I.1 Giới thiệu chung
Công tác tổ chức và quản lý có vai trò quan trọng vì nó liên qua tới tất cả các công việc triển khai thực hiện dự án. Để đạt được mục tiêu chung thì cần phải xây dựng và duy trì một cơ cấu, trong đó xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp phải thực hiện. Cơ cấu đó chính là tổ chức của doanh nghiệp.
Mục đích cuối cùng của tổ chức là xây dựng được một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác được với nhau một cách tốt nhất trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Khái niệm tổ chức doanh nghiệp:
- Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp ao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay những nỗ lực của hai hay nhiều người kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Đặc điểm của tổ chức
- Sức mạnh của tổ chức là sự nỗ lực kết hợp của mỗi thành viên - Mỗi tổ chức đều có mục tiêu chung
- Sự phân công lao động: các công việc phức tạp có thể thực hiện một cách thành công nhờ vào việc phân chia chúng thành các công việc cụ thể có hệ thống. Thông qua đó giúp doanh nghiệp có thể sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực của mình. Phân công lao động tạo điều kiện cho mỗi thành viên của doanh nghiệp chuyên sâu vào một công việc cụ thể hoặc một nghề nghiệp cụ thể.
- Trong tổ chức bao giờ cũng gồm một hệ thống thứ bậc quyền lực từ trên xuống dưới.
- Tổ chức cơ cấu: bao gồm việc phân chia doanh nghiệp theo các bộ phận khác nhau và xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận
- Tổ chức quá trình: thiết kế quá trình quản lý, làm cho cơ cấu đã được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng các nội quy, quy chế trong hiệp tác nội bộ cũng như mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp. Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm cũng như những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Một trong những công tác quan trọng nhất của tổ chức là xây dựng cơ cấu nhân sự. Việc xây dựng cơ cấu nhân sự được hiểu hiểu rằng, đó là việc bổ nhiệm và duy trì những nhiệm vụ đã bổ nhiệm theo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức. Nó gắn liền với việc đặt ra những yêu cầu cần thiết cho một công việc hoặc một nghề nghiệp. Nó còn bao gồm cả việc tuyển chọn những người để đảm nhiệm chức vụ đó.
I.2 Mô hình tổ chức
Trong mọi tổ chức nói chung và nhóm thực hiện dự án nói riêng thì luôn có một cấu trúc chính thức cho biết các trách nhiệm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng cấp quản lý. Nó chỉ ra sự bố trí của các bộ phận khác nhau trong tổ chức và mối liên hệ qua lại như thế nào. Ngoài ra, cấu trúc này sẽ mô tả cụ thể về công việc yêu cầu cũng như mối liên hệ và phối hợp của các vị trí làm việc với nhau. Các cấp bậc trong quản lý sẽ được hình thành với mọi bộ phận trong cấu trúc đó để
đạt được mục đích chung của tổ chức. Trong khi các cấu trúc chính thức của tổ chức được thiết lập một cách thận trọng thì còn có các cấu trúc không chính thức. Khi đó những mối liên hệ
không chính thức, nhưng nhanh và dễ dàng hơn sẽ thường được sử dụng khi hệ thống chính thức tỏ ra chậm chạp, quan liêu và không còn hiệu quả nữa. Để mô tả cơ cấu tổ chức thì trong quản lý xây dựng hay dùng loại sơđồ tổ chức để mô tả cấu trúc chính thức cũng như các chi tiết quan hệ t
ương tác của tổ chức và các bộ phận cấu thành. Khi đó, có hai khía cạnh chính của tổ chức được thể hiện là mối liên hệ theo phương đứng và phương ngang. Phương đứng sẽ chỉ ra cơ cấu về cấp bậc quản lý trong tổ chức. Phương ngang mô tả sự khác biệt về chức năng trong cùng một cấp bậc. Hình 10 đưa ra một ví dụ về sơđồ tổ chức của một công ty xây dựng điển hình.
