sát quá trình thực hiện thủ tục hành chính
Một nguyên tắc chung trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước ta là bất cứ cơ quan nhà nước nào cũng phải chịu sự kiểm tra, giám sát dưới hình thức nhất định để bảo đảm cho cơ quan này hoạt động đúng pháp luật, mang lại lợi ích tốt nhất cho nhân dân. Các hoạt động kiểm tra, giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thể mang tính quyền lực, cũng có thể không mang tính quyền lực. Sự kiểm tra, giám sát mang tính quyền lực nhà nước đối với hoạt động thực hiện thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn được quy định tại Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về quyền giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân, quyền kiểm tra của Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện đối với hoạt động của Ủy ban nhân dân xã, trong đó có các hoạt động thực hiện thủ tục hành chính. Các hoạt động kiểm tra, giám sát đối với hoạt động thực hiện thủ tục hành chính tại cấp xã không mang tính quyền lực nhà nước chính là việc chịu sự giám sát của nhân dân; nhân dân có thể thực hiện quyền giám sát thông qua các tổ chức chính trị - xã hội của mình hoặc thông qua các hoạt động trực tiếp của công dân như khiếu nại, tố cáo…
Giám sát cũng như kiểm tra là các hoạt động gắn liền với quản lý nhà nước, ở đâu có quản lý nhà nước ở đó phải có hoạt động này. Điều này xuất phát từ chính việc hiểu không đúng quy định của thủ tục, thiếu tinh thần trách nhiệm trong công vụ, do động cơ sai lệch… mà không thực hiện. Thông qua việc kiểm tra, giám sát sẽ góp phần chấn chỉnh, sửa chữa các sai sót trong hoạt động thực hiện thủ tục tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Cụ thể, phát hiện những bất hợp lý trong quy định của thủ tục hành chính do cơ quan mình ban hành để kịp thời sửa đổi; giúp đỡ cấp chính quyền cơ sở tháo gỡ khó khăn trong khi thực hiện thủ tục hành chính; giải thích những điểm chưa rõ của thủ tục hành chính, chỉ đạo thống nhất cách giải quyết thủ tục hành chính; phát hiện những hiện tượng vi phạm pháp luật và có biện pháp xử lý. Để thực hiện tốt việc thanh tra, kiểm tra, giám sát như trên các hoạt động thủ tục hành chính tại cấp xã, cần thực hiện cụ thể theo từng giải pháp sau:
Thứ nhất, tăng cường công tác kiểm tra của cấp chính quyền bên trên đối với quá trình thực hiện thủ tục hành chính của chính quyền cấp xã.
Phương pháp kiểm tra hiện nay thường là thông qua các báo cáo của cấp chính quyền cơ sở, rất ít khi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện tổ chức các đoàn đi kiểm tra, khảo sát tình hình thực hiện thủ tục hành chính ở cấp xã. Việc hỏi ý kiến nhân dân về quá trình thực hiện thủ tục hầu như chưa được thực hiện. Chính vì thiếu các hình thức kiểm tra đi vào thực chất nên cấp trên thường thiếu thông tin phản hồi có giá trị, điều này dẫn đến việc sửa đổi, bổ sung quy phạm thủ tục hành chính chậm trễ, không mang tính kịp thời, chung chung, thiếu chi tiết. Từ thực tế này, cần có các quy chế quy định các cấp chính quyền bên trên có trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện thủ tục hành chính của chính quyền cấp xã như một công việc bắt buộc có tính chất thường xuyên, liên tục. Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện nên giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cơ quan chuyên môn phải có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên hoạt động và giúp đỡ về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ thực hiện thủ tục hành chính tại cơ sở. Định kỳ, các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh,
huyện phải cử cán bộ chuyên môn của mình đến kiểm tra thực tế hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã để thông tin trao đổi nhanh về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ xã và phát hiện sớm các vi phạm nếu có để kịp thời chấn chỉnh.
Để thu thập các thông tin khách quan, các cấp chính quyền trên cơ sở cần phải lắng nghe tiếp thu ý kiến phản hồi từ những người dân trực tiếp tham gia vào thủ tục hành chính thông qua phương pháp thăm dò, lấy ý kiến, phỏng vấn, điều tra…Thực hiện nền hành chính phục vụ, lấy nhân dân làm gốc, chúng ta không chỉ lắng nghe ý kiến một chiều từ cơ quan chính quyền có nhiệm vụ quyền hạn thực hiện thủ tục hành chính, mà cần phải lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ chính những chủ thể mà thủ tục hành chính đang hướng tới để điều chỉnh. Điều này cũng chính là tôn trọng và bảo đảm quyền và lợi ích của nhân dân trong quá trình tuân thủ các quy định của thủ tục hành chính mà mình tham gia. Các cấp chính quyền cần hòa mình vào nhân dân, trực tiếp quan sát, tìm hiểu tình hình thực hiện thủ tục, lắng nghe những vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục để kịp thời tháo gỡ giảm bớt sự phiền hà cho nhân dân. Thường xuyên tổ chức điều tra xã hội học lấy ý kiến người dân liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hành chính tại xã, phường, thị trấn trên cơ sở có sự cùng phối hợp tham gia của Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc nhằm đảm bảo tính khách quan, đồng thời tăng cường mối quan hệ giữa cơ quan đại diện với cử tri của mình; góp phần củng cố vai trò và tiếng nói của cơ quan quyền lực nhà nước tại địa phương.
