Một dự án có thể được xem như một hệ thống gồm 3 yếu tố:
1. Kết quả cuối cùng cần đạt được (chất lượng của dự án)
Mỗi một dự án thường đặt ra một hay nhiều mục tiêu cần đạt được (mục tiêu kỹ thuật công nghệ, mục tiêu kinh tế tài chính, mục tiêu kinh tế xã hội, quốc phòng,...)
2. Nguồn lực
Để có thể đạt được kết quả mong muốn, mỗi dự án đều dự trù chi phí nguồn lực huy động cho dự án (nhân lực, tài lực, vật lực, kinh phí,...). Trên thực tế, do những biến cố rủi ro làm cho chi phí, nguồn lực thực tế thường có nguy cơ vượt quá dự kiến ban đầu. Cũng có những trường hợp không đủ nguồn lực huy động cho dự án như đã dự kiến làm cho dự án triển khai không thuận lợi, phải điều chỉnh, thay đổi lại mục tiêu so với dự kiến ban đầu,...
3. Thời gian
Để thực hiện một dự án đòi hỏi phải có một thời gian nhất định và thường bị ấn định khống chế do nhiều lý do (cạnh tranh thị trường, tranh thủ thời cơ, giành cơ hội,...). Ngay trong từng giai đoạn của chu trình dự án cũng có thể bị những khống chế về thời gian thực hiện. Thông thường, tiến trình thực hiện một dự án theo thời gian có thể chia ra 3 thời kỳ: Khởi đầu, triển khai và kết thúc. Thời kỳ khởi đầu và thời kỳ kết thúc dự án thường được tiến hành với tốc độ chậm hơn so với thời kỳ triển khai. Cũng có trường hợp có dự án thời kỳ khởi đầu rất dài so với thời kỳ triển khai, có dự án không triển khai được hay có dự án bị bỏ dở không đi đến thời kỳ kết thúc,...
Nếu một dự án được thực hiện mà đạt được kết quả cuối cùng như dự kiến (độ hoàn thiện yêu cầu) trong một khoảng thời gian khống chế (thời hạn ấn định) với một nguồn lực đã xác định (kinh phí tới hạn) thì dự án được xem là đã hoàn thành “mục tiêu tổng thể”. Tuy nhiên, trên thực tế “mục tiêu tổng thể” thường rất khó, thậm chí không thể nào đạt được, và do đó trong quản lý dự án người ta thường phải tìm cách kết hợp dung hòa 3 phương diện chính của một dự án bằng cách lựa chọn và thực hiện phương án kinh tế nhất theo từng trường hợp cụ thể (chẳng hạn, có thể đạt được đích kết quả yêu cầu nhưng phải thay đổi thời hạn hoặc kinh phí hoặc cả hai; hay có thể thực hiện dự án trong khoảng thời gian khống chế với lượng kinh phí tới hạn nhưng phải hạ thấp độ hoàn thiện yêu cầu.
Tùy thuộc vào môi trường dự án (các điều kiện trong đó dự án xuất hiện) và các tham số về quản lý bên trong dự án (vai trò, cương vị, năng lực của những người tham gia quản lý dự án,...) mà việc lựa chọn và quyết định phương án dung hòa sẽ khác nhau. Có thể xem mục tiêu tổng thể của một dự án cũng chính là mục tiêu tổng thể của quản lý dự án, bởi vì mục đích của quản lý dự án chính là dẫn dắt dự án đến thành công.
Ba yếu tố cơ bản: Thời gian (T), chi phí (C) và kết quả (K) là những mục tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng có mối liên quan chặt chẽ với nhau. Sự kết
hợp 3 yếu tố này tạo thành mục tiêu tổng thể của quản lý dự án. Có thể mô tả mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án.
Hình 1.1: Mục tiêu tổng thể của một dự án đầu tư