2.1.2.1. Chức năng
Cơng ty cổ phần hải sản Nha Trang được thành lập, tổ chức với mục đích xây dựng nhà xưởng để sản xuất các mặt hàng hải sản chất lượng cao để xuất khẩu.
Doanh nghiệp tự chủ trong SXKD, chủ động trong tổ chức về nhân sự và vật lực, phân phối lợi nhuận cho người lao động sau khi thực hiện nghĩa vụ theo luật định.
44
Cơng ty đăng ký kinh doanh và tổ chức quản lý thực hiện ngành nghề kinh doanh đã đăng ký. Tự chủ kinh doanh trên cơ sở thực hiện tất cả các nguyên tắc tài chính, kinh tế, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà Nước. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả SXKD của cơng ty.
Quản lý và sử dụng vốn cĩ hiệu quả, bảo tồn và phát triển nguồn vốn kinh doanh. Khơng ngừng cải tiến và củng cố thiết bị sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản xuất một cách tốt nhất.
Thực hiện chế độ báo cáo quyết tốn và nghĩa vụ đối với NSNN, tuân thủ quy trình thanh tra của các cơ quan, tổ chức Nhà Nước cĩ thẩm quyền.
Thực hiện các chế độ về bảo vệ mơi trường, bảo vệ an ninh trật tự, an ninh xã hội, nghĩa vụ quốc phịng. Bảo quản và sử dụng hợp lý tài nguyên.
2.2. Tổ chức quản lý và sản xuất.
2.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty.
Các bộ phận phịng ban khác nhau cĩ mối quan hệ phụ thuộc nhau. Được chuyên mơn hĩa và được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp.
Hiện tại cơng ty tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng.Với hình thức này các phịng ban sẽ giúp cho Ban giám đốc trong việc đưa ra quyết định kinh doanh. Sau khi được Ban giám đốc xem xét thơng qua sẽ được chuyển xuống cấp dưới theo nguyên tắc đã định để thực hiện.
45
Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty.
Chức năng và nhiệm vụ của từng phịng ban:
• Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý của cơng ty do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra và thay mặt cho Hội đồng cổ đơng tồn quyền quyết định mọi việc liên quan đến mục đích và quyền lợi của cơng ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SỐT
PGĐ.Tài chính PGĐ.Kinh doanh
Phịng tổ chức – hành chính Phịng kế tốn Phịng kinh doanh Phân xưởng chế biến Cơ điện Tổ y tế Tổ bảo vệ Tổ lái xe Tổ tài vụ Cấp dưỡng Kho vật tư Kho thành phẩm Tổ thu mua
46
Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đơng về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho cơng ty.
Chấp hành điều lệ cơng ty và các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đơng, đề nghị Đại hội đồng cổ đơng bổ sung và sửa đổi điều lệ cơng ty khi cần thiết.
Thơng qua vấn đề tăng giảm cổ đơng, cổ phần, mệnh giá cổ phiếu để trình Đại hội cổ đơng.
Lập quy chế quản trị cơng ty, cử đại diện giữ các chức vụ quản lý cơng ty. Thơng qua các quy chế lao động, tiền lương, thưởng, phạt và các chế độ phúc lợi trên cơ sở chấp hành pháp luật của Nhà Nước.
• Giám đốc:
Do hội đồng quản trị bổ nhiệm, quyết định. + Chức năng:
- Lãnh đạo, điều hành cơng ty thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị,
chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng quản trị về hoạt động của cơng ty và của đơn vị trực thuộc.
- Điều hành, giám sát, kiểm tra các hoạt động của cơng ty.
- Đại diện hợp pháp của cơng ty để ký kết các hợp đồng hay văn bản cam
kết kinh tế, hành chính phù hợp với pháp luật Nhà Nước Việt Nam. + Nhiệm vụ:
- Phân cơng trách nhiệm cho các bộ phận.
- Lập dự thảo các chiến lược phát triển, quy chế, chính sách dài hạn liên quan đến hoạt động của cơng ty để trình Hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt.
- Tổ chức và duy trì các điều kiện cơng tác, điều kiện mơi trường làm việc
tốt nhất để đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo đời sống và phát triển cán bộ nhân viên cơng ty.
• Phĩ giám đốc:
- Tổ chức các cuộc họp chuyên mơn định kỳ hay đột xuất trong phạm vi trách nhiệm quản lý và sau đĩ báo cáo với Giám đốc về nội dung chương trình và kết quả cuộc họp.
47
- Quyết định phân cơng quyền hạn cho các phịng ban liên quan đến việc
điều động, phân cơng tổ chức thực hiện kế hoạch cơng tác.
- Tổ chức giám sát, kiểm tra, đánh giá hiệu quả cơng tác để đề xuất lên Giám đốc các biện pháp khen thưởng, kỉ luật cần thiết.
- Trao đổi bàn bạc với Giám đốc trong việc xây dựng các quy định tiêu chuẩn quản lý để thúc đẩy sáng kiến, cải tiến trong hệ thống.
- Đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ, khơng ngừng thúc đẩy sự phát triển của
nhân viên.
• Phịng kế tốn:
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện cĩ, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình sử dụng vốn và KQKD của cơng ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi, tài chính,
việc thu nhập, thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của cơng ty.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho cơng ty, giúp việc, điều hành hoạt động
SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ cho cơng tác lập và theo dõi kế hoạch, cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế tốn hiện hành.
- Báo cáo kết quả kinh doanh cho Ban Giám đốc cơng ty.
• Phịng kinh doanh:
- Đề xuất phương án quảng cáo, tiếp thị, tuyên truyền, mở rộng thị trường.
- Tổ chức nghiên cứu thị trường, thơng tin khách hàng, xử lý dự báo đánh
giá sự thỏa mãn của khách hàng.
- Lập kế hoạch và thực hiện xúc tiến thương mại, tiếp xúc khách hàng.
- Xây dựng, quản lý danh sách khách hàng, phân khúc thị trường, xác định
thị trường mục tiêu.
- Tiếp cận yêu cầu, soạn thảo, đàm phán và tổ chức thực hiện hợp đồng.
- Liên hệ với các tổ chức bên ngồi để làm thủ tục, chứng từ xuất khẩu.
48
• Phịng tổ chức hành chính:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban Giám đốc cơng ty .
- Xây dựng hệ thống quy chế, quy định của cơng ty và quản lý việc chấp
hành nội quy.
- Tổ chức lễ tân, đĩn tiếp khách hàng, đối tác.
- Xây dựng mơi trường văn minh, hiện đại.
• Bộ phận cơ điện:
- Theo dõi, vận hành hệ thống, máy mĩc thiết bị.
- Lập kế hoạch thực hiện, bảo dưỡng, bảo trì, quản lý thiết bị.
- Cung cấp năng lượng, khí nén, hơi, sửa chữa cơ sở hạ tầng máy mĩc.
- Lập kế hoạch thay thế máy mĩc, thiết bị, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng cơ bản.
- Bảo quản, theo dõi việc khai thác hệ thống cơ sở hạ tầng, chế tạo, thay thế
phụ tùng, chi tiết đơn giản.
- Đăng kiểm thiết bị an tồn.
• Phân xưởng chế biến:
- Dựa vào kế hoạch của Giám đốc và phịng kinh doanh, triển khai sản xuất cụ thể, theo dõi, điều chỉnh chế độ sản xuất.
- Theo dõi tình hình biến động, định mức chế biến, phân tích nguyên nhân,
biện pháp khắc phục để đảm bảo định mức thực tế khơng vượt định mức chuẩn.
- Quản lý chất lượng, số lượng thành phẩm, bán thành phẩm nhập khẩu.
- Thống kê số lượng sản xuất, báo cáo kế tốn và các đơn vị liên quan.
- Thực hiện kiểm sốt chương trình HACCP.
2.2.2. Tổ chức sản xuất.
Tổ chức sản xuất cĩ ảnh hưởng rất lớn đến việc duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của cơng ty. Cơ cấu tổ chức hồn thiện đảm bảo tính chuyên mơn cao, đảm bảo tính cân đối nhịp nhàng liên tục cho sản xuất được thể hiện ở trình độ chuyên mơn hĩa của từng bộ phận sản xuất, trình độ cơng nghệ và năng lực máy mĩc thiết bị phù hợp với nhu cầu sản xuất chiếm ưu thế trong cạnh tranh, lực lượng
49
lao động đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. Khi đĩ sẽ cĩ nhiều thuận lợi trong sản xuất, đưa mặt hàng mới đi vào thử nghiệm và thâm nhập thị trường.
