Các hoạt động kinh tế xảy ra trong nghiệp vụ bán hàng
Bán lẻ:
Công
Sơ đồ 2.09: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán lẻ.
Theo phương thức bán hàng này thì sản phẩm của công ty đến tay người tiêu dùng một cách trực tiếp từ các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. Hiện nay, hình thức bán hàng này chiếm doanh số không lớn lắm trong tổng doanh thu bán ra, chủ yếu tại thị trường Nha Trang. Tại đây, các khách hàng sẽ đến phòng trưng bày tại công ty hoặc đến các cửa hàng do công ty trực tiếp quản lí để mua sản phẩm .
Công ty:
- Lập hóa đơn GTGT.
- Lập phiếu thu và các báo cáo có liên quan.
Cửa hàng bán & GTSP
- Giới thiệu hàng cho khách. - Lập bảng kê. - Giao hàng. - Thu tiền. Khách hàng Mua hàng với số lượng ít.
Nếu khách hàng chưa biết mua loại nào thì nhân viên bán hàng sẽ tư vấn. Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa công ty có 7 phòng trưng bày, theo kế hoạch trong năm tới sẽ có một số phòng trưng bày mới được xây dựng.
Ưu điểm: là hình thức bán hàng khá linh hoạt và tương đối hiệu quả, khách hàng trả tiền ngay, thu hồi vốn nhanh. Với hình thức này, công ty có thể giới thiệu sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng, có thể trực tiếp quảng cáo, kiểm soát được vấn đề giá cả, chất lượng sản phẩm bán ra, đặc biệt là có thể biết được cảm nhận của khách hàng về sản phẩm dịch vụ của mình tốt hay chưa tốt, nó sẽ giúp công ty đưa ra những chính sách điều chỉnh kịp thời để phục vụ cho khách hàng tốt hơn và nâng cao thương hiệu của công ty.
Nhược điểm: doanh thu từ hình thức này không cao, nó chỉ mang tính chất đơn lẻ, thường là người tiêu dùng cá nhân mua với số lượng không lớn. Hơn nữa, chi phí để xây dựng phòng trưng bày, cửa hàng khá lớn.
Bán buôn:
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán buôn. Quy trình bán buôn của công ty gồm các bước sau:
Nhận đơn đặt hàng và xử lý:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ tiến hành gọi điện hoặc trực tiếp đến công ty đặt hàng. Tại phòng kinh doanh của công ty sẽ có một bộ phận nhân viên nhận tin chuyên về nhận đặt hàng của khách. Khi khách hàng gọi điện hoặc đến đặt hàng thì nhân viên nhận tin sẽ tiến hành thỏa thuận về mức giá cả và các điều khoản có liên quan về bán hàng. Nếu thanh toán ngay thì nhân viên nhận
Công ty: - Nhận đơn đặt hàng. - Lập hợp đồng, hóa đơn GTGT. - Giao hàng. - Nhận tiền. Các đại lý, siêu thị, nhà bán lẻ: - Đặt hàng. - Nhận hàng và các chứng từ có liên quan.
- Thanh toán tiền.
Khách hàng:
Mua hàng từ các đại lý, siêu thị.
tin sẽ trả lời nhận đặt hàng của khách, và hỏi thời gian cụ thể giao hàng. Với những khách hàng đến mua lần đầu thì nhân viên nhận tin sẽ tiến hành giới thiệu sản phẩm, các mức giá tương ứng và tiến hành lập hợp đồng mua bán gồm các điều khoản đã thỏa thuận gửi lên cho giám đốc xét duyệt. Căn cứ vào mối quan hệ mua bán của khách hàng với các đối tác khác, khả năng thanh toán của khách hàng…giám đốc kinh doanh sẽ đồng ý bán chịu hay không và trả lời cho khách hàng.
Điều kiện xét duyệt bán chịu tại công ty:
- Khách hàng là đại lí cấp 1 của công ty , sẽ được ưu tiên cho gối đầu lô hàng đầu tiên.
- Những hợp đồng xuất khẩu sang nước ngoài , trường hợp này thì căn cứ vào mức hợp đồng mà công ty nhận ứng trước từ 20%-50% , số còn lại cho khách hàng nợ và phải thanh toán theo thời hạn của hợp đồng.
