2.5.1.1. Tổ chức nhân sự trong phịng kế tốn.
Sơ đồ 16: Sơ đồ nhân sự phịng kế tốn.
Phịng kế tốn cĩ 4 người:
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên:
• Kế tốn trưởng kiêm kế tốn cơng nợ, thuế, TSCĐ:
- Kiểm tra tồn bộ, chịu trách nhiệm, phụ trách, hướng dẫn cơng tác kế tốn tài chính của cơng ty, đồng thời kiêm luơn cơng việc tính giá thành. Kiểm tra các định mức sử dụng NVL tương ứng với từng nhĩm hàng sản xuất trong tháng, báo cáo cho Ban giám đốc về sự tăng, giảm giá sản phẩm.
- Kiểm tra, ký duyệt các báo cáo tài chính gửi cho các ban ngành.
- Phổ biến, hướng dẫn kịp thời các chế độ tài chính kế tốn do Bộ Tài chính
ban hành, được Nhà Nước quy định cho các nhân viên phịng kế tốn.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho ban Giám đốc.
- Tham mưu cho nhà quản lý ra quyết định trong kinh doanh.
- Làm báo cáo thuế hàng tháng, lên quyết tốn thuế GTGT và thuế thu nhập
cá nhân cả năm.
Kế tốn trưởng (tính giá thành)
Kế tốn tiền mặt Kế tốn vật tư
Kế tốn doanh thu & xác định KQKD
Kế tốn thành phẩm
61
- Kiểm tra, đơn đốc nhân viên trong phịng kế tốn và bộ phận thu mua nguyên vật liệu thực hiện các luật thuế, các thơng tư hướng dẫn về các loại thuế.
- Kiểm tra các chứng từ cĩ liên quan để làm cơng tác tổng hợp.
- Cuối tháng, đối chiếu cơng nợ với khách hàng và thu tiền kịp thời.
Kế tốn TSCĐ:
- Mở sổ theo dõi TSCĐ theo nhĩm.
- Lập bảng tính khấu hao TSCĐ hàng tháng.
- Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ, tăng giảm khấu hao TSCĐ trong tháng.
- Tổng hợp chi phí xây dựng cơ bản dở dang từng cơng trình.
- Kiểm kê TSCĐ cuối năm.
• Kế tốn tiền mặt kiêm kế tốn vật tư, doanh thu tiêu thụ và xác định KQKD:
- Cĩ nhiệm vụ theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt, xuất nhập vật tư, hoạt động bán hàng và tập hợp các chi phí để xác định KQKD.
Kế tốn tiền mặt:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi thu chi.
- Vào sổ quỹ đối chiếu với Sổ Cái hàng tháng, cĩ chữ ký của thủ quỹ.
- Lập biên bản kiểm kê quỹ theo tháng, quý, năm; quản lý chương trình kế
tốn máy và chứng từ lưu trữ cho phịng kế tốn.
Kế tốn vật tư:
- Kiểm tra các đề xuất vật tư nếu trong kho cĩ thì làm phiếu xuất, nếu khơng thì ký xác nhận cho bộ phận cung ứng.
- Làm phiếu xuất nhập vật tư và hạch tốn vào tài khoản tương ứng.
- Hàng ngày vào sổ vật tư, cuối tháng đối chiếu cĩ chữ ký với thủ kho.
- Báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư theo tháng, quý, năm.
- Kiểm kê kho vật tư vào cuối năm.
- Kiểm kê việc sử dụng vật tư đúng định mức.
62
• Kế tốn ngân hàng kiêm kế tốn thành phẩm: Kế tốn thành phẩm:
- Xử lý số liệu thành phẩm nhập xuất hàng ngày do phân xưởng báo cáo và lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm.
- Cuối năm in ra báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm để đối chiếu với
phân xưởng chế biến và lên bảng giá trị tồn kho cuối tháng.
• Kế tốn tổng hợp kiêm kế tốn ngân hàng, kế tốn cơng nợ, kế tốn thuế:
Kế tốn ngân hàng:
- Hàng ngày tập hợp số liệu và báo cáo cơng nợ cho Giám đốc trước 10 giờ sáng.
- Mở sổ theo dõi từng loại tài khoản tiền gửi ngân hàng.
- Cuối tháng, đối chiếu số dư cĩ khớp với sổ phụ ngân hàng để hạch tốn
trên máy và chứng từ ghi sổ.
- Kiểm kê chứng từ đầy đủ, sắp xếp theo bảng kê và giao cho người quản lý
chứng từ.
- Kiểm tra tồn bộ các khoản lãi vay ngân hàng trước khi trình ký duyệt chi.
- Theo dõi, trả nợ lãi và gốc cho hợp đồng vay đúng hạn.
• Thủ quỹ:
- Là người quản lý quỹ tiền mặt cho cơng ty, thực hiện thu chi tiền mặt theo chứng từ phiếu thu, phiếu chi đã được ký duyệt.
