2.5.6.1. Khái quát chung
Cơng ty với ngành nghề kinh doanh: chuyên sản xuất chế biến các sản phẩm nơng sản, thủy hải sản khơ, đơng lạnh...phục vụ cho tiêu dùng trong nước và đặc biệt là xuất khẩu. Ngồi ra, cơng ty cịn nhận ủy thác xuất khẩu và gia cơng hộ một số mặt hàng. Do đĩ, để tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch mua bán với nhà cung cấp cũng như khách hàng, cơng ty sử dụng cả nội tệ (VNĐ) và ngoại tệ ( chủ yếu là USD). Mặc dù khách hàng của cơng ty phần lớn ở các nước: Đài Loan, Hàn
69
Quốc, Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản nhưng đồng tiền sử dụng trong giao dịch được thống nhất là USD.
- Việt Nam đồng: là đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ kế tốn của cơng ty, và sử dụng chủ yếu để giao dịch trong nước.
- Ngoại tệ ( USD): chủ yếu là các khoản tiền gửi, khách hàng thanh tốn cho cơng ty thơng qua ngân hàng trung gian.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của cơng ty được ghi nhận theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh nghiệp vụ, các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch tốn vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính trong kỳ. Số dư các khoản mục tiền tệ cĩ gốc ngoại tệ cuối năm được quy đổi ra VNĐ theo TGGD bình quân trên thị trường ngoại tệ liên NH do NHNN Việt Nam cơng bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
2.5.6.2. Kế tốn tiền mặt tại quỹ. 2.5.6.2.1. Kế tốn tăng tiền mặt. 2.5.6.2.1. Kế tốn tăng tiền mặt.
(1) Bán hàng thu tiền ngay. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng a) Chứng từ: - Hĩa đơn GTGT. - Phiếu thu. - Hợp đồng bán hàng. b) Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết 1111, 51122, 51129, 33311. - Sổ cái TK 111, 511, 333 2. Tài khoản sử dụng
- 51122: Doanh thu bán tơm. - 51125: Doanh thu bán chả giị. - 51129: Doanh thu bán Ebikatsu. - 1111: Tiền mặt.
70
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 1: Bán hàng thu ngay bằng tiền mặt.
Giải thích:
Kế tốn tiền mặt căn cứ vào hĩa đơn GTGT do phịng kinh doanh gửi sang, tiến hành nhập liệu vào phân hệ thu chi, in phiếu thu làm 2 liên. Lưu dữ liệu vào tập tin thu chi, sau đĩ gửi các liên của phiếu thu cho kế tốn trưởng ký duyệt.
Liên 1 chuyển cho kế tốn tiền mặt. Liên 2 gửi cho thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu liên 2 đã ký duyệt, tiến hành thu tiền, ký và ghi vào sổ quỹ. Sau đĩ, lưu sổ quỹ theo tên cịn phiếu thu liên 2 được lưu theo số.
71
Kế tốn tiền mặt sau khi nhận được phiếu thu liên 1 đã ký, cuối tháng in sổ chi tiết TK111. Sau đĩ lưu sổ sách cùng phiếu thu liên 1 tại phịng kế tốn.
Kế tốn tổng hợp dựa vào dữ liệu được truyền tự động, vào phân hệ tổng hợp, tổng hợp doanh thu, chi phí kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, khĩa sổ cuối kỳ, in Sổ cái TK 111, 511, 333 và lên các báo cáo.
Tất cả các chứng từ, sổ sách được lưu tại phịng kế tốn.
4.Trình tự hạch tốn ( số liệu minh họa tháng 01/2013).
- Phiếu thu số 9/1A ngày 31/01/2013 bán hàng cho cơng ty Biển Ngọc với sản phẩm tơm, số tiền chưa thuế là 1.416.600 đồng; sản phẩm chả giị số tiền là 2.040.000 đồng, sản phẩm hải sản xiên que số tiền là 480.000 đồng, VAT 389.760 đồng, thu ngay bằng tiền mặt.
Nợ 1111: 4.287.360 Cĩ 51122: 1.377.600 Cĩ 51125: 2.040.000 Cĩ 51129: 480.000 Cĩ 33311: 389.760 5. Sơ đồ hạch tốn 1111 51122 1.377.600 1.377.600 51125 2.040.000 2.040.000 51129 480.000 480.000 33311 389.760 389.760
72
6. Chứng từ, sổ sách minh họa: 7. Nhận xét:
Quy trình bán hàng thu tiền ngay được kế tốn cơng ty tiến hành tương đối chặt chẽ, với việc chứng từ thu đã được ký duyệt của kế tốn trưởng cũng như sự kiểm tra và ký xác nhận thu tiền của thủ quỹ để từ đĩ vào cuối ngày kế tốn tiền mặt cũng như thủ quỹ sẽ cĩ cơ sở đối chiếu số tiền cịn lại trong quỹ là bao nhiêu. Ở đây, cơng ty cũng đã mở sổ chi tiết loại tiền mặt cĩ trong quỹ cũng như tài khoản doanh thu chi tiết cho từng sản phẩm. Điều đĩ, giúp cho nhà quản trị cĩ thể nắm bắt được doanh thu sản phẩm nào đang được tiêu thụ tốt và mặt hàng nào đang bị chững lại để cĩ giải pháp bán hàng tốt hơn.
