Khái quát chung:
Cơng ty do đặc thù chuyên kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng chế biến thủy hải sản nên hầu hết khách hàng là các cá nhân, tổ chức nước ngồi. Do đĩ, để thuận lợi cho giao dịch cơng ty mở tài khoản tiền gửi ở nhiều NH khác nhau. Kế tốn theo dõi tài khoản TGNH được mở thành nhiều sổ theo dõi cho từng loại tiền, từng ngân hàng mà doanh nghiệp cĩ tài khoản.
Hàng ngày, kế tốn NH căn cứ các NVKT phát sinh, chứng từ liên quan đến TGNH phản ánh vào phân hệ kế tốn vốn bằng tiền. Cuối tháng hoặc định kỳ sẽ in ra sổ chi tiết tài khoản tiền gửi để đối chiếu với ghi chép của thủ quỹ (sổ phụ ngân hàng).
Thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ hợp lý, hợp lệ thực hiện giao dịch với ngân hàng khi cần thiết, thực hiện ghi chép tay vào sổ theo dõi tiền gửi (sổ phụ ngân hàng). Đối chiếu với NH về số dư tài khoản của DN căn cứ vào các chứng từ gốc với chứng từ của NH. Nếu cĩ chênh lệch sẽ xác định rõ nguyên nhân và thơng báo lại với kế tốn NH để kịp thời xử lý, nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân thì kế tốn sẽ ghi nhận theo bản sao kê NH, cịn số chênh lệch sẽ được ghi vào TK 1388 hoặc 3388, để sang tháng tiếp tục xác định nguyên nhân.
Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp gồm: tiền VNĐ hoặc ngoại tệ USD và tài khoản của cơng ty được mở ở một số ngân hàng như:
90
- Ngân hàng Eximbank.
- Ngân hàng Đơng Á
- Ngân hàng ngoại thương.
- Ngân hàng cơng thương.
- Ngân hàng đầu tư phát triển.
- Ngân hàng techcombank.
+ Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo nợ
- Giấy báo cĩ
- Ủy nhiệm chi
- Giấy nhận tiền, giấy lĩnh tiền, giấy nộp tiền vào tài khoản. - Séc rút tiền.
- Và một số chứng từ khác.
Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá ngày phát sinh nghiệp vụ. Số dư các khoản mục tiền tệ cĩ gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi theo tỷ giá tại ngày cuối tháng. Chênh lệch tỷ giá phát sinh được ghi nhận vào doanh thu (TK 515) hoặc chi phí ( TK635) trong kỳ.
Cơng ty áp dụng phương pháp xuất ngoại tệ: trực tiếp đích danh.
2.5.6.3.1.Kế tốn tăng TGNH
TIỀN GỬI NGÂN HÀNG VIỆT NAM ĐỒNG: (1)Thu TGNH do thu nợ khách hàng. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng a) Chứng từ - Giấy báo cĩ. - Hĩa đơn GTGT. b) Sổ sách - Sổ chi tiết 131. - Sổ chi tiết 112.
91
2. Tài khoản sử dụng
- TK 1121: TGNH VNĐ
- TK 131: Phải thu khách hàng.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ.
92
Giải thích:
Khi đến hạn khách hàng thanh tốn nợ, kế tốn ngân hàng căn cứ vào hĩa
đơn GTGT liên 3 do khách hàng gửi đến cùng với hợp đồng thương mại đã ký kết
để lập ủy nhiệm thu làm 2 liên. Sau đĩ chuyển ủy nhiệm thu cho kế tốn trưởng ký duyệt.
Giấy ủy nhiệm thu đã duyệt liên 1 được lưu tại phịng kế tốn, liên 2 gửi đến ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ cơng ty khoản tiền của khách hàng. Sau khi thu được tiền của khách hàng chuyển đến trả cho cơng ty, số tiền trên tài khoản của cơng ty tăng. Ngân hàng gửi giấy báo cĩ cho cơng ty thơng báo ngân hàng đã thu được khoản tiền trên.
