8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.5.3 Nguyên nhân
Sự nhận thức của các cấp lãnh đạo về sự cần thiết phải đầu tư ứng dụng công nghệ choTTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM còn hạn chế, chưa coi trọng và coi đâu là công việc cần phải triển khai song hành với quá trình đổi mới đào tạo theo
85
phương thức tín chỉ. Từ sự hạn chế trong nhận thức về tầm quan trọng của việc hiện đại hóaTTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM dẫn tới việc chưa đưa ra được một chính sách, chiến lược, kế hoạch cụ thể cho sự đầu tư phát triển một cách đồng bộ, toàn diện và “bài bản” mang tính hệ thống đối với TV nói chung và CNHĐ nói riêng.
Nguồn nhân lực trong TV thiếu, cả về các cấp lãnh đạo TV (chưa có phó giám đốc) cũng như cán bộ TV ở các bộ phận, cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công việc vừa làm công tác giảng dạy vừa làm công tác quản lý (Giám đốc),... nên phần nào hạn chế đến hiệu quả tổ chức hoạt động TT-TV.
Nguồn kinh phí được phân bổ hàng năm còn thiếu chủ yếu chỉ được phân bổ để phát triển nguồn lực TT truyền thống, chưa có chính sách về nguồn kinh phí cho đầu tư phát triển công nghệ, phát triển nguồn tài nguyên điện tử và TVS.
Các giải pháp kỹ thuật áp dụng trong hoạt động TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đa số đã lỗi thời, lạc hậu.Việc ứng dụng CNHĐ trong hoạt động TT-TV đã được tiến hành, song cho đến nay vẫn chỉ mới khai thác ở một số khía cạnh hoạt động. Hiện nay chỉ mới có CSDL đơn lẻ, chưa có các ứng dụng đồng bộ để quản lý các chức năng khác trong hoạt động TT-TV như quản lý bạn đọc, quản lý mượn trả, quản lý bổ sung, thống kê... và quan trọng là các CSDL này phải được tích hợp, liên kết với các hệ CSDL khác trong toàn trường với các CSDL liên kết bên ngoài trường để phát huy được hiệu quả.
Trình độ của số đông NDT chưa cao, chưa thích ứng được với những thay đổi của CNHĐ. Một số còn ngại tiếp xúc, sử dụng với máy tính, với các CSDL và với các hệ thống mạng cũng như thói quen sử dụng, khai thác tìm hiểu TT/tài liệu cũng hạn chế, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả tìm kiếm TT phần nào ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM.
Các chương trình hướng dẫn, giới thiệu đào tạo người dùng tin còn thụ động chưa đa dạng cả về nội dung lẫn hình thức, cách thức thực hiện chưa hấp dẫn và gây được chú ý đối với người dùng tin,... đây là một nguyên nhân mà thư viện cần quan giải quyết.
86
CHƢƠNG 3.GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ HIỆN ĐẠI NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM 3.1 Nhóm giải pháp quản lý
3.1.1 Xây dựng chính sách phát triển công nghệ hiện đại
Trên quan điểm coi cơ quan TT-TV đại học là một bộ phận hữu cơ của một trường đại học, là thành viên của hệ thống TT-TV quốc gia,... thì chiến lược phát triển hoạt động TT-TV đại học cũng cần được xây dựng và triển khai trên quan điểm phát triển toàn bộ hệ thống nêu trên. Chiến lược sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động TT-TV trong suốt quá trình phát triển của mình, phải xác định rõ mục tiêu cần đạt được ở từng giai đoạn nhất định. Trên cơ sở đó xây dựng được các chương trình, kế hoạch hoạt động cụ thể trong đó có việc xây dựng chính sách nhằm phát triển CNHĐ.
Chính sách phát triển CNHĐ có tác động sâu sắc tới sự phát triển của việc ứng dụng CNHĐ ở các ngành nghề, lĩnh vực ở mỗi quốc gia (như trên chúng tôi đã trình bày yếu tố chính sách nhà nước tác động tới việc ứng dụng CNHĐ). Đối với TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM chính sách phát triển CNHĐ chứa đựng các chính sách khuyến khích ứng dụng CNHĐ, chính sách về đầu tư và huy động nguồn kinh phí cho CNHĐ, chính sách về phát triển đào tạo nguồn nhân lực cho ứng dụng CNHĐ,...
