8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1.1 Phát triển nguồn lực thôngtin
Thông tin hay vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên để TTTT-TV hình thành, tồn tại và phát triển.Hoạt động phát triển nguồn lực TT hay còn gọi là phát triển nguồn tin, phát triển vốn tài liệu là công việc quan trọng có tính chất quyết định đến toàn bộ hoạt động của bất cứ một trung tâm TT nào.
Nội dung của phát triển nguồn lực TT bao gồm: Xây dựng chính sách và kế hoạch bổ sung, tìm nguồn kinh phí, tiếp cận các nguồn tin, đánh giá nguồn tin, lựa chọn hình thức và phương thức thu thập TT, thanh lọc và thanh lý. Như vậy, có thể thấy công tác phát triển nguồn lực TT bao gồm 2 hoạt động cơ bản đó là công tác bổ sung nguồn lực TT hay bổ sung vốn tài liệu và công tác thanh lọc, thanh lý tài liệu.Đây là một nhiệm vụ quan trọng của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM và hoạt động này đã đượcthể hiện bằng các quy trình nghiệp vụ.
Bổ sung nguồn lực thông tin:
Đối với tài liệu dạng sách: Nguồn mua là nguồn bổ sung chủ yếu, ngoài ra TTTT-TV còn nhận tặng từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài trường như nguồn sách tăng từ Quỹ Châu Á thông qua TV Quốc gia Việt Nam, đội ngũ cán bộ nghiên cứu, giảng viên ở các khoa trong Trường tặng biếu tài liệu cho Trung tâm.
Đối với báo – tạp chí: Thực hiện kế hoạch bổ sung từ nguồn mua của các nhà cung cấp theo định kỳ hàng quý.
Đối với tài liệu điện tử TTTT-TV bổ sung từ 3 nguồn khác nhau:
Mua các loại băng đĩa CD-ROM của các nhà cung cấp (chủ yếu là loại tài liệu đính kèm với sách), mua các file luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Tp.HCM và một số cơ quan TT-TV,mua quyền truy cập các CSDL trực tuyến.
52
Nguồn nội sinh là nguồn tài liệu sinh ra trong quá trình đào tạo, nghiên cứu khoa học của trường ĐHNH Tp.HCM. Bao gồm:Các loại văn bản chỉ đạo của Ngân hàng Nhà nước, báo cáo tài chính thường niên của các ngân hàng;Khóa luận tốt nghiệp đại học, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, công trình nghiên cứu khoa học cấp bộ, ngành;Tài liệu hội thảo, hội nghị;Tạp chí Công nghệ Ngân hàng;Giáo trình, tài liệu tham khảo nội bộ;Các loại khác như: Các chiến lược, kế hoạch, chính sách, quy chế tổ chức và hoạt động, phim, ảnh tư liệu về các hoạt động của nhà trường,… Các loại tài liệu này được thu thập ngoài dạng tài liệu bản in còn có tài liệu được lưu trữ dưới dạng điện tử.
Nguồn trao đổi: Mặc dù TTTT-TV trường đã ký các thỏa thuận liên kết với một số cơ quan TT-TV trường đại học, ngân hàng xong do nhiều nguyên nhân khác nhau mà việc thực hiện chia sẽ trao đổi chưa thật sự hiệu quả.
Nhận thấy vai trò của CNHĐ trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác phát triển nguồn lực TT, TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đã ứng dụng CNTT trong việc thực hiện các bước của quy trình bổ sung tài liệu.CNTT và truyền thông mà cụ thể là công nghệ phần mềm ứng dụng (Microsoft Office Excel, phần mềm quản lý TV tích hợp) và các công cụ tích hợp trên nền công nghệ web đã được ứng dụng như là một công cụ hữu hiệu.
Phân hệ bổ sung tài liệu của phần mềm PSC zLIS 6.0 cung cấp các chức năng cơ bản như: Quản lý nhà cung cấp, hóa đơn chi tiết và kế toán, in mã vạch, in nhãn sách, cấp số cá biệt, tổ chức phân kho và quản lý kho, công tác bổ sung rất chi tiết cho các ấn phẩm định kỳ.
CNHĐđã được ứng dụng trong công tác bổ sung tài liệu tại TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM như:
- Hệ thống máy tính và phần mềm ứng dụng văn phòng được ứng dụng để lập
kế hoạch chi tiết bổ sung hàng năm.
- Phần mềm quản lý TV cho phép quản lý, lưu trữ TT của nhà cung cấp và quản lý nguồn ngân sách được cấp hàng năm.
53
- Liên hệ với nhà cung cấp, các đơn vị tặng biếu, trao đổi và thu nhận nguồn
tài liệu nội sinh thông qua ứng dụng email, điện thoại.
- Quản lý các nguồn lực TT, các loại hình, nguồn cung cấp thông tin – tài liệu
thông qua các website của nhà cung cấp. Trước đây người cán bộ bổ sung phải đến từng nhà cung cấp để lấy danh mục tài liệu sau đó lựa chọn từng loại tài liệu phù hợp với đơn vị rồi mới tiến hành bổ sung. Nhưng nay, với CNTT người cán bộ bổ sung chỉ cần truy cập vào các Website của nhà cung cấp để tìm hiểuTT và đặt mua tài liệu.
- Xử lý ban đầu (biên mục sơ lược) trong công tác bổ sung nguồn lực TT, lập
danh mục bổ sung tài liệu. Thông thường sách của các nhà xuất bản đã có biên mục sẵn nên sẽ tiết kiệm được thời gian trong khâu xử lý tài liệu.
- Tra trùng và xử lý tra trùng TT - tài liệu thông qua phần mềm quản lý TV để
tránh việc bổ sung trùng lắp nguồn lực TT vào TV.
- Lưu trữ được toàn bộ các TT về công tác bổ sung giúp người quản lý có thể
theo dõi hiện trạng việc thực hiện kế hoạch bổ sung, thực hiện đơn đặt, quản lý tài chính ngân sách bổ sung thông qua các tính năng báo cáo của phân hệ bổ sung tài liệu, qua tính năng quản trị trong cổng thông tinTV giúp cho việc quản lý tài liệu bổ sung và tài chính có hiệu quả.
- Ứng dụng CNTT theo các chuẩn nghiệp vụ TV hiện nay là cơ sở để TTTT-
TV trường ĐHNH Tp.HCM có thể tiến hành bổ sung nguồn lực TT theo hình thức liên TV(consortium) nhằm giảm chi phí trong hoạt động bổ sung.
Trong thời đại của sự bùng nổ TT thì sự phối hợp giữa các cơ quan TT-TV đại học là biện pháp hữu hiệu để giúp tăng cường nguồn lực (TT, cơ sở vật chất, nghiệp vụ...) và hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cơ quan. Trong thời gian qua TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đã ký kết các thỏa thuận liên kết với TTTT-TV trường Đại học Luật Tp.HCM, TTTT-TV Học viện Ngân hàng, Ngân hàng Sacombank trong lĩnh vực TT-TV. Các bên liên kết đã tập trung chia sẽ nguồn lực TT điện tử, nguồn tin số hóa bằng hình thức cung cấp tài khoản và mật khẩu để
54
đăng nhập các CSDL điện tử. Hình thức chia sẽ này đều thông qua việc ứng dụng CNTT, các bên cung cho phép đăng nhập vào CSDL điện tử, các bộ sưu tập số để phục vụNDTkhi có nhu cầu mọi lúc mọi nơi, nhanh chóng từ đó mở rộng khả năng phục vụ của TV.
Công tác bổ sung trước năm 2013 do 1 (một) cán bộ có trình độ cử nhân ngoại ngữ (tiếng Anh) phụ trách thực hiện, ngoài ra cán bộ này còn phụ trách những công việc hành chính – văn phòng của TTTT-TVđã lớn tuổi, không có chuyên môn nghiệp vụ TV, trình độ tin học hạn chế nên các khâu trong nghiệp vụ bổ sung tài liệu thường thực hiện theo phương thức thủ công chưa khai thác hết các ứng dụng của CNTT chính vì vậy chất lượng của hoạt động bổ sung cũng còn nhiều hạn chế.
Khảo sát về loại hình tài liệu bạn đọc thường sử dụng cho kết quả đa số người dùng tin còn sử dụng loại hình tài liệu in trên giấy (chiếm 74,26%), Tài liệu điện tử, trực tuyến (24,56%), tài liệu trên CD-ROM (1,18%). Trong đó tài liệu điện tử của thư viện người dùng tin đánh giá chưa tốt chủ yếu ở mức trung bình và khá
Bảng 2.1: Đánh giá mức độ đáp của các loại hình tài liệu
Mức độ đáp ứng(%) Loại hình TL
Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu
Giáo trình 12,50 33,75 35,00 13,04 5,71
Luận văn, luận án, báo cáo
KH 13,96 31,81 31,81 13,04 5,71
Từ điển, bách khoa toàn thư 6,91 25,32 34,53 21,23 12,02
Báo, tạp chí 20,07 29,35 32,91 10,06 6,92
Tài liệu điện tử 5,91 19,79 33,68 24,94 15,68
Sách văn học, kỹ năng sống,
55
Biểu đồ 2.1: Đánh giá mức độ đáp ứng của các loại hình tài liệu
Mức độ đầy đủ và phong phú của tài liệu bạn đọc đánh giá không cao:
Thanh lọc tài liệu
Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ TV thực hiện thường xuyên theo định kỳ nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu TV, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu TV và để tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu.
0.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00% 40.00% Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu Giáo trình Từ điển, bách khoa toàn thư Báo, tạp chí Tài liệu điện tử
Sách văn học, kỹ năng sống, giải trí 0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu 2.33% 19.10% 57.14% 19.77% 1.66%
56
Phần mềm quản lý TVcung cấp tính năng thanh lý sách cho phép TV thực hiện các thao tác nghiệp vụ thanh lọc tài liệu: Lập danh mục tài liệu thanh lọc, quyết định thanh lọc, phê duyệt, in quyết định thanh lọc và lưu trữ toàn bộ CSDL tài liệu thanh lọc.Thông qua việc thống kê báo cáo lịch sử lưu hành của tài liệu (phân hệ thống kê, báo cáo của phần mềm quản lý TV) mà TTTT-TV có thể xác định được tài liệu thanh lọc có chứa đựng các tiêu chí để thanh lọc.Công tác thanh lọc chủ yếu do bộ phận Lưu hành chịu trách nhiệm chính và phối hợp với bộ phận biên mục thực hiện công tác thanh lọc tài liệu.
Mặc dù phần mềm đã cung cấp các công cụ hữu ích nhưng trong thực tế thực hiện do đội ngũ cán bộ TV hiện nay chưa nắm rõ các ứng dụng của phần mềm, những thao tác trên tính năng thanh lọc và thanh lý tài liệu chưa được áp dụng. Việc lập danh mục, kiểm tra đánh giá tài liệu thuộc diện thanh lọc,… chủ yếu ứng dụng các phần mềm quản lý văn phòng như microsoft office excel, microsoft office word để thực hiện tốn nhiều thời gian đôi khi kết quả thực hiện không chính xác. Trong thời gian qua một số lỗi thường xuất hiện đó là tài liệu đã quyết định thanh lọc và đã thanh lý khỏi TV nhưng chưa ghi nhận trong CSDL dẫn tới tình trạng sai CSDL không phản ánh đúng thực tế tài liệu trên kệ.Chính vì vậy, trong thời gian tới việc tuân thủ và thực hiện đúng, đầy đủ các khâu trong quy trình; ứng dụng các tính năng mà phần mềm mang lại để công tác thanh lọc tài liệu đạt hiệu quả cao hơn là hết sức quan trọng.