- Cuối ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ và các kế tốn cơng nợ, kế tốn ngân hàng so sánh số dư tồn quỹ trong ngày để đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ.
63
2.5.1.2. Tổ chức cơng tác kế tốn.
Sơ đồ 17: Sơ đồ tổ chức cơng tác kế tốn.
Cơng ty cổ phần hải sản Nha Trang áp dụng hình thức kế tốn tập trung. Tất cả các cơng việc như tập hợp chứng từ, lập báo cáo kế tốn, kiểm tra, đối chiếu sổ sách đều tập trung tại phịng kế tốn tài chính. Nhiệm vụ chủ yếu là kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty thơng qua các số liệu cung ứng tiền cho cơng ty, các phân xưởng sản xuất kiểm tra, xem xét các chứng từ chi tiêu, tham mưu cho Giám đốc ấn định tiền vay, quan hệ chặt chẽ với ngân hàng. Hàng quý, 6 tháng, năm lập báo cáo tài chính đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Ngồi ra, phịng kế tốn cĩ nhiệm vụ phối hợp với các phịng cĩ liên quan trong cơng tác lập ra kế hoạch chi tiêu trong SXKD, trong tiêu dùng đảm bảo cĩ hiệu quả. Việc tổ chức cơng tác kế tốn tập trung phân rõ chức năng , nhiệm vụ của từng bộ phận, từng người làm cho bộ máy kế tốn tương đối gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.
Qua việc tìm hiểu cơng tác tổ chức kế tốn tại cơng ty hải sản Nha Trang
ta thấy: việc tổ chức nhân sự trong phịng kế tốn khá gọn nhẹ chỉ gồm 4 người trong đĩ một kế tốn cĩ thể kiêm nhiệm một hoặc một vài phần hành kế tốn nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, giúp cơng ty tiết kiệm chi phí. Thủ quỹ được tách riêng giúp giảm gian lận vì người ghi chép và người nắm giữ tài sản tách biệt nhau. Mơ hình kế tốn tập trung đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo cơng tác kế tốn. Giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên mơn hĩa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tính tốn hiện đại cĩ hiệu quả. Nhưng cĩ nhược điểm là khơng cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ doanh nghiệp.
Chứng từ kế tốn ở các phân xưởng Chứng từ kế tốn ở các kho hàng Chứng từ kế tốn ở các bộ phận, nghiệp vụ khác Phịng kế tốn
64
2.5.2. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn tại đơn vị
Cơng ty cổ phần hải sản Nha Trang áp dụng kế tốn máy. Do đĩ, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn. Cơng ty đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Các chứng từ ghi sổ dùng để phản ánh các bút tốn điều chỉnh, các bút tốn khơng liên quan đến phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, TGNH, phiếu nhập kho thành phẩm. Các chứng từ ghi sổ, bảng kê, phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, TGNH, phiếu xuất kho thành phẩm được nhập vào máy, máy in ra các sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh, sổ cái và các báo biểu khác.
Sơ đồ 18: Sơ đồ tổng quát chứng từ ghi sổ
`
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Chứng từ kế tốn Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
65
• Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng để làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan.
Cuối tháng, phải khĩa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Cĩ và số dư của các tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
• Hình thức kế tốn máy:
Phịng kế tốn của cơng ty làm việc chủ yếu bằng máy tính, được cài đặt phần mềm INFOBUS cĩ quy trình làm việc kế tốn như sau:
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được phân loại dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản Nợ, Cĩ để nhập liệu vào phần hành máy tính theo từng loại phần hành kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được cập nhật vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Căn cứ vào số liệu kế tốn tổng hợp sẽ tính giá thành,xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo, in ấn.
66
Sơ đồ 19: Sơ đồ kế tốn máy
2.5.3. Tổ chức chứng từ kế tốn.
Chứng từ kế tốn là cơ sở pháp lý của mọi số liệu ghi chép trong các sổ kế tốn. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong cơng ty, kế tốn đều phải lập chứng từ
Chứng từ phải lập theo đúng quy định, ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ gốc
Phân loại chứng từ
Nhập liệu vào các biểu mẫu cho từng phần hành KT - KT vật tư, CCDC + PNK + PXK - HĐ mua hàng Kế tốn TSCĐ KT tiền lương + Bảng phân bổ. + Bảng thanh tốn lương KT tiêu thụ + Hợp đồng. +HĐ GTGT Xử lý thơng tin Kế tốn tổng hợp Tính giá thành và xác định KQKD. Lập BCTC, sổ kế tốn
67
Hệ thống chứng từ được sử dụng ở cơng ty cổ phần hải sản Nha Trang được xây dựng trên cơ sở các chứng từ kế tốn do Nhà Nước ban hành. Cơng ty đã lập ra một số chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất, phù hợp với yêu cầu quản lý của cơng ty.
