Kế toán trưởng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thành phẩm Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
tư tồn cuối kỳ, biên bản thanh lý TSCĐ, hoá đơn GTGT, hoá đơn thông thường…từ đó cập nhật dữ liệu vào phân hệ, cuối kỳ hoặc định kỳ so sánh số liệu với kho vật tư về số lượng nhập xuất tồn vật tư trong kỳ, nếu có chênh lệch thì xác định nguyên nhân và sửa chữa kịp thời.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ khách hàng, chịu sự chỉ đạo của giám đốc và kế toán trưởng để quản lý tình hình thu chi của đơn vị, thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ về số liệu ghi chép trong ngày, định kỳ. Do nhu cầu chi tiêu của công ty tương đối nhiều nên khối lượng công việc của kế toán thanh toán là không nhỏ vì thế kế toán tổng hợp cùng với thủ quỹ sẽ trực tiếp giao dịch với ngân hàng khi có nhu cầu.
- Kế toán thành phẩm: Chịu trách nhiệm theo dõi sự biến động của thành phẩm tại công ty thông qua chứng từ: Phiếu nhập kho thành phẩm, phiếu xuất kho thành phẩm, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT, hoá đơn thương mại,…cập nhật dữ liệu thường xuyên kịp thời vào phân hệ.
- Kế toán nguyên vật li ệu: Theo dõi quá trình nhập xuất nguyên vật liệu chính, hàng ngày căn cứ vào chứng từ có liên quan (phiếu nhập vật tư, bảng kê mua hàng…để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đồng thời theo dõi công nợ nguyên vật liệu.
- Thủ quỹ: Là người quản lý quỹ tiền mặt cho công ty, thực hiện nhập xuất tiền mặt theo chứng từ phiếu thu, phiếu chi đã được ký duyệt. Cuối ngày hoặc định kỳ thủ quỹ và kế toán thanh toán so sánh số dư tồn quỹ trong ngày để đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ. Ngoài ra thủ quỹ còn phụ trách giao dịch với ngân hàng khi có nhu cầu gửi tiền hoặc rút tiền,…
2.2.2.1 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức kế toán tập trung để tổ chức quản lý và hạch toán kế toán.
Với hình thức này, tất cả công việc kế toán như tổ chức chứng từ, cập nhật chứng từ, định khoản, vào sổ, tính giá thành, lập các báo cáo…đều được làm tại văn phòng kế toán trụ sở chính của công ty, các đợn vị trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu để cung cấp thông tin, số liệu cho phòng kế toán nhờ đó mà công việc được thực hiện thông nhất chặt chẽ, giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng kiểm tra, có kế hoạch chỉ đạo kịp thời hiệu quả. Mô hình kế toán công ty đang áp dụng hoàn toàn phù hợp với mô hình quản lý của công ty. Tuy nhiên vì các trại thu mua và văn phòng đại diện cách xa trụ sở chính và đặt ở nhiều nơi nên việc hạch toán nghiệp vụ còn chậm trễ và khối lượng công việc tương đối lớn do dồn tích về cuối kỳ nên không tránh khỏi sai xót trong hạch toán kế toán.
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị
Để công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, hạn chế đựơc những sai xót trong kế toán thủ công, giảm bớt được khối lượng công việc của kế toán viên công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy A&C soft 2006, đây là phần mêm kế toán mới được công ty áp dụng rất hiệu quả. Công ty hạch toán kế toán theo hình thức kế toán “ Nhật ký chung”: