Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:
Nhận đặt hàng của khách hàng.
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Chu trình chuyển đổi Chu trình chi phí Khách hàng Vận tải HT lương Sổ cái và HT Ngân hàng Chu trình doanh thu
Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
Nhận tiền thanh toán.
- Trong trường hợp thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng lúc nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kinh tế.
- Trong trường hợp bán chịu, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu. Sau đó, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:
Đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chuẩn loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.
Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách. Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ, số điện thoại…). Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để gói hàng, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng này cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán cũng như lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng.
Giao hàng cho khách
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho như lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa chỉ đã định. Trước khi tiến hành đóng gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này cũng có thể là bản sao của Packing Slip hoặc có thể là vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao
nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng, trọng lượng hàng.
Lập hóa đơn
Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn. Khi đã có đầy đủ chứng từ, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền,… một liên giao cho khách hàng, một liên đưa cho kế toán làm căn cứ ghi sổ , liên còn lại lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Nhận tiền thanh toán
Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check thanh toán giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách hàng đã thanh toán.
Giấy báo trả tiền: là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi người mua thanh toán tiền, họ sẽ gửi lại Giấy báo trả tiền kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền, nội dung thanh toán. Thông thường Check thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bộ phận thư tín.
Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu
Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng và lập biên bản giao nhận hàng trả lại. Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phận lập hóa đơn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại. Căn cứ vào
bộ chứng từ về lô hàng trả lại kế toán giảm phải thu khách hàng, tăng hàng bán trả lại, giảm thuế.
Trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ thì căn cứ vào bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, giám đốc ký duyệt xóa nợ phải thu. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ cho khách hàng. Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơnn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng.
Credit Memo là chứng từ kế toán ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu như hàng bán không đúng yêu cầu, bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ phải thu hoặc do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi tên người mua, chủng loại hàng, số lượng ,giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc bị giảm giá. Một bản của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán.