3. Quy trình luân chuyển chứng từ: Giải thích:
2.3.2.2Kế toán giảm tiền mặt
(1) Chi tạm ứng:
Công ty chi tạm ứng trong các trường hợp:
- Chi tạm ứng cho công nhân viên: đi công tác, tiếp khách, tạm ứng lương, và các khoản chi phí khác.
- Chi ứng trướccho nhà cung cấp, trạm thu mua nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
Trường hợp1: Chi tạm ứng cho công nhân viên 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
a/ Chứng từ:
- Giấy đề nghị tạm ứng (2 liên) do nhân viên lập - Lệnh công tác (nếu có)
1388 1111
711
41.428.302
- Phiếu chi (2 liên) b/ Sổ sách: - Sổ chi tiết 1111 - Sổ cái 141, 1111 - Sổ nhật ký chung - Sổ quỹ 2. Tài khoản sử dụng: 1111: Tiền mặt VNĐ
141 : Tạm ứng (theo dõi chi tiết cho từng đối tượng )
Giải thích:
Nhân viên nếu có nhu cầu tạm ứng tiền: như tiền lương hoặc căn cứ vào lệnh công tác, hoặc có nhu cầu tạm ứng tiền đi lo việc cho công ty theo lệnh của giám đốc, để viết giấy đề nghi tạm ứng gửi cho giám đốc xét duyệt, sau đó chuyển giấy đề nghị đã duyệt cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ được duyệt tiến hành cập nhật phân hệ VBT, nhập dữ liệu vào máy (máy sẽ tự động xử lý số liệu và cập nhật vào các sổ có liên quan) và in 2 liên phiếu chi. Tập chứng từ gồm phiếu thu 2 liên, giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Thủ quỹ: tiến hành chi tiền, cùng nhân viên tạm ứng ký xác nhận vào phiếu chi và ghi sổ quỹ, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán để lưu trong tập chứng từ hạch toán. Phục vụ cho công tác hạch toán khi nhân viên hoàn thành công việc.
4. Trình tự hạch toán:
- PC0032 tạm ứng tiền cho nhân viên Tiến để vận chuyển hàng số tiền 1.500.000 đ Nợ 141(Tiến)1.500.000
Có 1111 1.500.000
- Chi tạm ứng lương cho nhân viên phân xư ởng sản xuất chính số tiền : 4.800.0 00 đ theo PC 0065 ( T03/2008) Nợ 141(PXC) 4.800.000 Có 1111 4.800.000 5. Sơ đồ hạch toán: 1111 141 6.300.000
Trường hợp 2: Ứng trước cho nhà cung cấp, các trạm thu mua nguyên liệu ở các tỉnh của công ty.
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:a/ Chứng từ: a/ Chứng từ:
- Bảng kê kế hoạch mua nguyên vật liệu, liên 2 hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho (nếu có), bảng kê mua hàng.
- Giấy đề nghị tạm ứng , phiếu chi (2 liên)
b/ Sổ sách:
- Sổ cái 1111,331
- Sổ chi tiết 1111, 331 (chi tiết cho từng đối tượng) - Sổ nhật ký chung
- Sổ quỹ
2. Tài khoản sử dụng:
TK 1111 : Tiền mặt VNĐ theo dõi số tiền đã chi ứng trước
TK 331 : Phải trả người bán (chi tiết cho từng đối tượng, từng trạm thu mua)