Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Bởi vậy, công dân có quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc hưởng quyền cũng như thực hiện nghĩa vụ này nhằm xác nhận các sự kiện: sinh; kết hôn, tử; nuôi con nuôi, giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc. Người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đăng ký hộ tịch phải tự giác đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc thực hiện nghĩa vụ này nhằm đáp ứng yêu cầu về quản lý hộ tịch, bởi vì quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng thường xuyên của chính quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình.
Với tinh thần cải cách hành chính mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hộ tịch đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong giai đoạn phát triển mới của đất nước, ngày 27/12/2005 Chính phủ ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch thay thế
Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998. Sau hơn 7 năm tổ chức thi hành Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, những cố gắng của toàn bộ hệ thống tổ chức và quản lý đăng ký hộ tịch từ trung ương tới địa phương đã tạo nên bước chuyển biến tích cực của công tác quản lý hộ tịch. Hoạt động quản lý hộ tịch ngày càng khẳng định vị trí, vai trò quan trọng trong tiến trình xây dựng một xã hội phát triển và được Chính phủ xác định là một trong những lĩnh vực trọng tâm của việc xây dựng một nền hành chính phục vụ.
Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, giám hộ, đăng ký việc nhận cha, mẹ, con. Tuy nhiên, việc thi hành Nghị định 83/1998/NĐ-CP trong thời gian qua còn nhiều bất cập, gây tình trạng bức xúc trong nhân dân. Cụ thể:
- Đối với thủ tục đăng ký khai sinh, hồ sơ yêu cầu gồm, giấy chứng sinh, giấy chứng nhận kết hôn, sổ hộ khẩu gia đình và chứng minh thư của người đi khai sinh. Trong thực tế, có một số khác biệt so với quy định của Nghị định 83/1998/NĐ-CP. Đó là việc một số phường, xã tự đặt ra yêu cầu người đến đăng ký phải làm đơn xin. Điều này trái với quy định của pháp luật và xâm phạm quyền lợi chính đáng của công dân, vì khai sinh là quyền lợi của công dân đương nhiên được hưởng, việc làm đơn xin khai sinh đã ít nhiều vi phạm chế độ dân chủ.
Giấy chứng sinh là thủ tục bắt buộc phải xuất trình. Nếu người mẹ sinh con ngoài cơ sở y tế thì thực hiện theo Điều 19 Nghị định 83/1998/NĐ- CP/1998, cụ thể thay bằng:
+ Văn bản xác nhận của người chỉ huy, người điều khiển phương tiện giao thông nếu sinh con trên các phương tiện giao thông.
+ Nếu sinh con tại nhà riêng, người mẹ phải có tờ tường trình, có hai người láng giềng xác nhận, tổ trưởng cũng phải xác nhận sự kiện này.
Các văn bản quy phạm pháp luật không dự liệu trường hợp thực tế thường xảy ra như nhiều gia đình khó khăn, lo mưu sinh, không quan tâm đến
việc làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con. Đến khi các cháu vào độ tuổi đi học, cần giấy khai sinh, lúc đó cha mẹ mới ra Ủy ban nhân dân xã, phường xin đăng ký khai sinh. Lúc này sẽ được giải quyết theo thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn, song việc quá hạn vẫn đòi hỏi phải có giấy chứng sinh. Nhiều gia đình do không hiểu tầm quan trọng của giấy chứng sinh nên không lưu trữ cẩn thận, đánh mất giấy chứng sinh. Để giải quyết thủ tục hành chính này và cũng để đảm bảo quyền lợi được khai sinh cho trẻ, một số phường trong thành phố Hà Nội phải lách luật bằng cách hướng dẫn cho người dân làm đơn xin xác nhận như trường hợp sinh con tại nhà riêng, có hai người và tổ trưởng tổ dân phố làm chứng.
Mỗi một công dân khi khai sinh chỉ được cấp duy nhất một lần bản chính giấy khai sinh. Nghị định 83/1998/NĐ-CP không quy định việc cấp lại, trong khi đó trên thực tế do yếu tố khách quan, do không ý thức được tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch, nên rất nhiều công dân đã đánh mất bản chính giấy khai sinh. Mặc dù luật quy định bản sao có giá trị như bản chính nhưng do tính chất công việc nhiều nơi vẫn yêu cầu phải xuất trình bản chính; hoặc do điều kiện cư trú của công dân không sinh sống tại nơi đã từng làm thủ tục khai sinh, khi có nhu cầu muốn sao lục, công dân bắt buộc phải quay về nơi cấp gốc để xin sao lục, nếu nơi cấp gốc ở quá xa về mặt địa lý, điều này cũng gây cản trở không ít tới cuộc sống của người dân.
