Nắm bắt được những xu hướng biến đổi của hoạt động cho vay trong thời gian tới, với mong muốn hạn chế rủi ro trong hoạt động tín dụng, củng cố và nâng cao chất lượng tín dụng. NHNT Thành công đã tiến hành áp dụng một Quy trình tín dụng mới do NHNT Việt Nam xây dựng. Quy trình tín dụng mới này rất khác với Quy trình trước đây Ngân hàng đã áp dụng. Nó góp phần hạn chế những rủi ro do Quy trình tín dụng trước đây không hợp lý tạo nên, tạo nền tảng nâng cao chất lượng tín dụng.
Quy trình tín dụng mới được áp dụng từ ngày 08/08/2005 với các bước như sau:
Bước một: Đề xuất tín dụng
Căn cứ nhu cầu thực tế và nhu cầu tín dụng của khách hàng, cán bộ tín dụng có trách nhiệm thu thập đầy đủ các thông tin và hồ sơ cần thiết để lập Báo cáo đề xuất tín dụng.
Trong quá trình lập Báo cáo đề xuất tín dụng, cán bộ tín dụng có thể thảo luận xin ý kiến Trưởng/Phó phòng quan hệ khách hàng và cán bộ phân tích rủi ro tại phòng Quản lý rui ro tín dụng về sự phù hợp của khoản vay đối với các chính sách cho vay, chính sách quản lý rủi ro hiện hành của Vietcombank.
Sau khi hoàn thiện Báo cáo đề xuất tín dụng, cán bộ tín dụng trình Trưởng/Phó phòng QHKH ký kiểm soát và chuyển tiếp sang phòng quản lý rủi ro tín dụng để thực hiện rà soát rủi ro độc lập.
Bước hai: Rà soát rủi ro độc lập
Trên cơ sở nội dung Báo cáo đề xuất tín dụng, cán bộ quản lý rủi ro tín dụng thực hiện phân tích rà soát và đánh giá lại toàn bộ các rủi ro liên quan đến khoản tín dụng được đề cập tại Báo cáo.
Kể cả trong trường hợp Báo cáo dề xuất tín dụng được đánh giá là không hoàn chỉnh huặc không đầy đủ, cán bộ quản lý rủi ro tín dụng không được viết lại hay thay đổi nội dung Báo cáo đề xuất tín dụng mà phải viết riêng Báo cáo rà soát rủi ro, ký và trình Trưởng/Phó phòng Quản lý rủi ro tín dụng ( QLRRTD) kiểm soát.
Trưởng/Phó phòng QLRRTD xem xét, ký Báo cáo rà soát rủi ro và trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt cùng với Báo cáo đề xuất tín dụng.
Trong quá trình soạn thảo Báo cáo rà soát rủi ro, CBRRTD có thể cùng bàn bạc lại với phòng QHKH để thực hiện bổ sung, hoàn thiện nội dung Báo cáo đề xuất tín dụng.
Trong bước rà soát kết quả thẩm định phải được thực hiện độc lập bởi phòng QLRRTD và mang ý nghĩa phản biện đối với nội dung Báo cáo đề xuất tín dụng, hộ trợ bổ sung thông tin cho cấp có thẩm quyền trong việc đii đến quyết định cấp tín dụng cho khách hàng. Các ý kiến đánh giá độc lập của phòng QLRRTD không mang ý nghĩa quyết định cuối cùng đối với khoàn tín dụng đang được đề cập.
Bước ba: Phê duyệt tín dụng
Tùy từng trường hợp cụ thể, phòng QLRRTD thực hiện trình hồ sơ lên cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Hồ sơ trình lên cấp có thẩm quyển phê quyệt bao gồm Báo cáo đề xuất tín dụng do phòng Quan hệ khách hàng (QHKH) lập, Báo cáo rà soát rủi ro tín dụng do phòng QLRRTD lập cùng toàn bộ hồ sơ liên quan mà phòng QHKH thu được.
Sau khi khoản tín dụng được phê duyệt, CBKH soạn thảo và trình Trưởng/Phó phòng QLRRTD ký duyệt Thông báo phê duyệt tín dụng và gửi tới phòng QHKH để thực hiện.
Trường hợp khoản tín dụng không được phê duyệt, CBKH thảo công văn từ chối trình Trưởng/Phó phòng QHKH ký và gửi cho khách hàng biết.
