chính.
3.2.2.2 Các giải pháp liên quan đến khâu tổ chức thực hiện thủ tục hành chính hành chính
Thứ nhất, tiếp tục công khai hóa thủ tục hành chính
Như đã trình bày, thủ tục hành chính được coi như cầu nối giữa người dân với chính quyền cấp xã, bởi vậy các thủ tục hành chính liên quan đến nhân dân bắt buộc phải công khai hóa để từ đó nhân dân biết rõ các yêu cầu của thủ tục hành chính để tự quyết định, chuẩn bị chu đáo nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của thủ tục, đồng thời có điều kiện giám sát các cơ quan, cán bộ, công chức phụ trách việc giải quyết thủ tục đó.
Công khai hóa thủ tục hành chính cũng có nghĩa để cán bộ, công chức nắm rõ quy định, quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, từ đó không thể tùy tiện, thêm bớt các yêu cầu của thủ tục đối với tổ chức, công dân. Ngoài ra, quá trình công khai hóa còn giúp cho các cơ quan có thẩm quyền có căn cứ thực hiện chức năng thanh kiểm tra, giám sát việc thực thi thủ tục hành chính tại cơ sở.
Giai đoạn 2001 - 2005, Hà Nội mặc dù mới tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính theo quy chế "Một cửa", song các ủy ban xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hà Nội thực hiện khá tốt quy chế này. Chúng ta đã tổ chức việc công khai hóa các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã thông qua việc niêm yết cụ thể các thủ tục hành chính, công khai yêu cầu của thủ tục hành chính; công khai phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của công dân. Tuy nhiên, tiến tới việc cải cách toàn diện thủ tục hành chính, đòi hỏi chúng ta phải làm tốt yêu cầu này hơn nữa.
Giai đoạn 2006 -2010, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính vẫn được coi là nhiệm vụ quan trọng của cải cách hành chính. Bởi vậy, công khai hóa thủ tục hành chính cần thực hiện cụ thể theo các giải pháp sau:
- Xây dựng Chính phủ điện tử, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội hiện nay đã công khai hóa thủ tục hành chính trên cổng điện tử của thành phố, tuy nhiên bên cạnh việc công khai yêu cầu của thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết, Hà Nội cần công khai tên và nội dung văn bản quy phạm pháp luật của thủ tục, công khai các văn bản hướng dẫn làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện thủ tục đó, nếu cần có thể trích yếu nội dung chính của văn bản; công khai hóa quy trình giải quyết; công khai trách nhiệm của từng bộ phận chuyên môn trong cơ quan liên quan đến việc giải quyết.
Về hình thức, phải đánh máy vi tính phóng to trên khổ A2, A3 để có cỡ chữ lớn, bố cục rõ ràng, mạch lạc, ngôn từ dễ hiểu, dễ nhớ giúp cho người già, người kém thị lực dễ đọc. Đối với những ủy ban có điều kiện trang bị tốt về cơ sở vật chất, áp dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin trong nền hành chính nói chung, chúng ta nên sử dụng bảng công khai bằng điện tử, kết nối quy trình tiếp nhận, giải quyết trực tiếp đến người dân. Học tập quận Ngô Quyền - thành phố Hải phòng, tiến tới xây dựng một nền hành chính vi tính hóa, giảm phiền hà cho người dân, tất cả các ủy ban xã, phường, thị trấn cần trang bị màn hình điện tử cỡ lớn, máy vi tính kết nối với tất cả các máy chuyên môn trong ủy ban. Mỗi một hồ sơ tiếp nhận sẽ được cán bộ chuyên môn đánh mã số trên phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ. Tổ chức, công dân muốn biết hồ sơ của mình sau khi được tiếp nhận giải quyết như thế nào, hiện nay hồ sơ của mình đang được thụ lý tại đâu, chỉ cần đánh mã số hồ sơ và nhấp chuột, tất cả các thông số, dữ liệu về hồ sơ tổ chức, công dân cần tìm hiểu sẽ được hiện rõ trên màn hình. Không chỉ dừng lại việc công khai điện tử thủ tục hành chính tại trụ sở ủy ban, chúng ta cần tiến tới việc mạng hóa thông tin, tất cả các dữ liệu trên sẽ được kết nối trực tiếp với tổ chức, công dân thông qua mạng internet, công dân chỉ cần ngồi nhà kết nối
đến cổng điện tử của ủy ban để tìm kiếm được các dữ liệu về thủ tục mình cần, từ quy trình tiếp nhận, giải quyết, yêu cầu của thủ tục, phí, lệ phí, thời gian giải quyết v.v...