Hình10. Sơđồ tổ chức của một công ty xây dựng
Có một số các nguyên tắc truyền thống đã tồn tại rất lâu trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức. Rất nhiều nguyên tắc được đưa ra từ giai đoạn hình thành khái niệm quản lý ở đầu thế kỷ 20 và tương
đối phù hợp với giai đoạn đó. Những nguyên tắc truyền thống này được thiết lập do có các yêu cầu về cơ cấu tổ chức cứng nhắc hay còn gọi là hệ thống đóng, nơi không có mối liên hệ tương tác với môi trường công việc xung quanh. Trong thế giới hiện đại thì khái niệm này đang bị cho là không hợp lý nữa do có sự thay đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ, nhu cầu khách hàng và những yêu cầu đa dạng của tổ chức. Tuy nhiên, mô hình truyền thống vẫn còn được áp dụng tại nhiều nơi, đặc biệt với các tổ chức nhỏ lẻ hay nơi có môi trường công việc tương đối ổn định và sử dụng công nghệ còn lạc hậu.
Trước tiên, cơ cấu tổ chức là một phần quan trọng trong quản lý xây dựng. Theo truyền thống thì cá nhân không phải là phần chính của tổ chức. Một cơ cấu được thiết lập để có thể tạo nên mức độ hiệu quả nhất của tổ chức. Do vậy, quyền lực thực tế được trao cho vị trí chức vụ chứ không phải cho cá nhân cụ thể đảm nhiệm các chức vụ đó. Nguyên tắc đầu tiên được biết đến là
nguyên tắc vô hướng, theo đó quyền lực và trách nhiệm sẽ được thiết lập theo phương đứng từ mức trên cùng của cơ cấu, qua các cấp bậc trung gian tới mức thấp nhất. Đây chính là cơ sở của c
ơ cấu phân cấp trong tổ chức và tạo nên sự phân cấp quyền lực và trách nhiệm cho các phần khác nhau theo phương đứng. Việc phân chia lao động cũng là một khái niệm truyền thống cơ bản trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức. Công việc cần hoàn thành để giúp tổ chức có thể đạt được mục tiêu đề ra sẽ được phân nhỏ thành các phần việc theo các kỹ năng của công nhân. Các phòng ban, bộ phận hoặc nhóm đội được hình thành và kết hợp lại với nhau thành cơ cấu tổ chức. Việc áp dụng nguyên tắc vô hướng sẽ tạo nên các mức độ trách nhiệm và quyền hành. Khi được bổ nhiệm
vào vị trí công việc với trách nhiệm và quyền hành cụ thể, bất kỳ cá nhân nào cũng phải chấp nhận rằng họ cần tuân theo sự sắp đặt công việc theo chiều từ trên xuống. Nếu làm theo cách này thì các cá nhân trong tổ chức có thể hòa nhập một cách có hiệu quả vào hệ thống tổ chức để đạt đ
ược mục tiêu chung.
Khái niệm phạm vi quản lý trở nên quan trọng trong phương pháp quản lý truyền thống do cơ
cấu tổ chức dựa vào sự phân cấp trách nhiệm và quyền hành theo phương đứng, phụ thuộc vào mối quan hệ cấp trên - cấp dưới. Phạm vi quản lý liên quan tới câu hỏi là một người quản lý có thể giám sát bao nhiêu nhân viên dưới quyền, hay nói cách khác là người quản lý có thể điều hành hiệu quả bao nhiêu người khác. Thật khó có thể trả lời câu hỏi về việc phạm vi quản lý sẽ là rộng hay hẹp, có thể là 10 người nhưng cũng có thể là 30 người. Điều này phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khác như môi trường tác động, khoa học công nghệ sử dụng và ảnh hưởng của tư duy suy nghĩ. Ngoài mối liên hệ theo phương đứng đã nói ở trên còn có mối liên hệ theo phương ngang, trong đó các tác nhân tiến hành cùng một loại công việc hay được nhóm lại với nhau trong các phòng ban, tổ đội. Việc sử dụng cả mối liên hệ đứng và ngang sẽ tạo nên các kiểu cơ cấu tổ chức khác nhau. Phần tiếp sau sẽ mô tả kỹ hơn về các hình thức tổ chức này.