- Đối với thủ tục xin đăng ký kết hôn, hồ sơ yêu cầu gồm đơn xin đăng ký kết hôn có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường nơi hai bên nam, nữ đăng ký hộ khẩu thường trú; giấy khai sinh, sổ hộ khẩu gia đình và chứng minh nhân dân của cả hai bên nam nữ. Việc yêu cầu nộp bản sao giấy khai sinh trong khi các dữ liệu của nó được thể hiện hầu hết trong cả sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân là một yêu cầu không cần thiết. Thời gian thụ lý ít nhất phải đảm bảo đủ 07 ngày niêm yết thông báo công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân phường, sau 07 ngày nếu không có khiếu nại, Ủy ban nhân dân xã, phường mới tiến hành đăng ký.
Việc xác nhận tình trạng hôn nhân đối với công dân kể từ khi đủ độ tuổi đăng ký kết hôn đến khi làm thủ tục xin đăng ký kết hôn thẩm quyền xác nhận tình trạng hôn nhân thuộc về Ủy ban nhân dân phường, xã nơi công dân đó đăng ký hộ khẩu thường trú. Tuy nhiên, đối với công dân cư trú ở nhiều nơi, nhiều địa điểm khác nhau, trong khi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú là ổn định, việc xác định tình trạng hôn nhân sẽ thiếu chính xác vì nơi đăng ký tạm trú không có thẩm quyền giải quyết việc đăng ký kết hôn nếu như bản thân công dân đó vẫn có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, chỉ khi không xác định được nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, khi đó thẩm quyền giải quyết mới thuộc Ủy ban nhân dân nơi đăng ký tạm trú.
Một bất cập khác, trung bình mỗi một xã, phường trên địa bàn thành phố Hà Nội gồm khoảng 20.000 người dân. Mỗi một năm, trung bình gần 250 công dân làm thủ tục xin đăng ký kết hôn, điều này cũng đồng nghĩa với việc gần 250 người phải hoàn tất thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân. Thống kê số liệu trên sổ đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân phường Dịch Vọng Hậu năm 2005 là 197 trường hợp, năm 2006 là 258 trường hợp, năm 2007 là 287 trường hợp. Cán bộ làm công tác tư pháp - hộ tịch thông thường gồm 01 cán bộ chuyên môn, hơn nữa không phải cán bộ nào cũng làm mãi một công việc trong cả quá trình công tác. Việc thay đổi, luân chuyển cán bộ ở mỗi phường là điều đương nhiên, bởi vậy việc xác nhận tình trạng hôn nhân và đăng ký kết hôn tuy được ghi vào sổ, song không phải lúc nào cán bộ thụ lý cũng kiểm tra được hết mỗi khi có công dân tới làm thủ tục xin xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc xin đăng ký kết hôn. Lợi dụng tình trạng này, một số công dân mặc dù đã có vợ, chồng hợp pháp vẫn tiến hành đăng ký kết hôn với người khác, vi phạm chế độ hôn nhân một vợ một chồng theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình. Báo Gia đình và xã hội số tháng 4 năm 2006 đăng tin: tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá, quận Tây Hồ xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Nguyễn Văn Thanh độc thân, chưa đăng ký kết hôn lần nào. Tuy nhiên, trong thực tế, trước đó hơn 03 năm, Ủy ban nhân dân phường này đã một lần xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Thanh làm thủ tục xin
đăng ký kết hôn với chị Nguyễn Thu Hiền cư trú tại thị trấn Cầu Diễn. Năm 2006, sau khi có được tờ xác nhận tình trạng hôn nhân lần thứ hai, anh Thanh đã tiến hành kết hôn với chị Nguyễn Mai Hạnh cư trú ổn định tại phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy. Căn cứ vào giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của phường Phúc Xá, Ủy ban nhân dân phường Quan Hoa tiến hành làm thủ tục đăng ký kết hôn cho anh Thanh và chị Hạnh. Điều này dẫn đến tình trạng tranh chấp, kiện cáo giữa chị Hiền và chị Hạnh vì ai cũng cho mình là vợ hợp pháp của anh Thanh. Ví dụ thực tế này cho thấy công tác quản lý, theo dõi của cán bộ cấp xã, phường là yếu kém, quan liêu.
- Đối với một số thủ tục khác như thủ tục khai tử quy định về thời hạn đăng ký khai tử đúng hạn phải được thực hiện sau 48 giờ kể từ khi công dân chết, tuy nhiên hầu hết các phường, xã trên địa bàn thành phố Hà Nội tính chất nông thôn, làng xã vẫn tồn tại, việc chôn người chết tại nghĩa trang xã gần như không đòi hỏi phải có giấy chứng tử, nên hầu hết nhiều gia đình đã không tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Việc khai tử quá hạn diễn ra thường xuyên, đặc biệt tại Ủy ban nhân dân các xã và các thị trấn thuộc phạm vi ngoại thành Hà Nội. Cá biệt, có trường hợp gia đình còn cố tình không khai tử và vẫn để tên người chết, lợi dụng chính sách về việc đãi ngộ người có công với cách mạng của Nhà nước, hàng tháng vẫn lĩnh tiền trợ cấp tại Ủy ban nhân dân xã, phường. Nhiều hộ gia đình do không hiểu biết, chỉ tới khi có nhu cầu thực sự về thủ tục hành chính khác như đứng tên trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, phân chia thừa kế, sang nhượng đất đai… mới ra làm thủ tục xin khai tử. Thống kê tại Ủy ban nhân dân phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy hai năm 2005 và 2006 có 72 người chết, trong đó 12 trường hợp đăng ký khai tử quá hạn, chiếm 16%. Đây là một con số tương đối lớn, đòi hỏi cần phải tăng cường hơn nữa công tác tuyên truyền các quy định của pháp luật. Cá biệt có trường hợp, công dân chết từ năm 1992, vậy mà tháng 5/2007 gia đình mới đến phường Dịch Vọng Hậu làm thủ tục khai tử.
Từ các thực trạng trên đây, Nghị định 158/NĐ-CP ra đời thay thế Nghị định 83/1998/NĐ-CP đã thực sự quán triệt được tinh thần cải cách thủ tục hành chính. Cụ thể:
- Trong Nghị định 158/NĐ-CP đã phân cấp một số việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho Ủy ban nhân dân cấp xã, bao gồm: Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam; đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới; đăng ký khai tử cho người chết là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam; cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà việc hộ tịch đó đã được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định chi tiết tại một số điều thuộc Nghị định 158; Thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi, bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi… Việc phân cấp này thực sự đáp ứng được yêu cầu về phân cấp, phân quyền trong công tác cải cách thủ tục hành chính, giảm tải đầu việc cho bộ máy chính quyền cấp huyện, giảm tải sự quá tải trong công tác tư pháp tại cấp huyện và tăng thẩm quyền cho cấp xã.
- Đặc biệt, sự ra đời của Nghị định 158/2005/NĐ-CP đã rút ngắn được thời hạn giải quyết các việc hộ tịch. Theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, thời hạn giải quyết các việc hộ tịch là 07 ngày, trong trường hợp cần xác minh thêm, thì thời hạn này được tăng thêm 07 ngày. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định thời hạn giải quyết các loại việc về hộ tịch là 5
ngày, trong trường hợp phức tạp cần xác minh thêm thì thời hạn tăng thêm 5 ngày. Riêng đối với việc đăng ký khai sinh, khai tử, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch thì cơ quan hộ tịch phải giải quyết ngay, không đặt ra thời hạn.
- Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đáp ứng yêu cầu công khai hóa các thủ tục đăng ký hộ tịch. Khoản 4 Điều 4 Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký hộ tịch phải niêm yết công khai, chính xác các quy định về giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình hoặc phải nộp khi đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ tịch. Nghị định số 83/1998/NĐ-CP trước đây không quy định cụ thể về vấn đề này, điều này một thời gian dài dẫn đến việc có một số phường cán bộ hộ tịch tự đặt ra các giấy tờ, thủ tục trái với quy định của pháp luật, tự thu phí lệ phí vượt quá mức quy định của pháp luật. Việc công khai hóa các thủ tục đăng ký hộ tịch vừa ngăn ngừa được tình trạng cán bộ tự ý đặt ra các giấy tờ, thủ tục trái quy định, sách nhiễu nhân dân, vừa tạo điều kiện dễ dàng cho nhân dân trong việc tìm hiểu các thủ tục đăng ký hộ tịch.
- Đáp ứng yêu cầu trong công tác cải cách thủ tục hành chính, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã đơn giản hóa thủ tục, giấy tờ trong đăng ký hộ tịch so với Nghị định 83/1998/NĐ-CP. Cụ thể, theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, khi đi đăng ký hộ tịch, trong mọi trường hợp người đi đăng ký phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân, hoặc hộ chiếu để xác định về cá nhân người đó và giấy tờ hộ khẩu để chứng minh thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định. Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định chỉ trong trường hợp cán bộ hộ tịch không biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì mới yêu cầu xuất trình các giấy tờ đó để kiểm tra.
Một cải cách đáng ghi nhận trong nhận thức chuyển đổi từ hành chính