Thủ tục hành chính có thể được phân chia thành nhiều nhóm theo những căn cứ khác nhau, tùy thuộc vào phạm vi của đối tượng nghiên cứu. Tiêu chí của việc phân loại thủ tục hành chính có thể là mục đích của thủ tục; tính chất, nội dung công việc được tiến hành theo thủ tục hành chính; theo đối tượng quản lý hành chính nhà nước; theo chức năng cung cấp dịch vụ trong quản lý hành chính nhà nước...
Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu của đề tài này, căn cứ vào tính chất công việc được tiến hành, thủ tục hành chính được phân thành ba nhóm: thủ tục hành chính nội bộ, thủ tục liên hệ và thủ tục văn thư.
* Thủ tục hành chính nội bộ
Là thủ tục tiến hành các hoạt động quản lý nhà nước được thực hiện trong nội bộ một cơ quan, một hệ thống cơ quan nhà nước. Các hoạt động quản lý thực hiện theo thủ tục hành chính nội bộ bao gồm các thủ tục về quan hệ lãnh đạo, kiểm tra của cơ quan nhà nước cấp trên đối với cơ quan nhà nước cấp dưới, quan hệ phối hợp giữa các cơ quan nhà nước cùng cấp, ngang cấp và ngang quyền…Các hoạt động này nhằm hình thành, hoàn thiện, vận hành bộ máy quản lý nên thủ tục hành chính nội bộ chủ yếu phục vụ cho việc tổ chức và thực hiện quyền lực nhà nước, đảm bảo phân công, phân cấp, phối hợp hoạt động giữa các cơ quan, các bộ phận, các cán bộ, công chức trong một cơ quan nhà nước. Tóm lại, thủ tục hành chính nội bộ liên quan chặt chẽ với vấn đề tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước. Có nhiều thủ tục hành chính nội bộ như thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục thành lập, sáp nhập, giải thể cơ quan nhà nước, thủ tục tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức. Tuy nhiên, hiện nay việc cải cách thủ tục hành chính nội bộ xuất phát từ nhu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của
bộ máy nhà nước nên không thể cải cách các thủ tục này nếu không cải cách bộ máy nhà nước, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.
* Thủ tục hành chính liên hệ
Là thủ tục giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến quyền, nghĩa vụ, lợi ích của tổ chức, cá nhân nhằm phòng ngừa, ngăn chặn, xử phạt các hành vi vi phạm hành chính, trưng thu, trưng mua các động sản và bất động sản của tổ chức và của công dân khi Nhà nước có nhu cầu giải quyết một nhiệm vụ nhất định vì lượi ích cộng đồng. Việc xây dựng và thực hiện các thủ tục này phụ thuộc vào quan niệm về mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân, về vai trò nhà nước trong quản lý. Thủ tục hành chính liên hệ ảnh hưởng rõ rệt tới hiệu quả quản lý và người dân đánh giá thái độ, năng lực hoạt động của chính quyền chủ yếu thông qua việc thực hiện các thủ tục này.
Thủ tục hành chính liên hệ rất đa dạng, thường được thể hiện cụ thể thông qua ba dạng sau:
- Thủ tục cho phép: Đây là loại thủ tục giải quyết các yêu cầu của công dân hoặc tổ chức. Trong nhiều trường hợp, công dân muốn thực hiện các hành vi phải xin phép nhà nước. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải tiến hành xét và giải quyết các đơn xin đó bằng cách ra một quyết định hành chính cá biệt cho phép. Quá trình giải quyết này luôn phải tuân theo những trình tự, thủ tục nhất định.
- Thủ tục ngăn cấm hay cưỡng chế thi hành: Đây là loại thủ tục khi công dân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính hay cố tình không thi hành các quyết định hành chính thì các cơ quan hành chính hoặc viên chức có thẩm quyền được thực hiện các biện pháp ngăn chặn, xử phạt hay cưỡng chế thi hành bằng quyết định hành chính. Quá trình này phải theo các điều kiện, thủ tục do pháp luật quy định.
- Thủ tục trưng thu, trưng dụng: Trong một số trường hợp luật định,
mua trong trường hợp cần ưu tiên vì lợi ích công cộng. Việc thực hiện này cũng phải theo một trình tự đã được pháp luật quy định. Các thủ tục thuộc nhóm này gồm: thủ tục xem xét kiến nghị, yêu cầu, khiếu nại, tố cáo của công dân; thủ tục giải quyết các yêu cầu của các cơ quan, tổ chức khác của nhà nước; thủ tục áp dụng các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn hành chính; thủ tục xử phạt vi phạm hành chính; thủ tục áp dụng các biện pháp xử lý hành chính…
* Thủ tục hành chính văn thư
Việc giải quyết công việc nội bộ nhà nước và công việc liên quan đến công dân thường được kết thúc bởi một hoạt động có tính chất đặc quyền của các cơ quan hành chính hoặc tiến hành những hành vi hành chính trực tiếp trên cơ sở các quyết định đã đưa ra. Ví dụ, quyết định công nhận việc nuôi con nuôi đối với thủ tục xin con nuôi, quyết định nhận cha/ mẹ cho con đối với thủ tục xin nhận cha/ mẹ cho con… Việc ra các quyết định này cần phải đưa vào các căn cứ có tính chất chứng lý, trong đó nhiều chứng cứ là văn bản, giấy tờ. Toàn bộ các hoạt động lưu trữ, xử lý, cung cấp công văn giấy tờ và đưa ra các quyết định dưới hình thức văn bản liên quan chặt chẽ với hoạt động văn thư, tạo thành thủ tục văn thư trong hoạt động hành chính nhà nước.