- Căn cứ vào khả năng thanh toán, mối quan hệ với các đối tác khác, uy tín trong kinh doanh và mối quan hệ hiểu biết của công ty về khách hàng công ty sẽ xác định mức dư nợ cho phép đối với từng khách hàng.
Giao hàng cho khách:
Nếu khách hàng yêu cầu giao hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ báo xuống cho thủ kho, thủ kho xuất hàng và sắp xếp đội ngũ lái xe của công ty tiến hành giao hàng cho khách.
Lập hóa đơn:
Sau khi thủ kho xuất hàng cho khách và lập phiếu xuất kho, tiến hành chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, thành phẩm, CCDC, TSCĐ làm căn cứ lập hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT là căn cứ xác định mức thuế phải nộp của công ty và là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho khách hàng. Hóa đơn được (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chuyển cho KTT xét duyệt sau đó chuyển một liên cho khách hàng, một liên lưu và một liên dùng luân chuyển nội bộ để lập các sổ sách liên quan.
Nhận tiền thanh toán:
Những trường hợp mua chịu của công ty khi đến hạn thanh toán. Kế toán công nợ của công ty sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ có hai liên gửi đến khách hàng để lấy xác nhận của khách hàng về việc trả nợ . Thường thì biên bản đối chiếu công nợ sẽ được gửi tới cho khách hàng trước ba ngày khi đến hạn. Khách hàng của công ty đồng ý trả nợ sẽ ký xác nhận vào biên bản đối chiếu công nợ , giữ một bản và gửi trả lạo cho công ty một bản. Mọi khoản nợ có giá trị lớn đều được chuyển trả vào tài khoản ngân hàng của công ty.
Xóa nợ phải thu:
Những trường hợp khách hàng đã quá hạn trả nợ nhưng vẫn chưa thanh toán thì công ty sẽ tiến hành gửi thông báo nợ quá hạn cho khách hàng đó. Đồng thời, tiến hành tính lãi quá hạn theo lãi suất đã quy định trong hợp đồng trên số tiền mà khách hàng còn nợ công ty. Việc tính lãi và yêu cầu trả nợ sẽ được tiến hành tối đa trong ba năm, nhận thấy khách hàng không còn khả năng thanh toán thì công ty sẽ tiến hành xóa sổ khoản nợ đó. Kế toán công nợ in các bảng in chi tiết 131 của khách hàng đó và hợp đồng có quy định thời hạn nợ do giám đốc kinh doanh ký duyệt, lập biên bản xử lý nợ khó đòi chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc kinh doanh cùng xem xét.
Hình thức bán hàng thông qua các siêu thị, đại lý, nhà bán lẻ chỉ chủ yếu ở thị trường Nha Trang vì nhà bán lẻ đến mua trực tiếp tại công ty hoặc được công ty phân phối trực tiếp. Công ty cũng áp dụng hệ thống kênh phân phối này đến những thị trường khác nhưng không đáng kể, vì với những thị trường khác ở xa nếu áp dụng kênh phân phối này sẽ kéo theo chi phí vận chuyển tăng làm giá sản phẩm tăng.
Ưu điểm: hình thức bán hàng này có ưu điểm là công ty có thể kiểm soát được đầu ra cho sản phẩm của mình và có thể nắm bắt thông tin về hàng hóa, dịch
vụ, giúp công ty có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời. với hình thức này thì một số ưu điểm của hình thức bán lẻ vẫn còn.
Nhược điểm: số lượng hàng hóa tiêu không lớn lắm và chỉ thường áp dụng cho các thị trường gần, còn thị trường xa thì sẽ gặp khó khăn trong khâu vận chuyển. Thêm nữa, các khách hàng ở xa muốn mua hàng đã có hệ thống chi nhánh của công ty trên cả nước.
Bán hàng nội bộ:
Sơ đồ 2.11: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán hàng nội bộ.
Hình thức bán hàng thông qua các chi nhánh được công ty phát triển cả ở miền Bắc, Trung và Nam vì những thị trường này nằm cách xa công ty. Do đó công ty sẽ thu được hiệu quả nhất với hệ thống bán hàng nội bộ này.
