1.1.6.1. Mục đích nghiên cứu:
Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, vì thế nó tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đối với công việc của kiểm toán viên, cụ thể:
- Nhờ tìm hiểu về hệ thống nội bộ và các bộ phận cấu thành, kiểm toán viên đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ nói chung và của từng bộ phận, từng khoản mục.
- Trên cơ sở đó, kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát.
- Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán.
1.1.6.2. Phương thức tiếp cận
Khi nghiên cứu KSNB, kiểm toán viên sẽ phân đọan cuộc kiểm toán, đó là việc phân chia báo cáo tài chính thành từng bộ phận hay từng yếu tố cấu thành. Có hai cách được áp dụng phổ biến:
- Phân đoạn theo khoản mục: là việc kiểm tra báo cáo tài chính theo từng khoản mục.
- Phân đoạn theo các chu trình nghiệp vụ( hay còn gọi là phương pháp chu kỳ): là sắp xếp để nghiên cứu các loại nghiệp vụ và các số dư tài khoản có quan hệ chặt chẽ với nhau trong các chu trình. Chu trình nghiệp vụ là các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến một nhóm nghiệp vụ.
1.1.6.3. Trình tự nghiên cứu KSNB
Tìm hiểu về cơ cấu KSNB để lập kế hoạch kiểm toán
- Chính sách kế toán nhân sự.
- Các quy định về kiểm kê tài sản, về ghi chép kế toán, về thủ tục nhập kho, về mối quan hệ giữa các bộ phận kiểm toán nội bộ và kế toán. - Các nội quy, quy chế của doanh nghiệp.
Các bước tìm hiểu về KSNB
- Tìm hiểu cách thiết kế và sự vận hành của KSNB thông qua phương pháp phỏng vấn và quan sát các nhân viên.
- Mô tả hệ thống để giúp nhận thức được các khía cạnh cơ bản của KSNB. Công cụ dùng để mô tả là bảng tường thuật, bảng câu hỏi và lưu đồ.
- Kiểm tra lại.
Đánh giá rủi ro kiểm soát
- Nhận diện các mục tiêu liểm soát và xác định các loại si phạm có thể xảy ra đối với báo cáo tài chính.
- Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm, nghĩa là xem xét tính hữu hiệu của KSNB.
- Đánh giá rủi ro kiểm soát.
- Khi nào kiểm toán viên cho rằng KSNB yếu kém, kiểm toán viên sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát cao. Ngược lại, khi gặp một Ban Giám đốc trung thực thì kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát thấp.
Thử nghiệm kiểm soát( hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ, phương pháp tuân thủ): là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng kiểm soát nội bộ là hữu hiệu. Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát là cao, nghĩa là KSNB không hữu hiệu thì kiểm toán viên sẽ không cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà sẽ mở rộng phạm vi áp dụng các thử nghiệm cơ bản, ngược lại, nếu nhận định rằng rủi ro kiểm soát thấp, thì kiểm soát viên sẽ thiết kế các thử nghiệm kiểm soát.
Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Các thử nghiệm kiểm soát nhằm giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng để đánh giá mức độ tự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ đã được đơn vị vạch ra.
Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản
Căn cứ kết quả thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm soát viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát. Nếu rủi ro kiểm soát không đúng với dự kiến nghĩa là kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn, hoặc kém hữu hiệu so với nhận định ban đầu; lúc này kiểm toán viên sẽ điều chỉnh tăng hoặc giảm phạm vi của các thử nghiệm cơ bản đã được thiết kế trong chương trình kiểm toán.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP NGHIỆP
1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu thu
Doanh thu là khoản thu nhập chủ yếu và thường xuyên của các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau. Việc tăng hoặc giảm doanh thu tạo ra một nguy cơ hoặc đe dọa rất lớn đối với bản thân doanh nghiệp.Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì việc tạo ra doanh thu và hạn chế nợ khó đòi ngày càng trở nên khó khăn hơn.
Do vậy, việc theo dõi và quản lý tốt doanh thu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nó không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao các sản phẩm dịch vụ của mình mà còn
phải đưa ra các chính sách và biện pháp thích hợp trong việc theo dõi doanh thu đôi khi xảy ra tình trạng sai sót dẫn đến việc hạch toán sai hoặc bỏ sót doanh thu. Bên cạnh đó tình trạng gian lận vẫn thường xảy ra vì các lợi ích cá nhân hoặc vì các lý do khác.
Vì vậy, để góp phần khắc phục và hạn chế tình trạng trên thì rất cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu. Việc áp dụng có hiệu quả các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể ngăn chặn và hạn chế được rủi ro, đặc biệt là gian lận trong quá trình hạch toán và dễ dàng khi đối chiếu kiểm tra để phát hiện gian lận và sai sót.
Sơ đồ 1.01:Sơ đồ dữ liệu chu trình doanh thu
1.2.2. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:
Nhận đặt hàng của khách hàng.
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Chu trình chuyển đổi Chu trình chi phí Khách hàng Vận tải HT lương Sổ cái và HT Ngân hàng Chu trình doanh thu
Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
Nhận tiền thanh toán.
- Trong trường hợp thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng lúc nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kinh tế.
- Trong trường hợp bán chịu, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu. Sau đó, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:
Đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chuẩn loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.
Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách. Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ, số điện thoại…). Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để gói hàng, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng này cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán cũng như lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng.
Giao hàng cho khách
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho như lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa chỉ đã định. Trước khi tiến hành đóng gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này cũng có thể là bản sao của Packing Slip hoặc có thể là vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao
nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng, trọng lượng hàng.
Lập hóa đơn
Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn. Khi đã có đầy đủ chứng từ, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền,… một liên giao cho khách hàng, một liên đưa cho kế toán làm căn cứ ghi sổ , liên còn lại lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Nhận tiền thanh toán
Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check thanh toán giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách hàng đã thanh toán.
Giấy báo trả tiền: là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi người mua thanh toán tiền, họ sẽ gửi lại Giấy báo trả tiền kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền, nội dung thanh toán. Thông thường Check thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bộ phận thư tín.
Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu
Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng và lập biên bản giao nhận hàng trả lại. Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phận lập hóa đơn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại. Căn cứ vào
bộ chứng từ về lô hàng trả lại kế toán giảm phải thu khách hàng, tăng hàng bán trả lại, giảm thuế.
Trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ thì căn cứ vào bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, giám đốc ký duyệt xóa nợ phải thu. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ cho khách hàng. Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơnn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng.
Credit Memo là chứng từ kế toán ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu như hàng bán không đúng yêu cầu, bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ phải thu hoặc do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi tên người mua, chủng loại hàng, số lượng ,giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc bị giảm giá. Một bản của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán.
1.2.3. Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình doanh thu
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu ta cần chú ý đến các rủi ro thường xuyên xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như:
Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp.
Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán.
Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.
Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng
Xuất hàng khi chưa cho phép.
Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng.
Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng.
Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
Ghi sai khách hàng thanh toán.
Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là bảng phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và quy trình xử lý nghiệp vụ cho phù hợp, bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động bán hàng và thu tiền.
Bảng 1.02 KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN Hoạt động kiểm soát Bán chịu Hàng trả lại và giảm giá Hàng trả lại và giảm giá Ủy quyền và xét duyệt - Ủy quyền: Bán chịu - Xét duyệt: Tín dụng - Ủy quyền: Dịch vụ khách hàng và tín dụng. - Xét duyệt: Trưởng tài vụ. - Ủy quyền: Tín dụng. - Xét duyệt: Trưởng tài vụ Phân chia trách nhiệm 1. Bán hàng & tín dụng.
2. Kho hàng & gửi hàng.
3. Kế toán phải thu & ghi sổ cái.
1. Dịch vụ khách hàng và tín dụng. 2. Nhận hàng & kho hàng. 3. Kế toán phải thu & ghi sổ cái.
1. Tín dụng & phụ trách tài vụ.
2. Thủ quỹ. 3. Kế toán phải thu & ghi sổ cái
Bảo vệ an toàn tài sản Hàng hóa: - Chỉ thực hiện đặt hàng khi có lệnh bán hàng được chấp thuận. - Kiểm tra khi xuất, khi gửi hàng. - Việc gửi hàng chỉ được thực hiện khi có lệnh bán Hàng bị trả lại - Đếm, kiểm hàng nhận lại. - Chỉ lập Credit Memo sau khi nhận hàng và có phiếu nhập kho.
Chứng từ và ghi sổ kế toán 1. Hóa đơn bán hàng. - Chỉ được lập dựa trên Đặt hàng; Lệnh bán hàng được chấp thuận( phiếu xuất kho) và giấy gửi hàng. - Được đánh số trước. - Dựa trên bảng giá quy định để lập hóa đơn. - Kiểm tra kĩ trước khi giao cho khách hàng.
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu. - Ghi sổ hàng ngày.
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày. - Gửi giấy báo khách hàng hàng tháng. - Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng. 1. Chứng từ kế toán trả lại hàng hoặc giảm giá hàng bán( Credit Memo).
- Được lập dựa trên phiếu nhập kho hoặc yêu cầu khách hàng. - Được đánh số trước.
- Được xét duyệt. - Kiểm tra kĩ trước khi gửi khách hàng
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu.
- Ghi sổ hàng ngày.
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày.
1. Chứng từ kế toán xóa nợ phải thu( Credit Memo). - Chỉ được lập khi có các chứng minh đầy đủ. - Được xét duyệt. - Nếu có giá trị lớn thì phải có hai người xét duyệt
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu.
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ lien quan hàng ngày thu.
3. Ghi sổ tổng hợp. - Ghi nhật ký hàng ngày. - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát. 3. Ghi sổ tổng hợp. - Ghi sổ nhật kí hàng ngày. - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát. 3. Ghi sổ tổng hợp. - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
Bảng 1.03 KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN
Hoạt động kiểm soát
Bán thu tiền ngay Nhận tiền thanh toán
Phân chia trách nhiệm
- Người bán & thủ quỹ. - Thủ quỹ & kế toán tổng