Bước bốn: Ký kết hợp đồng, khai báo thông tin trên máy và lưu giữ hồ sơ an toàn
Sau khi nhận được Thông báo phê duyệt cấp tín dụng, cán bộ tín dụng ( CBTD) thương lượng lại với khách hàng về các điều kiện vay vốn mà cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Trường hợp khách hàng chấp nhận các điều kiện vay vốn mà Ngân hàng đưa ra, CBTD tiến hành lựa chọn các mẫu hợp đồng phù hợp và soạn thảo Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng thế chấp và các hợp đồng khác nếu có đồng thời chuyển tiếp CBRRTD kiểm tra rủi ro nhằm đảm bảo tuân thủ các điều kiện nêu tại thông báo phê duyệt tín dụng và các quy định khác có liên quan của NHNT.
Sau khi có ý kiến của CBRRTD, CBTD chịu trách nhiệm lấy chữ ký của đại diện khách hàng và đại diện Ngân hàng. Khi tất cả các hồ sơ đã được ký, đóng dấu đầy đủ, CBTD sẽ lập Thông báo tác nghiệp với đầy đủ các nội dung cơ bản liên quan đến khoản vay như: Thông tín ghi nhập hạn mức; Danh sách kiểm tra các chững từ cần thiết; Các điều kiện cần tuân thủ trước khi rút vốn.Thông báo tác nghiệp được gửi đến CBRRTD kiểm tra và ký kiểm soát trước khi gửi tiếp toàn cán bộ đến bộ quản lý nợ (CBQLN).
Căn cứ nội dung Thông báo tác nghiệp, CBQLN thực hiện nhập dữ liệu hạn mức tín dụng và cất giữ an toàn các hợp đồng gốc và các giấy tờ có liên quan. Việc cất giữ an toàn tài liêu được xác định lại với CBKH để CBTD cập nhật vào hồ sơ khách hàng.
Bước năm: Rút vốn
Yêu cầu rút vốn của khách hàng phải được gửi trước đến CBTD để kiểm tra.Trường hợp yêu cầu rút vốn vay hoàn toàn phù hợp với các điều kiện quy định tại Hợp đồng tín dụng, CBTD lập Thông báo đủ điều kiện rút vốn và trình Trưởng/Phó phòng QHKH ký duyệt cùng với các hồ sơ liên quan đến việc rút vốn. Lưu ý thông báo đủ điều kiện rút vốn có thể chỉ cần lập một lần tại thời điểm rút vốn lần đầu đối với mỗi hợp đồng tín dụng, các lần rút vốn sau đó có thể chỉ cần chữ ký xác nhận của CBKH và Trưởng/Phó phòng
QHKH trên Giấy nhận nợ của khách hàng. Thông báo đủ điều kiện rút vốn/Giấy nhận nợ của khách hàng có đầy đủ chữ ký của các bên cùng cùng các chứng từ liên quan khác sẽ được chuyển tiếp đến CBQLN. CBQLN tiến hành kiểm tra hạn mức còn lại, tính đầy đủ hợp lệ của toàn bộ hồ sơ rút vốn mà phòng QHKH chuyển sang, kiểm tra sự phù hợp với nội dung Thông báo đủ điều kiện rút vốn (Kể cả trường hợp khách hàng rút vốn ở các lần tiếp theo).
Trường hợp mọi điều kiện rút vốn đã được đáp ứng, CBQLN thực hiện mở tài khoản vay cho khách hàng đồng thời soạn thảo Chỉ thị rút vốn gửi các phòng Tác nghiệp có liên quan để thực hiên. Trường hợp các điều kiện rút vốn chưa được đáp ứng đầy đủ, CBQLN phải thông báo lại cho CBKH để tìm giải pháp xử lý. Trường hơp cần thiết, CBTD có thể xem xét lập Báo cáo đề xuất sửa đổi tín dụng trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Về nguyên tắc, Báo cáo đề xuất sửa đổi tín dụng phải được phê quyệt theo đúng trình tự như đối với Báo cáo đề xuất tín dụng.
Trong một số trường hợp cần thiết, thủ tục rút vốn phải được thông qua CBRRTD và Trưởng/Phó phòng rủi ro để phê duyệt trước khi được chuyển tiếp cho CBQLN xử lý. Tuy nhiên những trường hợp này cần được lường trước và ghi rõ như là một điều kiện tiền rút vốn tại Thông báo tác nghiệp đã được gửi đến Phòng QLN trước khi rút vốn.
