II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 2.1 Kỹ năng lãnh đạo
2.3.2. nghĩa của họp nhóm
Mặc dù họp nhóm tốn thời gian, tốn kinh phí, tài nguyên nhưng lại mang lại những lợi ích nhất định như sau:
- Giải quyết công việc nhanh nhất: khi họp nhóm các thành viên trực tiếp đưa ra ý kiến cùng nhau thảo luận và đưa ra kết quả một cách nhanh nhất
- Các thành viên có cơ hội trao đổi trực tiếp với nhau: việc trao đổi trực tiếp với nhau sẽ giúp các thành viên hiểu ý tưởng của nhau hơn, hiểu nhau hơn thông qua không chỉ lời nói mà qua các hành động, cử chỉ và điều này trao đổi qua các công cụ khác khó có thể đạt được. Cũng là cơ hội để các thành viên gặp gỡ nhau, gắn kết và chia sẻ với nhau.
- Các thành viên hiểu được tình hình nhóm và vấn đề rõ ràng nhất: các thành viên tham gia họp sẽ hiểu vấn đề nhanh nhất, biết được nhóm đang gặp vấn đề gì.
2.2.3. Các bước tổ chức và điều hành một cuộc họp nhóm hiệu quả
Để cuộc họp nhóm đạt hiệu quả, dưới đây là những bước gợi ý để tổ chức và điều hành cuộc họp nhóm.
Lập kế hoạch cho cuộc họp
Cuộc họp nhóm thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch cuộc họp, nếu không có kế hoạch và kế hoạch không rõ ràng và đầy đủ thì sẽ khó đảm bảo có cuộc họp như mong muốn.
Trước khi tổ chức một cuộc họp, người tổ chức phải xem xét các vấn đề sau: 96
- Xác định mục tiêu của cuộc họp
- Xác định các thành viên tham gia (những ai nên tham gia cuộc họp này) - Xác định thời gian và địa điểm của cuộc họp
- Lập danh mục và chuẩn bị các trang thiết bị, tài liệu, nguồn lực cho cuộc họp - Phân công công việc cho những người tham gia cuộc họp
- Lên lịch trình cuộc họp
- Gửi giấy mời họp và gửi lịch trình cuộc họp cho các thành viên tham gia - Kiểm tra lại lần cuối các vấn đề trước khi cuộc họp diễn ra
Vai trò của người điều hành cuộc họp
Người điều hành cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng góp phần vào sự thành công của cuộc họp, người điều hành cuộc họp không nhất thiết phải là người lập kế hoạch cuộc họp, nhưng thường là người chịu trách nhiệm về kết quả cuộc họp và theo dõi các hoạt động sau cuộc họp. Người điều hành cuộc họp phải có các kỹ năng như kỹ năng thúc đẩy, giám sát và kiểm tra để cuộc họp được diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt mục tiêu đề ra.
Người điều hành có vai trò sau:
- Trước khi cuộc họp diễn ra: người điều hành phải kiểm tra lại tất cả công việc theo kế hoạch đã được chuẩn bị chu đáo chưa, nhắc nhở các thành viên tham gia và các thành viên chịu trách nhiệm công việc trong cuộc họp. Chuẩn bị các vấn đề cần thảo luận. Xem lại việc sắp xếp chỗ ngồi, phân công các thành viên ghi chép, theo dõi cuộc họp.
- Trong cuộc họp: đến và bắt đầu cuộc họp đúng thời gian, tuyên bố lý do và nhắc lại mục tiêu cuộc họp, đưa ra nguyên tắc thảo luận các vấn đề của cuộc họp, trong quá trình họp theo đúng lịch trình và thời gian, thúc đẩy cuộc họp để theo đúng kế hoạch, khuyến khích mọi người tham gia đưa ra ý kiến, là người đưa ra kết luận cuối cùng sau mỗi vấn đề thảo luận, phải đưa ra kết luận sau khi kết thúc cuộc họp và tuyên bố kết thúc cuộc họp. Nhắc nhở người gửi biên bản cuộc họp cho các thành viên sau khi kết thúc cuộc họp. - Sau khi kế thúc cuộc họp: đánh giá hiệu quả cuộc họp, theo dõi kết quả thực
hiện sau cuộc họp.
Vai trò của người điều hành có thể rất linh hoạt trong từng tinh huống và bối cảnh cụ thể.