(2) Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng. a) Chứng từ: - Giấy đề nghị rút tiền. - Giấy báo Nợ. - Séc. - Phiếu thu. b) Sổ sách: - Sổ chi tiết 1111. - Sổ chi tiết 1121. - Sổ quỹ tiền mặt. 2. Tài khoản sử dụng. - TK 1111: Tiền mặt VNĐ.
- TK 11214: TGNH tại ngân hàng cơng thương.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
73
74
Giải thích:
Khi cĩ nhu cầu về tiền mặt, kế tốn ngân hàng tại doanh nghiệp lập giấy đề nghị rút tiền gửi ngân hàng, rồi đem cho kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đĩ được chuyển trả lại cho kế tốn ngân hàng để làm căn cứ viết Séc. Séc được lập làm 2 liên.
Liên 1 được lưu tại bộ phận.
Liên 2 được chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt rồi giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ đến ngân hàng làm thủ tục rút tiền. Ngân hàng sẽ lập giấy báo nợ và chuyển cho kế tốn tiền mặt. Kế tốn tiền mặt căn cứ vào giấy báo nợ, giấy đề nghị rút tiền ngân hàng nhập dữ liệu vào máy tính in phiếu thu, phiếu thu được lập làm 2 liên. Sau đĩ chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt.
Liên 1 được lưu tại bộ phận.
Liên 2 chuyển cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ. Sổ quỹ được lưu theo tên, liên 2 của phiếu thu được lưu theo số.
Cuối tháng, kế tốn tiền mặt in sổ chi tiết TK 111. Lưu sổ theo tên.
Kế tốn ngân hàng cuối tháng in sổ chi tiết TK 112, lưu sổ và giấy báo nợ theo tên.
4. Định khoản.
- Phiếu thu số 1/1A ngày 03/01/2013 rút TGNH cơng thương 235.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ 11214: 235.000.000 Cĩ 1111: 235.000.000
- Phiếu thu số 5/1A ngày 14/01/2013 rút TGNH cơng thương số tiền 200.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ 11214: 200.000.000 Cĩ 1111: 200.000.000
- Phiếu thu số 8/1A ngày 30/01/2013 rút TGNH cơng thương số tiền 248.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ 11214: 248.000.000 Cĩ 1111: 248.000.000
75 5. Sơ đồ hạch tốn. 11214 1111 683.000.000 683.000.000 6.Sổ sách minh họa: 7. Nhận xét:
Cơng ty đã tuyển thêm kế tốn tiến hành giao dịch với ngân hàng riêng với kế tốn tiền mặt, nhằm phân cơng rõ ràng cơng việc, tránh được áp lực cơng việc về cơng tác tiền cho kế tốn tiền mặt hơn. Quy trình rút TGNH do kế tốn cơng ty cũng đã tuân thủ tương đối chặt chẽ với việc căn cứ vào chứng từ của ngân hàng là giấy báo nợ để tiến hành ghi sổ và kế tốn trước khi tiến hành giao dịch rút tiền ở ngân hàng thì cũng đã thơng qua quyết định rút tiền của giám đốc được thể hiện trên giấy đề nghị rút tiền được duyệt, để khi truy cứu trách nhiệm của các bên sẽ cĩ cơ sở để xem xét. Cơng ty cũng đã mở sổ chi tiết cho từng ngân hàng cũng như các loại tiền gửi khác nhau.
(3) Thu tạm ứng. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng. a) Chứng từ - Hĩa đơn GTGT. - Giấy đề nghị thanh tốn. - Phiếu thu. b) Sổ sách - Sổ chi tiết 1111, 141. 2. Tài khoản sử dụng. - TK 141: Tạm ứng. - TK 1111: Tiền mặt VNĐ.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
76
Lưu đồ 3: Thu tạm ứng.
Giải thích:
Người tạm ứng sau khi đi cơng tác về sẽ giao giấy đề nghị thanh tốn, hĩa đơn, vé tàu xe, giấy đi đường cùng các giấy tờ khác cĩ liên quan giao cho kế tốn trưởng xem xét. Giấy thanh tốn tạm ứng sau khi được xem xét được giao cho kế tốn tiền mặt.
Kế tốn tiền mặt tiến hành nhập liệu, in phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên rồi chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt. Dữ liệu được lưu vào tập tin thu chi.
77
Liên 2 giao cho thủ quỹ.
Liên 3 giao cho người tạm ứng.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu liên 2 tiến hành thu tiền, ký và ghi vào sổ quỹ. Sau đĩ lưu các sổ theo tên và phiếu thu theo số.
Kế tốn tiền mặt cuối tháng in sổ chi tiết TK 111, lưu sổ theo tên cịn phiếu thu theo số.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào dữ liệu được truyền, khĩa sổ cuối kỳ, in sổ cái TK 141. Lưu sổ sách theo ngày.
4.Trình tự hạch tốn.
Cơng ty sẽ tiến hành thu hồn ứng nhân viên khi cĩ quyết định thanh tốn tiền tạm ứng theo giấy đề nghị thanh tốn do nhân viên lập, căn cứ vào chứng từ đã phát sinh hợp lý, hợp lệ, kế tốn hạch tốn cụ thể như sau:
- Phiếu thu số 4/1A ngày 05/01/2013 thu tiền tạm ứng thừa số tiền 3.299.000 đồng. Nợ 1111: 3.299.000 Cĩ 141: 3.299.000 5. Sơ đồ hạch tốn 1111 141 3.299.000 6.Sổ sách, chứng từ minh họa. 7. Nhận xét:
Cơng ty đã hạch tốn khoản tạm ứng chi tiết theo từng đối tượng. Cơng ty đã thực hiện thủ tục tạm ứng khá chặt chẽ: phiếu tạm ứng, các hĩa đơn mua hàng đã thanh tốn, giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng. Tuy nhiên đối với từng nghiệp vụ phát sinh trong tháng tương đối lớn chủ yếu tạm ứng đi cơng tác, mua vật tư máy mĩc thiết bị ở phân xưởng và cơng ty. Do đĩ, cơng ty cần quy định cụ thể thời gian hồn ứng rõ rang để dễ kiểm sốt lượng tiền mặt. Đồng thời các khoản tạm ứng dù lớn
78
hay nhỏ. Cơng ty cũng quy định rằng tạm ứng cũng phải làm thủ tục xin tạm ứng và quyết tốn tạm ứng.
(4) Thu tiền vay ngắn hạn. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng
a) Chứng từ sử dụng. - Đơn xin vay vốn. - Hợp đồng tín dụng. - Hồ sơ vay vốn. - Phiếu thu.
- Bảng kê thu tiền. b) Sổ sách sử dụng.
- Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết, Sổ cái. 2. Tài khoản sử dụng.
- TK 3112: Vay ngắn hạn khác. - TK 1111: Tiền mặt VNĐ.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách.
79
80
Giải thích:
Khi phát sinh nhu cầu vay vốn kế tốn tiền mặt sẽ lập giấy đề nghị vay vốn gửi cho giám đốc phê duyệt. Giám đốc nhận thấy giai đoạn này cơng ty nên vay thêm ngắn hạn ngân hàng, giám đốc sẽ ký duyệt giấy đề nghị vay vốn.
Giấy đề nghị vay vốn sau khi được giám đốc ký duyệt được chuyển cho kế tốn ngân hàng tiến hành lập hợp đồng vay vốn, hợp đồng được lập thành 2 bản. Sau đĩ chuyển hợp đồng cho giám đốc xét duyệt.
Giám đốc cơng ty sau khi thơng qua hội đồng thành viên đại diện cho ban lãnh đạo cơng ty ký kết hợp đồng tín dụng với ngân hàng. Hợp đồng bản 1 đã ký do cơng ty giữ, bản 2 do ngân hàng giữ.
Ngân hàng sau khi xem xét hồ sơ xin vay vốn, nếu đồng ý cho cơng ty vay thì tiến hành giải ngân và chuyển tiền vay cho cơng ty.
Sau khi kế tốn ngân hàng nhận chứng từ của ngân hàng khi đã cĩ sự kiểm tra của kế tốn trưởng, chuyển cho kế tốn tiền mặt để kế tốn tiền mặt tiến hành lập phiếu thu làm 3 liên. Sau đĩ, chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt.
Liên 1 được lưu tại kế tốn tiền mặt. Liên 2 chuyển cho thủ quỹ.
Liên 3 giao cho ngân hàng
Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu liên 2, tiến hành nhận tiền, ký và ghi vào sổ quỹ. Sau đĩ, lưu sổ quỹ theo tên, phiếu chi lưu theo số.
Kế tốn tiền mặt cuối tháng in sổ chi tiết TK 1111, lưu phiếu chi liên 1 theo số cịn các sổ cũng như bảng kê theo tên. Tồn bộ chứng từ mà kế tốn ngân hàng chuyển đến được gửi cho kế tốn tổng hợp.
Cuối cùng tất cả chứng từ được lưu tại phịng kế tốn.
4. Định khoản kế tốn.
- Phiếu thu số 2/1A ngày 05/01/2013, thu vay ngắn hạn Ngân hàng cơng thương số tiền là 520.625.000 đồng.
Nợ 1111: 520.625.000 Cĩ 3112: 520.625.000
81
-Phiếu thu số 6/1A ngày 24/01/2013, thu vay ngắn hạn Ngân hàng cơng thương số tiền là 521.000.000 đồng. Nợ 1111: 521.000.000 Cĩ 3112: 521.000.000 5. Sơ đồ hạch tốn. 3112 1111 1.041.625.000 6. Sổ sách, chứng từ minh họa. 7. Nhận xét
Cơng ty đã thực hiện đầy đủ và đúng các chứng từ, khi cĩ nhu cầu cần phải vay thêm các đối tượng bên ngồi thì kế tốn đã phải lập giấy đề nghị vay vốn, các thủ tục vay đã cĩ sự xét duyệt của giám đốc và hồ sơ xin vay cũng được lập với các điều kiện thỏa đáng, cơng tác vay đã được ngân hàng xem xét. Hoạt động vay ngân hàng chiếm tỷ lệ khá cao và chủ yếu là vay ngắn hạn ngân hàng Đơng Á để trả tiền hàng. Các chứng từ thu cũng đã được các bên cĩ liên quan ký, tất cả các chứng từ đều đầy đủ các chữ ký. Cơng ty cũng đã tách kế tốn tiền mặt với thủ quỹ.
82
2.5.6.2.2. Kế tốn giảm tiền mặt.
(1) Chi trả lương cho cán bộ cơng nhân viên của cơng ty.
Các khoản phải trả cơng nhân viên bao gồm : lương, các khoản phụ cấp theo lương, tiền thưởng (nếu cĩ), các khoản bảo hiểm phải nộp theo quy định.
Hàng ngày tổ trưởng các phân xưởng, nhĩm sản xuất tiến hành theo dõi, đánh giá, chấm cơng cho từng lao động. Cuối tháng, bảng chấm cơng và phiếu báo làm thêm giờ sẽ được chuyển cho phịng tổ chức – hành chính tiến hành tính lương, đánh giá kết quả lao động của từng nhân viên, từ đĩ lập bảng thanh tốn tiền lương, bảng thanh tốn thưởng để trình giám đốc ký duyệt.
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng.
a) Chứng từ
- Bảng thanh tốn lương, bảng thanh tốn tiền thưởng. - Phiếu chi (3 liên).
b) Sổ sách
- Sổ chi tiết 1111. - Sổ Cái TK 334
2. Tài khoản sử dụng.
- TK1111: Tiền mặt VNĐ.
- TK 334: Phải trả cơng nhân viên
3. Quy trình luân chuyển chứng từ. Giải thích:
Hàng tháng khi nhận được bảng chấm cơng và phiếu xác nhận sản phẩm hồn thành bộ phận sử dụng lao động gửi đến, phịng tổ chức hành chính tiến hành lập bảng thanh tốn lương, thưởng. Sau đĩ, gửi bảng thanh tốn lương, thưởng cho giám đốc xét duyệt.
Chuyển bảng thanh tốn lương, thưởng đã duyệt cho kế tốn tiền mặt. Kế tốn tiền mặt tiến hành nhập liệu, in phiếu chi làm 2 liên.
Chuyển 2 liên của phiếu chi cho giám đốc xem xét và ký duyệt. Sau đĩ: Liên 1 chuyển cho kế tốn tiền mặt.
83
Liên 2 cho thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu chi liên 2, tiến hành kiểm tra, ký và chi tiền, ghi vào sổ quỹ. Phiếu chi liên 2 được lưu theo số, cịn sổ quỹ được lưu theo tên.
Kế tốn tiền mặt nhận được phiếu chi liên 1, cuối tháng in ra sổ chi tiết TK1111 cũng như sổ cái 111. Các sổ được lưu theo tên và lưu phiếu chi liên 1 theo số.
Kế tốn tổng hợp dựa vào dữ liệu được truyền, khĩa sổ cuối kỳ, in ra sổ cái TK 334. Lưu sổ theo tên.
84
4. Trình tự hạch tốn.
- Phiếu chi số 7/2A ngày 05/01/2013, chi trả lương kỳ 2 tháng 12/2012 số tiền 564.595.302 đồng. Nợ 334: 564.595.302 Cĩ 1111: 564.595.302 …. 5. Sơ đồ hạch tốn