Thứ hai, kiểm tra, thanh tra trong nội bộ chính quyền cấp xã đối với quá trình thực hiện thủ tục hành chính
Hội đồng nhân dân cấp xã có trách nhiệm giám sát hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã trong đó có hoạt động về việc thực hiện thủ tục hành chính cho công dân trên địa bàn. Như vậy, trách nhiệm của Hội đồng nhân dân cấp xã là thực hiện vai trò giám sát và Ủy ban nhân dân cấp xã với vai trò
là cơ quan tổ chức thực hiện, phải đồng thời làm công tác kiểm tra việc thực hiện các thủ tục hành chính.
Trên thực tế, Hội đồng nhân dẫn mỗi năm họp 02 lần, định kỳ sáu tháng/lần, bởi vậy quá trình giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính chủ yếu thông qua các báo cáo của ủy ban. Tại các khu dân cư cũng có hình thức tổ chức họp lấy ý kiến của cử tri trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có việc thực hiện thủ tục hành chính. Tuy nhiên, hình thức này tổ chức còn sơ sài, không thu hút được sự quan tâm, chú ý của nhân dân. Tham gia các cuộc họp tiếp xúc lấy ý kiến của cử tri góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy chính quyền cơ sở tại địa phương thường được tổ chức chiếu lệ, việc lấy ý kiến và trả lời chất vấn còn mang tính hình thức. Ngoài ra, do trình độ nắm vững các quy định về thủ tục hành chính còn hạn chế, trong khi số kỳ họp quá ít, thời gian họp của mỗi kỳ lại ngắn, không đủ thời gian cho các đại biểu đi sâu phân tích tình hình thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn nên việc giám sát của Hội đồng nhân dân cấp xã hoàn toàn bị động.
Bởi vậy, việc tổ chức thanh tra, kiểm tra trong nội bộ chính quyền cấp xã là sự bắt buộc cần thiết. Cụ thể, phân công kiểm tra chéo định kỳ về sổ sách, hồ sơ để đảm bảo tính khách quan của việc kiểm tra. Để thực hiện được việc kiểm tra chéo có hiệu quả bắt buộc phải có quy định một lĩnh vực thủ tục hành chính phải có ít nhất hai cán bộ chuyên môn nắm vững nội dung quy định của thủ tục để vừa có tác dụng kiểm tra nhau, vừa có thể thay thế công việc của nhau khi cần thiết. Ngoài ra, lãnh đạo ủy ban trong phạm vi lĩnh vực được phân công phụ trách phải tiến hành kiểm tra thường xuyên cũng như đột xuất nhằm giám sát các hoạt động thực hiện thủ tục giải quyết công việc của nhân dân.
Kiểm tra luôn đi kèm với đánh giá, khen thưởng và kỷ luật thích đáng. Trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra thuộc về Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã với tư cách là người lãnh đạo và điều hành công việc chung của ủy ban.
Hướng tới việc xây dựng một một nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân, do nhân dân làm chủ, việc phát huy vai trò giám sát của nhân dân đối với hoạt động của chính quyền nói chung và hoạt động thủ tục hành chính nói riêng nhằm đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công dân trên địa bàn là việc làm cần thiết và tất yếu.
Để phát huy vai trò giám sát của nhân dân, nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để nhân dân trực tiếp phát huy vai trò giám sát của mình như Luật Khiếu nại, tố cáo năm 1998 và được bổ sung, sửa đổi năm 2003, các Nghị định của Chính phủ ban hành quy chế tổ chức tiếp công dân... Thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật này, 232 xã, phường, thị trấn đều tổ chức phòng tiếp dân, phân công lãnh đạo trực tiếp dân một ngày cụ thể trong tuần, phân công cụ thể 01 cán bộ làm công tác tiếp dân tất cả các ngày làm việc.
Tuy nhiên, do trình độ dân trí hạn chế, ít hiểu biết về pháp luật, về quyền và nghĩa vụ công dân nên tai Ủy ban nhân dân cấp xã ít phát sinh các tố cáo liên quan đến hoạt động thủ tục hành chính. Phần lớn các đơn thư khiếu nại của nhân dân chủ yếu là các đơn thư dân nguyện phát sinh từ các tranh chấp dân sự như đất đai, nhà ở, phân chia tài sản, liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của cá nhân công dân gửi đơn thư khiếu nại.
Để phát huy tinh thần làm chủ, tích cực đóng góp ý kiến, nguyện vọng, kiến nghị xây dựng chính quyền của đông đảo nhân dân, đặc biệt trong lĩnh vực thực hiện thủ tục hành chính, ngoài việc tổ chức tiếp công dân tại trụ sở ủy ban xã, phường, thị trấn, cần nâng cao dân trí, tăng cường công tác tuyên truyền pháp luật, phổ biến công khai các quy định về thủ tục hành chính như tổ chức phát thanh qua hệ thống phát thanh của ủy ban, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về các quy định của thủ tục hành chính liên quan đến những lĩnh vực mà cấp xã có thẩm quyền giải quyết. Mỗi một cán bộ, công chức bên cạnh làm tốt công tác chuyên môn, còn phải như một chiến sĩ "dân vận", vừa tuyên truyền phổ biến pháp luật cho nhân dân hiểu, vừa phải lắng nghe tâm tư, nguyện
vọng của nhân dân, nhất là các ý kiến góp ý của nhân dân liên quan đến các hoạt động thủ tục hành chính.
Việc đóng góp ý kiến của nhân dân cần được tổ chức dưới nhiều hình thức nhằm phát huy tối đa các sáng kiến sao cho hoạt động thủ tục hành chính mang lại hiệu quả cao. Ngoài hình thức đặt hòm thư góp ý trực tiếp tại trụ sở ủy ban xã, phường, thị trấn, nên chăng mỗi cụm dân cư cũng có một hòm thư góp ý của ủy ban đặt tại các nhà họp tổ dân phố nhằm thu hút nhiều ý kiến đóng góp, đảm bảo yếu tố khách quan đối với hoạt động thủ tục hành chính, góp phần đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công dân khi tham gia thực hiện thủ tục hành chính tại địa phương mình.
Trên đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện công cuộc cải cách thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hà Nội. Các giải pháp được chia thành ba nhóm theo thứ tự từ khâu soạn thảo, ban hành, khâu tổ chức thực hiện và khâu giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính. Thông qua các giải pháp trên cho thấy việc thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính tại bộ máy chính quyền cấp xã không chỉ của riêng ai, mà đó là trách nhiệm chung của toàn thể bộ máy chính quyền từ Trung ương tới cơ sở, của toàn Đảng, toàn dân. Tất cả các giải pháp trên, giải pháp nào cũng quan trọng, không thể coi trọng nhóm giải pháp này mà xem nhẹ nhóm giải pháp kia, tất cả các giải pháp có liên quan đến nhau, hỗ trợ cho nhau, bởi vậy chúng ta cần thực hiện đồng bộ tất cả các giải pháp nhằm cải cách Ủy ban nhân dân tại cấp xã nói chung mang lại hiệu quả thiết thực.
KẾT LUẬN
1. Cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng là cần thiết và phải được duy trì với quyết tâm cao trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, tích cực chủ động tham gia vào tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế. Cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính có mối quan hệ và tác động đến cải cách kinh tế, phát triển kinh tế - xã hội. Thủ tục hành chính đơn giản, nhanh gọn, thông thoáng không chỉ góp phần phục vụ nhân dân, mà nó còn là điều kiện thuận lợi thu hút các nhà đầu tư nước ngoài đến Việt Nam.
2. Bộ máy hành chính nhà nước là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Thủ tục hành chính hiểu theo nghĩa chung nhất là trình tự các bước tiến hành công việc thuộc chức năng quản lý nhà nước của một cơ quan hành chính. Trong hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã, thủ tục hành chính là công cụ quan trọng bảo đảm trật tự hoạt động cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan này. Quá trình tuân thủ và thực hiện thủ tục hành chính của tổ chức, công dân tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chính là việc đảm bảo quyền cũng như nghĩa vụ của công dân thông qua các quy định của Hiến pháp, luật và các văn bản pháp luật. Trong nền hành chính phục vụ, các quy định này không chỉ là cơ sở pháp lý đối với cơ quan hành chính nhà nước, mà còn là cơ sở pháp lý để tổ chức, công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời giám sát việc thực hiện cơ quan hành chính có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết.
3. Mặc dù, thời gian qua chúng ta đã có những chính sách, kế hoạch từng bước cải cách thủ tục hành chính một cách hiệu quả cả về hệ thống pháp luật lẫn quy trình, cách thức thực hiện, song trên thực tế thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã vẫn còn rườm rà, chồng chéo, nhiều văn bản quy định chưa rõ ràng khiến cho tổ chức, công dân phải chờ đợi, đi lại nhiều lần,
gây tâm lý bức xúc không đáng có. Lực lượng cán bộ, công chức trong bộ máy chính quyền cơ sở vừa thiếu lại vừa yếu làm ảnh hưởng không nhỏ tới tiến trình cải cách thủ tục hành chính. Nhiều thủ tục hành chính liên thông trong các lĩnh vực Địa chính - Nhà đất, Lao động - Thương binh và xã hội, Xây dựng - Đô thị mặc dù được giải quyết theo quy chế "một cửa" song nhân dân vẫn phải đi lại nhiều lần, đòi hỏi chúng ta phải có hướng tiếp nhận và hoàn trả về một đầu mối cho cùng một thủ tục, tránh để nhân dân phải đi lại nhiều nơi, nhiều lần, chuẩn bị nhiều loại hồ sơ, giấy tờ giống nhau. Bên cạnh đó, do sự mâu thuẫn chồng chéo của các quy định, do các văn bản hướng dẫn không rõ ràng nên cùng một thủ tục nhưng mỗi nơi lại có một cách hiểu và tổ