II.1. Khái niệm quản lý
- Khái niệm:
Quản lý ra đời từ khi có sự phân công lao động xã hội, để thực hiện một công việc thì cần có sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau, trong đó mỗi đối tượng có một nhiệm vụ riêng. Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì cần phải có sự quản lý để hướng mọi người đến mục tiêu chung đó. Trong điều kiện hiện nay, quản lý ngày càng trở lên quan trọng bởi một số nguyên nhân chính sau:
Kinh tế xã hội ngày càng phát triển thì các yếu tố rủi ro, bất định ngày càng cao. Để giảm các yếu tố rủi ro bất định đó thì cần phải có sự quản lý.
Nguồn tài nguyên mà con người sử dụng ngày càng cạn kiệt trong khi đó nhu cầu và mong muốn của con người ngày càng cao. Chính vì vậy để sử dụng một cách tối ưu các nguồn tài nguyên đó nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu và mong muốn của con người thì cần có sự quản lý.
Thực tế cho thấy ở nhiều nước không có ưu đãi về tài nguyên thiên nhiên nhưng do quản lý tốt vẫn trở thành các cường quốc. Ví dụ điển hình nhất là các nước Nhật Bản và Singapore.
Hội nhập toàn cầu cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc tiếp thu khoa học kỹ thuật hiện đại, tranh thủ các nguồn lực từ bên ngoài, đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trường nhằm tạo bước đột phá, mang lại sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng đặt các doanh nghiệp của chúng ta trước vô vàn nguy cơ thách thức mà nguy cơ lớn nhất là phải đối đầu với các đối thủ là các tập đoàn kinh tế, các công ty xuyên quốc gia trên thế giới. Đây là những đối thủ cạnh tranh mạnh về tài chính, thương hiệu toàn cầu, hiện đại về công nghệ và có bề dày về quản lý và kinh doanh trong cơ chế thị trường. Trong bối cảnh đó, con đường duy nhất là chúng ta phải không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh mà nòng cốt là năng lực quản lý trong các cơ quan, doanh nghiệp.
Từ những thông tin trên, có thể đưa ra khái niệm “Quản lý” là ự tác động của chủ thể quản lý lên các đối tượng quản lý thông qua tác động trực tiếp hay gián tiếp một lần hoặc nhiều lần để thực hiện một mục tiêu chung mà tổ chức, doanh nghiệp đề ra. Trong khi đó, một khái niệm khác có phạm vi hẹp hơn là “Quản trị” được định nghĩa là một quá trình tổng thể về bố trí, sắp xếp nhân lực và tài nguyên hiệu quả hướng đến mục tiêu của một tổ chức. Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể giải thích như au: Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn. Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì ẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục tiêu. Từ các định nghĩa trên thì có thể nhận biết sự khác biệt của hai khái niệm này rất rõ ràng. Trong khi quản lý tập trung vào toàn bộ các khía cạnh tác động vào doanh nghiệp, bên trong và bên ngoài thì quản trị đa phần tập trung vào khía cạnh nội bộ bên trong của doanh nghiệp mà thôi.
- Đặc trưng cơ bản của quản lý:
Có hai đối tượng để có được sự quản lý là: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Các tác động quản lý có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp.
Quá trình quản lý thường gắn với một hệ thống thông tin. Thông tin trong doanh nghiệp thường được ví như hệ thần kinh trong cơ thể con người. Doanh nghiệp không có hệ thống thu thập thông tin cũng giống như cơ thể con người bị tê liệt hệ thống thần kinh. Chính vì vậy hệ thống quản lý tốt phải được xây dựng trên một hệ thống thu thập và sử lý thông tin tốt, phù hợp với các đặc điểm, điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp.
II.2. Các cách tiếp cận về quản lý doanh nghiệp
- Tiếp cận quản lý theo kinh nghiệm:
Theo cách tiếp cận này người ta coi quản lý là việc sử dụng kinh nghiệm của mình, tức là việc ứng xử với các tình huống theo cách mà họ đã ứng xử thành công trong quá khứ. Tuy nhiên cách tiếp cận này gặp phải những hạn chế sau:
Đối với những tình huống mới xảy ra thì người ta sẽ không có kinh nghiệm để xử lý. Trong thực tế môi trường kinh doanh luôn luôn thay đổi. Có những bài học thành công
trong quá khứ nhưng khi áp dụng vào tình huống tương tự ở hiện tại thì lại thất bại. Do đó nếu vận dụng kinh nghiệm một cách máy móc thì sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Hơn nữa áp dụng kinh nghiệm dễ dẫn người ta đến việc bảo thủ, làm thui chột tính sáng tạo và do vậy không có những bước đột phá. Như vậy kinh nghiệm là cần thiết nhưng chưa đủ để quản lý.
- Tiếp cận quản lý theo hành vi quan niệm cá nhân:
Người ta coi quản lý là việc giải quyết tốt các mối quan hệ trong doanh nghiệp, đặc biệt là mối quan hệ giữa chủ và người làm thuê. Cách tiếp cận này ra đời ở Nhật Bản vào những năm 1960 và áp dụng tương đối thành công trong những năm au đó. Tuy nhiên cách tiếp cận này cũng có một số hạn chế nhất định sau:
Nếu chỉ dựa vào các mối quan hệ mà mất đi yếu tố kỷ luật thì khó có cơ ở để bắt buộc người công nhân đi làm việc.
Khi số người trong doanh nghiệp tăng lên thì ố các mối quan hệ cũng tăng lên. Do đó người quản lý sẽ không đủ khả năng để giải quyết tất cả các mối quan hệ đó.
- Tiếp cận quản lý theo mô hình toán học:
Người ta dựa vào các công cụ toán học để mô phỏng quá trình quản lý của doanh nghiệp dưới dạng các hàm số và mô hình toán học. Sau đó dựa vào thực tiễn để kiểm tra các thông số, trên cơ sở đó ẽ điều hành được doanh nghiệp.
- Tiếp cận quản lý theo vai trò của người quản lý:
Người quản lý tốt là người thực hiện tốt vai trò quản lý của mình. Các vai trò người quản lý là: Là đại biểu cho một bộ phận hoặc cho cả một tổ chức trong đợt tiếp xúc với các bạn
hàng hoặc các bộ phận, các tổ chức khác.
Vai trò thông tin: người quản lý đóng vai trò thông tin từ cấp trên hoặc từ bên ngoài để xử lý và ra quyết định cho cấp dưới hoặc đồng thời tiếp nhận thông tin từ cấp dưới để xử lý và báo cáo lên trên.
Vai trò xác định các nguồn nhân lực: người quản lý phải chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm các nguồn lực cần thiết của doanh nghiệp, vốn lao động, vốn công nghệ.
Vai trò điều phối các nguồn lực trong quá trình hoạt động, nguồn lực của doanh nghiệp là lao động. Vì vậy người quản lý cần phải tìm cách sử dụng nguồn lực một cách tối ưu nhất để đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thường.
- Tiếp cận quản lý theo lý thuyết ra quyết định:
Người quản lý là người biết cách ra quyết định, do đó biết quản lý tốt thì người quản lý cần phải được đào tạo các kỹ năng ra quyết định. Ra quyết định là việc lựa chọn phương án hành động cho tương lai, do đó gặp phải một số hạn chế sau:
Có thể gặp phải yếu tố rủi ro do bất định, người quản lý phải dự báo trước các rủi ro để đề phòng.
Nếu ra quyết định là sai lầm thì chi phí sửa chữa là rất lớn, thậm chí không thể sửa chữa được.
Do đó, người quản lý khi ra quyết định thì cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc au đây: Nguyên tắc yếu tố hạn chế: đòi hỏi người quản lý trước khi ra quyết định cần phải xác
định xem nếu như thực hiện những quy định đó thì phải gặp những yếu tố hạn chế nào và cách đề phòng ra sao.
Nguyên tắc lựa chọn theo xác suất: đòi hỏi người quản lý phải đưa ra những tình huống khác nhau và tìm xác suất tương ứng trong mỗi tình huống đó rồi tìm ra phương án tối ưu nhất.
- Tiếp cận quản lý theo các chức năng quản lý
Cách tiếp cận này người ta coi quản lý như một quá trình bao gồm nhiều khâu, nhiều chuỗi có mối liên hệ với nhau mà mỗi khâu mỗi chuỗi là một công việc mà nhà tư bản thấy cần phải tiến hành. Đó gọi là các chức năng của quản lý. Đây là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay. Các chức năng của quản lý bao gồm:
Chức năng lập kế hoạch Chức năng tổ chức Chức năng lãnh đạo Chức năng kiểm soát
II.3. Vai trò của quản lý doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường, quản lý doanh nghiệp có các vai trò sau:
Định hướng tốt cho sự phát triển của tổ chức trong doanh nghiệp, đảm bảo cho việc xây dựng và thực thi chiến lược của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhận diện và chớp cơ hội kinh doanh trên thương trường, đồng thời thấy được nguy cơ đe doạn, tìm biện pháp khắc phục, giảm thiểu những nguy cơ đó, tạo sức sống cho doanh nghiệp.
Đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục.
Đảm bảo thực hiện tốt các quy trình thực hiện công việc trong doanh nghiệp, tránh sai lệch, trục trặc so với xã hội. Giải quyết kịp thời những sai sót xuất hiện. Từ đó giảm thiểu các chi phí về máy móc, nguyên vật liệu, nhân công ....
Tạo ra sự đồng bộ và đồng thuận giữa các bộ phận, các cá nhân trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Kích thích khả năng áng tạo, lòng nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp.
Tạo ra khả năng cạnh tranh đặc biệt cho doanh nghiệp.
II.4. Các chức năng và lĩnh vực của quản lý cho doanh nghiệp
- Các chức năng của quản lý:
+ Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý doanh nghiệp, bao gồm xác định mục tiêu và chiến lược tổng thể, thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động
+ Chức năng tổ chức: bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai sẽ phải làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, những bộ phận nào cần phải thành lập, quan hệ phân công và trách nhiệm giữa các bộ phận đó và hệ thống quyền hành trong doanh nghiệp.
+ Chức năng lãnh đạo: Công việc trong tổ chức cần phải có người thực hiện. Đáp ứng yêu cầu đó các nhà quản lý phải tuyển chọn, thu dụng, bố trí, bồi dưỡng, sử dụng, động viên, kích thích nguồn nhân lực đã có và dự định sẽ có trong doanh nghiệp. Việc thiết lập quyền hành và sử dụng quyền hành đó để giao việc cho nhân viên, ra nội quy, thực hiện quy chế làm việc, uỷ quyền cho thuộc cấp, động viên nhân viên, .... Đó là chức năng thứ ba của nhà quản lý.
+ Chức năng kiểm oát: đây là chức năng vô cùng quan trọng của quản lý. Kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quản lý doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc kiểm soát. Kiểm soát giúp cho thực hiện đúng kế hoạch, ngăn chặn ai xót, điều chỉnh những thiếu xót một cách kịp thời, hợp lý.
- Lĩnh vực quản lý:
+ Khái niệm: Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lý được sắp xếp trong một bộ phận nào đó. ở các bộ phận này có người chỉ huy là liên quan đến việc ra quyết định quản lý. Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như truyền thống quản lý, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ nhận thức của khoa học quản lý.
+ Phân chia các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp Lĩnh vực vật tư: nhiệm vụ gồm có
Tính toán vật tư tồn kho Mua sắm vật tư
Nhập kho và bảo quản Cấp phát vật tư
Lĩnh vực sản xuất: gồm toàn bộ các hoạt động có tính chất công nghiệp trên cơ ở phối hợp các yếu tố lao động, tư liệu lao động và dối tượng lao động đã có để chế biến các sản phẩm hàng hoá và thực hiện các dịch vụ. Nhiệm vu bao gồm:
Hoạch định chương trình Xây dựng kế hoạch sản xuất Điều khiển quá trình chế biến Kiểm tra chất lượng
Giữ gìn bản quyền, bí quyết, kiểu dáng ... và phát huy các phát minh, sáng chế của các thành viên trong doanh nghiệp.
Lĩnh vực thị trường, tiếp thị
Thu thập thông tin về thị trường Hoạch định chính sách sản phẩm Hoạch định chính sách giá cả Hoạch định chính sách phân phối
Hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm Lĩnh vực nhân sự: nhiệm vụ gồm có Lập kế hoạch nhân sự Tuyển dụng nhân sự Bố trí nhân sự Đánh giá nhân ự
Phát triển nhân sự (đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, ...) Thù lao
Lĩnh vực tài chính kế toán
Lĩnh vực tài chính: tạo vốn, sử dụng vốn, quản lý vốn
Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách, tính toán chi phí, kết quả, xây dựng bảng cân đối, tính toán lỗ, lãi và các nhiệm vụ khác như lập thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế.
Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển Thực hiện các nghiên cứu cơ bản Nghiên cứu ứng dụng
Thẩm định hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng Lĩnh vực tổ chức và thông tin
Lĩnh vực tổ chức: tổ chức các dự án, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch về thông tin liên quan cho doanh nghiệp, chọn lọc và xử lý thông tin, kiểm tra thông tin và giám sát thông tin.
Lĩnh vực hành chính, pháp chế và các dịch vụ chung: tổ chức thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong doanh nghiệp, tổ chức các hoạt động quàn chúng trong doanh nghiệp, các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.