1.4.3.1. Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, cần tiến hành lập đơn hàng / hợp đồng cung ứng. Quy trình thực hiện thường một trong hai cách sau:
Cách 1: Người mua lập đơn đặt hàng -> Quá trình giao dịch bằng thư, fax, email…-> Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng / ký hợp đồng.
Cách 2: Người mua lập đơn hàng -> Quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp -> Ký kết hợp đồng cung cấp.
Đơn đặt hàng
Các thơng tin cần cĩ trong đơn đặt hàng: - Tên và địa chỉ của cơng ty đặt hàng; - Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng; - Thời gian lập đơn đặt hàng; - Tên và địa chỉ của nhà cung cấp;
- Tên, chất lượng, quy cách loại nguyên liệu cần mua; - Số lượng cần mua;
- Giá cả;
- Thanh tốn - Ký tên.
1.4.3.2. Thực hiện đơn hàng/ hợp đồng cung ứng
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/ hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phịng cung ứng thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp (nhắc bằng điện thoại, fax, email ...) để họ giao hàng theo yêu cầu. Và tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các hoạt động tương ứng để thực hiện đơn hàng/ hợp đồng.
Trƣờng hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa
Nhận hàng tại cơ sở của người bán/ nhà cung cấp
o Đến cơ sở người bán nhận hàng
o Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hĩa cả về mặt số lượng và chất lượng
o Kiểm tra hĩa đơn và các chứng từ khác
o Đối chiếu hàng hĩa với chứng từ
o Nhận hàng, thanh tốn
o Vận chuyển hàng về.
Người bán/ nhà cung cấp giao hàng tại cơ sở của người mua/ người đặt hàng
o Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải để sao cho: - Hàng hĩa khơng bị hư hỏng
- Nhận được đủ số kiện như đã ghi trên chứng từ
o Kiểm tra xem hàng hĩa được giao cĩ khớp với: - Đơn đặt hàng/ hợp đồng
- Các chỉ tiêu và hàng mẫu - Các ghi chí của nhà cung cấp
o Bằng các phương pháp thích hợp tiến hành kiểm tra:
- Số lượng hàng hĩa được giao cĩ đúng đơn hàng và hĩa đơn khơng? - Chất lượng cĩ phù hợp với quy định khơng?
o Ký vào các chứng từ cần thiết, cụ thể:
- Nếu chưa cĩ đủ thời gian để kiểm tra tồn diện thì ký vào chứng từ và ghi thêm “chưa kiểm tra”.
- Nếu hàng bị hư hỏng thì ghi rõ số hàng bị hư hỏng và ký. Đồng thời lập biên bản, yêu cầu người giao hàng ký xác nhận.
o Ghi mã số hàng hĩa và cho nhập kho, hiệu chỉnh lại sổ sách cho hợp lý
o Kiểm tra ký hĩa đơn và tiến hành thanh tốn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Đánh giá lại tồn bộ quá trình cung ứng hàng hĩa, rút kinh nghiệm
o Hồn tất đơn đặt hàng, lưu trữ hồ sơ.
Trường hợp 2: Nguồn cung cấp ở nước ngồi / nhập khẩu
- Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn - Xin giấy phép/ làm thủ tục nhập khẩu
- Thuê phương tiện vận tải (nếu nhập khẩu theo các điều kiện: EXW, FCA, FAS, FOB)
- Mua bảo hiểm cho hàng hĩa (nếu nhập khẩu theo các điều kiện: EXW, FCA, FOB, FAS, CFR, CPT)
- Kiểm tra chứng từ - nhận bộ chứng từ - Làm thủ tục hải quan
- Nhận hàng
- Kiểm tra hàng nhập kho
- Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại - Hồn tất thủ tục thanh tốn - Thanh lý hợp đồng.
1.4.3.3. Nhập kho nguyên liệu, bảo quản, cung cấp cho các bộ phận cĩ nhu cầu
Sau khi tiếp nhận nguyên liệu, bộ phận cung ứng/ bộ phận kho – quản lý nguyên liệu cần làm tốt các cơng việc:
- Nhập kho
- Bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại nguyên liệu) - Cấp nguyên liệu cho các bộ phận cĩ nhu cầu.
1.4.4. Kiểm tra, kiểm sốt cơng tác quản trị cung ứng
Kiểm tra, kiểm sốt thường được hiểu là “quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nĩ với các tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đĩ phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đĩ và đồng thời đề ra một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục tiêu như kế hoạch”.[2]
Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt trong quản trị cung ứng giúp cơng tác này cĩ hiệu quả cao, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Việc kiểm tra sẽ gồm kiểm tra trước khi thực hiện, trong khi thực hiện và sau khi thực hiện cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu.
Kiểm tra trước khi thực hiện
Các bộ phận làm cơng tác kế hoạch ở các doanh nghiệp thường xây dựng kế hoạch cho năm tới trước thời hạn ít nhất là 6 tháng. Chính vì lý do đĩ, khi bước vào thực hiện kế hoạch, nếu chúng ta khơng chủ động kiểm tra lại một lần nữa nhằm phát hiện những điều khơng cịn phù hợp với thực tiễn để điều chỉnh kịp thời thì kế hoạch đĩ khĩ cĩ tính khả thi cao. Lý do làm giảm tính khả thi bắt nguồn trước hết từ sai lầm lúc đầu trong kế hoạch. Để khắc phục được sai lầm này cần cĩ sự kiểm tra trước.
Mục đích của sự kiểm tra trước là tránh sai lầm ngay từ đầu. Cơ sở của kiểm tra trước là dựa vào những thơng tin mới nhất về mơi trường bên ngồi và mơi trường nội bộ của doanh nghiệp để đối chiếu với những nội dung của kế hoạch mà ta đã lập ra cĩ cịn phù hợp hay khơng; nếu khơng phù hợp thì chủ động điều chỉnh kế hoạch ngay từ đầu. Ngồi ra, một cơ sở khác cho sự kiểm tra trước là dựa vào những dự báo, dự đốn về mơi trường của doanh nghiệp trong thời gian tới.
Kiểm tra trong khi thực hiện (cịn gọi là kiểm tra hiện hành, kiểm tra chỉ đạo) Kiểm tra hiện hành là sự kiểm tra được thực hiện bằng cách theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Mục đích của kiểm tra hiện hành là nhằm tháo gỡ những khúc mắc, những trở ngại gây khĩ khăn trong quá trình thực hiện để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, nhiệm vụ đã dự kiến trong kế hoạch.
Kiểm tra sau khi thực hiện (cịn gọi là sự kiểm tra ở phía đầu ra hay kiểm tra kết quả)
Kiểm tra kết quả được thực hiện bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kết quả ban đầu.
Mục đích của sự kiểm tra này là rút ra những kinh nghiệm về sự thành cơng hay thất bại trong quá trình thực hiện kế hoạch, tìm hiểu nguyên nhân của sự thành cơng hay thất bại trong quá trình thực hiện kế hoạch, thơng qua đĩ nhằm làm cho các chu kỳ kế hoạch tiếp theo đạt kết quả cao hơn.
Kiểm tra kết quả chỉ cĩ tác dụng cho những lần tiếp theo sau, cịn bản thân chu kỳ kế hoạch đĩ thì đã qua rồi.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU NHỰA TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA NHA TRANG
CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU TẠI CƠNG
2.1. Tổng quan về Cơng ty Cổ phần Nhựa Nha Trang (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty Cổ phần Nhựa Nha Trang Trước năm 1975 Cơng ty Nhựa Nha Trang là cơ sở sản xuất nhựa của người Trước năm 1975 Cơng ty Nhựa Nha Trang là cơ sở sản xuất nhựa của người Hoa với quy mơ mang tính chất gia đình.