Bước sáu: Giám sát kiểm tra, phát hiện và xử lý các dấu hiệu rủi ro
CBTD là người chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối về chất lượng khách hàng vay do mình quản lý vì vậy, việc giám sát, kiểm tra, phát hiện và xử lý các dấu hiệu rủi ro là công việc hết sức quan trọng của CBTD, ngang bằng với việc đề xuất và phê duyệt một khoản cấp tín dụng.
Để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ này, CBTD sẽ được CBQLN cung cấp các thông tín về hạn mức, về thời gian kiểm tra định kỳ khoản vay, tài sản đảm bảo, ngày đáo hạn…Các thông tin trên phải được lấy từ hệ thống mạng của NHNT hoặc do Phòng tác nghiệp lập dựa trên các hệ thống hoạt động chính của Ngân hàng (Silverlake) nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dự liệu. Các thông tín phải được đồng thời chuyển đến cho CBRRTD để cùng giám sát việc thực hiện của CBKH. Ngay khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro, CBTD lập kế hoạch xử lý, trình Trưởng/Phó phòng QHKH thông qua nếu cần thiết và chuyển tiếp phòng QLRRTD có ý kiến và trình tiếp lên cấp trên có thẩm quyền quyết định.
Bước bảy: Đề xuất điều chỉnh/ Sửa đổi tín dụng
Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của khách hàng phát sinh trong quá trình lập Hợp đồng/ hồ sơ tín dụng, quá trình rút vốn, quá trình kiểm tra sau khi cho vay, CBTD có thể xem xét việc lập Báo cáo đề xuất sửa đổi tín dụng (Là một Báo cáo đề xuất tín dụng dạng ngắn). Nội dung của đề xuất sữa đổi tín dụng có thể là gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ, thay đổi lãi suất, thay đổi tài sản thế chấp, thay đổi các điều kiện vay vốn khác…Về cơ bản, quy trình lập và phê duyệt Báo cáo đề xuất sửa đổi tín dụng áp dụng theo quy trình phê duyệt của Báo cáo đề xuất tín dụng.
Bước tám: Thông báo thu hồi nợ vay :
Trước 10 ngày đến hạn thu hồi nợ vay, CBQLN có trách nhiệm soạn Thông báo thu hồi nợ vay trình phụ trách phòng duyệt ký và gửi tới CBTD để thực hiện. CBTD kiểm tra nội dung Thông báo thu hồi nợ vay với các thông tin trên hệ thống và các hồ so vay liên quan. Trường hợp toàn bộ nội dung thông báo thu hồi nợ vay khớp đúng, CBKH thực hiện gửi tiếp cho khách hàng.
Trong năm ngày đầu hàng tháng, CBTD chịu trách nhiệm in các món vay đến hạn trong tháng và gửi đồng thời đến CBTD và CBRRTD để cùng theo dõi đôn đốc thu nợ đúng hạn. Trường hợp khách hàng cho rằng, khách hàng thực sự gặp khó khăn trong việc trả nợ vào đúng ngày đến hạn theo thõa thuận, CBTD có thể cân nhắc khả năng lập Báo cáo đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ (Báo cáo đề xuất sửa đổi tín dụng) và trình phê duyệt theo quy định.Trường hợp khoản vay đã được hoàn trả đầy đủ, CBQLN soạn Thông báo đóng hồ sp vay/ giải chấp Tài sản thể chấp, tài sản cầm cố trình Trưởng/Phó phòng QLN duyệt ký và gửi cho CBTD kiểm tra lại về nội dung. Trường hợp nội dung thông báo đóng hồ sơ vay/ giải chấp Tài sản thế chấp, cầm cố hoàn toàn khớp đúng, CBTD thực hiện chuyển tiếp Thông báo đóng hồ sơ vay/ giài chấp Tài sản thế chấp, cầm cố cho khách hàng.
CBTD hướng dẫn khách hàng nhận lại các giấy tờ gốc liên quan đến tài sản thế chấp, tài sản cầm cố tại phòng Quản lý nợ vay (nếu có) đồng thời ký xác nhận trên thông báo đóng hồ sơ để CBQLN lưu giữ tại hồ sơ tín dụng.