Giải thích:
Kế toán tiêu thụ: Căn cứ vào chứng từ ghi nhận nợ phải thu khách hàng, đến hạn thanh toán tiền cho công ty, kế toán sẽ thông báo cho khách hàng yêu cầu khách hàng trả nợ cho công ty.
Kế toán thanh toán:
- Sau khi nhận được giấy xác nhận nợ của khách hàng gửi đến hoặc khách hàng trực tiếp đến công ty để xác nhận nợ và yêu cầu thanh toán, thì kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu công nợ khách hàng, căn cứ vào chứng từ ghi nhận công nợ lưu tại tập chứng từ bán hàng chưa thu tiền gồm: Chứng từ hạch toán đính kèm với liên 3 hoá đơn GTGT và một số chứng từ có liên quan khác.
- Công nợ trùng khớp, kế toán thanh toán tiến hành cập nhật phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và in ra phiếu thu (2 liên). Chứng từ hạch toán đính kèm hoá đơn GTGT (liên 3 ), bộ chứng từ thanh toán của khách hàng và 2 liên của phiếu thu được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt.
Giám đốc, kế toán trưởng: Ký duyệt xong chuyển lại cho phòng kế toán làm công tác thu tiền.
Kế toán thanh toán: Sau khi nhận bộ chứng từ đã được ký duyệt thì chuyển bộ chứng từ thanh toán lại cho khách hàng, 2 liên của phiếu thu chuyển cho thủ quỹ để thu tiền.
Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu đã ký duyệt, tiến hành thu tiền khách hàng, cùng khách hàng ký xác nh ận vào phiếu thu, đồng thời ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu cho khách hàng, liên 1 của phiếu thu chuyển cho kế toán thanh toán kẹp cùng chứng từ hạch toán và hoá đơn GTGT để lưu theo số trong tập chứng từ bán hàng đã thu tiền, phục vụ trong công tác kiểm tra , quản lý khi cần thiết.
4. Trình tự hạch toán ( số liệu minh hoạ tháng 01/2008)
- Phiếu thu số 0046 thu tiền hàng công ty Hoài Hương theo HDGTGT số 199301 ngày 8/01/2008 số tiền là 10.345.500 đ
Nợ 1111 10.345.500
- PT số 0032 thu tiền hàng công ty Luân Thành theo HĐUT số 08 ngày 12/08/2007 số tiền là 116.270.000 đ.
Nợ 1111 116.270.000
Có 1312 116.270.000
- PT 0054 thu tiền hàng UTXK – công ty Kiên Long số tiền là 19.890.809 đ Nợ 1111 19.890.809
Có 1312 19.890.809
- PT số 0012 thu tiền phí dịch vụ gia công cho công ty KIM SƠN theo HD16144 số tiền là 12.664.400 đ. Nợ 1111 12.664.400 Có 1312 12.664.400 5. Sơ đồ hạch toán 1312 1111 10.345.500 116.270.000 19.890.809 12.664.400