Như đã trình bày ở chương 2, hiện nay quá trình thực hiện thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã còn rất nhiều bất cập. Chính điều này đòi hỏi phải hoàn chỉnh hơn nữa thủ tục hành chính nói chung và thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng, làm cho thủ tục hành chính thực sự trở thành không chỉ công cụ quản lý mà còn là yếu tố thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội. Đó đồng thời là đòi hỏi xuất phát từ yêu cầu xây dựng Nhà nước ta thành Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân, mà trực tiếp là góp phần xây dựng một nền hành chính nhà nước dân chủ, trong sạch, vững mạnh, từng bước hiện đại hóa theo tinh thần Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ IX [5, tr.131-133]. Như vậy, sau hơn 10 năm tiến hành, mặc dù đạt được những mục tiêu nhất định, song cải cách thủ tục hành chính vẫn còn nhiều bất cập buộc phải hoàn chỉnh hơn nữa mà mục tiêu không gì khác ngoài tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước, đáp ứng nhu cầu về mặt hành chính của người dân trên địa bàn xã, phường, thị trấn.
Thủ tục hành chính là yếu tố có tác dụng đáng kể đối với tính hợp lý và hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước. Thực tiễn cải cách thời gian qua cho thấy, với ý nghĩa và tác dụng đối với cải cách kinh tế, cải cách thủ tục hành chính được xem là khâu "đột phá" của cải cách nền hành chính. Điều này được minh chứng trong quá trình cải cách kinh tế từ năm 1986 đến 1994, khi mà công cuộc cải cách kinh tế - xã hội càng đi vào chiều sâu thì nhu cầu cải cách thủ tục hành chính ngày càng tăng. Cho đến nay, khi đất nước đã thực hiện được bước chuyển quan trọng sang nền kinh tế thị trường, đang đẩy
mạnh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, chủ động hội nhập, hợp tác quốc tế không thể không nói đến vai trò của thủ tục hành chính.
Mặc dù là cấp thấp nhất trong bộ máy chính quyền bốn cấp ở nước ta, nhưng nhiệm vụ của chính quyền cấp xã rất nặng nề, bao quát trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn nhằm bảo đảm cho các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đi vào cuộc sống và đây cũng là bộ máy trực tiếp, gần dân nhất nên càng không thể không cải cách thủ tục hành chính. Chúng ta đã làm và làm rất tốt nhiệm vụ cải cách hành chính đặt ra, song suốt một thời gian dài sống trong tư duy của nền kinh tế bao cấp, của những thói quen hành chính "xin - cho", ít nhiều cho đến nay nền hành chính của Việt Nam vẫn chưa thoát khỏi hẳn cái bóng của cơ chế hành chính cũ. Thủ tục hành chính là một trong những bộ phận của nền hành chính. Để cải cách thủ tục hành chính cần phải tiến hành một cách đồng bộ, mà một trong những biểu hiện của nó là cải cách thủ tục hành chính ở tất cả các cấp, trong đó có Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong bối cảnh hiện nay, chúng ta đã, đang và sẽ tiếp tục nỗ lực đổi mới phương thức quản lý hành chính, trong đó việc đổi mới thủ tục hành chính cần hết sức coi trọng. Tại bộ máy chính quyền cấp xã, thủ tục hành chính là chiếc cầu nối chính quyền với nhân dân một cách gần nhất và nhanh nhất, vậy chúng ta càng phải nhanh chóng khắc phục những nhược điểm còn tồn tại của thủ tục hành chính, đặc biệt với Thủ đô Hà Nội - nơi đặt trụ sở của các cơ quan Trung ương của Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức quốc tế và là nơi diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại quan trọng nhất của đất nước [38, tr. 8], cải cách thủ tục hành chính phải được coi như nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
Cải cách thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội nằm trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính nói chung, do đó những mục tiêu, yêu cầu của nó không nằm ngoài mục tiêu, yêu cầu của công cuộc cải cách thủ tục hành chính ở nước ta. Nghị quyết 38/NQ-CP ngày
4/5/1994 về cải cách một bước thủ tục hành chính giải quyết công việc của công dân và tổ chức đòi hỏi việc cải cách thủ tục hành chính phải đạt được bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc. Việc hoàn thiện thủ tục hành chính cần được xác định tiêu chí rõ ràng và cụ thể.
