Bao gồm nghiệp vụ bán hàng và thu tiền.
1.2.4.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu tổng quát:
Đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng cung vượt cầu hoặc ngược lại.
Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoản nợ của người mua.
Mục tiêu cụ thể: Để đạt đượcmục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được mụctiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng. Tương ứng với những mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó. Sau đây là bảng tổng hợp các mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ bán hàng:
Bảng 1.04 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỤ THỂ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý).
- Căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ.
2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn.
- Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào ba trọng điểm chính:
Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng.
Gửi hàng.
Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỉ lệ chiết khấu.
3. Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ).
- Các chứng từ đều được đánh số và ghi chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán. 4. Doanh thu đã được tính toán đúng và
ghi sổ chính xác (sự đánh giá).
- Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán.
- Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ.
5. Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại).
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng đắn.
- Sử dụng sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng.
6. Doanh thu được ghi sổ đúng kỳ (tính đúng kỳ).
- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ kế toán.
- Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian.
7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được ghi chép và cộng dồn đúng đắn (tính chính xác).
- Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu.
- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra việc tính toán.
1.2.4.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 1.05 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỤ THỂ NGHIỆP VỤ THU TIỀN
Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là đã thực tế nhận được (tính có thật).
- Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết, các tài khoản phải thu.
- Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng.
- Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng.
2. Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ).
- Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ. - Sử dụng giấy báo có nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước.
- Trực tiếp xác nhận việc thu tiền. 3. Khoản tiền chiết khấu đã được xét
duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn).
- Duyệt các khoản chiết khấu.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
4. Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh giá).
- Theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền. - Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng.
5. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại).
- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. - Chú ý các định khoản.
6. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian (tính kịp thời).
- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào sổ.
- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ.
7.Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng (tính chính xác).
- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng.
- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn.