- Nội dung của đơn thư:
3.3.1.Cấu trúc cơ bản
Bài thuyết trình cần được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Có thể soạn thảo sẵn ra giấy hoặc ít nhất là lập một đề cương chi tiết các ý cần phải trình bày và những dẫn chứng, những số liệu để minh hoạ cho mỗi ý. Không nên quá tin tưởng vào trí nhớ của mình. Nếu là lần đầu tiên trình bày thì cần phải tập trước. Sự chuẩn bị tốt sẽ làm chúng ta tự tin hơn trong quá trình trình bày.
Một bài thuyết trình thường gồm ba phần: mở bài, nội dung và kết thúc. Chuẩn bị bài trình bày cũng có nghĩa là chuẩn bị ba phần này.
a. Chuẩn bị phần mở bài
Phần mở đầu của bài trình bày có nhiệm vụ giới thiệu chủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Theo quy luật, ở những giây phút đầu tiên, bao giờ người nghe cũng hướng sự chú ý vào người trình bày để biết được người trình bày là ai và sẽ trình bày cái gì. Sau đó, sự chú ý sẽ giảm xuống. Vì vậy, cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt, dẫn nhập người nghe vào bài trình bày.
b. Chuẩn bị phần nội dung
Trong phần triển khai, phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể hiện được ý tưởng của người trình bày. Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Các ý phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic của bài thuyết trình, có nghĩa là các ý phải liên quan chặt chẽ với nhau, ý trước là tiền đề của ý sau, khơng trùng lặp. Ngồi ra, cũng cần chú ý khi chuyển từ ý này sang ý
khác, phải có những từ hoặc cụm từ liên kết thích hợp để đảm bảo tính mạch lạc của bài thuyết trình và để người nghe không cảm thấy đột ngột khi chuyển sang nội dung khác.
- Để bài thuyết trình có sức thuyết phục, chúng ta nên đưa ra những Ví dụ, những số liệu, dẫn chứng cụ thể minh hoạ cho mỗi ý, mỗi luận điểm.
- Tuỳ theo tính chất của buổi thuyết trình, có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, chuyện khơi hài để làm cho khơng khí của buổi thuyết trình đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe. Tuy nhiên, sự khơi hài cũng phải có giới hạn và nội dung cần có sự liên quan với nội dung của bài thuyết trình.
c. Chuẩn bị phần kết thúc
Ở những giây phút cuối của bài thuyết trình, người nghe lại một lần nữa dồn mọi sự chú ý vào người trình bày. Người thuyết trình cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại những điểm then chốt và đưa ra lời chúc mừng, kêu gọi hay đề ra nhiệm vụ cho tương lai. Và cuối cùng, đừng bao giờ quên lời cảm ơn người nghe đã chú ý lắng nghe.