- Nghe có hiệu quả/nghe thấu cảm: không chỉ chăm chú lắng nghe mà còn tự đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu được một cách thấu đáo người nói Nghe
4. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
4.1. Khái niệm giao tiếp bằng văn bản
Có nhiều khái niệm khác nhau về về viết hay còn được gọi là giao tiếp bằng văn bản. Viết, theo nghĩa đen là tạo thành chữ bằng những nét vạch ra. Viết là dùng chữ để nói lên ý kiến của mình trên giấy, trên máy, trên màn hình… để người đọc hiểu người viết muốn gì, cần gì?
Theo tài liệu giảng dạy của Bộ môn Phát triển kỹ năng (2009): viết là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ lên giấy hoặc màn hình máy tính. Viết thường là nhấn mạnh hoặc giải thích ý tưởng. Kỹ năng viết là công cụ tốt để giao tiếp có hiệu quả và muốn rèn luyện kỹ năng viết tốt phải trau dồi và học tập liên tục trong suốt cả quá trình.
Có thể tóm tắt như sau: giao tiếp bằng văn bản là một hình thức giao tiếp trong đó các chủ thể giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, ký tự để viết nhằm trao đổi thông tin (Bộ môn Phát triển kỹ năng 2010).
Ví dụ: đơn xin ở nội trú; đơn xin nghỉ học; đơn xin bảo lưu kết quả học tập…
4.2. Lợi ích của giao tiếp bằng văn bản
Trao đổi thông tin
Để giao tiếp bằng văn bản đạt yêu cầu một đơn thư trình bày nguyện vọng, một bài báo thông thường, tiểu luận, chuyên đề, báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, một công trình nghiên cứu, một cuốn sách… đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực đó, có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản.
Kiến thức chuyên môn đảm bảo chất lượng cho bài viết về độ sâu cần thiết trên cơ sở tư duy hệ thống, biết cách xem xét vấn đề theo quan điểm hệ thống, toàn diện, trình bày được nguyên nhân phát sinh vấn đề, nội dung của vấn đề và mối liên hệ giữa vấn đề đó với các vấn đề khác, kết luận được vấn đề. Nếu bị hạn chế về kiến thức chuyên môn bài viết sẽ lan man, dài dòng, làm người đọc không hiểu tác giả định trình bày về vấn đề gì hoặc trình bày vấn đề một cách rời rạc, không thể dựng lên bức tranh toàn cảnh về vấn đề định viết.
Kinh nghiệm thực tế đảm bảo cho giao tiếp bằng văn bản có các dẫn chứng sinh động, thú vị cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra, các tình huống đặt ra, làm
sáng tỏ vấn đề hơn, làm bài viết trở nên hấp dẫn, thu hút người đọc theo dõi cách thức tác giả giải quyết vấn đề bằng các ví dụ minh họa trong thực tiễn đa dạng.
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản bảo đảm cho người viết biết cách thể hiện vấn đề một cách chính xác, trình bày tốt các dạng kết cấu của bài viết, biết cách đặt tên bài viết hay, lập luận vấn đề một cách ngắn gọn, xúc tích với những thông tin cốt lõi, cách kết luận vấn đề, cách sử dụng trích dẫn và theo đúng thể thức văn bản.
Lưu giữ thông tin
- Thông tin được lưu giữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (các báo cáo, kế hoạch, thông báo, tờ trình, đơn từ…).
- Thông tin được lưu giữ để làm căn cứ tổ chức, thực hiện, giám sát công việc và giải quyết sau này.
- Các thông tin cần được giữ bí mật (hồ sơ, số liệu, tài liệu…).
Tạo ấn tượng tốt đối với đối tượng giao tiếp
Giao tiếp bằng văn bản là hình thức giao tiếp rất quan trọng. Theo kết quả một cuộc điều tra được tiến hành tại Mỹ vào những năm tám mươi của thế kỷ XX thì những người được phỏng vấn cho rằng: họ sử dụng tới 44% thời gian làm việc trong ngày cho những công việc có liên qua tới kỹ năng giao tiếp bằng văn bản. 98% người được hỏi khẳng định rằng: kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc thăng tiến và thành công trong công việc của họ.
- Lần đầu tiên người đọc tiếp cận bài viết, nếu thấy được in hoặc viết tay trên một tờ giấy trắng, phẳng phiu, trình bày sạch đẹp, rõ ràng, cẩn thận, đúng quy cách, người đọc sẽ hài lòng và cho rằng người viết là người cẩn thận, lịch sự, có lòng tự trọng và biết tôn trọng người khác.
- Nếu bài viết được trình bày bằng ngôn ngữ thích hợp, trau chuốt, bài viết không có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp, người đọc sẽ đánh giá chủ thể giao tiếp là người có trình độ và có khả năng giao tiếp tốt.
- Nếu thông tin trong bài viết được sắp xếp tốt, bài viết có bố cục chặt chẽ, hợp lý, khoa học…, người đọc sẽ đánh giá chủ thể giao tiếp là người có khả năng giao tiếp và có tài tổ chức.
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản có tầm quan trọng đặc biệt như vừa nêu ở trên. Vì vậy, dù ở bất kỳ vị trí làm việc nào cũng phải nỗ lực, cố gắng rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản.
4.3. Bố cục của văn bản
Kết cấu nội dung của một văn bản mang tính truyền thống thường gồm ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung nghiên cứu và phần kết luận. Mỗi phần có thể chia thành các ý nhỏ hơn tùy theo nội dung cụ thể.
- Phần 1: Mở đầu (Đặt vấn đề)
Nêu vấn đề, xác định rõ mục đích, lý do thực hiện giao tiếp bằng văn bản và các câu hỏi cần được giải quyết.
- Phần 2: Nội dung (Giải quyết vấn đề)
Tập trung trình bày, giải quyết những luận điểm (những vấn đề) đã nêu ở phần một. Lấy những số liệu chứng cứ để chứng minh và bình luận về những luận điểm đó.
- Phần 3: Kết luận (Kết thúc vấn đề)
Tóm tắt những luận điểm đã được trình bày ở phần hai và trả lời cho những câu hỏi đã được đạt ra ở phần một.
Ví dụ: bố cục của đồ án tốt nghiệp được trình bày như sau:
Đồ án tốt nghiệp được thực hiện nhằm kiểm tra kết quả đào tạo sau một khóa học. Trong đào tạo các ngành khoa học xã hội được gọi là khóa luận tốt nghiệp. Trong đào tạo các ngành kỹ thuật công nghệ và khoa học tự nhiên được gọi là đồ án tốt nghiệp. Người thực hiện đồ án tốt nghiệp sau khi bảo vệ và được công nhận thì được cấp văn bằng kỹ sư. Nội dung một đồ án tốt nghiệp thường là nghiên cứu một vấn đề kỹ thuật công nghệ hoặc một công trình kỹ thuật. Tuy tầm cỡ của nội dung không lớn nhưng mang tính chất hoàn chỉnh, có lý luận và có tính toán, thiết kế cụ thể; thiết kế mang tính tổng hợp về thiết bị, một dây chuyền sản xuất hay một công trình xây dựng.
Nội dung đồ án tốt nghiệp được trình bày tối thiểu 50 trang khổ A4 và không nên vượt quá 100 trang (kể cả các trang bìa, lời cám ơn, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo…), theo trình tự sau đây.
Phần mở đầu: trình bày lý do chọn đề tài, mục đích, nhiệm vụ, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu.
Phần giải quyết vấn đề:
+ Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài: phân tích, đánh giá các hướng nghiên cứu đã thể hiện trong các công trình nghiên cứu của các tác giả khác liên quan mật thiết đến đề tài; chỉ ra những vấn đề mà đề tài tốt nghiệp tập trung giải quyết.
+ Nghiên cứu thực nghiệm hoặc lý thuyết: trình bày cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong khóa luận.
+ Trình bày đánh giá, bàn luận về các kết quả đạt được: mô tả ngắn gọn công việc nghiên cứu khoa học đã tiến hành, các số liệu, các kết quả nghiên cứu khoa học hoặc số liệu, kết quả thực nghiệm.
Phần kết luận: trình bày những kết quả đạt được, những đóng góp mới và những đề xuất mới. Phần kết luận cần ngắn gọn, không có lời bàn và bình luận thêm. Kiến nghị về những hướng nghiên cứu tiếp theo.
4.4. Một số lưu ý chọn từ ngữ và văn phong
Cũng như sử dụng ngôn ngữ khi nói, sử dụng ngôn ngữ trong văn bản cũng cần đảm bảo các yêu cầu như tính chính xác, rõ ràng, tính thận trọng, lịch sự và sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu.
- Tính chính xác, cụ thể: được thể hiện là các đơn vị ngôn ngữ trong văn bản phải diễn đạt sát và đúng với điều tác giả trình bày, sát đúng với thực tế khách quan. + Nên sử dụng những từ ngữ phổ thông, rõ ràng, dễ hiểu, đơn nghĩa, có sức thuyết phục cao; tránh dùng từ trừu tượng, từ địa phương, đa nghĩa làm cho người đọc hiểu lầm.
+ Những con số, sự kiện (nếu có) cần có nguồn gốc đáng tin cậy. Những trích dẫn nên để trong ngoặc kép “ ” và ghi rõ nguồn cụ thể.
- Tính lịch sự, nghiêm túc, nhã nhặn: hành văn phải lịch sự, nhã nhăn để đạt được hiệu quả giao tiếp trong văn bản. Vì vậy, nên dùng những từ ngữ, câu chữ tế nhị; sử dụng đại từ nhân xưng (tôi, anh, chị, chúng tôi, các bạn… ) cho phù hợp.
- Sử dụng câu ở thể khẳng định: nên dùng câu chủ động có ý khẳng định để tăng thêm sự rõ ràng. Dùng thể khẳng định, chỉ rõ những nội dung đề nghị gì, được giải quyết như thế nào (sẽ hiệu quả hơn so với việc dùng thể phủ định)?
- Diễn đạt câu đơn giản, ngắn gọn
+ Nên viết những câu ngắn gọn, đơn giản; tránh cách viết khách sáo, cầu kỳ, dài dòng, dư thừa không cần thiết.
+ Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
+ Diễn đạt mạch lạc, trong sáng, dễ hiểu. Nội dung phải đảm bảo tính logic và nhất quán.
Tóm lại, ngôn từ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản nên chính xác, cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện chủ thể là người lịch sự, cẩn thận, có lòng tự trọng và biết tôn trọng người khác. Thực tế cho thấy, văn bản được trình bày đơn giản, cụ thể, chính xác sẽ giúp cho người tiếp nhận và xử lý văn bản dễ dàng nắm bắt được ý tưởng, nguyện vọng của người viết và phản hồi nhanh chóng, hiệu quả.
4.5. Các hình thức giao tiếp bằng văn bản Thư điện tử (email) Thư điện tử (email)