Theo chúng tôi,trong giai đoạn này TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần củng cố hoạt động TT-TV truyền thống, triển khai hoạt động hỗ trợ đào tạo trực tuyến, phát triển TV số và triển khai liên kết với các TV đại học, cao đẳng trong cả nước.Hình thành TVĐT, coi việc tổ chức, xây dựng nguồn dữ liệu điện tử là cốt lõi của Thư viện, từ đó có chính sách phù hợp, nhất là về mặt tài chính, để thu thập, xử lý và quản lý thống nhất nguồn tin điện tử. Tập trung xây dựng các bộ sưu tập số để từng bướchình thànhTVS giai đoạn này là cần thiết do các tác động sau:
87
nội dung không chỉ dưới dạng TT văn bản (text) mà đã trở thành các bộ sưu tập số với nhiều thành phần nội dung mới.
- Khả năng tin học hóa TV đã đạt đến trình độ nhất định, việc quản lý thư tịch
không chỉ là công tác TV mà các nội dung TT mang tính động (dynamic), phân tán rời rạc cũng cần được quản lý, tổ chức, hỗ trợ NDT khai thác bằng các dịch vụ tham khảo, hướng dẫn, chú dẫn, chỉ dẫn, tạo liên kết bằng công cụ CNTT,...
- Sự ra ra đời và phát triển của nguồn lực TTsố hóa trên thế giới, trong nước
và trong các TV, với các CSDL, các bộ sưu tập số mang tính thương mại và tự xây dựng là những nguồn lực TT có thể khai thác.
- TV cần phát triển về nguồn lực TT điện tử và công nghệ khai thác nhằm hội
nhập trong tiến trình phát triển hệ thống TV trong nước, khu vực và trên thế giới.
- Công nghệ cổng thông tin (portal) ra đời và phát triển là nền tảng chủ chốt
cho việc khai thác tập trung các nguồn lực TT điện tử, hỗ trợ tạo lập, sử dụng và quản lý TVS.
Xây dựng các Bộ sưu tập số trong TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM góp phần giải quyết các vấn đề về đổi mới và nâng cao năng lực, chất lượng đào tạo của nhà trường. Bởi lẽ bộ sưu tập số có những đặc tính nổi trội mà dịch vụ TV truyền thống chưa có như:
- Bộ sưu tập số tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả
mọi người đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu học tập bởi nó không bị giới hạn về không gian và thời gian. Loại bỏ khoảng cách tri thức giữa người giàu và người nghèo, giữa thành thị và nông thôn, giữa các quốc gia.
- Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của tài liệu số trong đào tạo thể hiện ở
chỗ một bản tài liệu số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của người học.
- Tình hiệu quả của bộ sưu tập số là tiết kiệm thời gian và kinh phí: TV đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ. Hơn hết là giúp cho NDT được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc trong việc tìm TT.
88
quả hơn cho việc đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là đào tạo theo tín chỉ, đào tạo trực tuyến của nhà trường. Giúp cho người học chủ động trong việc sắp xếp thời gian học tập, họ không phải đến TV cũng có thể lấy được tài liệu qua hệ thống mạng TT ở mọi lúc, mọi nơi.
- Trong điều kiện còn thiếu nguồn tài liệu tham khảo học tập in giấy, thì việc
có thêm giải pháp tài liệu số hóa sẽ giúp cho người học có thêm nhiều lựa chọn để phục vụ cho kế hoạch học tập của cá nhân.
- Bộ sưu tập số góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ:
Phạm vi phục vụ các tài liệu của TV không bị bó hẹp trong khuôn viên của nhà trường mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác.
- Bộ sưu tập số là lựa chọn tối ưu để bảo tồn được lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng.
Chính vì vậy việc xây dựng chính sách phát triển và ứng dụng CNHĐ cần được xây dựng dựa trên phương châm đi tắt đón đầu những thành tựu khoa học CNHĐ và học hỏi những kinh nghiệm của các TV bạn đi trước.
3.1.2 Tăng cường kinh phí đầu tư cho phát triển công nghệ hiện đại
Trong những năm gần đây, số lượng TVĐH Việt Nam được đầu tư từ nguồn ngân sách nhà nước, từ vốn vay Ngân hàng thế giới, từ nguồn tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài gia tăng. Những TV này được tổ chức, hoạt động theo mô hình TV hiện đại nên đã làm thay đổi diện mạo của TV và đáp ứng được khá tốt nhu cầu học tập, nghiên cứu của NDT. Trong bối cảnh đổi mới giáo dục đại học hiện nay, việc đầu tư và nâng cao hiệu quả đầu tư cho TVtrong một trường đại học là vấn đề cấp thiết.
Mặc dù mỗi trường đại học đều có những đặc thù riêng và khả năng tài chính khác nhau nhưng các quyết định đầu tư vào TVkhông dàn trải, đầu tư phải có trọng tâm, trọng điểm, theo từng giai đoạn, có lộ trình rõ ràng.
89
Với mục tiêu đầu tư cho CNHĐ, phát triển TVS nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng và ngày càng cao của NDT thì TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM phải tăng cường kinh phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng CNTT và truyền thông, phần mềmTV, trang bị hệ thống cổng từ và hệ thống camera để đảm bảo an ninh, an
toàn cho kho tài liệuTV, phát triển cả về số lượng và chất lượng nguồn lựcTT điện
tử (CSDL giáo trình, bài giảng điện tử, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, khóa luận tốt nghiệp đại học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ), các bộ sưu tập số phục vụ nghiên cứu và đào tạo theo các chuyên ngành bằng việc trang bị hê ̣ thống trang thiết bị số hóa tài liệuthông thường, chuyên dụng hoặc các dịch vụ số hóa tài liệu thương mại. Tăng cường kinh phí đầu tư cho con người, cụ thể là đội ngủ cán bộ quản lý và đội ngũ chuyên viên TVnhằm nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học.
Huy động mọi nguồn lực nhằm tạo nguồn tài chính, đủ để đảm bảo thực hiện các dự án, đề án, phát triển CNHĐ tại TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM là vấn đề cần được quan tâm. Ngoài nguồn ngân sách được phân bổ hàng năm TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM còn có thể huy động từ các nguồn như nguồn thu lệ phí sử dụng TV của sinh viên các hệ đào tạo (2012: khoảng 1,6 tỷ VNĐ), các nguồn tài trợ từ các công ty tài chính, các tổ chức tín dụng, các ngân hàng,.. trong và ngoài nước.
3.2 Nhóm giải pháp về công nghệ
3.2.1 Tăng cường cơ sở hạ tầng công nghệ
Có thể nói, cơ sở hạ tầng công nghệ là thành phần quan trọng của HTTT thực hiện chức năng kết nối toàn bộ hệ thống, tạo môi trường và phương tiện hoạt động cho tất cả các phân hệ khác trong hệ thống. Trên cơ sở đầu tư của dự án, có thể thấy việc ứng dụng CNHĐ tại thư viện TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và CNHĐ, để hoàn thiện vàphát triển lên tầm cao mới thì trong giai đoạn tới TVcần chú trọng tăng cường đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất trang thiết bị, hạ tầng CNTT và truyền thông và cụ thể là một số hạng mục như sau:
90
Hệ thống máy chủ: Phải có khả năng cung cấp đa dạng các dịch vụ: Máy chủ Web, máy chủ FPT, Mail, các máy chủ sao lưu dữ liệu, bảo trì dữ liệu, máy chủ Firewall (hệ thống tường lửa mạnh để ngăn chặn các truy cập trái phép), máy chủ cho các ứng dụng khác. Hệ thống máy chủ được thiết kế với khả năng phân tải khi bạn đọc truy cập vào các ứng dụng với số lượng lớn, đảm bảo các yêu cầu về an ninh và an toàn tài nguyên TT. Phải có khả năng mở rộng trong tương lai khi có nhu cầu mở rộng hệ thống. Với số máy chủ hiện nay, các ứng dụng đều được cài đặt trên một máy chủ và một máy để sao lưu dữ liệu đã được trang bị từ năm 2004 đến nay khả năng an toàn và mở rộng gặp nhiều khó khăn do vậy cần thiết phải có kế hoạch cho việc đầu tư mới cho hệ thống máy chủ của TV để đảm bảo cho TV được vận hành tốt và đảm bảo an toàn. Nên sử dụng máy chủ loại cao cấp của các hãng có tên tuổi như HP, IBM, Compac,… với khả năng mở rộng tốt, hoạt động cao, đủ công suất để phục vụ cho thời gian dài không cần thay đổi lớn và nâng cấp dễ dàng.
