8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.3.3 Quản lý người dùng tin
CSDLđộc giả là một trong những CSDL quan trọng đối với hoạt động TT- TV hiện đại, ngay từ ngày đầu ứng dụng phần mềm CSDL độc giả tin đã được TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM tập trung xây dựng. Với phân hệ quản lý độc giả của PSCzLis cho phép TV quản lý một cách tập trung dữ liệu NDT cho toàn bộ hệ thống TT của TV kể cả các ứng dụng trên cổng thông tin TV như: cập nhật TT cá nhân, tra cứu lịch sử mượn trả qua mạng, gia hạn qua mạng, phản hồi TT.Tất cả các giao tiếp giữa NDT và TV đều được ghi nhận vào phần mềm với các tính năng truy hồi TT lịch sử sử dụng TV. PSCzLis cho phép nhập dữ liệu từ file excel hoặc trực tiếp từ phần mềm quản lý đào tạo PSC UIS; phân loại độc giả chi tiết theo đối
73
tượng, loại độc giả và loại thẻ; quản lý các file hình ảnh của độc giả và nhập ảnh độc giả hàng loạt; không cần phân biệt độc giả sử dụng tài liệu truyền thống hay tư liệu số vì phần mềm sử dụng chung bộ biểu ghi - đây là ưu việt của phần mềm PSCzLis; cấp quyền mượn trả chi tiết theo đối tượng, loại độc giả và loại thẻ cho từng kho; qui trình in thẻ tự động và cho phép xử lý gia hạn hoặc hủy hồ sơ độc giả theo lô.
Phân hệ quản lý độc giả đã được TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM ứng dụng, khai thác hầu hết các tính năng mà phần mềm mang lại. Mặc dù vậy, TV vẫn chưa thể ứng dụng một cách triệt để các tính năng ưu việt của phần mềm để quản lý được toàn bộ các đối tượng NDTcủa TV:
Đối với các đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng chính quy do chưa có sự kết nối dữ liệu giữa phần mềm TV và phần mềm đào tạo tín chỉ, phần mềm quản lý nhân sự nên dữ liệu hiện nay không thống nhất và không có tính cập nhật gây khó khăn trong quá trình hoạt động của TV nói riêng và của Trường nói chung. Các phòng khoa đào tạo (phòng Đào tạo, khoa Tại chức, khoa Sau Đại học), phòng Tổ chức Cán bộ không kiểm tra được TT, xác nhận tình trạng mượn trả tài liệu của sinh viên, học viên, cán bộ công nhân viên nên khó khăn trong thực hiện các thủ tục hoàn tất nghĩa vụ của độc giả đối với nhà trường khi kết thúc khóa học hoặc kết thúc hợp đồng, nghỉ việc, thôi việc,... Về phía Trung tâm thì không có được những TT cập nhật mới nhất về các sinh viên, học viên, cán bộ công nhân viên, giảng viên trong Trường vì dữ liệu một bên có tính thay đổi liên tục mà dữ liệu TV thì không thể cập nhật được những thay đổi này.
Đối tượng NDTlà sinh viên chính quy dữ liệu được cung cấp từ phòng đào tạobằng file excel vào đầu khóa học, đối với giảng viên, CBCNV dữ liệu được cung cấp từ phòng Tổ chức Cán bộ bằng file excel và các dữ liệu này được nhập vào phần mềm thông qua tính năng nhập liệu độc giả bằng file excel. Với các đối tượng khác hiện nay chưa được nhập liệu vào CSDL độc giả hoặc một số do cán bộ TVtiến hành nhập TT bằng tay, mất nhiều thời gian, công sức và không thể thực hiện các dịch vụ TV thông qua phần mềm hoặc cổng thông tin.
74
Với việc sử dụng thẻ sinh viêntích hợp các tính năng của thẻ tín dụng do các ngân hàng kết hợp với nhà trường để phát hành đối với các đối tượng là sinh viên chính quy. Riêng các đối tượng là giảng viên, CBCNV, thẻ học viên sử dụng công nghệ thẻ từ có kết hợp mã vạch và dải từ để lưu trữ TT người dùng.Đây là một trong những tính năng ưu việt cho phép TV có thể mở rộng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ có tính tiện lợi cao hơn để cung cấp cho NDT trong tương lai.
Với tính năng quản lý bạn đọc được ứng dụng vào thực tiễn, việc quản lý TT chi tiết bạn đọc cho cán bộ TV rất tiện lợi và hữu ích, tìm kiếm nhanh và chính xác, in và cấp thẻ cho bạn đọc rất tiện lợi, nhanh chóng tích hợp với mã vạch được sử dụng để mượn/trả tài liệu của TV.