3.3.2.1. Tăng cường chất lượng công tác đấu thầu
Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu. Đấu thầu là một phương pháp quản lý dự án có hiệu quả nhất, tiên tiến nhất. Đây là nguyên tắc quản lý đầu tư và
xây dựng nhằm chống độc quyền, tăng cường cạnh tranh. Đấu thầu là cách rất tốt để kiểm soát, tiết kiệm có hiệu quả chi phí của dự án. Cần thực hiện linh hoạt các hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với tính chất, loại và cấp công trình theo quy định của pháp luật. Từ thực tế áp dụng ở Chi cục Thủy lợi Quảng Ninh thời gian qua, chúng tôi thấy tỉnh cần tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm mặt được và chưa được, đồng thời tập trung chỉ đạo để đạt hiệu quả cao hơn. Gắn chủ trương điều chỉnh lại kế hoạch đầu tư theo hướng tập trung dứt điểm sẽ là một điều kiện thuận lợi cho công tác đấu thầu.
- Thực hiện việc đấu thầu rộng rãi đối với tất cả các gói thầu, hạn chế tối đa hình thức chỉ định thầu hoặc đấu thầu hạn chế. Hình thức đấu thầu rộng rãi sẽ hạn chế rất nhiều vấn đề thông thầu vì trường hợp một nhà thầu đã biết được thông tin của dự án cũng không thể có sức để thương thuyết với tất cả các nhà thầu muốn tham dự và mặt khác nếu sử dụng kinh phí để thương thuyết thì hiệu quả kinh doanh cũng không đáp ứng được chi phí tiêu cực phải bỏ ra.
- Ngăn chặn thông tin dò rỉ và thông thầu trong quá trình đấu thầu. Đây là một vấn đề thuộc về ý thức của con người, nên khó phát hiện và ngăn chặn bằng những biện pháp cụ thể, nhưng về một góc độ nào đó có thể hạn chế bằng những biện pháp như phê duyệt dự toán và giá gói thầu cùng một thời điểm mở thầu; các văn bản phê duyệt dự toán, phê duyệt giá gói thầu chỉ phát hành rộng rãi ra bên ngoài khi đã thực hiện xong việc mở thầu như vậy sẽ hạn chế bớt lượng thông tin bị dò rỉ.
- Áp dụng cơ chế giảm giá ngay trong quá trình xác định giá gói thầu: Hiện nay giá gói thầu thường được xây dựng trên cơ sở bằng với giá dự toán được phê duyệt, để nâng cao hiệu quả khi tổ chức đấu thầu khi xây dựng giá gói thầu cần đưa ra một tỷ lệ giảm giá so với giá dự toán. Như vậy trong trường hợp có tình trạng thông thầu thì vẫn tiết kiệm được khoản kinh phí trong giá trúng thầu.
- Lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng công trình thủy lợi có kỹ thuật trong thi công thủy lợi phải được hết sức coi trọng. Quy định này sẽ giúp cho việc đấu thầu lựa chọn được nhà thầu thực sự có năng lực và để có thể thắng thầu thì ngay
trong hồ sơ dự thầu nhà thầu đã phải đã phải quan tâm đề xuất rất chi tiết các nội dung: giải pháp kỹ thuật thi công, công tác quản lý chất lượng - hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu, tiến độ thi công, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, huy động máy móc thiết bị phục vụ thi công, kế hoạch cung cấp vật tư, bố trí nhân sự, kế hoạch huy động nguồn lực tài chính,... Từ đó trên cơ sở các cam kết của nhà thầu trong hồ sơ dự thầu khi triển khai thi công xây dựng sẽ có được điều kiện rất thuận lợi để giám sát quản lý chất lượng công trình. Kiên quyết từ chối các nhà thầu nếu phát hiện vi phạm các điều khoản của hợp đồng và năng lực yếu.
3.3.2.2. Đảm bảo tiến độ và chi phí công tác giải phóng mặt bằng
- Xây dựng đơn giá bồi thường phải đảm bảo lợi ích của các hộ bị di chuyển sao cho phù hợp với đơn giá thị trường tại thời điểm di chuyển. Mức giá bồi thường cần tính đến yếu tố điều tiết của nhà nước khi đất đai khi thu hồi phục vụ hoạt động dịch vụ nhà đất trên cơ sở bảo đảm lợi ích của nhà nước, người dân và doanh nghiệp.
- Về cơ chế bồi thương cần quan tâm đến yếu tố khác như: hỗ trợ mất việc, hỗ trợ do thiệt hại về kinh doanh, hỗ trợ di chuyển một cách thỏa đáng…
- Áp dụng cơ chế giá bồi thường không phân biệt nguồn vốn tham gia đầu tư vào dự án.
Chất lượng hoạt động của Hội đồng giải phóng mặt bằng thể hiện rõ nhất ở khâu kiểm đếm tài sản trên đất, đo đạc, xác định loại đất chính xác, lịch sử đất bị thu hồi, áp dụng đơn giá đền bù. Khâu này đòi hỏi cán bộ làm việc hết sức công minh, chính xác, đồng thời phải có sự phối hợp rất chặt chẽ giữa chính quyền địa phương và các cơ quan chuyên môn liên quan đến dự án.
3.3.2.3. Tăng cường công tác quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình
Tiến độ dự án trong giai đoạn thi công xây dựng công trình thủy lợi có liên quan đến chi phí dự án và cơ hội đưa dự án vào sử dụng, đặc biệt là công trình thủy lợi cần phải đưa vào sử dụng trước mùa mưa bão. Quản lý tiến độ dự án giai đoạn thực hiện đầu tư không tốt dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện dự án thì đi cùng nó sẽ làm tăng chi phí đầu tư của dự án, không phát huy được hiệu quả của công trình.
Tăng cường công tác quản lý tiến độ thi công, tiến độ thi công phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án phê duyệt. Chủ đầu tư, đơn vị tư vấn giám sát, nhà thầu thi công và các bên liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thi công và điều chỉnh tiến độ trong trường hợp tiến độ thi công xây dựng ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án.
3.3.2.4. Tăng cường công tác quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình
Việc quản lý chất lượng được tiến hành từ khâu định vị, cắm tuyến đào móng công trình; các loại vật liệu trước khi đưa vào sử dụng đều được kiểm định chất lương, đặc biệt là các loại vật liệu khai thác tự nhiên như đất đắp, đá xây, đá dăm, cát, sỏi...; đối với các loại vật liệu mua trên thị trường như sắt thép, xi măng... đều phải có nhãn mác và xuất xứ hàng hóa cụ thể.
Công tác nghiệm thu được tiến hành theo đúng trình tự thủ tục, thi công xong phần việc nào nghiệm thu đến đó, sau khi nghiệm thu giai đoạn xong mới tiến hành thi công phần việc tiếp theo, đặc biệt là đối với các phần việc hoặc hạng mục bị che khuất như hố móng, lớp lót bê tông, móng công trình...
Trong quá trình thi công được triển khai lấy mẫu và thí nghiệm theo đúng quy định đặc biệt là mẫu bê tông và đất đắp, đối với đất đắp lu lèn lớp dưới đến khi lấy mẫu thí nghiệm đảm bảo yêu cầu thiết kế mới cho thi công lớp trên tiếp theo.
Công tác nghiệm thu hạng mục và nghiệm thu kỹ thuật công trình chỉ được thực hiện khi hạng mục hoặc công trình xây dựng xong, các thủ tục pháp lý như: nhật ký thi công, mãu thí nghiệm, biên bản nghiệm thu giai đoạn... đầy đủ, khi công trình xây dựng xong vận hành thử theo đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo chất lượng mới tiến hành nghiệm thu kỹ thuật.
1. Tăng cường công tác giám sát thi công xây dựng công trình của chủ đầu tư, của tư vấn giám sát
- Phải có bộ phận chuyên trách đảm bảo duy trì hoạt động giám sát một cách có hệ thống toàn bộ quá trình thi công xây lắp, từ khi khởi công đến khi nghiệm thu, bàn giao.
- Phải phân định nhiệm vụ, quyền hạn của giám sát trưởng, các giám sát viên chuyên trách cho từng công việc và thông báo công khai tại công trường và đảm bảo việc giám sát được thường xuyên, liên tục.
- Lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu của dự án.
- Kiểm tra các điều kiện khởi công; điều kiện về năng lực các nhà thầu, thiết bị thi công (phù hợp hồ sơ dự thầu), phòng thí nghiệm của nhà thầu hay những cơ sở sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng (khi cần thiết); kiểm tra chứng chỉ xuất xưởng, chứng chỉ chất lượng thiết bị công trình.
- Lập đề cương, kế hoạch và biện pháp thực hiện giám sát.
- Kiểm tra chất lượng, khối lượng, tiến độ, an toàn, môi trường của công trình, hạng mục công trình.
- Tổ chức kiểm định sản phẩm xây dựng khi cần thiết - Kiểm tra và xác nhận bản vẽ hoàn công.
- Giúp chủ đầu tư tập hợp, kiểm tra và trình đơn vị quản lý Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng kiểm tra hồ sơ, tài liệu nghiệm thu, trước khi tổ chức nghiệm thu (giai đoạn, chạy thử, hoàn thành).
- Giúp chủ đầu tư lập báo cáo thường kỳ về chất lượng công trình xây dựng theo quy định.
- Giúp chủ đầu tư (hay được ủy quyền) dừng thi công, lập biên bản khi nhà thầu vi phạm chất lượng, an toàn, môi trường xây dựng.
- Từ chối nghiệm thu các sản phẩm không đảm bảo chất lượng. Lý do từ chối phải thể hiện bằng văn bản.
2. Tăng cường yêu cầu trách nhiệm đối với nhà thầu thi công
- Nhà thầu thi công phải tổ chức hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với hợp đồng giao thầu, trong đó cần có bộ phận giám sát chất lượng riêng của nhà thầu thi công.
- Lập đầy đủ, đúng quy định nhật ký thi công xây dựng công trình.
- Chỉ được phép thay đổi, bổ sung vật liệu, khối lượng khi được Chủ đầu tư chấp thuận ( có biên bản ký nhận giữa các bên liên quan).
- Báo cáo đầy đủ quy trình tự kiểm tra chất lượng vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng.
- Phối hợp với Chủ đầu tư và đơn vị giám sát, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nghiệm thu. - Báo cáo thường xuyên với chủ đầu tư về tiến độ, chất lượng, khối lượng, an toàn và môi trường xây dựng.
- Tổ chức nghiệm thu nội bộ trước khi mời đại diện chủ đầu tư nghiệm thu. - Đảm bảo an toàn trong thi công xây dựng cho người, thiết bị và những công trình lân cận, kể cả hệ thống hạ tầng kỹ thuật khu vực.
- Lập hồ sơ hoàn công theo quy định hiện hành.
3. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra
Cơ quan nhà nước để kịp thời chấn chỉnh, sử phạt những sai phạm mắc phải của các đơn vị tham gia thực hiện dự án; tổng kết, đánh giá và nhân rộng những mô hình đã phát huy hiệu quả trong công tác quản lý. Nghiêm túc thực hiện kết luận của các cuộc kiểm tra, thanh tra, có kiểm soát kết quả thực hiện kết luận. Cũng thông qua công tác này tổng kết lại những bất cập còn mắc phải trong các quy định của nhà nước về công tác đầu tư xây dựng công trình kiến nghị cấp trên điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tế khi triển khai thực hiện.
3.3.2.5. Tăng cường công tác quản lý chi phí giai đoạn thi công xây dựng công trình trình
- Lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng công trình thủy lợi phải hết sức linh hoạt; phải lấy mục tiêu hiệu quả, rút ngắn thời gian thực hiện dự án, đồng thời vẫn theo nguyên tắc lựa chọn được nhà thầu có đủ điều kiện, năng lực, kinh nghiệm, có giá hợp lý, phù hợp với mục tiêu quản lý. Tổng hợp kết quả triển khai thực hiện các dự án trong thời gian vừa qua trong điều kiện giá vật tư xây dựng có nhiều biến động, chế độ chính sách thường xuyên được thay đổi điều chỉnh luôn dẫn đến làm tăng giá trị công trình. Để tiết kiệm vốn đầu tư nghiên cứu đề xuất được áp dụng hình thức hợp đồng khoán gọn. Khi nhà thầu thi công xây dựng các công trình thủy lợi hoàn thành hợp đồng thì sẽ được thanh toán theo kinh phí đã ký kết từ đầu, đây cũng là một điều kiện để có thể lựa chọn được những nhà thầu có năng lực vì trong
điều kiện biến động như vậy thì ngay trong nội tại nhà thầu đã phải tính toán xác định thực sự năng lực của mình và xây dựng đầy đủ phương án để có thể đáp ứng khi thực hiện hợp đồng.