- Trước hết, quy định về thủ tục hành chính phải bảo đảm tính hệ thống. Giữa các thủ tục hành chính cụ thể hoạt động trong một lĩnh vực, phạm vi cụ thể, phục vụ cho quản lý nhà nước thì giữa chúng phải có một mối quan hệ chặt chẽ, có sự thống nhất, không mâu thuẫn, chồng chéo.
- Thủ tục hành chính cần được quy định đơn giản, thuận lợi. Về bản chất, thủ tục hành chính là thủ tục trong quản lý hành chính, bởi vậy nó không thể rườm rà, phức tạp không cần thiết vì như nhận định rằng:
Thủ tục hành chính quá rườm rà, phức tạp đang nuôi dưỡng tệ cửa quyền, sách nhiễu, tham nhũng của không ít cán bộ, nhân viên có chức trách giải quyết các việc mà nhân dân cần đăng ký hoặc xin phép chính quyền và gây trở ngại khó khăn trong quan hệ công tác giữa các cơ quan [53, tr. 143].
- Bảo đảm tính đồng bộ của thủ tục hành chính bởi lẽ bản thân thủ tục hành chính được thể hiện dưới hình thức pháp luật. Tính đồng bộ của thủ tục hành chính đòi hỏi sự đồng bộ ngay chính giữa các thủ tục hành chính có liên quan đến nhau. Ví dụ, trong một số thủ tục thuộc lĩnh vực tư pháp - hộ tịch như kết hôn, khai sinh… các dữ liệu phải có sự thống nhất. Cụ thể nếu giấy chứng nhận kết hôn của bố mẹ không có phần nguyên quán, thì giấy khai sinh của người con cũng không có phần nguyên quán, tránh tình trạng cán bộ chuyên môn luôn phải tự tìm hiểu nguyên quán của người cha khi mẫu giấy chứng nhận kết hôn mới không thể hiện phần này. Ngoài ra, trong một thủ tục cũng phải đồng bộ. Ví dụ, trong thủ tục xác nhận hồ sơ thanh lý nhà theo
Nghị định 61/CP, quy định về thủ tục có đơn kê khai theo mẫu, nhưng không yêu cầu cụ thể là mấy đơn, bởi vậy phường xác nhận 01 đơn, nhưng công ty quản lý nhà yêu cầu đủ 04 đơn có xác nhận của phường.
- Thủ tục hành chính phải luôn thể hiện được các mục tiêu của nền hành chính nhà nước và mặt khác phải góp phần vào việc cải cách nền hành chính ấy. Chính phủ đã chỉ định rõ Chiến lược cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010 phải nhằm mục tiêu xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa có hiệu lực và hiệu quả cao trên cơ sở đổi mới đồng bộ về cả thể chế, tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ công chức và tài chính công. Đặc biệt, thủ tục hành chính phải thể hiện rõ vai trò "đột phá" đối với cải cách nền hành chính.
- Về mặt hình thức, thủ tục hành chính phải được quy định rõ ràng, dễ hiểu. Đây là những yêu cầu chung đối với cải cách thủ tục hành chính, ngoài ra cải cách thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã còn cần phải thể hiện ở một phương diện khác là tổ chức thực hiện. Mục tiêu về mặt tổ chức thực hiện thủ tục hành chính là xây dựng được cơ chế tổ chức thực hiện thủ tục hành chính, đưa lại sự thuận tiện cho người dân đồng thời với đảm bảo các yêu cầu của quản lý nhà nước. Cụ thể, trong thực hiện thủ tục hành chính tiếp tục phát huy việc xây dựng quy chế "Một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương của Thủ tướng Chính phủ đã nêu.