Sau năm 1975, Nhà nước cĩ tiến hành quốc hữu hĩa một số cơ sở sản xuất tư nhân thành lập tổ hợp sản xuất nhựa. Một thời gian sau đổi thành xí nghiệp Nhựa Nha Trang trực thuộc Cơng ty Cơng nghiệp Phú Khánh. Năm 1993, Xí nghiệp Nhựa Nha Trang gĩp vốn cùng Cơng ty Nhựa Rạng Đơng tại TP.HCM thành lập Cơng ty liên doanh Hải Yến sản xuất chai PET, bao dệt PP và kinh doanh các mặt hàng nhựa khác.
Đến năm 1996, UBND tỉnh Khánh Hịa đồng ý cho Cơng ty liên doanh Hải Yến sáp nhập vào Cơng ty Nhựa Rạng Đơng và chuyển thành Nhà máy Nhựa Nha Trang. Năm 2004, theo quyết định số: 30/2004/QĐ-BCN ngày 21/04/2004 của Bộ cơng nghiệp quyết định cho Nhà máy Nhựa Nha Trang chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Cơng ty Cổ phần Nhựa Nha Trang, một đơn vị hạch tốn độc lập. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3703000106 ngày 06/08/2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hịa cấp.
Ngày 01/09/2004, Nhà máy Nhựa Nha Trang chính thức chuyển thành Cơng ty Cổ phần Nhựa Nha Trang.
Tên đầy đủ: Cơng ty Cổ phần Nhựa Nha Trang
Tên giao dịch quốc tế: Nha Trang Plastic Corporation
Tên viết tắt: NTP
Trụ sở chính: Đồng Đế - Vĩnh Hải – Nha Trang – Khánh Hịa Email: nhuanhatrang@gmail.com
Điện thoại: (0583).832846 – 831858 Fax: (0583) 832847
2.1.2. Chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của Cơng ty 2.1.2.1. Chức năng
Sản xuất:
o Bao dệt PP thường, các loại bao bì phức hợp như bao ghép giấy các loại, bao ghép OPP loại 10kg, 20kg, bao bì thổi PE
o Chai PET các loại từ 0,5L – 1,5L
Kinh doanh:
o Các loại ống nước, van, áo mưa, hạt nhựa
o Túi ghép, túi nhựa các loại, trục in, hộp giấy, màng các loại…
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, xây dựng, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Quản lý và sử dụng vốn, các nguồn lực khác cĩ hiệu quả kinh tế.
- Tăng cường mở rộng liên doanh liên kết với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế trong khuơn khổ của pháp luật quy định.
- Thực hiện đầy đủ các cam kết đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Luơn đảm bảo cơng tác bảo hộ lao động, đảm bảo chất lượng lao động. Giữ gìn và sử dụng tài sản của Cơng ty đúng mục đích.
- Đẩy mạnh cơng tác cán bộ, nâng cao và hồn thiện chính sách lao động, tiền lương. Khơng ngừng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ cơng nhân viên, nâng cao tay nghề cho cơng nhân. Tạo sự cơng bằng và mơi trường làm việc tốt cho người lao động. Đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tính sáng tạo, đĩng gĩp sáng kiến để xây dựng Cơng ty.
- Quản lý đội ngũ cán bộ cơng nhân viên, chăm lo cải thiện, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên.
- Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật và khách hàng về các sản phẩm mà Cơng ty sản xuất, kinh doanh.
- Thực hiện đúng các quy định về kế tốn, hạch tốn, kiểm tốn và thanh tra của cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ mơi trường, bảo vệ an ninh, quốc phịng của quốc gia.
2.1.2.3. Quyền hạn
- Là đơn vị hạch tốn độc lập, cĩ con dấu riêng.
- Được phép sản xuất, kinh doanh những mặt hàng đăng ký trong giấy phép kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.