Sau khi nhận được giấy báo cĩ do ngân hàng gửi đến, kế tốn ngân hàng nhập liệu vào phân hệ ngân hàng, lưu dữ liệu vào tập tin ngân hàng. Cuối tháng, in ra sổ chi tiết và sổ cái TK 112, sau đĩ lưu ủy nhiệm thu liên 1 theo số cịn các sổ sách theo tên. Chuyển giấy báo cĩ cho kế tốn cơng nợ.
Kế tốn cơng nợ căn cứ vào giấy báo cĩ do kế tốn ngân hàng gửi đến cũng như sổ chi tiết cơng nợ phải thu ở phịng mình, tiến hành đối chiếu dữ liệu. Sau đĩ nhập liệu, máy tính xử lý. Cuối tháng, in ra sổ chi tiết TK 131 cũng như bảng tổng hợp chi tiết cơng nợ phải thu. Lưu giấy báo cĩ cũng như các sổ sách theo tên.
4. Trình tự hạch tốn.
Trong tháng 01/2013 khơng cĩ phát sinh thu nợ khách hàng bằng TGNH đồng Việt Nam, chỉ cĩ thu nợ bằng ngoại tệ USD.
5. Sơ đồ hạch tốn.
6. Sổ sách, chứng từ minh họa. 7. Nhận xét:
Tuy là trong tháng 01/2013 cơng ty khơng phát sinh thu nợ khách hàng bằng TGNH VNĐ nhưng nhìn vào quy trình thì thấy kế tốn đã căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng gửi tới rồi mới tiến hành nhập liệu và ghi giảm cơng nợ. Kế tốn đã đối chiếu sổ sách cơng nợ phải thu, đối chiếu bộ chứng từ cơng nợ để việc ghi chép được chính xác hơn. Sau khi cĩ chứng từ đầu vào thì kế tốn mới tiến hành ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
93
Thu nợ khách hàng bằng TGNH ngoại tệ USD:
- Sổ sách:
+ Sổ chi tiết cơng nợ phải thu.
+ Sổ tiền gửi 1122 (sổ phụ ngân hàng). + Sổ tăng chênh lệch TGHĐ (5152) + Sổ giảm chênh lệch TGHĐ (6352). - Tài khoản sử dụng:
+ TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ USD, mở riêng cho từng ngân hàng. Theo dõi chi tiết cho từng ngân hàng:
• 11221: Tiền gửi ngoại tệ USD ngân hàng Đơng Á.
• 11222: Tiền gửi ngoại tệ USD ngân hàng Vietcombank.
• 11223: Tiền gửi ngoại tệ USD ngân hàng Eximbank.
• 11224: Tiền gửi ngoại tệ USD ngân hàng Cơng thương.
+ TK 131: Phải thu khách hàng.
- Định khoản:
+ GBC ngày 24/01/2013 thu tiền hàng của Eastern Fish Inv 232 với 111.825 USD, tỷ giá ngày giao dịch USD/VNĐ = 20.810
Nợ 11224: 111.825 * 20.810 = 2.327.078.250 Nợ 6352: 559.125
Cĩ 131: 2.327.637.375 Nợ 007 (USD – NH): 111.825
+ PTNHUĐ số 3/10B ngày 28/01/2013, thu tiền hàng của Crescent Foods Inv 238 với số ngoại tệ là 69.000 USD, tỷ giá ngày giao dịch là 20.805 VNĐ/USD.
