2.5.7.1. Kế tốn các khoản phải thu:
Kế tốn tăng các khoản phải thu khách hàng do bán hàng chưa thu được tiền: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng. a) Chứng từ sử dụng: - Lệnh bán hàng. - Giấy gửi hàng. - Đơn đặt hàng. - Hĩa đơn bán hàng. b) Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng. - Sổ chi tiết bán hàng.
- Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái.
2. Tài khoản sử dụng:
- TK 131: Phải thu khách hàng. - TK 511: Doanh thu bán hàng.
- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp. - TK 33312: Thuế GTGT hàng xuất khẩu.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
115
116
Giải thích:
Tại phịng kinh doanh, khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì tiến hành lập hợp đồng bán hàng gồm 2 bản. Sau đĩ, chuyển hợp đồng bán hàng cùng đơn đặt hàng cho Giám đốc hoặc kế tốn trưởng ký duyệt.
Kế tốn trưởng sau khi ký duyệt thì chuyển trả lại tồn bộ cho phịng kinh doanh. Hợp đồng bán hàng bản 1 lưu tại phịng KD cịn bản 2 chuyển cho khách hàng.
Dựa vào các chứng từ đã được ký duyệt để lập hĩa đơn GTGT gồm 3 liên, chuyển các liên của HĐGTGT cho kế tốn trưởng ký duyệt, sau đĩ:
Liên 1 lưu tại phịng kinh doanh. Liên 2 chuyển cho kế tốn cơng nợ. Liên 3 giao cho khách hàng.
Kế tốn cơng nợ căn cứ vào hĩa đơn GTGT liên 2 được gửi qua, tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế tốn, ghi tăng cơng nợ phải thu, lưu trữ dữ liệu. Cuối tháng, in ra sổ chi tiết TK 131. Sau đĩ, lưu sổ theo tên cịn hĩa đơn GTGT liên 2 được lưu theo số tại bộ phận kế tốn cơng nợ.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bộ chứng từ, tiến hành vào phân hệ tổng hợp, khĩa sổ cuối kỳ. Cuối tháng, tập hợp doanh thu tiêu thụ để kết chuyển xác định KQKD, in sổ cái TK 131, 511, 333 và các báo cáo. Lưu các sổ sách cùng bộ chứng từ, báo cáo theo ngày.
* Nếu bán lẻ (tại các quầy hàng…) thì định kỳ nhân viên bán hàng của quầy lập bảng kê chi tiết tiêu thụ hàng chuyển lên cho phịng kế tốn, căn cứ vào bảng kê đĩ kế tốn tiền mặt hoặc kế tốn ngân hàng sẽ lập phiếu thanh tốn.
4. Định khoản:
- HĐGTGT số 1/D1 ngày 28/01/2013 xuất bán cho Crescent Foods 17.250kg tơm thẻ với giá FOB là 4 USD/kg chưa thanh tốn, tỷ giá ngày giao dịch là VNĐ/USD = 20.800:
Nợ 131: 17.245 * 4 *20.805 = 1.435.200.000 Cĩ 51122: 17.245*4*20.800 = 1.435.200.000 Cĩ 33312: 17.250* 4* 20800* 0% = 0
117
+ Thuế xuất khẩu:
Nợ 51122: 1.435.200.000*0% = 0 Cĩ 3333: 0
- HĐGTGT số 2/D1 ngày 28/01/2013 xuất khẩu bán 29.010 kg tơm thẻ cho Eastern Fish với giá FOB 4 USD/kg chưa thanh tốn, tỷ giá ngày giao dịch VNĐ/USD = 20.840:
Nợ 131: 2.418.274.560
Cĩ 51122: 29.010 * 4 * 20.840 = 2.418.274.560 Cĩ 33312: 29.010 *4 * 20.840*0% = 0
+ Thuế xuất khẩu: Nợ 51122: 0 Cĩ 3333: 2.418.274.560*0% = 0 …. 5. Sơ đồ hạch tốn. 51122 131 5.380.769.610 5113 546.288.539 33312 0 6. Chứng từ, sổ sách minh họa.
118
7. Nhận xét:
Các khoản phải thu của cơng ty hàng tháng là khá cao. Điều này khơng tốt,
làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động SXKD của đơn vị do bị khách hàng chiếm
dụng vốn nhiều. Cơng ty chưa mở tài khoản phải thu khách hàng chi tiết mà chỉ tập
hợp chung trên tài khoản tổng hợp, điểu này gây bất lợi trong việc theo dõi tình
hình nợ cũng như thu nợ của từng khách hàng. Qua đĩ rất khĩ theo dõi được khách
hàng nào sắp đến hạn thanh tốn hay đang chiếm dụng một số vốn lớn của cơng ty
để đưa ra biện pháp thu nợ thích hợp.
Cuối tháng, cơng ty đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ của khoản nợ phải thu:
1. Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 131, 6352, 5152.
- Sổ cái TK 131, 515, 635, 911.
- Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
2. Tài khoản sử dụng:
- TK 131: Phải thu khách hàng.
- TK 5152: Tăng chênh lệch tỷ giá hối đối.
- TK 6352: Giảm chênh lệch TGHĐ.
- TK 911: Xác định KQKD.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ Giải thích:
Cuối tháng, kế tốn cơng nợ tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ của tài khoản phải thu khách hàng.
Kế tốn căn cứ vào số ngoại tệ cịn lại trên tài khoản, tỷ giá ghi sổ đồng thời cũng căn cứ vào tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày cuối tháng để tiến hành đánh giá.
- Nếu tăng chênh lệch TGHĐ thì đưa vào TK 5152 – Tăng chênh lệch TGHĐ.
119
Sau đĩ tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Sau đĩ, in ra Sổ chi tiết TK 1122 chi tiết cho từng ngân hàng và cho từng loại ngoại tệ, SCT 5152, 6352. Lưu các sổ theo tên tại phịng kế tốn.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào dữ liệu được truyền tự động, tiến hành khĩa sổ cuối kỳ, kết chuyển các TK 6352, 5152 sang TK 911 – Xác định KQKD. Sau đĩ, lưu các sổ theo ngày.
Lưu đồ 14: Đánh giá số dư ngoại tệ của TK phải thu.
4. Định khoản:
Số dư ngoại tệ của khoản phải thu khách hàng cuối tháng 01/2013 là 199.816 USD.
Số tiền phải thu khách hàng trước khi đánh giá lại: 199.816 * 20.840 = 4.164.165.440 VNĐ
120
Tại ngày 31/01/2013, tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng là VNĐ/USD = 20.828.
Số tiền phải thu khách hàng sau khi đánh giá lại: 199.816 * 20.828 = 4.161.767.648 VNĐ.
Chênh lệch giảm tỷ giá hối đối:
4.161.767.648 – 4.164.165.440 = (2.397.792) VNĐ. + Định khoản: Nợ 6352: 2.397.792 Cĩ 131: 2.397.792 5. Sơ đồ hạch tốn. 131 6352 2.397.792 6. Sổ sách minh họa: 7. Nhận xét:
Cuối tháng, kế tốn tiến hành đánh giá lại khoản mục phải thu khách hàng cĩ gốc ngoại tệ. Kế tốn đã căn cứ vào tỷ giá ghi sổ và tỷ giá bình quân liên ngân hàng để đánh giá. Cĩ sự chênh lệch tỷ giá, kế tốn đưa vào tài khoản 6352, đây là tài khoản mở chi tiết để theo dõi chênh lệch giảm tỷ giá hối đối.
121
2.5.7.2. Kế tốn các khoản tạm ứng: Kế tốn tăng các khoản tạm ứng: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng: a) Chứng từ: - Giấy đề nghị tạm ứng. - Phiếu chi.- Bảng kê chi tiền mặt.
b) Sổ sách:
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết 1111.
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái 141, 111.
2. Tài khoản sử dụng:
- TK 141: Tạm ứng.
- TK 1111: Tiền mặt VNĐ.
122
Lưu đồ 15: Tạm ứng.
Giải thích:
Khi phát sinh chi phí phục vụ hoạt động SXKD, người xin tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng trình giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt.
123
Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được xét duyệt sẽ làm cơ sở cho kế tốn tiền mặt nhập liệu vào máy, in phiếu chi làm 3 liên đồng thời lưu dữ liệu. Phiếu chi được chuyển cho kế tốn trưởng xét và ký duyệt. Sau đĩ:
Liên 1 lưu tại kế tốn tiền mặt. Liên 2 chuyển cho thủ quỹ.
Liên 3 giao cho người xin tạm ứng.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi liên 2 tiến hành kiểm tra, ký và chi tiền, ghi vào sổ quỹ. Lưu sổ theo tên cịn phiếu chi liên 2 lưu theo số.
Kế tốn tiền mặt cuối tháng in ra sổ chi tiết 1111, lên bảng kê chi tiền. Sau đĩ, lưu các sổ sách theo tên.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào dữ liệu được truyền tiến hành vào phân hệ tổng hợp, khĩa sổ cuối kỳ, in ra sổ cái TK 141, 111. Lưu các sổ theo ngày.
4. Định khoản:
Trong tháng 01/2013, khơng phát sinh các khoản chi tạm ứng.