Đặc điểm cơ cấu sản xuất của Cơng ty cổ phần hải sản Nha Trang được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 15: Sơ đồ cơ cấu sản xuất của cơng ty.
Chức năng và nhiệm vụ:
• Quản đốc phân xưởng:
- Quản lý sản xuất, chất lượng sản phẩm.
- Hoạch định sản xuất, thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do BGĐ giao.
- Điều hành các hoạt động của phân xưởng, điều động cán bộ, máy mĩc thiết bị.
- Quyết định sản xuất các đơn hàng tùy vào thời điểm, tình hình nguyên liệu thực tế. - Cĩ quyền đề xuất tuyển dụng lao động, kế hoạch đào tạo cho cán bộ, cơng nhân. • Ban điều hành
- Phân phối nguyên liệu, trực tiếp điều phối lao động trong các khâu sản xuất.
- Kiểm tra việc chấp hành nội quy kỷ luật của cơng nhân tại khu vực quản lý.
Quản đốc phân xưởng
Ban điều hành Phịng thí nghiệm Phịng kỹ thuật
Thống kê phân xưởng KCS
50
- Điều tiết cơng cụ, vật tư tại khu vực.
- Thực hiện các yêu cầu khác do quản đốc phân xưởng giao.
• Phịng thí nghiệm
- Kiểm tra chất lượng các nguồn nguyên liệu đầu vào.
- Kiểm sốt các chỉ tiêu hĩa lý, vi sinh của các nguồn nước: nước sản xuất, sinh
hoạt, nước thải.
- Kiểm sốt chất lượng sản phẩm.
• Phịng kỹ thuật:
- Thiết lập, cập nhật và triển khai kế hoạch HACCP.
- Tổ chức, kiểm tra thử nghiệm tồn bộ hàng sản xuất.
- Thiết lập và cải tiến quá trình sản xuất các sản phẩm làm hàng mẫu, xác định định mức sản phẩm.
- Kiểm định các thiết bị, thử nghiệm sản phẩm.
• Thống kê phân xưởng:
- Kiểm tra, theo dõi tình hình, ghi năng suất theo khu vực.
- Tính định mức hàng hĩa theo lơ nguyên liệu.
- Báo cáo lũy kế số liệu tổng hợp theo ngày.
- Thực hiện các yêu cầu khác do quản đốc phân xưởng giao.
• KCS:
- Theo dõi, kiểm tra chất lượng sản phẩm ở tất cả các cơng đoạn.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy trình sản xuất, sử dụng dụng cụ, thiết bị, máy
mĩc, điều kiện sản xuất, thao tác của cơng nhân.
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của cơng ty trong thời gian qua. 2.3.1. Các nhân tố bên trong: 2.3.1. Các nhân tố bên trong:
Nhân tố nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực là yếu tố cần thiết và cĩ tác động mạnh tới tình hình sản xuất của một doanh nghiệp , đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp mạnh phải cĩ một nguồn nhân lực dồi dào, đội ngũ cơng nhân viên cĩ trình độ, lành nghề, yêu cơng việc và làm việc tích cực tạo ra năng suất lao động
51
cao. Đối với cơng ty chế biến thủy sản nguồn nhân lực hết sức quan trọng, đây là đội ngũ tham gia vào quá trình sản xuất nên chất lượng nguồn nhân lực càng tốt thì chất lượng sản phẩm làm ra ngày càng cao.
Máy mĩc thiết bị và trình độ cơng nghệ:
Hiện nay cơng ty đã đầu tư xây dựng tồn bộ nhà xưởng và mua máy mĩc thiết bị mới. Nhờ đĩ mà tăng được năng suất lao động, tạo ra đa dạng sản phẩm cĩ chất lượng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu thị trường. Cho tới nay sản phẩm của cơng ty đã cĩ mặt trên cả những thị trường khĩ tính như Nhật, Mỹ và được thị trường chấp nhận, đồng thời kết quả kinh doanh của cơng ty cũng tốt hơn trước rất nhiều.