- Kiểm soát tốt chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa công trình vào khai thác sử dụng. Khi công trình hay giai đoạn dự án hoàn thành để chuẩn bị đưa vào vận hành, khai thác sử dụng, phải thực hiện khống chế theo khoản mục chi phí, như: Giá trị quyết toán phần xây dựng kiến trúc; Giá trị quyết toán phần mua sắm, lắp đặt thiết bị; Giá trị quyết toán các khoản mục khác. Để kiểm soát được thì phải thực hiện tốt các nội dung: Đối chiếu khối lượng hoàn thành nghiệm thu theo thiết kế; Đối chiếu khối lượng phát sinh được thanh toán và không được thanh toán; Phân tích, so sánh để loại bỏ những khối lượng, chủng loại, mức chênh lệch, tìm nguyên nhân tăng giảm; Kiểm tra đối chiếu giá trị thanh toán theo hợp đồng; So sánh, phân tích giá thành xây dựng; Lập báo cáo giải trình.
3.3.2.6. Hoàn thiện tổ chức quản lý dự án
Mục đích của việc tổ chức nhằm để đạt được sự hợp tác tích cực các thành viên tham gia quản lý dự án, đồng thời phân định rõ vai trò và trách nhiệm cho những người tham gia và xác định rõ nhiệm vụ của từng đối tượng. Do vậy, cần thiết phải lập một sơ đồ trách nhiệm trong công tác tổ chức dự án, vì nó chỉ rõ tên hay trật tự các công việc, cũng như từng giai đoạn của dự án mà mỗi thành viên tham gia quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm.
Để quản lý dự án thành công và hiệu quả dự án đầu tư xây dựng, việc thiết lập được một bộ máy quản lý phù hợp là điều kiện tiên quyết quan trọng đầu tiên. Theo tổng kết của các nhà quản lý dự án, một bộ máy quản lý điều hành thực hiện dự án hiệu quả thường được tổ chức theo những cấp độ khác nhau để tăng tính hiệu quả và chất lượng quản lý. Căn cứ vào thực tiễn, tác giả đề xuất việc phân cấp tổ chức của Chi cục Thủy lợi Quảng Ninh theo theo 3 cấp độ sau:
1. Cấp quản lý tác nghiệp
Cấp độ này liên quan tới những người có trách nhiệm thực hiện từng công việc đã được phân công trong kế hoạch thực hiện, trong chương trình dự án. Ở cấp
độ này, công tác quản lý là theo dõi, xem xét và đối chiếu hàng ca, hàng ngày tình hình thực hiện các công việc của dự án đang được tiến hành với các yêu cầu nêu trong chương trình dự án, như: người thực hiện, thời điểm thực hiện, kết quả thực hiện,... nhằm thông tin kịp thời những thông tin cần thiết cho cấp quản lý trung gian. Ở cấp độ này, người ta thường thành lập ra các nhóm dự án, thông thường những người phụ trách các công việc thuộc một nhóm công việc trở thành thành viên của nhóm dự án. Trong mỗi nhóm dự án cử ra một nhóm trưởng chịu trách nhiệm chung.
2. Cấp quản lý trung gian
Cấp quản lý trung gian liên quan chủ yếu đến Chi cục trưởng điều hành dự án và các cộng sự là các cá nhân được phân công làm trưởng các nhóm công việc. Phạm vi quản lý ở cấp độ này là giám sát, theo dõi để xác định sớm nhất các ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng hoàn thành các công việc của dự án, đến kinh phí và đến thời hạn hoàn thành của các công việc của quá trình, để có thể đưa ra kịp thời các biện pháp điều chỉnh cần thiết và phản hồi kịp thời những thông tin về những khó khăn, vướng mắc gặp phải trong tiến trình thực hiện dự án cho cấp điều hành