Nợ 11221: 69.000*20.805 = 1.435.545.000 Cĩ 131: 69.000*20.800 = 1.435.200.000 Cĩ 5152: 69.000*(20.805-20.800)= 345.000
94
- Sơ đồ hạch tốn. 131 1122 3.761.719.125 5152 345.000 6352 559.125- Chứng từ, sổ sách minh họa (xem phụ lục). - Nhận xét
Đối với các khoản chênh lệch tỷ giá hối đối trong kỳ, kế tốn hạch tốn vào doanh thu tài chính nếu chênh lệch tăng, đưa vào chi phí tài chính nếu chênh lệch giảm. Kế tốn cũng đã chi tiết các loại ngoại tệ và các ngân hàng mà cơng ty cĩ số tài khoản. Chứng từ để kế tốn cĩ thể hạch tốn khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng là giấy báo cĩ của ngân hàng, khi nhận được chứng từ kế tốn mới tiến hành nhập liệu cũng như ghi giảm cơng nợ phải thu. Đồng thời, kế tốn cũng căn cứ vào sổ chi tiết cơng nợ để theo dõi tình hình tăng giảm phải thu khách hàng.
95
(2) Thu lãi tiền gửi.
Hàng tháng lãi tiền gửi của cơng ty được ngân hàng tính dựa vào số dư tài khoản tiền gửi và chuyển thẳng vào tài khoản cơng ty, sau đĩ gửi giấy báo cĩ để cơng ty hạch tốn.
1. Sổ sách, chứng từ sử dụng
a) Chứng từ
- Giấy thơng báo.
- Giấy báo cĩ.
- Phiếu tính lãi ngân hàng.
- Chứng từ hạch tốn.
- Bảng kê thu TGNH.
b) Sổ sách:
- Sổ chi tiết 5151, 1121.
- Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái 515, 112.
2. Tài khoản sử dụng.
- TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ, mở chi tiết cho từng ngân hàng.
- TK 5151: Doanh thu hoạt động tài chính.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ Giải thích:
Lãi TGNH hàng tháng của cơng ty được ngân hàng trực tiếp chuyển vào tài khoản của cơng ty và gửi giấy báo cĩ cho cơng ty để làm cơ sở ghi nhận và hạch tốn kế tốn.
Sau khi nhận được giấy thơng báo lãi tiền gửi cùng giấy báo cĩ do Ngân hàng gửi đến, kế tốn ngân hàng tiến hành nhập liệu vào phân hệ ngân hàng, máy tính xử lý, lưu dữ liệu vào tập tin ngân hàng. Cuối tháng, in ra sổ chi tiết 1121, 515. Sau đĩ lưu giấy báo cĩ cùng các sổ sách tại phịng kế tốn.
Kế tốn tổng hợp dựa vào dữ liệu được truyền, kế tốn tiến hành khĩa sổ cuối kỳ, in ra sổ cái TK 112, 515. Lưu các sổ theo tên.
96
Lưu đồ 8: Thu lãi tiền gửi.
4. Trình tự hạch tốn.
- PTNHVĐ số 1/8B ngày 18/01/2013, nhận được phiếu tính lãi ngân hàng kèm
theo giấy báo cĩ số tiền 6.825 đồng của ngân hàng Đơng Á. Nợ 11212: 6.825
Cĩ 5151: 6.825
- PTNHVC số 3/8B ngày 19/01/2013 nhận được phiếu tính lãi ngân hàng kèm
97
Nợ 11214: 2.890.000
Cĩ 5151: 2.890.000
- PTNHUĐ số 2/2B ngày 18/01/2013 nhận được giấy báo cĩ về số tiền lãi
ngân hàng, số tiền 1.360.000 đồng của ngân hàng ngoại thương: Nợ 11213: 1.360.000 Cĩ 5151: 1.360.000 5. Sơ đồ hạch tốn. 5151 11211 260.000 11212 6.825 11213 1.360.000 6. Sổ sách, chứng từ minh họa. 7. Nhận xét:
Kế tốn cơng ty đã tiến hành mở sổ chi tiết cho từng NH cũng như chi tiết cho từng loại tiền. Vì vậy, khi cĩ thơng báo của NH về lãi trong tháng thì đĩ là một điều thuận lợi cho kế tốn để biết rằng hiện tại cơng ty thu được tiền lãi từ NH nào, số tiền là bao nhiêu cũng như số lãi được phát sinh từ đồng tiền nào: nội hay ngoại tệ.
Việc mở sổ chi tiết cho từng NH như vậy làm cho kế tốn cĩ thể tiến hành theo dõi tình hình thu chi trên tài khoản này, tài khoản nào cịn số dư và số dư là bao nhiêu để đến khi cơng ty muốn thanh tốn cho nhà cung cấp nào thì thơng qua tài khoản ngân hàng mà cơng ty cịn số dư để nhờ ngân hàng chi hộ. Bên cạnh đĩ, việc chi tiết từng loại tiền cũng gĩp phần tạo thuận lợi cho việc theo dõi tình hình thu nợ khách hàng khi những đối tác làm ăn của cơng ty là nước ngồi, hiện tại số ngoại tệ của cơng ty là bao nhiêu, cĩ nên gửi để sinh lãi hay dùng nĩ để mua sắm TSCĐ…
98
Thu lãi tiền gửi bằng ngoại tệ USD: - Sổ sách:
+ Sổ chi tiết TGNH (1122), chi tiết cho từng ngân hàng:
• 11221: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ USD Ngân hàng Đơng Á.
• 11222: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ USD ngân hàng Vietcombank.
• 11223: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ USD ngân hàng Eximbank.
+ Sổ chi tiết 5151 (lãi tiền gửi).
+ Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái TK 515, 112.
- Tài khoản sử dụng:
+ TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ.
+ TK 5151: Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tiền gửi).
- Định khoản:
+ PTNHUĐ số 2/10B ngày 18/01/2013, phiếu tính lãi ngân hàng kèm theo giấy báo cĩ, lãi tiền gửi (ngoại tệ) tại ngân hàng Đơng Á là:
Nợ 11221: 16.228 Cĩ 5151: 16.228 - Sơ đồ hạch tốn: 5151 11221 16.228 - Sổ sách, chứng từ minh họa: - Nhận xét:
Khi đã tiến hành mở sổ chi tiết cho từng loại tiền và cho từng ngân hàng thì khi đến hạn nhận lãi, ngân hàng gửi phiếu tính lãi đến cơng ty. Kế tốn căn cứ vào phiếu tính lãi để làm cơ sở nhận tiền cũng như ghi nhận vào sổ sách liên quan. Việc chi tiết này giúp kế tốn cĩ thể theo dõi được khoản tiền nào đến hạn nhận lãi, nhận lãi ở ngân hàng nào, đây là một điểm thuận lợi giúp kế tốn cũng như nhà quản trị cĩ thể biết được một cách chi tiết khoản tiền mà cơng ty nhận được.
99
2.5.6.3.2. Kế tốn giảm TGNH. (1)Trả nợ người bán bằng TGNH. 1. Sổ sách, chứng từ sử dụng a) Chứng từ. - Hĩa đơn GTGT. - Ủy nhiệm chi. - Giấy báo Nợ.- Bảng kê chi TGNH.
- Bộ chứng từ cĩ liên quan đến hoạt động bán hàng (invoice, tờ khai hải quan, hĩa đơn GTGT…)
b) Sổ sách
- Sổ chi tiết cơng nợ 331.
- Sổ chi tiết 112 (sổ phụ ngân hàng).
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái .
2. Tài khoản sử dụng.
- TK11214: Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ tại NH cơng thương . - TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ USD
- TK 3312: Phải trả người bán khác.
100
Lưu đồ 9: Trả nợ người bán bằng TGNH VNĐ.
Giải thích:
Đến thời hạn thanh tốn nhà cung cấp sẽ gửi giấy đề nghị thanh tốn hoặc hĩa đơn đến phịng kinh doanh.
101
Kế tốn ngân hàng tại cơng ty căn cứ hĩa đơn GTGT, hợp đồng đã ký với nhà cung cấp tiến hành lập ủy nhiệm chi làm 2 liên. Sau đĩ, chuyển các liên của ủy nhiệm chi cho kế tốn trưởng ký duyệt. Liên 1 được chuyển cho kế tốn ngân hàng, liên 2 gửi cho ngân hàng để ngân hàng trích tài khoản trả cho nhà cung cấp.
