3. Cách xây dựng giá bán:
2.2.3.4.3. Chi phí dụng cụ đồ dùng:
Chi phí dụng cụ đồ dùng là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2. Tài khoản sử dụng:
TK 641 - " Chi phí bán hàng"
TK 142 - " Chi phí trả trước ngắn hạn" TK 111 - " Tiền mặt"
3. Chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT
+ Giấy cấp phát công cụ, dụng cụ
+ Phiếu xuất kho
4. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ và quy trình luân chuyển chứng từ chi phí công cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng tương tự như quy trình luân chuyển chứng từ chi phí vật liệu, bao bì phục vụ bán hàng.
5. Định khoản:
Trong quý I/2008 phân bổ công cụ, dụng cụ phục vụ công tác bán hàng trị giá 8.143.000 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 641 9.143.000 Có 142 9.143.000
Trong quý I/2008 chi tiền mặt mua công cụ, dụng cụ phục vụ bán hàng trị giá 150.000 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 641 150.000 Nợ 133 15.000 Có 111 165.000
Cuối quý kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh: Nợ 911 9.293.000
6. Sơđồ tài khoản chữ T: 111 142 641 911 150.000 9.143.000 9.293.000 9.293.000 9.293.000 133 15.000 2.2.3.4.4. Chi phí khấu hao TSCĐ: 1. Nội dung:
Chi phí khấu hao tài sản cố định để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ.
2. Tài khoản sử dụng:
TK 641 - " Chi phí bán hàng" TK 214 - " Hao mòn TSCĐ"
3. Chứng từ sử dụng:
4. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách:
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Cuối quý kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng kê doanh mục TSCĐ và phương pháp tính khấu hao, kế toán tổng hợp sẽ lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Sau đó kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao để vào bảng kê, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan. Sau đó bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng kê các tài khoản liên quan được lưu tại đây theo số.
5. Định khoản kế toán:
Trong quý I/2008 dựa vào bảng phân bổ tính khấu hao TSCĐ kế toán định khoản:
Nợ 641 12.845.288 Có 214 12.845.288
Cuối quý kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh: Nợ 911 12.845.288
Có 641 12.845.288
6. Sơđồ tài khoản chữ T:
2.2.3.4.5. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: 1. Nội dung: 1. Nội dung:
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ như: chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bốc dỡ vận chuyển , tiền hoa hồng đại lý…
+ Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hoá…
2. Tài khoản sử dụng:
TK 641- " Chi phí bán hàng" TK 133- " Thuế VAT đầu vào" TK 111 - " Tiền mặt"
3. Chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT
4. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách:
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền cho hoạt động bán hàng, kế toán thanh toán lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 2 liên được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt. Phiếu chi sau khi được xét duyệt: 1 liên sẽ được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền,làm căn cứ ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây theo số. Liên còn lại được chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi vào bảng kê và sổ chi tiết các tài khoản liên quan và được lưu tại bộ phận này theo số. Bảng kê chi tiết các tài khoản liên quan sẽ được kế chuyển sang cho kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi vào bảng tổng hợp, sổ cái các tài khoản liên quan và được lưu tại đây theo số.
5. Định khoản:
Trong quý I/2008 chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền mặt khác phục vụ cho việc bán hàng trị giá 59.121.352 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 641 59.121.352 Nợ 133 5.912.135,2 Có 111 65.033.487,2
Cuối quý kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh: Nợ 911 59.121.352
Có 641 59.121.352
6. Sơđồ tài khoản chữ T:
2.2.3.4.6. Chi phí thành phẩm xuất kho phục vụ cho hoạt động bán hàng: 1. Nội dung: 1. Nội dung:
Thành phẩm xuất kho phục vụ cho hoạt động bán hàng như dùng để chào hàng, giới thiệu sản phẩm tại các hội chợ… nhằm mục đích đưa sản phẩm của công ty đến gần với người tiêu dùng hơn.
