể và danh sách các tác giả, cộng tác viên dự kiến tham gia viết bài Trung tâm thông tin mời cộng tác viên viết bài hoặc đặt bài với tác giả theo danh sách
đã được tổng biên tập phê duyệt.
Bài đặt các tác giả viết theo Mẫu Hợp đồng viết bài BM/QT-KHTK-01- 03, tổ chức ký kết hợp đồng giữa Viện trưởng Viện Nghiên cứu khoa học thống kê (bên giao) và cộng tác viên (bên nhận). Hợp đồng viết bài phải quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên, thời hạn giao bài viết, v.v.
2.5. Tiến hành viết bài theo chủđềđã được duyệt
Thư ký Ban biên tập hoặc Phó Tổng biên tập liên lạc trực tiếp với các cộng tác viên, những người tham gia viết bài phân công nhiệm vụ cụ thể và có thể tạm ứng kinh phí thực hiện (nếu cần).
Các cộng tác viên sẽ triển khai viết bài theo thỏa thuận với Thư ký Ban biên tập hoặc Phó Tổng biên tập.
2.6. Định kỳ theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện
Định kỳ một tháng/ một lần kể từ ngày ký hợp đồng viết bài, Thư ký Ban biên tập phải báo cáo tiến độ viết bài của các tác giả (BM/QT-KHTK-01-04) về
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ cho Tổng biên tập hoặc Phó tổng biên tập.
Căn cứ vào thời hạn quy định trong hợp đồng viết bài tình hình thực hiện thực tế, Thư ký Ban biên tập và cán bộ có liên quan tiến hành kiểm tra, đôn đốc tiến độ viết bài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trường hợp bài viết được thực hiện chậm hoặc không đúng so với tiến độ, Ban biên tập phải ra thông báo để nhắc nhở các tác giả, cộng tác viên có liên quan.
2.7. Nhận bài viết của các cộng tác viên gửi đến
Bài viết của các tác giả, cộng tác viên gửi đến cho Trung tâm thông tin khoa học thống kê thông qua nhiều hình thức như email, bản in trên giấy, bản viết tay hoặc các file dữ liệu v.v. Cán bộ được phân công của Trung tâm thông tin khoa học thống kê có trách nhiệm nhận bài, trình bày sơ bộ, sắp xếp danh sách các bài theo quy định.
Trong quá trình tiếp nhận bài viết, cán bộ được phân công của Trung tâm thông tin khoa học thống kê cần bổ sung các thông tin cần thiết về tác giả, cộng tác viên để tiện liên hệ (nếu còn thiếu), đồng thời có thông tin phải hồi là Trung tâm thông tin đã nhận được bài viết nếu cộng tác viên không trực tiếp đến tòa soạn gửi bài.
2.8. Đề xuất phân công người thẩm định nội dung
Trung tâm thông tin khoa học thống kê chuẩn bị danh sách bài và người thẩm định nội dung theo biểu mẫu số BM/QT-KHTK-01-05, chuyển Thư ký Ban biên tập trình Phó tổng biên tập xem xét quyết định. Phó tổng biên tập xem xét và ra quyết định mời hoặc phân công người thẩm định nội dung.
Trung tâm thông tin khoa học thống kê triển khai quyết định của Phó Tổng biên tập, gửi giấy mời hoặc thông báo về việc phân công thẩm định nội dung cho cá nhân có liên quan.
2.9. Thẩm định nội dung bài viết
Biên tập viên hoặc cộng tác viên biên tập có trách nhiệm đọc, nhận xét và
đề xuất ý kiến đối với bài viết theo yêu cầu trong phiếu thẩm định nội dung bài viết (BM/QT-KHTK-01-06). Thẩm định nội dung bao gồm các mức: a) đề nghị
không cho đăng; b) đề nghị cho đăng mà không cần phải chỉnh sửa; và c) đề
nghị cho đăng nhưng cần phải chỉnh sửa.
Tác giả bài viết phải tiếp nhận ý kiến của người thẩm định nội dung, chỉnh sửa bài viết và chuyển kết quả lại cho người thẩm định nội dung (nếu có yêu cầu). Trường hợp đạt yêu cầu (người thẩm định nội dung không yêu cầu
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ
sửa) thì có kế hoạch dự kiến đăng theo các số. Trường hợp không đạt yêu cầu, Phó Tổng biên tập trả lời tác giả bằng văn bản.
2.10. Đề xuất các bài dự kiến đăng theo các số
Ban biên tập chuẩn bị văn bản đề xuất các bài dự kiến đăng theo các số
thường hoặc chuyên san. Thư kí Ban biên tập trình Tổng biên tập / Phó Tổng biên tập xem xét, quyết định. Phó tổng biên tập kí xác nhận quyết nghị của Ban biên tập để thông qua danh sách các bài dự kiến đăng theo các số.
2.11. Biên tập kĩ thuật, chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo, dàn trang
Biên tập viên hoặc cộng tác viên biên tập tiến hành biên tập bản thảo về
mặt kỹ thuật, chỉnh sửa văn phạm, hình thức trình bày các bài và toàn bộ nội dung của ấn phẩm theo quy định thống nhất. Nếu có vấn đề chưa rõ hoặc cần trao đổi thì liên hệ trực tiếp với tác giả bài viết để thống nhất. Nếu không thống nhất được thì báo cáo Phó tổng biên tập để xin ý kiến chỉ đạo cụ thể.
Nội dung trao đổi và thống nhất ý kiến giữa biên tập viên và tác giả bài viết phải được ghi vào phiếu biên tập kỹ thuật theo biểu mẫu số BM/QT-KHTK- 01-07.
Sau khi thực hiện xong việc biên tập, toàn bộ nội dung các bài, chuyên mục được sắp xếp, trình bày trên máy tính, in tiếp ra bản bông để thư ký ban biên tập kiểm tra.
2.12. Xem xét, phê duyệt bản bông
Thư kí ban biên tập kiểm tra lại toàn bộ bản bông của tờ Thông tin KHTK hoặc các số chuyên san do Trung tâm thông tin khoa học thống kê chuẩn bị, sau
đó trình Phó tổng biên tập xem xét trước khi trình Tổng biên tập phê duyệt. Nếu Phó tổng biên tập yêu cầu chỉnh sửa, thư ký ban biên tập trực tiếp hoặc đề nghị
Trung tâm thông tin khoa học thống kê trao đổi với tác giảđể chỉnh sửa.
Tổng biên tập xem xét, duyệt từng bài và duyệt tổng thể toàn bộ nội dung của tờ Thông tin KHTK hoặc các số chuyên san thống kê, ký vào phiếu duyệt in theo biểu mẫu BM/QT-KHTK-01-08. Trường hợp cần yêu cầu tác giả chỉnh lí, Tổng biên tập trực tiếp hoặc giao cho Trung tâm thông tin khoa học thống kê thực hiện.
2.13. Làm chế bản, mi trang và đặt in (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trên cơ sở nội dung từng bài và toàn bộ nội dung đã được Tổng biên tập duyệt, Ban biên tập tiến hành mi trang, chế bản trên máy vi tính, sau đó in ra bản bông cuối cùng. Tiếp đó, Ban biên tập kiểm tra nội dung bản bông cuối cùng
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ
đưa in.
Căn cứ vào hợp đồng, Trung tâm thông tin khoa học thống kê liên hệ với cơ sở in để tiến hành đặt in theo số lượng đã duyệt. Hợp đồng đặt in phải thể
hiện cụ thể chất lượng, số lượng, chi phí in và thời hạn bàn giao ấn phẩm. 2.14. Thực hiện in ấn
Trung tâm thông tin khoa học thống kê chuyển bản bông kèm file cuối cùng (có chữ ký thông qua của tổng biên tập) cho cơ sở in, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng in, đảm bảo đúng chất lượng và tiến độ.
Cơ sở in thực hiện việc in ấn theo đúng nội dung, hình thức, số lượng và tiến độđã đặt.
2.15. Tiếp nhận, bàn giao ấn phẩm
Theo thời hạn của hợp đồng, cơ sở in sẽ chuyển giao đầy đủ số lượng ấn phẩm đã in cho Trung tâm thông tin khoa học thống kê. Việc tiếp nhận và bàn giao ấn phẩm được thực hiện tại Trung tâm thông tin Viện Khoa học Thống kê. Nội dung giao nhận phải được điền đầy đủ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, sổ giao nhận hoặc biên bản bàn giao ấn phẩm (có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên).
2.16. Nộp lưu chiểu, tổ chức phát hành và đưa thông tin lên trang web Trung tâm thông tin khoa học thống kê nộp lưu chiểu ấn phẩm theo đúng quy định trước khi phát hành ấn phẩm đến các đối tượng có nhu cầu; đồng thời cung cấp thông tin theo Quy chế hoạt động trang điện tử (website) Viện Khoa học thống kê.
2.17. Thanh lý hợp đồng và làm thủ tục thanh toán
Phòng Quản lý hành chính tiến hành thanh lý hợp đồng viết bài giữa lãnh
đạo Viện Nghiên cứu khoa học thống kê và các tác giả viết bài qua biên bản
thanh lý hợp đồng (BM/QT-KHTK-01-09).
Trung tâm thông tin khoa học thống kê tiến hành thanh lý hợp đồng in giữa lãnh đạo Viện Nghiên cứu khoa học thống kê và giám đốc nhà in, thông qua biên bản thanh lý hợp đồng theo biểu mẫu thanh lý hợp đồng.
Trung tâm thông tin khoa học thống kê tổng hợp chứng từ, lập hồ sơ đề
nghị thanh toán trình lãnh đạo Viện Nghiên cứu khoa học thống kê phê duyệt, sau đó chuyển cho Phòng Tài vụ làm thủ tục thanh toán tiền nhuận bút, thẩm
định nội dung, quản lí xuất bản, in và các chi phí khác.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU QUY TRÌNH : xxx Số thứ tự của tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ
nhuận bút cho tác giả và tiền in ấn cho nhà in theo Quy chế chi tiêu cho hoạt
động thông tin khoa học thống kê (Ban hành theo quyết định số 24/QĐ-VTKE ngày 12 tháng 6 năm 2008 của Viện trưởng Viện Khoa học thống kê).