Hiện tại cơng ty vẫn đang sử dụng máy mĩc thiết bị cũ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho sản phẩm. Cơng ty vẫn tăng cường hoạt động bảo trì và sửa chữa máy mĩc đảm bảo máy mĩc thiết bị luơn phục vụ tốt cho sản xuất.
Vốn:
Vốn là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, nĩ cần thiết cho sự tồn tại của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vốn nhiều cơng ty sẽ cĩ nguồn lực dồi dào để tiến hành và mở rộng các hoạt động SXKD, thanh tốn được các khoản nợ đến hạn, đầu tư vào dây chuyền SXKD của doanh nghiệp…Nhưng trong nguồn vốn của cơng ty trong các năm vừa qua nhìn chung vốn của cơng ty cũng đạt ở mức cao nhưng trong kết cấu nguồn vốn thì tỷ lệ nợ luơn ở mức cao, vốn chủ sở hữu chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng nguồn vốn. Với tình hình trên thì cơng ty rất dễ rơi vào tình trạng mất khả năng thanh tốn nếu cơng ty làm ăn khơng hiệu quả. Tuy nhiên, trong các năm vừa qua cơng ty đã sử dụng nguồn vốn đĩ tương đối hiệu quả vì cơng ty đã tạo ra được lợi nhuận.
Ban lãnh đạo cơng ty thống nhất và đồn kết:
Ban lãnh đạo cơng ty làm việc chặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của cơng ty đặc biệt là sự tin tưởng của tồn thể cán bộ cơng nhân viên vào ban lãnh đạo.
52
Yếu tố sản xuất:
Sản phẩm sản xuất ra theo quy trình cơng nghệ khép kín tạo ra sản phẩm cĩ chất lượng tốt, giá thành rẻ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ sản phẩm dở dang. Bên cạnh đĩ cơng ty cịn gặp khĩ khăn trong việc thay đổi cơng nghệ để tạo ra sản phẩm cạnh tranh được với các cơng ty khác. Do vậy cơng ty nên cĩ những chiến lược đầu tư và cải tiến quy trình cơng nghệ.
Uy tín cơng ty:
Việc giữ gìn uy tín của cơng ty trước hết phải đảm bảo chất lượng vệ sinh an tốn thực phẩm. Thực hiện đúng điều kiện hợp đồng, thời gian giao hàng, chủng loại, bao bì, mẫu mã. Tạo uy tín là một quá trình xây dựng niềm tin của người tiêu dùng. Trong những năm vừa qua cơng ty đã khơng ngừng cố gắng để cĩ thể xây dựng cho mình một thương hiệu riêng, làm việc với tinh thần trách nhiệm và đặt sức khỏe của người tiêu dùng lên hàng đầu. Việc đảm bảo an tồn thực phẩm đã làm cho cơng ty tạo được niềm tin và ngày càng xây dựng được niềm tin trong lịng khách hàng. Và khi nhắc đến hải sản cĩ thể nhắc đến cái tên “Hải sản Nha Trang”. Hệ thống phân phối:
Cơng ty cĩ nhiều hệ thống phân phối rộng khắp, trong nước cũng như nước ngồi đảm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm, tăng thị phần. Tuy nhiên vẫn cịn nhiều bất cập do đối tượng khách hàng đa dạng, phức tạp, việc thiết lập kênh phân phối gặp nhiều trở ngại và việc thu thập xử lý thơng tin phản hồi của cơng ty cịn hạn chế.
2.3.2. Các nhân tố bên ngồi.
Các nhân tố bên ngồi bao gồm điều kiện tự nhiên, các chính sách của chính phủ, tốc độ tăng trưởng kinh tế, các yếu tố biến động của thị trường ( tỷ giá hối đối, lãi suất tiền vay, lạm phát...) và nhu cầu của thị trường...Các nhân tố này cĩ ảnh hưởng gián tiếp tới quá trình sản xuất và kết quả kinh doanh của cơng ty. Sau đây là một vài nhân tố ảnh hưởng lớn tới quá trình sản xuất, kinh doanh của Cơng ty cổ phần hải sản Nha Trang:
Nguồn nguyên liệu đầu vào của ngành chế biến hải sản:
Xác định được những thuận lợi mà vùng vịnh Nha Trang cĩ được, cũng như