Chỉ số này được báo cáo hàng tháng bởi bộ phận QA nhằm đánh giá và cải tiến chất lượng sản phẩm.
Chất lượng sản phẩm thường phải trải qua 3 giai đoạn kiểm tra chính: kiểm tra nguyên liệu đầu vào, Kiểm tra trực tiếp trên chuyền, và kiểm tra chất lượng cuối cùng.
Kiểm tra chất lượng cuối cùng thường kiểm tra theo lô bằng cách lấy mẫu AQL, nếu số lượng sản phẩm kiểm tra không đạt chất lượng nhiều hơn số lượng cho phép thì toàn bộ lô hàng sẽ bị kiểm tra và xuất lệnh sản xuất bù lượng hàng bị thiếu do không đạt chất lượng. Do đó, chi phí phát sinh khi sản xuất bù là rất lớn, đặc biêt đối với công nghệ in offset thì chi phí và thời gian để sản xuất một đơn hàng là rất lớn.
Khi kiểm tra lấy mẫu AQL cho các lô thành phẩm, nếu không đạt, QA sẽ làm phiếu báo cáo sự cố chất lượng – Non-conforming record (Phụ lục) gửi giám đốc sản xuất và các trưởng ca để có giải pháp khắc phục.
Tuy nhiên, qua tìm hiểu và phỏng vấn trực tiếp các trưởng ca tại xưởng offset thì vấn đề chất lượng xãy ra chiếm tỷ lệ lớn nhất là tại công đoạn in. Sau mỗi công đoạn QA sẽ kiểm tra ngoại quan sản phẩm về số lượng và chất lượng, nếu sản phẩm không đạt chất lượng sẽ ngưng sản xuất đơn hàng để trưởng ca và thợ máy xác định nguyên nhân lỗi sản phẩm. Trong thời gian đó, đơn hàng kế tiếp sẽ được sản xuất.
Số liệu về tỷ lệ lỗi sản phẩm được cung cấp từ bộ phận QA, thời gian thu thập số liệu từ tuần 31 – tuần 40 của năm 2010. Tác giả đả tổng hợp và thể hiện qua biểu đồ hình 4.6
Hình 4.6: Tỷ lệ % và số lượng sản phẩm lỗi tại xưởng offset
Hiện nay, tỷ lệ lỗi tại xưởng offset là khá cao, luôn vượt mục tiêu trung bình 3% đặt ra, biến động trong khoảng (4.3% đến 6.8%). Tỷ lệ sản phẩm lỗi cao như vậy xuất phát từ nhiều công đoạn, trong khoảng thời gian từ tuần 31 – tuần 40 tỷ lệ lỗi sản phẩm tại công đoạn in offset là cao nhất, tác giả đã chọn tuần 40 để tập trung phân tích tỷ trọng lỗi sản phẩm, công đoạn in offset chiếm đến 59% trên tổng số sản phẩm lỗi (Hình 4.7).
Tuy nhiên, hiện tại xưởng offset chỉ tiến hành đo lường chỉ số hiệu suất về tỷ lệ sản phẩm lỗi ở khâu kiểm tra chất lượng cuối cùng, như vậy chưa phản ánh đúng tình hình chất lượng cụ thể tại từng bộ phận, từng công đoạn và chưa cho thấy được lỗi nào quan trọng và chiếm tỷ lệ cao nhất để có hướng khắc phục hiệu quả nhất. Do đó, vấn đề đặt ra là xưởng offset cần phải tiến hành đo lường các chỉ số chất lượng sản phẩm không chỉ là chất lượng sản phẩm cuối cùng mà còn ở bán thành phẩm giữa các công đoạn.
Hình 4.8: Tỷ lệ % và số lượng sản phẩm lỗi tại công đoạn in offset
Qua phân tích cho thấy, các chỉ số đánh giá hiệu suất về sự thỏa mãn nhu cầu khách
hàng khá chi tiết, phần nào phản ánh được mức độ đáp ứng và thỏa mãn khách hàng của phân xưởng. Tuy nhiên, vấn đề cần phải chú trọng nhất hiện nay của xưởng offset là tỷ lệ giao hàng đúng hẹn (Số đơn hàng giao đúng hạn / số đơn hàng cần giao trong kỳ), trong những tháng cao điểm của mùa hàng từ tháng 9 – tháng 10 thì tỷ lệ đơn hàng giao đúng hẹn chỉ từ 60.9% đến 75.4%, do số lượng đơn hàng phải xuất lớn, trong khi đó máy móc thiết bị và nhân sự chưa được chuẩn bị tốt. Đây là những nguyên nhân chính dẫn đến trễ lịch xuất hàng theo ngày đã hứa với khách hàng. Do đó, xưởng offset cần phải chú trọng xem xét lại các nguồn lực tại phân xưởng để có sự chuẩn bị và điều chỉnh hợp lý về máy móc, nhân sự…Nhằm nâng cao tỷ lệ đơn hàng giao đúng hẹn.