Sự hiện diện của thủ tục hành chính là hết sức quan trọng đối với quản lý hành chính nhà nước để bảo đảm tính pháp chế, khoa học và tính thống nhất trong hoạt động chấp hành và điều hành. Bằng không sẽ dẫn đến tình trạng thiếu căn cứ, dễ gây tùy tiện, chủ quan, tạo ra những sơ hở phát sinh tiêu cực.
Thủ tục bao giờ cũng có xu hướng bị "phức tạp hóa". Xét về bản chất nó là việc làm cần thiết nhưng lại ẩn chứa những yếu tố trì trệ do những yếu tố chủ quan chi phối. Đó là đòi hỏi của cải cách trong việc xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính [50, tr. 213]. Thủ tục hành chính gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều lĩnh vực. Nói cải cách thủ tục hành chính không thể đồng loạt cải cách tất cả các loại, các lĩnh vực liên quan đến thủ tục mà cần có sự lựa chọn.
Ngày 04 tháng 5 năm 1994, Chính phủ ban hành nghị quyết 38/NQ-CP về cải cách một bước thủ tục hành chính. Từ đó đến nay, thủ tục hành chính ở nước ta đã tiến hành được hơn 10 năm trên bốn lĩnh vực: cải cách thể chế hành chính; cải cách bộ máy hành chính; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức và cải cách tài chính công. Xác định thủ tục hành chính là một trong những khâu yếu nhất của nền hành chính nhà nước, cải cách thủ tục hành chính luôn được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, để thúc đẩy thực hiện thắng lợi nhiệm vụ kinh tế - xã hội 5 năm (2006 - 2010), nhất là trong bối cảnh Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Tthế giới (WTO) và để thực hiện mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm, Chính phủ đã đề ra Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2006 - 2010. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch này là xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước. Qua nghiên cứu kinh nghiệm cải cách hành chính thế giới cho thấy, đơn giản hóa thủ tục hành chính được xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong chương trình hiện đại hóa hành chính của Chính phủ các nước phát triển.
Thủ tục hành chính là cơ sở và điều kiện cần thiết để cơ quan nhà nước giải quyết công việc của dân và các tổ chức theo pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người và cơ quan có công việc cần giải quyết. Trong giai đoạn xây dựng nhà nước pháp quyền Việt Nam, trong tiến trình hội nhập quốc tế, trong công cuộc chuyển dần từ hành chính công sang hành chính dịch vụ, cải cách thủ tục hành chính đang là yêu cầu bức xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, nên trong suốt thời gian qua, thủ tục hành chính luôn được coi trọng và chọn làm khâu đột phá.
Như vậy, gắn với cải cách hành chính thì cải cách thủ tục hành chính là một nội dung quan trọng trong đó và được đặt trong tổng thể nhiệm vụ cải cách thể chế.
Xét dưới góc độ nội dung và phương pháp tiến hành cũng như mục tiêu và kết quả thì cải cách thủ tục hành chính là quá trình rà soát, đánh giá để loại bỏ những bước (thậm chí thủ tục) không cần thiết, bất hợp lý.
1.2.1.2. Các yếu tố thúc đẩy cải cáchthủ tục hành chính
Cải cách hành chính ở Việt Nam được tiến hành nhiều năm nay với những bước đi lộ trình khác nhau từ thấp tới cao, bắt đầu là việc cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết các công việc của cá nhân, tổ chức đến cải cách một bước nền hành chính nhà nước với bốn nội dung: cải cách thể chế hành chính; cải cách bộ máy hành chính nhà nước; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức; cải cách tài chính công.
Trước thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung mà đặc trưng cơ bản của nó là cơ chế "xin - cho’. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, mọi hoạt động kinh tế từ sản xuất tới lưu thông, phân phối đều thực hiện dưới sự chỉ huy thống nhất của Chính phủ. Trong thời kỳ chiến tranh, nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung đã cho phép huy động tiềm lực kinh tế của toàn xã hội cho tiền tuyến, góp phần giành chiến thắng trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước. Song, từ khi nền kinh tế
nước ta chuyển sang vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa thì cơ chế "xin - cho" cùng những khuyết tật vốn có của nền kinh tế chỉ huy đã tạo nên một nền hành chính quan liêu, trì trệ, kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế.
Một trong những hạn chế đó là thủ tục tiếp nhận và giải quyết công việc của công dân và tổ chức, trước hết là thủ tục hành chính chồng chéo, do nhiều ngành, nhiều cấp quy định, vừa thiếu tính đồng bộ, vừa rườm rà phức tạp, thường xuất phát từ yêu cầu thuận tiện của cơ quan có trách nhiệm giải quyết công việc mà chưa quan tâm đầy đủ đến nguyện vọng và sự thuận tiện cho nhân dân. Nhiều cơ quan nhà nước chưa chấp hành đúng quy định về việc tiếp nhận và giải quyết công việc của dân hoặc đùn đẩy trách nhiệm giải quyết công việc giữa các cơ quan, cuối cùng công việc không ai giải quyết; thậm chí cán bộ, công chức có biểu hiện tùy tiện, cửa quyền, sách nhiễu tự đưa ra các thủ tục, các khoản phí, lệ phí không đúng thẩm quyền hoặc thu phí và lệ phí quá mức quy định; không niêm yết công khai cho nhân dân biết các quy định về thủ tục hành chính của Nhà nước; không bố trí cán bộ đủ trình độ và phẩm chất làm công tiếp nhận và giải quyết công việc; không những làm mất nhiều thời gian, công sức tiền bạc của cơ quan, đơn vị, của nhân dân, mà còn là một trong những nguyên nhân làm tệ tham nhũng phát triển, gây bất bình và làm giảm lòng tin của nhân dân đối với Nhà nước. Chính vì vậy, Nghị quyết 38/NQ-CP của Chính phủ ban hành ngày 04/5/1994 về cải cách một bước thủ tục hành chính đã thể hiện sự quyết tâm của Chính phủ với việc tạo bước chuyển biến căn bản trong việc giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà nước và giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân, tổ chức trong công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và công việc của nhân dân nói chung.