Việc sử dụng hệ thống chứng từ trong các nghiệp vụ phát sinh rất thuận lợi và phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất, phù hợp với bộ máy kế tốn cũng như tình hình thực tế xảy ra ở cơng ty.
Bảng 2: Hệ thống chứng từ sử dụng tại cơng ty về vốn bằng tiền
Thuộc loại Tên chứng từ
BB HD Nơi lập Nơi lưu trữ
1. Phiếu thu X Kế tốn tiền mặt Phịng kế tốn
2. Phiếu chi X Kế tốn tiền mặt Phịng kế tốn
3. Giấy đề nghị tạm
ứng X Người xin tạm ứng Phịng kế tốn
4. Giấy thanh tốn
tạm ứng X Người xin tạm ứng Phịng kế tốn
5. Biên lai thu tiền X Kế tốn tiền mặt, kế tốn
cơng nợ, kế tốn ngân hàng Phịng kế tốn
6. Bảng kiểm kê quỹ X Thủ quỹ Phịng kế tốn
7. Bảng kê chi tiền X Kế tốn tiền mặt Phịng kế tốn
8. Bảng kê chi tiền X Kế tốn tiền mặt Phịng kế tốn
2.5.4. Tổ chức tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản của cơng ty được xây dựng dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành và mở tài khoản chi tiết để đáp ứng tình hình thực tế, giúp kế tốn dễ dàng quản lý và theo dõi từng đối tượng, theo từng nhĩm hàng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
68
2.5.5. Các loại sổ sử dụng trong doanh nghiệp.
Bảng 3: Hệ thống sổ sử dụng trong doanh nghiệp.
STT Tên sổ sách Nhân viên ghi sổ Mở chi tiết cho đối
tượng
1 Sổ quỹ Thủ quỹ
2 Sổ quỹ tiền mặt Kế tốn tiền mặt
3 Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng Kế tốn ngân hàng
4 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Kế tốn cơng nợ Khách hàng
5 Sổ chi tiết phải trả người bán Kế tốn cơng nợ Người bán
6 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Kế tốn nguyên vật
liệu Từng loại vật liệu
7 Sổ chi tiết vật tư Kế tốn vật tư
8 Sổ cái các tài khoản Máy
9 Sổ chi tiết doanh thu Kế tốn doanh thu,
máy Từng sản phẩm
10 Bảng tổng hợp chi tiết Máy
11 Sổ chi tiết các tài khoản Máy
Hệ thống sổ sách của cơng ty nhìn chung phù hợp với tình hình sản xuất của cơng ty, áp dụng theo đúng quy định của Nhà Nước và Bộ tài chính ban hành.
2.5.6. Thực trạng về cơng tác kế tốn vốn bằng tiền ở cơng ty. 2.5.6.1. Khái quát chung 2.5.6.1. Khái quát chung
Cơng ty với ngành nghề kinh doanh: chuyên sản xuất chế biến các sản phẩm nơng sản, thủy hải sản khơ, đơng lạnh...phục vụ cho tiêu dùng trong nước và đặc biệt là xuất khẩu. Ngồi ra, cơng ty cịn nhận ủy thác xuất khẩu và gia cơng hộ một số mặt hàng. Do đĩ, để tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch mua bán với nhà cung cấp cũng như khách hàng, cơng ty sử dụng cả nội tệ (VNĐ) và ngoại tệ ( chủ yếu là USD). Mặc dù khách hàng của cơng ty phần lớn ở các nước: Đài Loan, Hàn
69
Quốc, Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản nhưng đồng tiền sử dụng trong giao dịch được thống nhất là USD.
- Việt Nam đồng: là đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ kế tốn của cơng ty, và sử dụng chủ yếu để giao dịch trong nước.
- Ngoại tệ ( USD): chủ yếu là các khoản tiền gửi, khách hàng thanh tốn cho cơng ty thơng qua ngân hàng trung gian.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của cơng ty được ghi nhận theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh nghiệp vụ, các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch tốn vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính trong kỳ. Số dư các khoản mục tiền tệ cĩ gốc ngoại tệ cuối năm được quy đổi ra VNĐ theo TGGD bình quân trên thị trường ngoại tệ liên NH do NHNN Việt Nam cơng bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
2.5.6.2. Kế tốn tiền mặt tại quỹ. 2.5.6.2.1. Kế tốn tăng tiền mặt. 2.5.6.2.1. Kế tốn tăng tiền mặt.
(1) Bán hàng thu tiền ngay. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng a) Chứng từ: - Hĩa đơn GTGT. - Phiếu thu. - Hợp đồng bán hàng. b) Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết 1111, 51122, 51129, 33311. - Sổ cái TK 111, 511, 333 2. Tài khoản sử dụng
- 51122: Doanh thu bán tơm. - 51125: Doanh thu bán chả giị. - 51129: Doanh thu bán Ebikatsu. - 1111: Tiền mặt.