- Chủ động trong việc lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tài chính….. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Cơng ty Cổ phần Nhựa Nha Trang (Nguồn: phịng Tổ chức hành chính)
Đại hội đồng cổ đơng
Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt
Chủ tịch hội đồng quản trị Phĩ Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Kinh doanh Phịng Điều hành sản xuất Phịng Tổ chức hành chính Bộ phận KCS Hệ thống kho hàng Bộ phận vận tải Phân xưởng chai PET Phân xưởng bao bì Tổ cơ điện Giám đốc
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Đại hội đồng cổ đơng
- Là cơ quan quyền lực cao nhất trong Cơng ty, quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của Cơng ty và kế hoạch hàng năm. Thảo luận và thơng qua các báo cáo tài chính năm, cùng các tài liệu cĩ liên quan của Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt và Giám đốc.
- Xem xét việc tăng giảm vốn điều lệ, bầu, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt. Quyết định phân phối lợi nhuận của Cơng ty, trích lập các quỹ, chia cổ tức cho các cổ đơng.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo luật doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đơng bầu ra, chịu trách nhiệm quản lý tồn bộ các hoạt động của Cơng ty.
- Quyết định chiến lược phát triển, định hướng tương lai cho Cơng ty.
- Thực hiện Nghị quyết đại hội đồng cổ đơng, lãnh đạo Cơng ty và tiến hành kiểm sốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Đề xuất mức tăng cổ tức hàng năm, các định mức cổ tức tạm thời, tổ chức việc chi trả cổ tức.
- Bổ nhiệm, bãi miễn các cán bộ Cơng ty (từ trưởng phịng, phĩ phịng trở lên) theo đề nghị của Ban Giám đốc.
Ban kiểm sốt
- Tổ chức giám sát các hoạt động của HĐQT, Giám đốc, kế tốn trưởng theo nghị quyết của đại hội cổ đơng.
- Tổ chức, kiểm tra tính minh bạch, hợp pháp của các báo cáo tài chính, kiểm sốt các hoạt động sản xuất kinh doanh và kiến nghị các biện pháp xử lý. - Tham gia các buổi họp của Hội đồng quản trị, thơng báo định kỳ kết quả kiểm
sốt cho Hội đồng quản trị.
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Thay mặt Hội đồng quản trị thực hiện các quyền nhân danh Cơng ty, thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị:
- Quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của Cơng ty theo Điều lệ, Nghị quyết Đại hội cổ đơng và tuân thủ pháp luật.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt động của Cơng ty; bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc thay thế các thành viên Ban Giám đốc, Kế tốn trưởng vá các viên chức quản lý điều hành các phịng ban, đơn vị trực thuộc.
- Quyết định ban hành các nội quy, quy chế của Cơng ty phù hợp với Điều lệ tổ chức và hoạt động, quy định của pháp luật.
- Quyết định tiền lương, mức khen thưởng và xử phạt đối với các thành viên Ban Giám đốc, Kế tốn trưởng và các chức danh thuộc quyền quản lý của Hội đồng quản trị.
Giám đốc
- Là người trực tiếp quản lý và điều hành Cơng ty thực hiện các Nghị quyết của HĐQT, đại diện pháp nhân trước pháp luật.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị về tồn bộ hoạt động của Cơng ty, chỉ đạo thực hiện cơng tác tại tất cả các phịng ban và kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quyết định việc đào tạo, tiếp nhận hay bổ nhiệm cán bộ, cơng nhân viên của Cơng ty.
- Phải chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, bảo đảm thực hiện vai trị chức năng của các đồn thể quần chúng.
- Chủ động, linh hoạt trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Cơng ty để thực hiện cĩ hiệu quả các kế hoạch và mục tiêu sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Phĩ Giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước HĐQT và Giám đốc Cơng ty trong phạm vi mình được phân cơng phụ trách hoặc ủy quyền.
- Thay mặt ký các văn bản và giải quyết các cơng việc thuộc phạm vi của mình hoặc được ủy quyền.
Phịng Kế tốn
- Theo dõi và tập hợp số liệu về kết quả sản xuất bằng nghiệp vụ kế tốn. Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh theo từng kỳ tài chính.
- Làm báo cáo thuế, tính tốn, trích lập theo quy định các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước.