Nếu các doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi.
Trong thực tế mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng, là phân nhiệm cho những cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách. Chẳng hạn, trong chu trình này có thể phân chia như sau:
Kiểm tra đơn đặt hàng
Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ duyệt xét lại đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại... để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của mình và lập lệnh bán hàng( hay phiếu xuất kho ).
Phê chuẩn việc bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài doanh nghiệp, người có quyền hạn đúng đắn phải tán thành phương thức bán chịu đối với khách hàng. Đối với đa số doanh nghiệp, dấu hiệu của sự tán
thành phương thức bán chịu trên phiếu tiêu thụ là sự tán thành của việc chuyển giao hàng hóa.
Xuất kho hàng hóa
Hầu hết công ty thừa nhận doanh thu khi hàng hóa được gửi đi. Chứng từ vận chuyển được lập vào lúc vận chuyển. Những công ty duy trì sổ sách theo dõi thường xuyên tồn kho, cũng cập nhật chúng bằng việc sử dụng các chứng từ vận chuyển.
Chức năng gửi hàng
Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hàng hóa cho khách hàng. Đồng thời các vận đơn được ghi vào sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận lập hóa đơn. Khi xuất hàng – ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận – bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát về chất lượng hàng hóa được giao.
Gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ thương vụ
Do hóa đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả, nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Thông thường thì hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận đặc biệt này có trách nhiệm:
- Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng
- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh( nếu có ).
- Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn.
- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp.
- Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn.Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng.
Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì có hai trường hợp:
Nếu nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì kế toán cần vào sổ các khoản thu tiền mặt, vấn đề quan trọng nhất là khả năng bị mất cắp. Sự ăn cắp có thể xảy ra trước khi các khoản thu được vào sổ hoặc sau khi đó. Do vậy các khoản tiền mặt phải được vào sổ nhật ký thu tiền mặt và sổ phụ các khoản phải thu và ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng lúc.
Nếu là nghiệp vụ bán chịu thì kế toán sẽ phải theo dõi các khoản phải thu. Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi để từ đó lập chương trình thu nợ, thường chương trình này do bộ phận tín dụng phụ trách. Ngoài ra, để giảm thiểu các sai phạm thì cần phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ. tuy nhiên,cần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu giữa họ có sự thông đồng với nhau.
Xử lý và ghi sổ doanh thu bị trả lại hay giảm giá
Khi nào khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được vì sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp. Doanh thu bị trả lại hay giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanh cóng vào sổ chi tiết doanh thu bị trả lại hay được giảm giá cũng như vào sổ phụ.
Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được
Khi không còn hi vọng thu hồi được về các khoản phải thu, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để chuẩn y việc xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.
Dự phòng nợ khó đòi
Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà công ty không thể thu hòi được trong tương lai. Đối với hầu hết công ty, dự phòng đại diện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó đòi của ban quản trị.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});