Khi kiểm tra tài khoản nếu trên tài khoản cĩ đủ số dư thì ngân hàng sẽ tiến hành trả tiền cho nhà cung cấp. Khi tiền đã chuyển, ngân hàng ghi giảm tiền trong tài khoản sau đĩ gửi giấy báo nợ cho khách hàng.
Nhận được giấy báo nợ do ngân hàng gửi đến, kế tốn ngân hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm KTSYS’2005. Cuối tháng, in sổ chi tiết TGNH và lưu sổ theo tên, ủy nhiệm chi liên 1 được lưu theo số, giấy báo nợ được chuyển đến kế tốn cơng nợ.
Kế tốn cơng nợ căn cứ vào giấy báo nợ cùng với sổ chi tiết cơng nợ phải trả mở cho từng nhà cung cấp, tiến hành đối chiếu dữ liệu. Ghi giảm cơng nợ phải trả, cuối tháng in sổ chi tiết TK 331. Sau đĩ lưu các sổ sách theo tên, cịn giấy báo nợ gửi đến cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bộ chứng từ cơng nợ cùng với giấy báo nợ do kế tốn cơng nợ gửi đến, tiến hành đối chiếu số liệu. Vào phân hệ tổng hợp, khĩa sổ cuối kỳ, in sổ cái TK 331, 112. Sau đĩ lưu các sổ sách cũng như giấy báo nợ, bộ chứng từ cơng nợ theo ngày.
4. Trình tự hạch tốn.
- PCNHVC số 5/2B ngày 09/01/2013, chuyển tiền gửi ngân hàng ngoại thương số tiền 3.168.000 đồng trả cho việc mua men sinh học.
Nợ 3312: 3.168.000
Cĩ 11214: 3.168.000
- PCNHVC số 7/2B ngày 09/01/2013, chuyển tiền gửi ngân hàng ngoại thương số tiền 25.209.800 đồng trả cho việc mua bao bì Hiệp Hưng:
Nợ 3312: 25.209.800 Cĩ 11214: 25.209.800
102
- PCNHVC số 8/2B ngày 09/01/2013, chuyển tiền gửi ngân hàng ngoại thương số tiền 23.188.000 đồng trả cho việc tiền phí bảo vệ tháng 12 cho cơng ty Long Sơn.
Nợ 3312: 23.188.000
Cĩ 11214: 23.188.000
- PCNHVC số 6/2B ngày 09/01/2013 chi trả nợ người bán, số tiền 468.114.000 đồng bằng TGNH cơng thương:
Nợ 3311: 468.114.000
Cĩ 11214: 468.114.000
-PCNHVC số 10/2B ngày 14/01/2013, chuyển tiền gửi ngân hàng ngoại thương số tiền 234.231.067 đồng trả cho tiền cước tàu T12 cho Ngân Vỹ Dương.
Nợ 3312: 234.231.067 Cĩ 1124: 234.231.067
- PCNHVC số 18/2B ngày 24/01/2013, chuyển tiền gửi ngân hàng ngoại thương số tiền 200.000.000 đồng trả tiền lắp đặt dây chuyền IQF.
Nợ 3312: 200.000.000 Cĩ 1124: 200.000.000 5. Sơ đồ hạch tốn 11214 3312 541.045.067 3311 468.114.000 6. Sổ sách, chứng từ minh họa.
103
7. Nhận xét:
Cơng ty khơng mở sổ theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp mà chỉ theo dõi phải trả người bán cho hàng đơng và phải trả người bán khác. Điều này cũng khĩ khăn khi nhà quản trị muốn biết hiện tại cơng ty đang nợ người bán nào và khoản nợ đĩ là bao nhiêu cũng như tuổi thọ của khoản nợ đĩ để cĩ hướng thanh tốn hợp