Ưu điểm: nhờ vào hình thức bán hàng này mà công ty có thể mở rộng thị trường trên địa bàn toàn quốc để bán nhiều sản phẩm hơn. Hơn nữa, như thế công ty có thể thỏa mãn nhu cầu thị trường của công ty ngày càng tăng. Đây là hình thức bán hàng mang lại cho công ty nguồn doanh thu cao nhất.
Nhược điểm: với hình thức bán hàng này thì chi phí vận chuyển và bảo quản thường tăng cao và làm cho giá đến người tiêu dùng cuối cùng cao, khả năng rủi ro của công ty theo đó cũng tăng lên. Một vấn đề khó khăn cho công ty nữa là công ty khó nắm bắt được tình trạng hàng hóa cũng như nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng nên khó đáp ứng được tốt.
Công ty:
- Nhận đơn đặt hàng của chi nhánh. - Xuất kho
- Lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Thu tiền, lập hóa đơn Chi nhánh: - Gửi đơn đặt hàng - Nhận hàng - Hàng ngày lập bảng kê bán hàng gửi về công ty.
Khách hàng: - Mua hàng
Bán hàng xuất khẩu:
Hiện nay, hoạt động xuất khẩu của công ty chưa thật sự phát triển. Công ty chỉ nhận được một số hợp đồng xuất khẩu nhỏ lẻ và không nhiều. Vì vậy, hoạt động bán hàng này của công ty em chỉ trình bày những vấn đề cơ bản như sau:
Sơ đồ 2.12: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu.
Hình thức bán hàng này có những điểm sau:
Ưu điểm: Giúp thương hiệu của công ty được biết đến cả ở thị trường nước ngoài, nâng cao uy tín chất lượng và vị thế của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Nhược điểm: Tuy nhiên, số lượng bán còn hạn chế và thủ tục bán hàng khá phức tạp.
Quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ bán hàng tại công ty:
Bán lẻ:
Khách hàng khi cần mua hàng, sẽ đến cửa hàng trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty, tại đây khách hàng sẽ được nhân viên bán hàng giới thiệu về các loại sản phẩm của công ty và các mức giá tương ứng. Khi đã lựa chọn được loại sản phẩm ưng ý khách hàng sẽ yêu cầu mua hàng. Yêu cầu mua hàng của khách sẽ được nhân viên bán hàng đáp ứng. Dựa vào đề nghị mua hàng và bảng giá tại cửa hàng nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập bảng kê bán lẻ, thu tiền và giao hàng cho khách. Sau đó, bộ phận bán hàng sẽ chuyển bảng kê bán lẻ cho kế toán thành phẩm căn cứ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên, chuyển cho
Công ty: - Nhận đơn đặt hàng. - Làm thủ tục hải quan. - Xuất hàng và xuất hóa đơn. - Thu tiền. Khách hàng: - Gửi đơn đặt hàng. - Nhận hàng. - Thanh toán tiền. Khách hàng: - Mua hàng.
kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó, Liên 1của hóa đơn lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu lập phiếu thu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau mỗi lần bán, nhân viên bán hàng sẽ ghi vào sổ bán hàng số lượng hàng bán. Cuối ngày tổng cộng hàng bán ra, tính lượng hàng còn tồn tại cửa hàng, tính tổng số tiền thu được trong ngày, lập bảng kê tổng hợp. Bảng kê tổng hợp được lập làm 2 bản trong đó liệt kê các sản phẩm bán trong ngày, số lượng, đơn giá, tổng tiền, lượng tồn. Một bảng giao cho kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu và in phiếu thu, một bảng lưu tại bộ phận cùng với sổ bán hàng.
Kế toán thanh toán dựa vào bảng kê tổng hợp 2 kiểm tra và nhập liệu vào máy tính, in phiếu thu gồm 3 liên. Chuyển 3 liên của phiếu thu cho thủ quỹ kiểm tra thu tiền, kí xác nhận và lên sổ quỹ. Liên 1 của phiếu thu chuyển sang lưu tại bộ phận kế toán thanh toán, liên 2 chuyển cho bộ phận bán hàng, liên 3 của phiếu thu và sổ quỹ lưu tại thủ quỹ. Bảng kê tổng hợp 2 sau khi nhập liệu thì kế toán thanh toán sẽ chuyển qua cho kế toán thành phẩm. Tại đây, kế toán thành phẩm căn cứ vào bảng kê nhập liệu, phần mềm máy tính xử lý sẽ in ra báo cáo nhập – xuất - tồn .
