Công ty cổ phần cà phê Mê Trang:
Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng lập hóa đơn
Để biết được tình trạng công tác kiểm soát và sử dụng các thủ tục kiểm cho nghiệp vụ bán hàng – lập hóa đơn, ta có thể xem qua bảng câu hỏi đã được điều tra tại công ty như sau:
Nghiệp vụ bán hàng – lập hóa đơn
Tên, chức vụ của người được phỏng vấn: Chị Phương: nhân viên phòng kinh doanh.
Bảng 2.20: BẢNG CÂU HỎI VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Bước công việc Có Không Nhận xét
1. Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không?
Sau mỗi quý thì công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm do phòng kinh doanh lập.
2. Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách:
Thông qua nhân viên công ty.
Gọi điện.
Đến các phòng trưng bày của công ty.
Các cách khác.
Khách hàng có thể đặt hàng bằng nhiều cách.
3. Công ty có công khai giá của các sản phẩm không?
Giá bán các sản phẩm tại công ty được công khai thông qua bảng giá do phòng kinh doanh lập và được đặt ở phòng trưng bày.
4. Hợp đồng kinh tế có được xem xét trước khi ký duyệt không?
Hợp đồng kinh tế luôn được xét duyệt bởi người có thẩm quyền cụ thể là giám đốc hoặc kế toán trưởng.
5. Số lượng hàng xuất giao đúng với số lượng trên hợp đồng không?
Có nhiều trường hợp sai sót về việc giao thiếu hàng hóa nhưng là rất ít.
6. Tất cả các HĐBH được lập dựa vào căn cứ hợp lí không?
Hóa đơn được lập dựa vào các chứng từ chứng minh sự phát sinh của nghiệp vụ.
7. HĐBH đã thanh toán có tách riêng với HĐBH chưa thanh toán không?
Có sự phân loại giữa HĐBH đã thanh toán và HĐBH chưa thanh toán.
8. Bán chịu có được xét duyệt bởi người có thẩm quyền không?
Xét duyệt bán chịu bởi những người có thẩm quyền, cụ thể là giám đốc kinh doanh của công ty.
9. Xét duyệt bán chịu có dựa vào căn cứ hợp lý không?
Mặc dù có sự tìm hiểu, điều tra của công ty về khả năng thanh toán của khách hàng trước khi bán chịu nhưng không đảm bảo rằng tìm hiểu của công ty là hoàn toàn chính xác, còn có thể xảy ra gian lận trong sự thông đồng giữa người xét duyệt và khách hàng. 10. Có sự phối hợp nhịp nhàng và chính xác giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ bán chịu hay không?
Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
11. Có kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn trước khi giao cho khách không?
Có sự kiểm tra kỹ lưỡng và xét duyệt của người có thẩm quyền.
12. Giá ghi trên hóa đơn có được xét duyệt bởi người có thẩm quyền không?
Giá được quản lý và xét duyệt khá chặt chẽ.
13. Hàng tháng có gửi biên bản đối chiếu công nợ không?
Chỉ gửi biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng khi tiến hành thu nợ.
14. Nhận hàng bị trả lại có sự phê duyệt của người có thẩm quyền
không?
Có sự giám sát hàng bị trả lại.
15. Các chứng từ về hàng bán bị trả lại hay xóa nợ phải thu có được lập chính xác không?
Khi có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại hay xóa nợ phải thu phải có chứng từ chứng minh.
16. Luôn luôn có sự xác nhận của khách hàng vào biên bản đối chiếu
công nợ?
Khi đối chiếu công nợ với khách hàng, nhân viên thu nợ sẽ tiến hành lấy chữ kí xác nhận của khách hàng vào biên bản.
17. Có bao giờ bán chịu cho khách hàng vượt hạn mức cho phép của công ty.
Luôn bán hàng trong hạn mức cho
phép.
18. Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi
sổ đầy đủ?
Các nghiệp vụ hiện hữu đều được ghi sổ đầy đủ và kịp thời.
19. Việc thu nợ có được tiến hành một cách hiệu
quả và khoa học?
20. Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo rằng mọi hàng hóa gửi đi đều lập hóa đơn không?
Không có căn cứ chứng minh tất cả mọi hàng hóa gửi đi đều có hóa đơn.
21. Công ty có các chính sách chiết khấu, khuyến
mãi ổn định không?
Còn tùy thuộc vào khả năng của hai bên ký kết hợp đồng.
22. Các báo cáo phân tích nợ hàng tháng có được lập đầy đủ hay không?
Chỉ lập khi có yêu cầu hoặc những công ty thường xuyên mua bán.
( Nguồn: Phòng kinh doanh )
Bảng 2.21: BẢNG ĐÁNH GIÁ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
Hoạt động kiểm soát
Bán chịu Hàng trả lại Xóa nợ phải thu
Ủy quyền và xét duyệt.
- Ủy quyền: Ban quản lý công ty đã ủy quyền lại cho giám đốc kinh doanh.
- Xét duyệt: giám đốc kinh doanh.
- Ủy quyền: Ban quản lý công ty đã có sự ủy quyền nhận lại hàng cho giám đốc kinh doanh và bộ phận sản xuất - Xét duyệt: Giám - Ủy quyền: Đã có sự ủy quyền cho kế toán công nợ thực hiện xóa nợ phải thu. - Xét duyệt: giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng.
đốc kinh doanh và giám đốc sản xuất. Phân chia trách nhiệm - Chưa có sự tách biệt giữa bộ phận giao hàng và kho hàng. - Có sự tách biệt giữa bộ phận kế toán phải thu và ghi sổ cái. - Có sự tách biệt giữa bộ phận nhận và kho hàng. - Kế toán công nợ và kế toán trưởng.
Bảo vệ an toàn tài sản - Việc gửi hàng chỉ được thực hiện khi hợp đồng đã được lập và có lệnh xuất hàng từ phòng kinh doanh. - Thủ kho sẽ căn cứ vào lệnh xuất hàng của phòng kinh doanh để tiến hành lập phiếu xuất kho. - Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng trả lại. - Phiếu nhập kho được lập sau khi có biên bản bàn giao giữa hai bên.
Chứng từ và ghi sổ kế toán.
1. Hóa đơn bán hàng:
- Trường hợp bán lẻ: hóa đơn được
1. Chứng từ ghi nhận hàng trả lại: Biên bản giao 1. Chứng từ ghi nhận xóa nợ phải thu: Biên bản xử lý nợ khó đòi
lập dựa trên bảng giá bán và bảng kê bán lẻ tại cửa hàng. Còn đối với bán buôn hóa đơn sẽ được lập dựa trên phiếu xuất kho của công ty. - Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao cho khách hàng.
2. Theo chi tiết
các khoản phải
thu:
- Được ghi sổ hàng ngày.
- Lập báo cáo phân tích nợ khi cần thiết và một số khách hàng giao dịch thường xuyên. 3. Ghi sổ tổng hợp: - Vào nhật ký hàng ngày. - Bảng kê được nhận hàng trả lại: - Đây là căn cứ lập phiếu nhập kho. - Được xét duyệt bởi giám đốc kinh doanh.
- Kiểm tra kỹ trước khi gửi khách hàng.
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu:
Được ghi sổ ngay khi xảy ra nghiệp vụ. 3. Ghi sổ tổng hợp Vào nhật kí hàng ngày. - Được lập dựa vào hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, bảng in chi tiết TK 131 của khách hàng đó tùy vào thời hạn thanh toán trong hợp đồng. - Được sự đồng ý của kế toán trưởng, giám đốc kinh doanh.
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu:
Được ghi sổ ngay khi xảy ra nghiệp vụ.
3. Ghi sổ tổng hợp
Vào nhật kí hàng ngày.
tổng hợp từng ngày nhưng hóa đơn GTGT tổng hợp chỉ lập một tháng một lần.
Nhận xét: Ưu điểm:
Đã có sự ủy quyền và ủy nhiệm đúng đắn cho nghiệp vụ bán chịu.
Hóa đơn bán hàng được lập vào các chứng từ có căn cứ hợp lý.
Giá cả được quản lý chặt chẽ.
Có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm rõ ràng và nhiều hình thức bán hàng đa dạng.
Có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.
Nhược điểm:
Không có sự tách biệt giữa bộ phận kho và bộ phận giao hàng nên còn xảy ra trường hợp giao thiếu hàng cho khách.