5. Sơ đồ hạch tốn.
6. Chứng từ, sổ sách minh họa. 7. Nhận xét
Mặc dù trong tháng 01/2013, cơng ty khơng phát sinh các khoản chi tạm ứng cho nhân viên nhưng nhìn vào quy trình ta thấy khi một nhân viên muốn tạm ứng tiền để chi cho các hoạt động do lãnh đạo cơng ty đưa ra thì phải lập giấy đề nghị tạm ứng và phải cĩ sự xem xét, ký duyệt của kế tốn trưởng hay giám đốc cơng ty, lúc đĩ kế tốn mới chấp nhận giấy đề nghị tạm ứng đĩ và thủ quỹ mới tiến hành chi tiền. Đã cĩ sư chặt chẽ trong quy trình tiến hành chi tạm ứng cho nhân viên, cĩ sự ký duyệt đầy đủ và cĩ các chữ ký của các bên liên quan.
2.5.7.3. Kế tốn các khoản vay:
Trong quá trình hoạt động SXKD, doanh nghiệp cần vốn phục vụ cho hoạt động SXKD, doanh nghiệp cĩ thể vay. Doanh nghiệp cĩ thể vay ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng…hoặc các tổ chức cá nhân nào.
124
* Kế tốn tăng nợ vay ngắn hạn: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
a) Chứng từ sử dụng:
- Giấy lĩnh tiền mặt (2 liên). - Bảng kê xin vay (2 bản).
- Khế ước nhận nợ (2 bản) kẹp cùng hợp đồng tín dụng (đã ký). b) Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết 1111, 311 chi tiết cho từng đối tượng - Sổ cái TK 111, 311.
- Sổ quỹ, Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
2. Tài khoản sử dụng:
- TK 1111: Tiền mặt VNĐ.
- TK 311: Vay ngắn hạn cho từng đối tượng.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ: Giải thích:
Khi phát sinh nhu cầu vay vốn kế tốn tiền mặt sẽ lập giấy đề nghị vay vốn
gửi cho giám đốc phê duyệt. Giám đốc nhận thấy giai đoạn này cơng ty nên vay
thêm ngắn hạn ngân hàng, giám đốc sẽ ký duyệt giấy đề nghị vay vốn.
Giấy đề nghị vay vốn sau khi được giám đốc ký duyệt được chuyển cho kế tốn ngân hàng tiến hành lập hợp đồng vay vốn, hợp đồng được lập thành 2 bản. Sau đĩ chuyển hợp đồng cho giám đốc xét duyệt.
Giám đốc cơng ty sau khi thơng qua hội đồng thành viên đại diện cho ban lãnh đạo cơng ty ký kết hợp đồng tín dụng với ngân hàng. Hợp đồng bản 1 đã ký do cơng ty giữ, bản 2 do ngân hàng giữ.
Ngân hàng sau khi xem xét hồ sơ xin vay vốn, nếu đồng ý cho cơng ty vay thì tiến hành giải ngân và chuyển tiền vay cho cơng ty.
Sau khi kế tốn ngân hàng nhận chứng từ của ngân hàng khi đã cĩ sự kiểm tra của kế tốn trưởng, chuyển cho kế tốn tiền mặt để kế tốn tiền mặt tiến hành lập phiếu thu làm 3 liên. Sau đĩ, chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt.
125
Liên 1 được lưu tại kế tốn tiền mặt. Liên 2 chuyển cho thủ quỹ.
Liên 3 giao cho ngân hàng
Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu liên 2, tiến hành nhận tiền, ký và ghi vào sổ quỹ. Sau đĩ, lưu sổ quỹ theo tên, phiếu chi lưu theo số.
Kế tốn tiền mặt cuối tháng in sổ chi tiết TK 1111, lưu phiếu chi liên 1 theo số cịn các sổ cũng như bảng kê theo tên. Tồn bộ chứng từ mà kế tốn ngân hàng chuyển đến được gửi cho kế tốn tổng hợp. Chứng từ, sổ sách được lưu ở đây
126
4. Định khoản kế tốn.
- Phiếu thu số 2/1A ngày 05/01/2013, thu vay ngắn hạn Ngân hàng cơng thương số tiền là 520.625.000 đồng.
Nợ 1111: 520.625.000 Cĩ 3112: 520.625.000
- Phiếu thu số 6/1A ngày 24/01/2013, thu vay ngắn hạn Ngân hàng cơng thương số tiền là 521.000.000 đồng. Nợ 1111: 521.000.000 Cĩ 3112: 521.000.000 5. Sơ đồ hạch tốn. 3112 1111 1.41.625.00 6.Sổ sách, chứng từ minh họa. 7. Nhận xét:
Cơng ty đã thực hiện đầy đủ và đúng các chứng từ và hồ sơ xin vay đồng thời trả gốc và lãi vay theo đúng thời hạn quy định. Hoạt động vay ngân hàng chiếm tỷ lệ khá cao và chủ yếu là vay ngắn hạn ngân hàng Đơng Á để trả tiền hàng. Các khoản vay dài hạn chủ yếu là đầu tư nhà máy, dây chuyền sản xuất.