Tóm lại, ứng dụng tin học vào quản lý chính là việc cung cấp thông tin một cách kịp thời cần thiết, đầy đủ cho người quản lý cũng như đối tượng quản lý, là sự công khai hóa thông tin quản lý. Nó giúp cho cán bộ, công chức quản lý thực hiện việc lấy thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, vào bất cứ lúc nào. Đối với công dân, tổ chức việc tin học hóa thủ tục làm giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, giảm bớt sự đi lại, đồng thời tránh được hiện tượng tiêu cực, sách nhiễu của một bộ phận nhỏ cán bộ quản lý.
Thứ hai, chấn chỉnh lề lối làm việc
Bất cứ xã, phường, thị trấn nào cũng có quy chế tiếp công dân, song việc thực hiện quy chế đó trên thực tế đã nghiêm chỉnh và đúng quy định quy chế cơ quan đề ra lại phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, mà phần lớn thuộc về yếu tố chủ quan. Có thể coi lề lối làm việc là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc thực hiện thủ tục hành chính tại cấp xã. Thủ tục hành chính là nơi thể hiện quan hệ giữa bộ máy chính quyền với nhân dân. Việc thực hiện thủ tục có hiệu quả hay không phụ thuộc không nhỏ vào phong cách và lề lối làm việc của cán bộ, công chức làm việc tại bộ máy chính quyền.
Thực trạng vẫn còn tồn tại một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức tranh thủ giải quyết công việc cá nhân trong giờ hành chính, chơi điện tử trên máy tính cơ quan, chát qua mạng để nhân dân phải chờ đợi, tụ tập một chỗ nói chuyện riêng, đi muộn về sớm. Những yếu tố này phụ thuộc vào ý thức cá nhân bản thân từng cán bộ, công chức.
Ngoài ra, đạo đức nghề nghiệp của người cán bộ công chức cũng là một vấn đề cần được quan tâm và chấn chỉnh. Hiện tượng nhũng nhiễu, tiêu cực, gây khó khăn cho nhân dân vẫn còn tồn đọng, nhiều tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc ra về trong trạng thái bức xúc, đi lại nhiều lần.
Có rất nhiều giải pháp đưa ra để khắc phục thực trạng này, song giải pháp tối ưu chính là chính sách tiền lương hợp lý. Từ năm 2004 đến nay chúng ta đã ba lần thực hiện chính sách cải cách tiền lương, bao gồm cải cách về hệ số lương khởi điểm cho cán bộ công chức có trình độ đại học từ 1,86 lên 2,34 và ba lần tăng mức lương cơ bản, song bên cạnh việc cải cách chế độ tiền lương hiện hành, Chính phủ cần phải bình ổn giá cả, tránh hiện tượng trượt giá, leo thang như hiện nay để giúp cho đời sống của cán bộ, công chức được cải thiện, nâng cao hơn nữa. Chúng ta mong muốn một chính sách tiền lương hợp lý, nhưng chính sách đó phải đảm bảo cải thiện được thực sự đời sống vật chất của cán bộ, công chức để họ yên tâm công tác.
Bên cạnh đó là chế độ khen thưởng, kỷ luật hợp lý, xứng đáng với công sức của người cán bộ bỏ ra. Việc tuân thủ quy chế làm việc của cơ quan là điều kiện bắt buộc. Đối với những cán bộ công chức thiếu ý thức, đi muộn về sớm, chơi game, chát, làm việc riêng trong giờ hành chính cần áp dụng biện pháp phạt tiền, trừ vào tiền lương, thưởng. Đối với những cán bộ có hiện tượng nhũng nhiễu, gây khó khăn, cho nhân dân cần có những hình thức kỷ luật thật nặng như hạ bậc lương, khai trừ khỏi Đảng.