2. Tài khoản sử dụng:
TK 641 - " Chi phí bán hàng" TK 155 - " Thành phẩm"
+ Phiếu xuất kho
4. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách:
Lưu đồ : Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho thành phẩm chào hàng
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi có nhu cầu xuất hàng dùng để chào hàng, phòng kinh doanh sẽ viết lệnh xuất kho. Lệnh xuất kho được lập thành 2 liên và được chuyển sang để giám đốc ký duyệt.Một liên của lệnh xuất kho sau khi được ký duyệt sẽ được lưu tại phòng kinh doanh theo số. Một liên được chuyển sang bộ phận kho làm căn cứ để thủ kho xuất hàng và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, 1liên cùng với lệnh xuất kho được thủ kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho và lưu tại bộ phận kho theo số. Liên còn lại được chuyển sang cho kế toán phân xưởng làm căn cứ ghi vào bảng kê chi tiết các tài khoản liên
liên quan sẽ được kế toán phân xưởng chuyển lên cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan, sau đó các chứng từ này được chuyển sang cho bộ phận kế toán tổng hợp để vào bảng tổng hợp và ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan và được lưu tại đây theo số.
5. Định khoản:
Trong quý I/2008 xuất kho thành phẩm phục vụ chào hàng trị giá 722.647 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 641 722.647 Có 155 722.647
Cuối quý kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh: Nợ 911 722.647
Có 641 722.647
Sơđồ chữ T tổng hợp tài khoản 641: 111 142 152 155 214 334 641 911 125.559.677 9.143.000 13.856.484 722.647 12.845.288 34.708.200 196.835.296 196.835.296 196.835.296
Mẫu sổ sách, chứng từ minh hoạ: SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản: 641 Số hiệu Số Ngày Diễn Giải TK Tổng số tiền CTừ Tháng đối ứng Nợ Có Dưđầu kỳ
04- Dđiền 01 01/01 Anh Bắc Hưng Yên tiền vỏ chai 111 7.372.190 09 15/01 Anh Công Hưng Yên tiền vỏ chai 111 6.127.114 33 31/01 Chi Huệ tiền cước vận chuyển N/M 111 1.226.000 44 31/01 Luật tiền điện thoại T1/2008 111 50.000 45 31/01 Luật tiền công tác phí trở hàng 111 503.800 05- TLạc 11 31/01 Chi trả cước phí vận chuyển N/M 111 600.000 25 31/01 Tiền lương nhân viên bán hàng 334 1.513.700 06-CLân 5 25/01 Ông Hà mua xăng vận chuyển 111 593.200 03-VP 28 18/01 Ông Thắng chi mua vỏ chai đã qua sd 111 10.442.900
……….
25A-7 31/03 Khấu hao tài sản cốđịnh 214 12.845.288 25B Chi phí trả trước ngắn hạn 142 8.143.000 Xuất nguyên vật liệu phục vụ BH 152 12.856.484 Xuất kho thành phẩm chào hàng 155 722.647 ………. 31/03 K/C xác định kết quả kinh doanh 911 196.835.296 Tổng 196.835.296 196.835.296
SỔ CÁI Năm 2008
Tài khoản :Chi phí bán hàng
Số hiệu: 641 Ngày tháng Chứng ghi từ sổ Diễn giải Số hiệu Số tiền ghi sổ Số hiêụ Ngày
tháng
TK Nợ Có
QI/08 BK2 Chi phí dịch vụ mua ngoài bằng tiền 111 125.559.677 BK3 Tiền lương phải trả 334 34.708.200 BK4 Trích KHTSCĐ QI/08 214 12.845.288 BK5 Pbổ CPhí trả trước N.Hạn 142 9.143.000 BK5 Xuất NVL dùng V/C hàng 152 13.856.484 BK5 Xuất kho thành phẩm 155 722.647 BK5 Xác định KQKD 911 196.835.296 Tổng 196.835.296 196.835.296 Nhận xét:
Công ty chỉ mới theo dõi chi phí bán hàng trên sổ chi tiết và sổ cái, chứ chưa theo dõi trên chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mặt khác tài khoản 641- chi phí bán hàng công ty chưa theo dõi chi tiết cho từng tiểu khoản điều này có thể gặp khó khăn trong việc quản lý nhằm tiết kiệm chi phí bán hàng và dễ dẫn đến việc xảy ra sai sót trong quản lý. Mặt khác chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ của nhân viên bán hàng doanh nghiệp đã không theo dõi và hạch toán trên tài khoản 338 mà lại theo dõi và hạch toán trên tài khoản 138 như thế là sai nguyên tắc kế toán.
BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐĐỊNH BỘ PHẬN BÁN HÀNG ĐVT:VNĐ STT DANH MỤC ĐVSD NGUYÊN GIÁ GTCL 31/12/2007 KH 2008 KHQI/2008 GTCL 31/3/08 1 Xe tải 17K - 2621 VP 70.000.000 10.337.150 10.337.150 2.584.288 7.752.863 2 Xe tải 17K - 2621 SCL VP 16.351.000 12.267.000 4.089.000 1.022.250 11.244.750 3 Xe tải 17K - 6091VINAXUKI VP 221.729.571 221.729.571 36.995.000 9.238.750 212.490.821 CỘNG 308.080.571 244.333.721 51.421.150 12.845.288 231.488.434
Bảng 4: So sánh sự biến động của chi phí bán hàng qua các quý
ĐVT : VNĐ
STT Chỉ tiêu QIV/2007 QI/2008 SS QI2008/QIV2007
Số tiền Tỷ trọng% Số tiền Tỷ trọng% Số tiền Chênh lệch %
I Chi phí bán hàng ( trong đó): 178.747.315 100 196.835.296 100 18.087.981 10,12
1 Chi phí dịch vụ mua ngoài bằng
tiền 131.512.730 73,57 125.559.677 63,79 -5.953.053 -4,53 2 Chi phí tiền lương 26.882.300 15,04 34.708.200 17,63 7.825.900 29,11 3 Chi phí khấu hao 4.175.500 2.34 12.845.288 6,53 8.669.788 207,63 4 Chi phí trả trước ngắn hạn 3.732.000 2,09 9.143.000 4,65 5.411.000 144,99 5 Chi phí nguyên vật liệu phục vụ BH 11.577.635 6,48 13.856.484 7,04 2.278.849 19,68 6 Thành phẩm phục vụ chào hàng, BH 867.150 0,49 722.647 0,37 -144.503 -16,66 II Doanh thu 1.598.604.530 2.158.982.167 560.377.637 35,05
Nhận xét:
Qua bảng phân tích trên ta nhận thấy chi phí bán hàng của công ty qua các quý có chiều hướng tăng lên tỷ lệ thuận với việc tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty qua các quý. Doanh thu quý IV/2007 của công ty là 1.598.604.530 đồng, sang quý I/2008 doanh thu đạt 2.158.982.167 đồng tăng 560.377.637 đồng so với quý IV/2007 tương ứng tăng 35.05%. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng tương ứng với việc tăng của lương nhân viên bán hàng, mặt khác sang năm 2008 công ty đã đầu tư thêm tài sản cố định vào phục vụ công tác bán hàng nên chi phí khấu hao QI/2008 tăng lên hơn so với QIV/2007. Tuy vậy nhưng tỷ trọng CPBH/Doanh thu của công ty trong QI/2008 giảm hơn so với QIV/2007 đây là dấu hiệu tốt trong việc tiết kiệm chi phí nhằm tăng lợi nhuận cho công ty.
2.2.3.5. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
* Nội dung:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm:
+ Chi phí nhân viên quản lý
+ Chi phí vật liệu quản lý
+ Chi phí đồ dùng văn phòng
+ Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Thuế, phí và lệ phí
+ Trích lập quỹ trợ cấp mất việc làm
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài, bằng tiền khác ……….
