II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 2.1 Kỹ năng lãnh đạo
2.2.3. Ứng xử với những hành vi của các thành viên tham gia cuộc họp
Dưới đây là một số hành vi, thái độ của những thành viên khi tham gia cuộc họp, người điều hành cuộc họp nên biết để có những tác động kịp thời để đảm bảo cuộc họp đạt được kết quả tốt.
- Người không tham gia: Việc tất cả các thành viên tham gia cuộc họp và trong
cuộc họp tham gia đóng góp ý kiến tích cực là điều lý tưởng, tuy nhiên có những cuộc họp khơng thể có đầy đủ thành viên và có những thành viên tham gia họp nhưng khơng có ý kiến, thờ ơ với cuộc họp. Những hành vi, thái độ này sẽ làm cho các thành viên khác có thể “học theo” vì thế đối với những thành viên không tham gia cuộc họp, ngay sau khi kết thúc cuộc họp trưởng nhóm nên nhắc nhở người khơng tham gia hoặc áp dụng quy định đối với người không tham gia và vẫn u cầu người khơng tham gia đóng góp ý kiến sau đó. Cịn đối với người có mặt trong cuộc họp nhưng lại khơng tham gia họp, người trưởng nhóm nên hỏi ý kiến thành viên đó về vấn đề đang thảo luận và khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến vì mọi ý kiến đều có giá trị.
- Người nói nhiều: Nếu trong cuộc họp có thành viên nói q nhiều khơng thể
cho các thành viên khác có ý kiến thì trước hết hãy để cho anh ta trình bày ý kiến, sau đó hỏi ý kiến các thành viên khác để cho các thành viên lần lượt tham gia. Nếu khó kiểm sốt được người hay nói nhiều đó thì buổi họp sau hãy giao cho anh ta làm thư ký ghi chép lại cuộc họp.
- Người hay cắt ngang lời người khác: Trong cuộc họp đơi lúc có những người
khơng đủ kiên nhẫn nghe thành viên khác kết thúc ý kiến mà xen ngang, người điều hành cuộc họp nên dừng ý thành viên đó lại.
- Người thì thầm: Có những thành viên tham gia cuộc họp trong lúc các thành
viên khác đang thảo luận hoặc đang đưa ra ý kiến thì ngồi nói thì thầm với nhau, điều này rất ảnh hưởng đến các thành viên khác làm họ khó tập trung hoặc khó chịu.
- Người đến muộn và về sớm: Hành vi này làm các thành viên tham gia bị phân tán, là người điều hành cuộc họp bạn nên họp đúng giờ không chờ đợi ai. Nếu thành viên nào đó đến muộn bạn khơng nên để ý đến thành viên đó
ngay lúc họ đến, mà giữa giờ hoặc sau khi kết thúc cuộc họp bạn nhắc nhở họ.
- Người chống đối: Những thành viên chống đối có thể tích cực hoặc tiêu cực,
tuy nhiên người điều hành vẫn phải kiểm sốt được hành vi đó để khơng gây ảnh hưởng đến cuộc họp. Hãy lắng nghe hết ý kiến của thành viên đó, nhắc nhở họ về mục tiêu, thời gian cuộc họp, để vấn đề đó sau khi họp xong sẽ thảo luận tiếp. Ngay sau khi kết thúc cuộc họp người điều hành nên gặp riêng thành viên đó để nhắc nhở họ về hành vi của họ và cách ứng xử chuẩn mực. Sau khi kết thúc cuộc họp, người điều hành nên tổng kết lại cuộc họp và nhắc nhở các hành vi tích cực và hành vi khơng tích cực trong cuộc họp, khơng nên tấn cơng “con người” mà tấn công vào “hành vi”.
Câu hỏi ôn tập
1. Tại sao phải tổ chức các cuộc họp nhóm?
2. Trình bày vai trị của người điều hành cuộc họp nhóm.
3. Phân tích các hành vi của các hành viên tham gia cuộc họp và cách ứng xử với các hành vi đó để cuộc họp hiệu quả.