Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm những công việc riêng rẽ cũng như những công việc tập thể và sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể để xác định xem ai làm những việc gì và sự kết hợp các công việc riêng rẽ với nhau chỉ rõ cho mọi người thấy được họ phải làm việc cùng với nhau như thế nào.
Các thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
- Chuyên môn hoá: là quá trình nhận diện các công việc cụ thể và phân công các cá nhân, các nhóm đã được huấn luyện thích hợp để đảm nhận.
- Tiêu chuẩn hoá: là quá trình cụ thể hoá các thủ tục của doanh nghiệp mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất là thích hợp. Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản lý đo lường thành tích của nhân viên đồng thời cùng với bản mô tả công việc là cơ ở để tuyển chọn nhân viên của tổ chức.
- Sự phối hợp: là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động riêng rẽ của doanh nghiệp.
II.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
- Nguyên tắc: bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến được tổ chức sao cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý của một cấp trên duy nhất và thường được gọi là chế độ một thủ trưởng.
- Ưu điểm: đơn giản, đạt được sự thống nhất tuyệt đối trong mệnh lệnh. Dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai sót, sự vụ xẩy ra đồng thời có thể khen thưởng kịp thời với người có công, có thành tích tốt.
- Nhược điểm: tập trung gánh nặng vào người quản lý cấp cao, đòi hỏi họ phải hiểu biết sâu rộng về các mặt chuyên môn khác nhau. Đồng thời khi quy mô doanh nghiệp tăng lên với số lượng các bộ phận trực thuộc nhiều thì người quản lý cấp cao sẽ rất khó kiểm oát được toàn bộ công việc.
- Ứng dụng: áp dụng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động đơn giản và có ít sản phẩm. Vì một người quản lý cấp trên có thể hiểu rõ ràng những hoạt động của cấp dưới mà không cần phải thông qua các cơ quan chức năng hoặc các bộ phận giúp việc nào.
Hình 11. Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến của một tổng công ty
II.2. Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng
- Nguyên tắc: tổng giám đốc là người quản lý chung còn về mặt chuyên môn thì giao cho các phòng ban chuyên môn phụ trách các lĩnh vực cụ thể. Để giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao, người ta tổ chức ra các bộ phận chức năng (hay còn gọi là các phòng chức năng), các bộ phận này trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc chuyên môn của mình.
- Ưu điểm: phản ánh một cách hợp lý các chức năng với các nhiệm vụ được phân định rõ ràng, tuân theo các nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề, phát huy sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo, tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp trên cao nhất.
- Nhược điểm: cán bộ quản lý cấp dưới nhận nhiệm vụ, mệnh lệnh từ những phòng ban chức năng khác nhau nên có thể không có sự thống nhất giữa các quyết định. Nhiều khi các nhiệm vụ,
mệnh lệnh có thể mâu thuẫn nhau, gây khó khăn cho cấp thừa hành và gặp nhiều khó khăn khi cần có sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau nếu có sai lầm, sự vụ xẩy ra.
- Ưng dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có đặc thù cao, khi hoạt động giữa các bộ phận tương đối độc lập (như ngân hàng, bảo hiểm, du lịch và chứng khoán)
Hình 12. Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo chức năng của một tổng công ty
II.3. Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng
- Nguyên tắc: các mô hình tổ chức theo trực tuyến và chức năng có nhiều ưu điểm khác nhau. các nhà quản lý đã xác định cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng để áp dụng cho công ty mình. Trong cơ cấu này thì quan hệ trực tuyến từ trên xuống vẫn tồn tại những để giúp người quản lý cấp cao đưa ra các quyết định đúng đắn thì các bộ phận chức năng giúp việc trong những lĩnh vực tài chính, kế toán, nhân sự, .... Những bộ phận chức này không trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc mà chỉ làm nhiệm vụ tham mưu cho nhà quản lý cấp cao trong việc ban hành và thực hiện các quy định thuộc phạm vi chuyên môn ngành.
Trong một số trường hợp nếu khi nhận được sự uỷ quyền của người lãnh đạo cấp cao thì các bộ phận chức năng này có thể trực tiếp đưa ra các quyết định cụ thể.
- Ưu điểm: đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh. Nâng cao các quy định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao cũng như quy định trách nhiệm rõ ràng.
- Nhược điểm: muốn cơ cấu phát huy được tác dụng tốt thì phải chú ý nhiều trong giai đoạn xây dựng cơ cấu. Khi thiết kế nhiệm vụ cho mỗi bộ phận chức năng thì người quản lý cấp cao phải chỉ ra nhiệm vụ của mỗi bộ phận này phải thực hiện cũng như mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng với nhau nhằm tránh sự chồng chéo trong công việc cũng như ự đùn đẩy trách nhiệm nếu có sai sót xẩy ra. Ngoài ra các bộ phận chức năng phải trực tiếp chỉ đạo các bộ phận trực thuộc trong quá trình thực hiện các kế hoạch thuộc phạm vi chuyên môn của mình. - Ưng dụng: đây là cơ cấu tổ chức phổ biến nhất trong các tổng công ty ở Việt Nam hiện nay.
II.4. Cơ cấu tổ chức theo kiểu dự án
- Nguyên tắc: Đối với một số doanh nghiệp đặc thù cao, có nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi loại sản phẩm có giá trị lớn hoặc được tổ chức sản xuất tại nhiều địa phương khác nhau thì người ta tổ chức theo kiểu dự án. Trong mỗi dự án thì tuỳ theo quy mô có thể tổ chức tiếp theo kiểu trực tuyến hay trực tuyến chức năng.
- Ưu điểm: đây là ự phát triển của cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến và trực tuyến chức năng. Cần lưu ý trong mỗi dự án cơ cấu tổ chức quản lý chỉ tồn tại cùng thời gian dự án, khi xong dự án thì cơ cấu tổ chức dự án cũng kết thúc. Theo cơ cấu này thì một người có thể đồng thời tham gia nhiều dự án khác nhau.
- Nhược điểm: không tích luỹ được kinh nghiệm do cơ cấu này sẽ giải thể sau khi hoàn thành dự án. Nhân viên tham gia cơ cấu này cũng biến đổi, không ổn định.
- Ứng dụng: dùng cho các dự án xây dựng, hải ngoại hay các khu vực xa cách với văn phòng chính của công ty.
Hình 14. Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo dự án của một tổng công ty