8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
1.3.2 Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực
1.3.2.1 Cơ cấu tổ chức
Điều hành hoạt động của TTTT-TV là Giám đốc, 4 bộ phận chuyên môn. Hoạt động của Trung tâm Giám đốc thông qua các tổ trưởng bộ phận chuyên môn để thực hiện các nhiệm vụ bao gồm: Bộ phận Hành chính – Tổng hợp, bộ phận Biên mục, bộ phận Máy tính, bộ phận Thư viện số, bộ phận Lưu hành. Do số lượng nhân sự và thực tế công việc nên bộ phận máy tính và bộ phận thư viện số gộp lại thành bộ phận Công nghệ thông tin.
29
Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận Hành chính - Tổng hợp
- Chức năng: Thực hiện các chức năng hành chính – tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ, con dấu, soạn thảo văn bản, điều phối hoạt động của các bộ phận thuộc Trung tâm theo chương trình, kế hoạch làm việc, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên; Bổ sung nguồn lực TT cho Trung tâm.
- Nhiệm vụ:
Xây dựng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn của Trung tâm;
Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý, năm
hoặc đột xuất theo yêu cầu của Trường, của Ngành hoặc của các Bộ;
Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, ban trong trường, các bộ phận trong Trung tâm bảo đảm sự vận hành có hiệu quả các mặt hoạt động của Trung tâm;
Lập kế hoạch và tổ chức phối hợp với Bộ phận Lưu hành, bộ phận liên quan
khác trong việc đề xuất mua sách, báo và các loại hình tài liệu khác thực hiện việc bổ sung nguồn lực TT cho Trung tâm;
Tìm kiếm nguồn tài trợ, trao đổi, tiếp nhận tài liệu biếu tặng từ các cá nhân,
đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước;
Phối hợp với Bộ phận Lưu hành khảo sát nhu cầu sách, giáo trình, tài liệu
tham khảo, Báo – Tạp chí, tài liệu điện tử của NDT;
Tiếp nhận công văn đến, soạn thảo và quản lý công văn đi, tổ chức lưu trữ
công văn đến, công văn đi, quản lý con dấu Trung tâm;
Quản lý, kiểm soát các nguồn thu, chi tài chính của Trung tâm;
Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận Biên mục:
- Chức năng: Xử lý kỹ thuật tài liệu, xây dựng các CSDL thư mục, kiểm soát thư tịch các xuất bản phẩm và luận văn, luận án, công trình NCKH bổ sung vào Trung tâm;
30 - Nhiệm vụ:
Tiếp nhận tài liệu bổ sung vào Trung tâm thực hiện các chu trình xử lý kỹ
thuật tài liệu (bao gồm tài liệu bản in và đĩa CD), các đề tài NCKH, luận án, luận văn,...;
Phân kho, cấp mã vạch, định ký hiệu phân loại, định chủ đề, nhập liệu, in và
dán nhãn sách;
Phối hợp với các bộ phận trong Trung tâm xây dựng các CSDL, tổ chức hệ
thống tra cứu nhằm giúp NDT khai thác hiệu quả nguồn lực TT của Trung tâm;
Báo cáo các vấn đề còn tồn tại, nguyên nhân và đề xuất giải pháp liên quan
đến nghiệp vụ biên mục;
Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận Công nghệ thông tin:
- Chức năng: Thực hiện quản lý, vận hành, hướng dẫn sử dụng và phát triển ứng dụng CNTT trong hoạt động của Trung tâm.
- Nhiệm vụ:
Nghiên cứu đề xuất, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển ứng
dụng CNTT trong Trung tâm;
Tổ chức quản lý, thực hiện vận hành, sửa chữa, hướng dẫn sử dụng và khai
thác hệ thống máy tính, hệ thống mạng, các phương tiện kỹ thuật CNTT của Trung tâm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả và tiết kiệm;
Thiết kế, quản trị Cổng thông tin TV và phát triển các ứng dụng web nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác hiệu quả các nguồn lực của Trung tâm;
Thiết kế, xây dựng CSDL điện tử, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc tiếp
nhận các nguồn tài nguyên điện tử, tài nguyên số, CSDL nhằm phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học;
Tổ chức và phát triển TVĐT, TVS, quản lý CSDL điện tử quản lý các dịch
vụ trực tuyến kể cả hệ thống mục lục trực tuyến, xuất bản các loại ấn phẩm điện tử, bản tin điện tử,…;
31
Thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn TT cho các hoạt
động của Trung tâm;
Quản trị phần mềm quản lý TV, nhập dữ liệu và quản lý hồ sơ độc giả;
Hướng dẫn tìm kiếm, khai thác tài liệu trên mạng, cung cấp dịch vụ tư vấn và
các dịch vụ TT khác có liên quan đến nhiệm vụ của Trung tâm cho NDT;
Định kỳ phối hợp các bộ phận liên quan, soát xét các qui trình nghiệp vụ nhằm tối ưu hóa các quy trình công việc trong Trung tâm;
Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận Lưu hành:
- Chức năng: Tổ chức sử dụng và quản lý vốn tài liệu, cung cấp các dịch vụ TT-TV và đáp ứng các yêu cầu của NDT.
- Nhiệm vụ:
Quản lý các kho tài liệu dạng bản in và bảo quản tư liệu;
Thực hiện dịch vụ mượn trả tài liệu (Lưu hành), xếp giá, lưu báo, tạp chí;
Kiểm tra và thực hiện gia hạn tài liệu mượn qua mạng;
Thực hiện dịch vụ TV theo qui định của pháp luật và của Hiệu Trưởng;
Giới thiệu nội qui và cách sử dụng TV;
Hướng dẫn bạn đọc tìm tin, tài liệu trong TV;
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình triển lãm, giới thiệu sách, báo theo định kỳ;
Lập kế hoạch và tổ chức kiểm kê tài liệu TV;
Thực hiện đề xuất thanh lý tài liệu theo qui định;
Đề xuất các hoạt động nghiệp vụ, hoạt động Marketing, phong phú hóa hoạt
động TV để thu hút ngày càng nhiều độc giả;
32
Tìm hiểu nhu cầu NDT và mở rộng đối tượng phục vụ;
Phối hợp với Bộ phận Hành chính – Tổng hợp trong việc mua bổ sung tài
liệu kịp thời và hiệu quả;
Báo cáo thống kê định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất và thường xuyên nhắc nhở, yêu cầu độc giả mượn trả tài liệu kịp thời theo quy định;
Tổ chức hộp thư góp ý để phục vụ người sử dụng TV trong và ngoài trường
ngày càng tốt hơn;