Hệ thống máy trạm: Bao gồm máy trạm cho cán bộ TV xử lý các khâu nghiệp vụ và máy trạm cho NDT tra cứu và khai TT. Với hệ thống máy trạm phục vụ cho các cán bộ làm công tác số hoá, xử lý tài liệu số, biên mục tài liệu, lưu hành được trang bị với cấu hình tương đối cao và mới được nâng cấp có thể đảm bảo để thực hiện các công việc hiện tại. Nhưng do đã được trang bị từ khá lâu (2004-2007) nên tính ổn định của hệ thống không cao do tuổi thọ của các thiết bị đã giảm, khả năng nâng cấp khó khăn. Chính vì vậy, trong thời gian tới TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần có kế hoạch đầu tư trang bị mới máy tính cho đội ngủ cán bộ thực hiện các khâu nghiệp vụTV.
Thiết bị ngoại vi: Bao gồm các thiết bị hỗ trợ như máy in laser, in kim, in phun, thiết bị đọc ghi đĩa CD-ROM, DVD,…
Thiết bị an toàn thông tin: Bao gồm các thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo an toàn HTTT như các thiết bị lưu điện (UPS), các thiết bị sao lưu dữ liệu dạng rời (USB).
Thiết bị nhập liệu: Bao gồm các thiết bị phục vụ công tác nhập liệu, biên tập và chuyển đổi dữ liệu từ dạng bản in sang dạng tài liệu số có thể quản lý bằng thiết bị như máy đọc mã vạch, thiết bị máy quét (scaner), máy quay phim chụp hình kỹ thuật số, máy chiếu,... kết hợp với các chương trình ứng dụng đi kèm.
91
Máy quét (scaner):Với hệ thống máy quét hiện tại mang tính chất cá nhân không chuyên dụng mặc dù loại máy này tương đối dễ sử dụng và giá thành không quá cao nhưng khi sử dụng cho hoạt động số hóa tài liệu dẫn tới công tác số hóa tài liệu của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM diễn ra với tiến độ rất chậm.Ngoài ra để chuyển dạng tài liệu cả một cuốn sách dày, một kho tài liệu, tài liệu đã cũ,... gặp nhiều khó khăn: phải tháo gáy tài liệu để có từng tờ rời, hoặc chấp nhận hạn chế tính toàn vẹn của TT hay độ méo nhất định của chữ và hình ảnh do các nếp gấp ở gáy tài liệu và độ nghiêng của trang tài liệu khi thực hiện scan. Chính vì vậy trong thời gian tới TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần đầu tư một hệ thống máy quéthiện đại hơn, chuyên dụng, với những tính năng vượt trội về tốc độ, chất lượng sản phẩm,... hoặc sử dụng các dịch vụ số hóa tài liệu hiện có trên thị trường mà các công ty dịch vụ số hóa thương mại cung cấp.
Hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các TV có thể số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quang học OCR. Đặc biệt là công nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan.
Hệ thống an ninh an toàn và quản lý tài liệu:
Một trong những vấn đề mà các TV, cơ quan TT quan tâm hiện nay là an toàn sách và tài liệu trong thư viên, hạn chế thấp nhất sự thất thoát vốn tài liệu. Cùng với đội ngũ thủ thư và các biện pháp bảo vệ truyền thống khác đã được sử dụng, một biện pháp hữu hiệu mà các TV hiện đại trong nước và trên thế giới đều sử dụng đó là ứng dụng Hệ thống an ninh và quản lý tài liệu trong TV, nó góp phần giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát tài liệu trong TV. Sau khi tìm hiểu tình hình sử