Việc xét duyệt bán chịu của công ty chưa được xét duyệt thật chính xác.
Đôi khi lệnh xuất hàng, hợp đồng bán hàng chỉ được lập dựa vào điện thoại của khách hàng chưa có sự xác nhận của khách hàng đễ dẫn đến sai lệch về số lượng hàng.
Việc đối chiếu công nợ không được diễn ra thường xuyên mà chỉ thực hiện khi tiến hành thu nợ , như vậy sẽ khó khăn trong việc cung cấp thông tin cho ban quản lý công ty khi cần thiết.
Các chính sách khuyến mãi, chiết khấu của công ty không thực hiện thường xuyên , rộng rãi. Tỉ lệ chiết khấu còn phụ thuộc vào số lượng hàng mua và khả năng thanh toán của khách hàng . Điều này làm hạn chế việc thu hút các khách hàng mới đến với công ty.
Công ty chỉ lập hóa đơn GTGT tổng hợp của nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng một tháng một lần, điều này gây khó khăn trong việc không cung cấp được thông tin kịp thời cho nhà quản lý khi cần biết về khả năng tiêu thụ, doanh thu bán hàng…của cửa hàng đó khi cần thiết.
Nhân viên bán lẻ tại cửa hàng bán lẻ hàng ngày với số lượng hàng bán khá lớn nhưng không có sự kiểm tra, đối chiếu giữa thực tế với sổ sách nên dễ tạo điều kiện cho nhân viên bán hàng gian lận.
Nghiệp vụ thu tiền
Tên, chức vụ của người được phỏng vấn:
Anh Tấn: kế toán tổng hợp tại công ty .
Chị Yến: kế toán thành phẩm, vật tư, CCDC tại công ty.
Bảng 2.22. BẢNG CÂU HỎI ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THU TIỀN
Bước công việc Có Không Nhận xét
1. Có sự phân chia trách nhiệm giữa nhân viên kế toán và thủ quỹ không? Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 2. Hàng thàng, kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không?
Có sự đối chiếu giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ, 1 tháng một lần vào cuối mỗi tháng. 3. Việc kiểm kê quỹ tiền mặt
có được thực hiện hàng tháng không?
Việc kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện vào cuối mỗi tháng có sự tham
gia kiểm kê của thủ quỹ, kế toán thanh toán và kế toán trưởng.
4. Tiền thu được từ cửa hàng có gửi lên cho thủ quỹ hàng ngày không?
Tiền bán hàng thu được ở các cửa hàng bán lẻ sẽ được nộp lại cho thủ quỹ vào cuối mỗi ngày.
5. Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng tháng không?
Đối chiếu với ngân hàng hàng tháng.
6. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ dựa trên chứng từ không?
Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên chứng từ hợp lý.
7. Hoạt động thu tiền được tiến hành sau khi có hóa đơn không?
Hoạt động thu tiền được tiến hành sau khi đã có hóa đơn bán hàng.
8. Thủ quỹ có kiểm tra tính
hợp lệ của phiếu thu không?
Thủ quỹ kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu trước khi thu tiền.
9. Các khoản tiền thu được đều vào sổ đầy đủ không?
Việc ghi chép được tiến hành hàng ngày và chi tiết cho từng khoản thu. 10. Thủ quỹ ký, hoặc đóng dấu xác nhận lên phiếu thu hay không?
Thủ quỹ luôn ký và đóng dấu xác nhận lên chứng từ.
11. Có đối chiếu giữa tổng số tiền thu được với bảng kê bán lẻ của nhân viên bán hàng không?
Có đối chiếu giữa tổng số tiền thu được với bảng kê bán lẻ.
12. Phiếu thu được lập có sự
xác nhận giữa nhân viên bán
hàng với thủ quỹ không?
Có sự xác nhận của thủ quỹ và nhân viên bán hàng nộp tiền vào phiếu thu vào cuối mỗi ngày.
13. Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong hoạt động bán hàng thu tiền ngay và thu nợ từ các công ty? Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng.
14. Các khoản tiền thu từ bán hàng có được hạch toán riêng cho từng khách hàng không?
Hạch toán riêng cho từng khách hàng.
15. Phiếu thu có được đánh
số trước hay không?
Phiếu thu không được đánh số trước.
16. Hàng ngày có lập bảng kê các phiếu thu, giấy báo có hay không?
Có tiến hành lập bảng kê phiếu thu, giấy báo có cuối mỗi ngày.
17. Nộp tiền vào ngân hàng
mỗi ngày không?
Nộp tiền ngân hàng vào cuối mỗi tuần.
17. Định kỳ có đối chiếu giữa sổ TGNH với sổ phụ ngân hàng không? Định kỳ đối chiếu sổ phụ với sổ TGNH.
18. Công ty có lập phiếu xuất
kho, nhập kho không?
Công ty có lập phiếu nhập kho, xuất kho.
19. Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho có đánh số trước không?
Phiếu nhập kho, xuất kho không đánh số trước, viết đến đâu đánh đến đó.
20. Có quy định rõ ràng nếu bên kia vi phạm nợ quá hạn
không? Có quy định mức phạt rõ ràng nếu bên kia vi phạm nợ quá hạn . ( Nguồn: Phòng kế toán )
Bảng 2.23: ĐÁNH GIÁ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THUTIỀN
Hoạt động kiểm soát Bán hàng thu tiền ngay Thu nợ
Phân chia trách nhiệm
- Có sự tách biệt giữa nhân viên bán hàng và thủ quỹ. - Có sự tách biệt giữa kế toán tổng hợp và thủ quỹ. - Có sự phân chia trách nhiệm giữa kế toán công nợ và thủ quỹ.
- Có sự tách biệt giữa kế toán công nợ và kế toán tổng hợp.
- Có sự tách biệt giữa kế
toán tổng hợp và thủ quỹ.
Bảo vệ an toàn tài sản
- Tiền được nộp hàng ngày cho thủ quỹ.
- Công ty nộp tiền vào ngân hàng vào cuối mỗi tuần.
- Khách hàng đều phải chuyển khoản vào tài khoản của công ty tại ngân hàng nếu số tiền lớn. Hàng tháng thủ quỹ đối chiếu sổ phụ của ngân hàng với sổ TGNH. - Các khoản tiền thu từ bán lẻ đều được nộp vào ngân hàng vào cuối mỗi tuần.
- Trường hợp thu qua nhân viên thu nợ thì phải khớp với biên bản đối chiếu công nợ có sự xác
nhận của khách hàng.
Chứng từ
- Hóa đơn bán hàng được lập trước khi khách hàng thanh toán.
- Có khi đối chiếu giữa hóa đơn bán hàng với tiền thu được trước khi lập phiếu thu.
- Đánh số trước hóa đơn.
- Giấy báo có do kế toán thanh toán nhận nên đã có sự kiểm tra đối chiếu vơí thủ quỹ.
Sổ kế toán - Ghi sổ quỹ.
- Lập bảng kê tổng hợp số tiền bán lẻ trong ngày để đối chiếu với từng bảng kê bán lẻ.
- Hàng ngày theo dõi phải thu. - Ghi sổ quỹ. - Ghi sổ nhật ký hàng ngày. Nhận xét: Ưu điểm:
Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người quản lý sổ sách và người giữ tài sản.
Hạch toán đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được theo dõi chặt chẽ.
Các khoản tiền bán hàng thu được trong ngày đều được nộp về thủ quỹ và tiền mặt của công ty được gửi vào ngân hàng vào cuối mỗi tuần.
Có sự phân chia rõ ràng về nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong hoạt động thu tiền ngay và thu nợ.
Nhược điểm:
Còn xảy ra trường hợp kế toán thanh toán, thủ quỹ ghi sai tên khách hàng hay số tiền phải thu so với sổ sách.
Phiếu thu, phiếu xuất kho, nhập kho chưa được đánh số trước.
Hoạt động gửi tiền mặt của công ty vào ngân hàng một tuần một lần cũng tạo điều kiện cho sự gian lận, sai sót.
Đánh giá về công tác kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần cà phê Mê Trang.
Qua thời gian thực tập tại công ty, em rút ra được một số nhận xét về công tác kiểm soát nội bộ công ty nói chung và kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