BỘ PHẬN BÁN HÀNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
Khách hàng
Yêu cầu mua
hàng Bán hàng, lập bảng kê, thu tiền, lên sổ bán hàng Cuối ngày, lập bảng kê, tính tiền bán hàng. Bảng kê tổng hợp 1 Bảng kê tổng hợp 2 Bảng kê bán lẻ Bảng kê bán lẻ Lập hóa đơn, chuyển KTT ký duyệt HĐ GTGT1 đã ký HĐ GTGT2 đã ký HĐ GTGT3 đã ký Khách hàng Sổ bán hàng N Sổ bán hàng Bảng kê tổng hợp2 Kiểm tra Nhập liệu Phần mềm máy
tinh, in phiếu thu
Phiếu thu 3
Kiểm tra, đối chiếu, thu tiền, kí
nhận và lên sổ quỹ Sổ quỹ Phiếu thu 3 đã ký Phiếu thu 2 đã ký Bảng kê tổng hợp 2 Nhập liệu Phần mềm máy tính xử lý Báo cáo nhập - xuất -tồn BP. Bán hàng N N HĐ GTGT1 Bảng kê tổng hợp 2 Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Phiếu thu 1 đã ký N Phiếu thu 1 HĐ GTGT 3 đã ký HĐ GTGT 3 đã ký Phiếu thu 1 đã ký Lưu trữ Bảng kê tổng hợp 2
Bán buôn:
Khi khách hàng của công ty là các đại lí, siêu thị có nhu cầu về nguồn hàng thì sẽ gọi điện thoại hoặc đến trực tiếp công ty đặt hàng, nhân viên nhận tin của phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng và thỏa thuận các điều kiện mua bán, tiến hành lập hợp đồng mua bán gồm 4 bảng gửi lên cho giám đốc kinh doanh ký duyệt. .Giám đốc kinh doanh căn cứ mối quan hệ với khách hàng để xét duyệt bán chịu. Những khách hàng lần đầu mua hàng thì công ty sẽ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng trước đó để xét duyệt. Nếu khách hàng là đại lí cấp 1 của công ty thì được ưu tiên cho nợ gối đầu lô hàng đầu tiên. Nếu đồng ý báo cho nhân viên nhận tin báo lại và giao 2 bảng của hợp đồng mua bán cho khách, 1 bảng chuyển qua cho kế toán công nợ, còn 1 bảng đem về làm căn cứ lập lệnh xuất hàng gồm 2 liên chuyển sang cho giám đốc ký duyệt. Sau khi ký duyệt, một bảng của hợp đồng và liên 1 của lệnh xuất hàng được lưu tại phòng kinh doanh cùng với đơn đặt hàng của khách, liên 2 chuyển qua cho kế toán thành phẩm nhập liệu và in phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập gồm 2 liên, chuyển 2 liên của phiếu xuất kho sang cho thủ kho kiểm tra, xuất hàng và ký duyệt. Sau ký duyệt, liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được giao lại cho kế toán thành phẩm làm căn cứ lập hóa đơn giá trị gia tăng, liên 2 thủ kho tiến hành lên thẻ kho và lưu tại đây.
Kế toán thành phẩm lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên chuyển sang cho kế toán trưởng ký duyệt. Ba liên của hóa đơn GTGT sau xét duyệt, kế toán thành phẩm chuyển liên 2 cho khách hàng, liên 3 cho kế toán công nợ, còn liên 1 của hóa đơn kế toán thành phẩm lưu. Căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ khác, kế toán thành phẩm nhập liệu in ra báo cáo nhập xuất tồn. Toàn bộ chứng từ lưu tại đây.
Kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 3 và 1 bảng của hợp đồng mua bán tiến hành nhập liệu, phần mềm máy tính xử lý cuối kỳ hoặc khi cần thiết in ra SCT tài khoản 131, 511, bảng tổng hợp chi tiết 131. Các chứng từ liên quan lưu tại đây.
Bán hàng nội bộ:
Hệ thống chi nhánh trên khắp cả nước của công ty, khi có nhu cầu về nguồn