* Quy trình luân chuyển sổ sách và chứng từ:
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Cuối quý kế toán tổng hợp nhận toàn bộ chứng từ gồm: phiếu chi do kế toán thanh toán chuyển sang , giấy báo nợ do kế toán thuế và ngân hàng chuyển sang, phiếu xuất vật tư do kế toán vật tư chuyển sang, bảng tính lương và các khoản trích theo lương do phòng nhân sự chuyển sang, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ do kế toán TSCĐ chuyển sang, hoá đơn do kế toán công nợ chuyển sang. Sau đó kế toán tổng hợp tính toán và ghi vào sổ chi tiết 642 và lưu lại toàn bộ chứng từ đó theo số.
2.2.3.5.1. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: 1. Nội dung: 1. Nội dung:
Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. Công ty tính lương cho bộ phận quản lý theo hình thức tính lương thời gian.
2. Tài khoản sử dụng:
TK 642 - " Chi phí quản lý doanh nghiệp" TK 334 - " Phải trả người lao động" TK 335 - "Chi phí phải trả"
TK 338 - " Phải trả, phải nộp khác"
3. Chứng từ sử dụng:
+ Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán lương
4. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách: Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Các phòng ban hàng ngày sẽ chấm công cho cán bộ công nhân viên trong phòng, sau đó cuối tháng sẽ chuyển lên phòng tổ chức để phòng tổ chức kiểm tra và tính lương. Phòng tổ chức khi nhận được bảng chấm công và chứng từ liên quan đến việc tính lương sẽ tiến hành lập bảng thanh toán lương và lưu các chứng từ ấy tại phòng theo số. Bảng thanh toán lương được lập thành 2 liên và được chuyển sang cho kế toán trưởng để xét duyệt, sau đó 1 liên sẽ được chuyển về phòng tổ chức và lưu lại theo số, 1 liên sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ lập phiếu chi và lưu lại theo số. Phiếu chi được lập thành 2 liên được chuyển sang cho kế toán trưởng ký
làm căn cứ chi tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó được lưu tại bộ phận này theo số, 1liên được kế toán thanh toán làm căn cứ ghi vào bảng kê và các sổ chi tiết có liên quan. Các chứng từ này cuối quý kế toán thanh toán chuyển sang cho kế toán trưởng để làm căn cứ ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan và lưu lại theo số.
5. Định khoản:
Cuối tháng 1 căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán định khoản: Nợ 642 37.306.216
Có 334 27.868.600 Có 338 9.437.616
Cuối tháng 2 căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán định khoản: Nợ 642 37.306.216
Có 334 27.868.600 Có 338 9.437.616
Cuối tháng 3 căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán định khoản: Nợ 642 37.306.216 Có 334 27.868.600 Có 338 9.437.616 6. Tài khoản chữ T: 334 338 642 911 83.605.800 28.312.848 111.918.648 111.918.648 111.918.648
2.2.3.5.2.Chi phí vật liệu quản lý: 1.Nội dung:
Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ… dùng chung của doanh nghiệp.
2. Tài khoản sử dụng:
TK 642 - "Chi phí quản lý doanh nghiệp" TK 152 - " Nguyên liệu, vật liệu"
TK 111 - " Tiền mặt"
3. Chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho…
4. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách:
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Các phòng ban khi có yêu cầu về nguyên vật liệu sẽ lập phiếu yêu cầu để chuyển lên phòng tổ chức hành chính của công ty để xét duyệt. Phòng hành chính khi nhận được phiếu yêu cầu nguyên vật liệu sẽ xét duyệt, sau đó tiến hành lập phiếu đề nghị xuất kho. Phiếu đề nghị xuất kho được lập thành 2 liên và được chuyển sang để kế toán trưởng xét duyệt. Phiếu đề nghị xuất kho sau khi được xét duyệt, 1 liên được chuyển sang phòng hành chính và lưu lại