Chúng ta cũng cần đưa ra các mức khen thưởng cụ thể, thiết thực đối với những cá nhân có sáng kiến giải quyết công việc, áp dụng được nhiều thành tựu khoa học vào công tác hành chính, mang lại hiệu quả cao, giúp cho nhân dân được giải quyết nhanh chóng, thuận tiện, giúp cho nhà nước tiết kiệm được chi phí. Một chính sách khen thưởng hợp lý sẽ khuyến khích và thu hút nhiều cán bộ trực tiếp làm công tác tiếp nhận hay giải quyết thủ tục hành chính có những sáng kiến, biện pháp kịp thời, khuyến khích họ có nhiều sáng tạo trong lao động.
Chấn chỉnh lề lối làm việc còn là giảm tải quá trình hội họp, báo cáo. Hiện nay tình trạng "quá tải" họp vẫn tồn tại: họp giao ban toàn ủy ban, họp tổ công tác, họp phòng, họp ngành... Mỗi một bộ phận ở phường, xã chỉ được biên chế một cán bộ chuyên môn, trong khi đầu việc cần giải quyết ở cấp xã
lại rất nhiều. Ví dụ cán bộ tư pháp ngoài công tác tư pháp còn phải tham gia tổ công tác giải quyết những công việc liên quan đến vi phạm trật tự xây dựng; cán bộ địa chính tham gia họp hòa giải liên quan đến vụ việc tranh chấp đất đai. Tham gia một cuộc họp có nghĩa phải dừng tất cả các công việc khác vì không có người thay thế. Đối với các phường có đông dân, cán bộ chuyên môn phải tự ở lại làm thêm giờ để kịp thời giải quyết hết mọi công việc trong ngày, tránh để sai hẹn nhân dân là việc làm thường xuyên, tất yếu mà không có một chế độ bồi dưỡng cụ thể nào. Bởi vậy giảm tải hội họp, báo cáo hợp lý sẽ trực tiếp góp một phần không nhỏ đến công tác tiếp dân.
Chấn chỉnh lề lối làm việc còn có nghĩa là sự xác định rõ và nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã trong việc thực hiện thủ tục hành chính. Cụ thể, bên cạnh những quy định chung về trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong bộ máy chính quyền cấp xã, thì đối với các hoạt động có tính thủ tục được xác định thông qua quy chế làm việc của cơ quan, còn cần phải xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận, từng cán bộ chuyên môn, từng người cũng như trách nhiệm trên dưới trong quan hệ chỉ đạo, trách nhiệm trong quan hệ phối hợp, trách nhiệm của riêng từng cán bộ, công chức trong phạm vi công việc và thời hạn hoàn thành công việc của mình, từ đó nhằm hạn chế hiện tượng đùn đẩy, né tránh trách nhiệm trong việc giải quyết thủ tục hành chính. Như vậy, để cải cách thủ tục hành chính thì cần các biện pháp đồng bộ và phải đổi mới cả những hoạt động mà thoạt nhìn, tưởng như không có quan hệ với thủ tục hành chính như họp, cách thức giải quyết công việc… Cùng với việc cải tiến chế độ làm việc, cần áp dụng triệt để quy chế văn hóa công sở, đổi mới chế độ họp theo hướng giảm các cuộc họp không cần thiết và tăng cường hiệu quả sử dụng thời gian làm việc của cán bộ, công chức nhà nước.
Thứ ba, bảo đảm nguồn nhân lực trong việc thực hiện thủ tục hành chính
Một trong những nguyên tắc của quản lý hành chính nhà nước là thực hiện công vụ bằng nguồn lực công bao gồm công sản (tài sản công), công quỹ
(ngân sách nhà nước), công chức (những cán bộ, nhân viên trực tiếp tham gia công tác tại ủy ban). Nhà nước cần phải bảo đảm tất cả các nguồn lực này cho công vụ nền hành chính hoạt động hiệu quả.