127
* Đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ của tài khoản vay ngắn hạn bằng ngoại tệ. 1. Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 3112, 5152, 6352. - Sổ cái TK 515, 635, 3112, 911.
2. Tài khoản sử dụng:
- TK 3112: Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ USD chi tiết cho từng ngân hàng. - TK 5152: Tăng chênh lệch tỷ giá hối đối.
- TK 6352: Giảm chênh lệch tỷ giá hối đối. - TK 911: Xác định KQKD.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
128
Giải thích:
Cuối tháng, kế tốn ngân hàng tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ trên tài khoản vay ngắn hạn căn cứ vào tỷ giá ghi sổ và tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày cuối tháng.
Nếu tăng chênh lệch tỷ giá hối đối thì đưa vào tài khoản doanh thu hoạt động tài chính.
Nếu giảm chênh lệch tỷ giá hối đối thì đưa vào tài khoản chi phí tài chính. Sau đĩ nhập liệu đã tính tốn vào phân hệ thu chi, in ra sổ chi tiết TK 5152, 6352, 3112 ( chi tiết cho từng ngân hàng).
Lưu các sổ sách tại phịng kế tốn.
Kế tốn tổng hợp cũng căn cứ vào phần dữ liệu được truyền qua, tiến hành khĩa sổ cuối kỳ. Kết chuyển các TK 5152, 6352 sang TK 911 để xác đinh KQKD. In ra các sổ cái TK 515, 635, 311. Sau đĩ, lưu các sổ theo ngày.
4. Định khoản
Cuối tháng kế tốn tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ của khoản mục nợ vay ngắn hạn.
Số dư ngoại tệ tồn cuối tháng 01/2013 của khoản vay ngắn hạn này là:
- Tại ngân hàng Đơng Á số ngoại tệ trước khi đánh giá lại là 61.000 USD với tỷ giá VNĐ/USD = 20.908:
Số tiền trước khi đánh giá lại của tài khoản vay ngắn hạn là: 61.000 * 20.908 = 1.275.388.000 VNĐ.
Tại ngày cuối tháng 31/01/2013, tỷ giá bình quân liên ngân hàng VNĐ/USD = 20.828
Số tiền sau khi đánh giá lại của tài khoản vay ngắn hạn: 61.000 * 20.828 = 1.270.508.000 VNĐ
Chênh lệch tăng tỷ giá hối đối là:
1.270.508.000 – 1.275.388.000 = (4.880.000) VNĐ. + Định khoản: (đvt: đ)
129
Cĩ 5152: 4.880.000
- Tại ngân hàng cơng thương Khánh Hịa số dư ngoại tệ là 274.350 USD với tỷ giá VNĐ/USD = 20.820
Số tiền trước khi đánh giá lại của tài khoản vay ngắn hạn: 274.350 * 20.888 = 5.730.622.800 VNĐ
Số tiền sau khi đánh giá lại của tài khoản vay ngắn hạn: 274.350 * 20.828 = 5.714.161.800 VNĐ
Chênh lệch tăng tỷ giá hối đối:
5.714.161.800 – 5.730.622.800 = (16.461.000) VNĐ + Định khoản: Nợ 31122: 16.461.000 Cĩ 5152: 16.461.000 5. Sơ đồ hạch tốn 5152 31121 4.880.000 31122 16.461.000 6. Sổ sách minh họa: 7. Nhận xét:
Cuối tháng, kế tốn đã tiến hành đánh giá lại khoản mục nợ vay ngắn hạn cĩ gốc ngoại tệ. Kế tốn đã căn cứ vào tỷ giá ghi sổ cũng như tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm đánh giá lại. Sau khi đánh giá kế tốn đã hạch tốn chênh lệch vào TK 5152 – chênh lệch tăng TGHĐ, cơng ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi riêng doanh thu tài chính và chênh lệch tăng TGHĐ. Đây cũng là một điều thuận lợi vì nĩ cĩ thể tách biệt được doanh thu tài chính thực sự cơng ty nhận được với việc khoản thu chưa thật sự bởi vì đĩ chỉ là thời điểm mà kế tốn đánh giá lại, chưa thể hiện số tiền thực thu.
130
2.5.7.4. Kế tốn các khoản phải trả người bán.
Các khoản phải trả người bán được cơng ty theo dõi cho từng đối tượng, từng lần trả nợ. Khi đến hạn thanh tốn và người bán nhắc nợ, cơng ty sẽ dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ.
• Kế tốn tăng phải trả người bán do mua hàng chưa thanh tốn:
