II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 2.1 Kỹ năng lãnh đạo
2.1.3. Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả
Theo Isa N. Englsrberg (2007) để trở thành người lãnh đạo nhóm hiệu quả thì người lãnh đạo nhóm phải có trách nhiệm, thái độ, hành vi theo mơ hình 4M dưới đây:
Hình 05: Mơ hình 4M của người lãnh đạo
M1. Model leadership behaviour (Làm chuẩn hóa hoặc chuẩn hóa hành vi của một người lãnh đạo)
Các thành viên trong nhóm sẽ học theo cách một người lãnh đạo nói và làm. Một người lãnh đạo với phong cách tự tin, có năng lực, đáng tin tưởng và làm việc hiệu quả sẽ tạo ra một hình ảnh tới các thành viên trong nhóm. Người trưởng nhóm ln phải trau dồi để có được những yếu tố này và có một hình ảnh đẹp để các thành viên nhóm học theo. Để giữ được hình ảnh tốt đối với các thành viên trong nhóm người trưởng nhóm cần phải:
- Ln vì mục tiêu của nhóm - Nói và lắng nghe hiệu quả - Trình bày tự tin, thuyết phục
- Cư xử kiên định và quyết đoán - Tạo lòng tin và sự tin cậy
- Học hỏi và khơng ngừng nâng cao trình độ và kỹ năng lãnh đạo.
M2. Motivate members (Tạo động lực cho các thành viên trong nhóm làm việc)
Một trong các vai trị của người lãnh đạo nhóm là tạo động lực cho các thành viên trong nhóm làm việc. Người lãnh đạo nhóm hiệu quả là người thúc đẩy và trợ giúp các thành viên. Người trưởng nhóm phải hiểu những mong đợi của từng thành viên trong nhóm và đáp ứng mong đợi đó để họ làm việc hiệu quả nhất. Để tạo được động lực cho các thành viên làm việc tốt, người trưởng nhóm nên:
- Đảm bảo sự cam kết của các thành viên đối với mục tiêu chung của nhóm; - Khen thưởng một cách phù hợp các thành viên trong nhóm;
- Giúp giải quyết các vấn đề cá nhân và mâu thuẫn trong nhóm;
- Phân công công việc phù hợp với năng lực và mong đợi của các thành viên; - Cung cấp phản hồi có tính xây dựng và kịp thời cho các thành viên.
M3. Manage group process (Quản lý q trình làm việc của nhóm)
Chức năng quan trọng nhất của người trưởng nhóm đấy là quản lý q trình làm việc của nhóm. Dưới đây là các gợi ý để người trưởng nhóm rèn luyện kỹ năng quản lý của mình :
- Tổ chức và điều hành cuộc thảo luận nhóm hiệu quả - Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên
- Giúp thành viên và nhóm giải quyết các vấn đề liên quan đén cơng việc và các vấn phát sinh trong quá trình làm việc
- Theo dõi và can thiệp để tăng cường hiệu suất cơng việc của nhóm - Đảm bảo nguồn lực và loại bỏ các rào cản để nhóm làm việc hiệu quả
M4. Make decisions (Ra quyết định)
Người trưởng nhóm hiệu quả là người sẵn sàng và có khả năng để đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời và chịu trách nhiệm trước các quyết định đó. Người trưởng nhóm ln phải đưa ra các quyết định cho dù quyết định đó chưa chắc là đúng nhất. Để có căn cứ và ra quyết định đúng đắn, người trưởng nhóm nên:
- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên có và chia sẻ thơng tin cần thiết để đưa ra một quyết định sáng suốt
- Đưa quyết định đang chờ giải quyết ra thảo luận và nhận phản hồi từ các thành viên
- Lắng nghe ý kiến, tranh luận và đề nghị từ các thành viên
- Giải thích định hướng sẽ đưa ra quyết định của mình cho tất cả các thành viên
- Đưa ra quyết định và thông báo với các thành viên (đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều biết rõ về quyết định này).
Tất cả các thành tố trên đều rất quan trọng đối với người lãnh đạo, tuy nhiên tùy vào từng trường hợp có thể áp dụng cho hiệu quả.