Như đã trình bày ở phần thực trạng, hiện nay đầu việc giải quyết ở cấp xã thì nhiều nhưng số lượng cán bộ để giải quyết thủ tục hành chính lại hạn chế, các nguồn lực công cung ứng thường không đáp ứng nhu cầu công vụ, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác thực hiện thủ tục hành chính. Bảo đảm việc cung ứng nguồn lực công phải đảm bảo đủ cả số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức. Đội ngũ cán bộ, công chức của nền hành chính nói chung hiện nay vừa thiếu lại vừa yếu về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ. Trên thực tế điều kiện tuyển dụng theo quy định của Luật Cán bộ, công chức làm việc tại bộ máy chính quyền cấp xã đòi hỏi cán bộ chỉ cần tốt nghiệp trình độ cao đẳng, trung cấp. Vấn đề đặt ra, nền giáo dục của Việt Nam mặc dù đa dạng về hình thức đào tạo nhưng chất lượng đào tạo đã thật sự đáp ứng theo yêu cầu hội nhập hiện nay chưa lại là một câu hỏi lớn chưa có lời giải đáp. Nhiều cán bộ, công chức mặc dù tốt nghiệp đại học theo mô hình đào tạo chính quy song cách thức giải quyết công việc còn nhiều lúng túng, vậy những cán bộ công chức làm việc tại bộ máy chính quyền cấp xã - nơi mà lượng công việc khá lớn thì yêu cầu chỉ cần tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp trong bối cảnh hội nhập, toàn cầu hóa hiện nay hoàn toàn không phù hợp.
Như vậy, giải pháp đưa ra cải cách thủ tục hành chính cần kết hợp với nhiệm vụ cải cách bộ máy hành chính, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ và cải cách tài chính công.
Thực hiện chủ trương tinh giản biên chế hành chính một mặt không để bộ máy chính quyền cơ sở phình to làm gánh nặng cho dân, một mặt vẫn phải cung ứng đủ nguồn nhân lực cho việc thực hiện các nhiệm vụ của ủy ban xã, phường, thị trấn. Một cơ chế nhân sự linh hoạt vừa đảm bảo ổn định công tác lâu dài cho các cán bộ chủ chốt của Ủy ban nhân dân, đặc biệt đối với các chức danh chuyên môn, những cán bộ chịu trách nhiệm công vụ trong giải
quyết thủ tục hành chính cho nhân dân, vừa mang lại hiệu quả giải quyết công việc cao. Đặc biệt, đội ngũ làm công tác chuyên môn liên quan trực tiếp đến việc thực hiện thủ tục hành chính phải được chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa, ổn định công tác lâu dài mới đảm bảo được tính ổn định, tính kế thừa, tính liên tục trong quản lý hành chính tại ủy ban. Cơ chế nhân sự linh hoạt còn cho phép ủy ban nhân dân được quyền huy động nhân sự ở địa phương vào các công việc có tính chất thời vụ, đột xuất, tạo điều kiện cho cán bộ chuyên môn bớt phải kiêm nhiệm để tập trung cho lĩnh vực được phân công.
Tiếp tục nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thông qua việc tăng cường công tác bồi dưỡng, nâng cao năng lực, ý thức làm việc cho từng cán bộ, công chức, đặc biệt đối với các cán bộ, công chức trực tiếp liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính. Một chiến lược đào tạo lâu dài bên cạnh các biện pháp bồi dưỡng đã và đang làm lâu nay.
Việc tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ cấp xã phải làm thường xuyên, dưới nhiều hình thức. Có thể bằng hình thức phổ biến văn bản quy phạm pháp luật mới, sơ tổng kết tình hình thực hiện thủ tục hành chính; có thể bằng hình thức đi thực tế tham quan, học tập kinh nghiệm điển hình trong việc thực hiện có hiệu quả cao thủ tục hành chính. Ngoài kỹ năng thực hiện thủ tục hành chính, mỗi cán bộ cơ sở còn phải được trang bị kỹ năng giao tiếp, công tác tuyên truyền, truyền thông để đồng thời đóng vai trò vận động nhân dân ý thức tuân theo thủ tục hành chính, thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân của mình.
Ngoài kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, cán bộ thực hiện thủ tục hành chính cần được trang bị kiến thức quản lý hành chính nhà nước theo một chương trình thiết kế hành chính riêng cho đối tượng này. Cụ thể:
- Rà soát, xây dựng, sửa đổi nội dung chương trình bồi dưỡng đối với