• Thương hiệu Avery Dennison và chất lượng sản phẩm đã được khẳng định thông qua một chặng đường lịch sử 75 năm trong ngành in ấn với các sản phẩm như: vật liệu nhạy áp lực, thông tin thương hiệu trong ngành bán lẻ, sản phẩm dùng cho văn phòng và những sản phẩm đặc biệt khác (nhãn RFID)…
• Hiện tại, công ty có các thiết bị-máy móc hiện đại, đội ngũ công nhân vận hành máy có tay nghề cao và qui trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt. Những điều kiện này giúp công ty luôn đảm bảo được chất lượng con nhãn khi giao đến tay khách hàng.
• Sự hổ trợ và chia sẻ những kinh nghiệm thành công của các công ty khác trong tập đoàn về trình độ quản lý, công nghệ. Nhằm liên tục cải tiến hoạt động sản xuất đã góp phần không nhỏ vào việc thành công của công ty Avery Dennison Việt Nam.
3.2.1 Bộ phận kế hoạch sản xuất
• Hoạch định kế hoạch sản xuất cho nhà máy.
• Thanh tra và phối hợp với các bộ phận liên quan triển khai kế hoạch.
• Báo cáo, tham mưu, dự báo kế hoạch cho cấp trên.
• Cập nhật, theo dõi và xác nhận ngày giao hàng kịp thời đến bộ phận CS (Customer Services – dịch vụ khách hàng).
3.2.2 Bộ phận thiết kế
• Nhận đơn hàng và mẫu yêu cầu của khách hàng từ bộ phận kế hoạch sản xuất và CS (Customer services) để thiết kế chế bản theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn về vấn đề kĩ thuật cho bộ phận CS để trả lời khách hàng.
Tổng giám đốc Managing Director Giám đốc nhà máy Operation manager Trưởng phòng nhân sự HR Senior Manager Trưởng phòng Logistics Logistics Senior manager Giám đốc Tài chính Finance manager Giám đốc xưởng in Offset & Digital Offset & Digital production manager Xưởng in lụa ( Nhà máy 3) ( Nhà máy 1) Bộ phận kế hoạch Planning section Bộ phận Thiết kế Design section Bộ phận Sản xuất Manufacturing section Bộ phận đảm bảo chất lượng QA Section Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức
• Thực hiện công việc xuất phim để gửi đến công đoạn kiểm phim.
3.2.3 Bộ phận sản xuất
• Gồm 4 chuyền in offset và 1 phòng máy in digital. Với năng suất sản xuất là 3 triệu con nhãn/ca.
• Triển khai kế hoạch tiến độ sản xuất đến các đơn vị sản xuất có liên quan.
• Phụ trách quản lý sản xuất, phân tích nghiệp vụ dây chuyền sản xuất, kiểm soát tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất.
• Tiếp nhận, giải quyết các vấn đề trong quá trình sản xuất, đảm bảo đúng thời hạn giao hàng cho khách hàng.
3.2.4 Bộ phận đảm bảo chất lượng
Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm.
• Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào trước khi nhập kho nguyên liệu nhằm đảm bảo chất lượng cho các vật tư trước khi đưa vào sản xuất.
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm trong qui trình.
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT TẠI XƯỞNG IN OFFSET
Các chỉ số đo lường hiệu suất tại Avery Dennison được áp dụng và triển khai từ năm 2007, do đó tác giả sẽ không đề cập đến quá trình triển khai thực hiện các chỉ số đo lường hiệu suất tại Avery Dennison Việt Nam mà tập trung vào phân tích, đánh giá các chỉ số hiện đang được áp dụng tại xưởng in Offset nhằm có những cải tiến, đề xuất nâng cao hiệu quả và hoàn thiện hệ thống đo lường hiệu suất tại đây. Nội dung của chương:
• Giới thiệu qui trình sản xuất tại xưởng in Offset
• Phân tích và đánh giá các chỉ số đo lường hiệu suất tại xưởng in offset.
4.1 QUI TRÌNH SẢN XUẤT TẠI XƯỞNG IN OFFSET
Xưởng in offset hiện tại có 4 line/chuyền sản xuất in offset và 1 phòng máy in digital, phòng máy in digtal dùng để in những đơn hàng nhỏ và những đơn hàng bù số lượng nhỏ nhằm giảm chi phí trong in offsset.
• Phòng máy in digital HP
• Line/chuyền 1: máy GTO-2C máy GTO-1C máy GTO-2C Auto die-cut
(máy bế tự động) & Manual die-cut (máy bế tay).
• Line/ chuyền 2: máy SM74-5C máy SM7-2C Auto die-cut & Manual die-cut
• Line/ chuyền 3: máy SM74-6C Auto die-cut & manual die-cut
• Line/chuyền 4: máy SM74-6C Auto die-cut & manual die-cut
• Bóc tách và đóng gói: PA (6 line/chuyền)
Sản phẩm chính tại xưởng in offset là những ấn phẩm chất lượng cao và chống giả mạo cho các nghành may mặc, giày da, chế biến thực phẩm và một sô ngành công nghiệp khác…một số khách hàng của Avery Dennison Việt nam như: Nike, Adidas, GAP, Green vina, Coast Phong Phú…
Đứng đầu xưởng in offset là giám đốc xưởng, kế đến là trưởng ca (shift-leader), giám sát chuyền (Supervisor).
Kế hoạch sản xuất hàng ngày do nhân viên kế hoạch lập sẽ được phân về cho các trưởng ca. Trưởng ca và giám sát chuyền có trách nhiệm kiểm soát kế hoạch sản xuất từng line, từng bộ phận, ghi nhận và cập nhật thông tin sản lượng và chất lượng sản xuất hằng giờ lên bảng theo dõi tiến độ sản xuất và báo cáo tình hình sản xuất cho cấp quản lý cao hơn. Bộ phận thiết kế chế bản dựa vào mẫu thiết kế từ dữ liệu do khách hành gửi sang và trên cơ sở dữ liệu quá khứ của khách hàng trên hệ thống nội bộ sẽ có những điều chỉnh phù
hợp với yêu cầu khách hàng, tiếp theo sẽ dàn nội dung in trên phim, số lượng con nhãn được dàn trên tấm phim sao cho tối ưu về chi phí. Sau khi dàn phim xong, thì phim được xuất ra từ máy CTP (máy CTP là một loại thiết bị sử dụng hóa chất dể đưa hình ảnh lên phim).
Tiếp theo, bộ phận kiểm phim sẽ kiểm tra lại nội dung trước khi chuyển sang công đoạn rửa phim. Phim sẽ được kiểm tra về nội dung, hình ảnh và barcode (nếu có). Nếu phim đạt chất lượng sẽ được chuyển sang công đoạn rửa phim, nếu phim có chi tiết bị lỗi thì sẽ chuyển phiếu yêu cầu về bộ phận thiết kế chế bản chỉnh sửa lại.
Sau khi phim được phơi ra tấm kẽm và giấy đã chuẩn bị xong, các chuyền sản xuất sẽ dựa trên lịch sản xuất đến và nhận nguyên phụ liệu (nguyên phụ liệu gồm: giấy, bản kẽm, mực in, varnish,…). Nguyên liệu chính tại xưởng in offset là mực in ( mực in là nguyên liệu nhập khẩu 100% từ nhà cung cấp mực Monarch Hồng Kong) và giấy cũng là nguyên liệu nhập khẩu 100% từ nước ngoài.
Sau khi được in xong, thì bộ phân bế/cắt sẽ sử dụng khuôn bế để cắt bản in ra thành từng con nhãn. Sau đó, bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ kiểm tra các con nhãn dựa trên những nguyên tắc trong ngành in ấn (như: độ lệch màu delta E, và một số tiêu chí chất lượng về ngoại quan…). Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện chất lượng con nhãn không đạt thì sẽ làm phiếu sự cố chất lượng và báo cáo ngay đến giám đốc sản xuất để kịp thời xác định nguyên nhân, giải quyết sự cố chất lượng để đảm bảo giao hàng đúng hẹn với khách hàng.
Các lỗi thường gặp trên con nhãn như: nhãn bị ké (nhãn bi chấm lấm tấm), nhãn bị bế lệch, màu không đạt chuẩn deta E, nhãn in không đủ số lượng,…
4.2 CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT TẠI XƯỞNG IN OFFSET
Hiện nay, Avery Dennison RIS VN đã triển khai các chỉ số đo lường hiệu suất tại khối văn phòng và khối sản xuất. Tác giả đã thu thập số liệu từ các bộ phận dựa trên sáu tiêu
Thiết kế chế bản Xuất phim Kiểm phim Phơi bản kẽm
Cắt giấy In offset – cán varnish – cán UV Bế/ Cắt
Bóc tách
Kiểm tra ngoại quan Đóng gói
chí: tài chình, thỏa mãn khách hàng, qui trình nội bộ, thỏa mãn nhân viên, môi trường và công đồng, đào tạo và phát triển.
4.2.1 Các chỉ số đo lường hiệu suất về tài chính:
Một trong những mục tiêu quan trọng đối với bộ phận sản xuất tại các công ty là giảm giá thành sản phẩm trên mỗi đơn hàng với chất lượng không đổi, và công ty Avery Dennison cũng tồn tại vì mục tiêu ấy. Trong đó, cần phải tận dụng chi phí sản xuất chung, kiểm soát những biến phí nhằm mục tiêu cực tiểu chi phí và giảm lãng phí trong sản xuất.
Avery Dennison đã áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất về: Chi phí giấy bù hao ngoài kế hoạch, chi phí năng lượng (điện năng, nhiên liệu) dùng trong sản xuất, định phí và biến phí hoạt động, chi phí làm thêm giờ. Tuy nhiên, tác giả chỉ tập trung trình bày những chỉ số được xem là chính yếu và quan trọng để đánh giá hiệu suất tài chính tại bộ phận sản xuất.
4.2.1.1 Chi phí giấy bù hao ngoài kế hoạch:
Bộ phận kế hoạch đảm nhiệm việc theo dõi các chỉ số về chi phí sản xuất ngoài kế hoạch. Dựa vào phiếu BOM – Bill of material có thể biết được chi phí vật tư theo định mức kế hoạch cho tất cả các mã hàng, từ đó tính được chi phí nguyên liệu cho từng đơn hàng và đây cũng là dữ liệu quan trong để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận sản xuất. Đối với ngành in ấn, đặc biệt là công nghệ in offset thì chi phí nguyên liệu giấy chiếm đến gần 65% chi phí sản xuất cho một đơn hàng. Do đó, bộ phận kế hoạch hằng tuần đều phải báo cáo chỉ số này lên quản lý cấp trên, dựa vào chỉ số này quản lý các cấp sẽ kiểm soát và đánh giá mức độ tiêu hao này nhằm giảm tối thiểu mức lãng phí trong quá trình sản xuất.
Bảng 4.1: Phần trăm lượng bù hao thực tế luôn cao hơn định mức đề ra
Tháng 12/2009 – Tháng 10/2010 T12 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 Định mức 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% Thực tế 8 % 7.95 % 9.52 % 8.75 % 8.12 % 8 % 9 % 6.50 % 7 % 5.95 % 7.27 % (nguồn: phòng kế hoạch)
Khoảng thời gian từ tháng 12/2009 đến tháng 6/2010, xưởng in offset chưa thực hiện cơ chế giám sát chất lượng giữa các công đoạn, công đoạn in có tỷ lệ lỗi sản phẩm cao, do công nhân vận hành máy in có tay nghề thấp. Sản phẩm lỗi chỉ được phát hiện tại khâu kiểm tra chất lượng cuối cùng, gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và định mức nguyên phụ liệu cho đơn hàng,
Đến tháng 7/2010, xưởng in đã thực hiện công tác kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất như: trưởng ca phải ký duyệt trên ấn phẩm đạt chất lượng đầu tiên trước khi tiến hành in số lượng lớn, đồng thời kiểm tra chất lượng bán thành phẩm sau mỗi lần in 600 tờ. Từ đó đã góp phần giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi tại công đoạn kiểm tra cuối cùng, đồng thời giảm tỷ lệ sử dụng giấy bù hao ngoài kế hoạch.
Hình 4.2: Mức bù hao giấy thực tế so với định mức
Mục tiêu cho chi phí giấy bù hao ngoài kế hoạch là nhỏ hơn 6% chi phí nguyên liệu giấy theo kế hoạch. Chi phí giấy bù hao ngoài kế hoạch tại xưởng in offset chủ yếu là do mức độ khó của con nhãn, đối với những con nhãn đơn giản thì xưởng offset luôn hoàn thành đúng mục tiêu. Nhưng trong lĩnh vực cung cấp nhãn dành cho phân khúc khách hàng là những thương hiệu thời trang và may mặc lớn thì ngày càng có nhiều thay đổi về mẫu mã và mức độ nhận diện thương hiệu, cũng như chống giả mạo.
Bên cạnh đó, vấn đề về hàng hư vẫn thường xuyên xãy ra dẫn đến việc hàng không đủ để giao, để bù lại những đơn hàng không đủ số lượng, phân xưởng in phải in bù và lượng giấy bù hao cũng vì vậy mà tăng cao.
Tỷ lệ nguyên liệu giấy bù hao ngoài kế hoạch luôn vượt quá định mức cho phép và nằm trong khoảng 6% đến 9.52%. Phân xưởng nên chú ý dến những đơn hàng có mẫu mã, chi tiết khó cao, để có những giải pháp nhằm giảm tối thiểu lượng giấy bù hao trong quá trình sản xuất.
4.2.1.2 Chi phí làm thêm giờ:
Cơ cấu nhân sự tại xưởng Offset:
• Lao động trực tiếp: gồm công nhân của Avery Dennison tại bộ phận in offset, và công nhân thuê ngoài tại bộ phận đóng gói, kiểm tra chất lượng (do công ty L&A Association cung cấp). Lao động trực tiếp làm theo ca, 8h/ca, làm việc 3 ca, đối với công nhân làm ca 3 sẽ được nhận thêm phụ cấp, tăng ca vào ngày chủ nhật sẽ được hưởng 200% mức lương cơ bản, vào ngày lễ sẽ hưởng 300% mức lương cơ bản.
Đối với lao động trực tiếp thuê ngoài từ công ty L&A làm việc 3 ca/ngày, lượng công nhân tùy thuộc vào lượng đơn hàng nhiều hay ít mà sẽ yêu cầu cung cấp thêm nhân lực hay giảm nhân lực, các công nhân do L&A cung cấp làm việc tại bộ phận đóng gói và kiểm tra chất lượng cuối cùng.
Lao động trực tiếp của Avery Dennison (bộ phận phơi kẽm, cắt giấy, pha mực, in ấn, bế/cắt) làm việc 3 ca/ngày, tùy vào lượng đơn hàng nhiều hay ít sẽ có làm thêm giờ vào ngày chủ nhật.
Mùa hàng cao điểm của Xưởng in offset bắt đầu vào tháng 9, các chuyền sản xuất phải đối mặt với tình trạng quá tải và phải làm thêm vào ngày chủ nhật. Do đó, vấn đề quan trọng nhất hiện nay trong các chỉ số tài chính tại xưởng in offset đó là chi phí làm thêm giờ. Nguyên nhân là do vào mùa hàng cao điểm thì số lượng đơn hàng tăng cao, trong khi đó, nhà máy vừa hoàn thành việc cài đặt lại nhà máy vào đầu tháng 9, máy móc thiết bị chạy chưa được ổn định dẫn đến chất lượng in kém và phải in lại hoặc in bổ sung lượng nhãn bị thiếu. Bên cạnh đó, công đoạn in offset luôn phải đối mặt với tình trạng quá tải do máy móc thường xuyên hư hỏng và lượng nhân công có kinh nghiêm trong vận hành máy in lại không đạt định mức yêu cầu.
Bảng 4.2: Bảng thống kê lương, xưởng offset Đơn vị tính:VNĐ
Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11
Tổng lương 1,616,279,275 1,740,608,450 1,989,266,800 1,989,266,800
Lương làm thêm giờ 124,329,175 248,658,350 497,316,700 497,316,700
(%) Lương làm thêm
giờ/Tổng lương 7.69% 14.29% 25.00% 25.00%
(Nguồn: Phòng nhân sự )
Do thiếu nhân công đứng máy, một số máy có thợ chính nhưng lại thiếu thợ phụ, đặc thù ngành in offset là thời gian chuẩn bị chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng thời gian để in một đơn hàng. Do vậy, tại công đoạn in thường xuyên phải đối mặt với tình trạng thắt nút cổ chai. Đặc biệt là sau khi bố trí các máy in vào thành chuyền sản xuất thì tác động của nút thắt cổ chai sẽ ảnh hưởng đến năng suất của tất cả các khâu còn lại.
Do đó, bộ phận nhận sự cần phải phối hợp chặt chẽ hơn với bộ phận sản xuất nhằm kiểm soát tốt về lượng công nhân cần thiết phải bổ sung thêm nhằm tăng hiệu quả trong sản xuất và giảm chi phí làm thêm giờ trong thời gian tới. Bên cạnh đó, cần phải tận dụng thời gian những mùa thấp điểm để đào tạo nâng cao tay nghề các thợ máy.
Hình 4.3: Tỷ lệ lương làm thêm giờ so với tổng lương của xưởng in offset
4.2.2 Các chỉ số đo lường hiệu suất về thỏa mãn khách hàng
Nhằm đánh giá và nâng cao khả năng phục vụ, đáp ứng yêu cầu khách hàng của nhà máy về chất lượng, khả năng giao hàng đúng hạn, thời gian chờ từ khi đặt hàng đến khi giao hàng.
Sau đây là một số các chỉ số nhằm đánh giá về mức độ thỏa mãn của khách hàng:
4.2.2.1 Giao hàng đúng hẹn:
Giao hàng đúng hẹn là chỉ số đo số đơn hàng được giao đúng thời gian đã hứa trên tổng số đơn hàng cần giao, đơn vị tính là phần trăm (%).
Phần trăm đơn hàng hoàn thành trước 1 ngày là chỉ số đo lường số đơn hàng mà bộ phận