8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.2.2 Lưu hành tàiliệu
Mọi hoạt động của công tác phục vụ NDT đều nhằm mục đích thỏa mãn tối đa nhu cầu của NDT, đây là khâu cuối cùng trong dây truyền TT tư liệu và là khâu hết sức quan trọng vì đó là hoạt động bề nổi của thư. Hiệu quả hoạt động nghiệp vụ của TV được thực hiện và đánh giá trực tiếp trong khâu phục vụ bạn đọc.Để công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả tốt đòi hỏi hoạt động cung cấp tài liệu cho bạn đọc của TV phải được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.Trong hoạt động lưu hành tài liệu có các hình thức phục vụ như dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn/trả tài liệu về nhà. Đối với TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM do tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho mở với việc bố trí sắp xếp tài liệu môn loại và khu vực không ngăn
78.66% 15.71%
4.71%
9.20%
Biểu đồ 2.3: Hình thức tra cứu tài liệu
Chọn trực tiếp trên giá/kệ Trên website
Hỏi trực tiếp nhân viên thư viện Thông qua bạn bè
69
chia bằng các vách ngăn, phòng, nên khi sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ bạn đọc không phải thực hiện ghi mượn tài liệu thông qua quầy lưu hành mà chỉ dịch vụ mượn/trả tài liệu về nhà mới được ghi nhận thông qua tính năng lưu hành của phần mềm quản lý TV PSCzLis.
Trước đây, khi chưa ứng dụng công nghệ vào hoạt động lưu hành tài liệu bạn đọc đến mượn tài liệu ở TV, cán bộ TV phải ghi chép tên tài liệu, số ĐKCB của tài liệu,… vào Phiếu theo dõi bạn đọc hoặc sổ theo dõi mượn trả tài liệu, thì giờ đây với phần mềm PSCzLis cán bộ TV chỉ với vài thao tác mượn/trả trên máy tính với các thiết bị đọc mã vạch là có thể ghi lại được TT chi tiết lịch sử mượn/trả tài liệu của bạn đọc.
Phần mềm PSCzLis phân hệ quản lý mượn trả cung cấp chức năng quản lý chặt chẽ và tự động hóa quy trình mượn trả tài liệu của TV theo một quy trình khép kín ở 2 chế độ Mượn sách, Trả sách. Chức năng này cho phép thực hiện những công việc liên quan đến quá trình lưu thông và quản lý tài liệu như: ghi mượn, ghi trả, quản lý TT quá trình mượn trả, quản lý tiền thế chân mượn, quản lý phạt đối với bạn đọc vi phạm nội quy của TV đồng thời thực hiện chức năng thống kê liên quan đến quá trình mượn trả tài liệu trong TV. Ngoài ra còn cho phép quản lý mượn trả các tư liệu khác như đồ dùng dạy học, khóa tủ đồ,… bằng hình thức sử dụng biểu ghi tạm MARC 21.
Với việc ứng dụng phần mềm quản lý TV tích hợp công nghệ mã vạch với các thiết bị đầu đọc để ghi dữ liệu mã vạch vào phần mềm thực hiện việc mượn/trả tài liệu trong quy trình phục vụ bạn đọc của TV đã giảm được sức lao động cơ bắp và tăng năng suất lao động cho cán bộ TV. Thao tác mượn/trả tài liệu được thực hiện nhanh chóng và chính xác, TT mượn/trả được ghi nhận vào phần mềm và được lưu trữ tập trung trên máy chủ. Cán bộ dễ dàng kiểm soát được lịch sử mượn/trả tài liệu của bạn đọc ở các cơ sở khác nhau nhằm thực hiện tốt chính sách cho mượn của TV, kiểm soát được TT bạn đọc từ phần mềm.
70
Mặc dù vậy, một số tính năng của phân hệ quản lý mượn trả chưa được khai thác một cách hiệu quả như: tính năng quản lý tiền phạt, tiền ký quỹ mượn tài liệu, tính năng thông báo trễ hạn, tính năng quản lý các tư liệu khác,... Các thao tác mượn trả bằng thiết bị đọc mã vạch đã làm cho công việc nhanh hơn nhưng do số lượng độc giả, nhu cầu mượn trả tài liệu ngoài giờ tại cơ sở TV Thủ Đức là rất lớn nên hệ thống này hiện nay đang trở nên quá tải và chưa đáp ứng được nhu cầu của NDT. Điều này cũng gây áp lực tới đội ngũ cán bộ TV tại cơ sở này, một hệ thống mượn trả tự động, phân loại sách tự động dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ mã vạch hoặc cổng từ, thẻ từ, chíp RFID,.. cần được nghiên cứu để đầu tư sao cho thích hợp.